¿New Outlook borra tus vistas y categorías cada vez que lo cierras? En este artículo encontrarás, con nivel profesional, dónde se almacenan realmente los ajustes, por qué pueden revertirse al valor predeterminado y un plan exhaustivo para diagnosticar y corregir la incidencia.

Por qué New Outlook puede perder sus personalizaciones

New Outlook adopta un modelo híbrido de almacenamiento: parte local, parte en la nube a través de RoamingSettings de Microsoft 365. Esta arquitectura aporta portabilidad pero introduce dependencias adicionales (OneDrive, conectividad, permisos NTFS y políticas de dispositivo). Cuando una de estas piezas falla, la aplicación inicia con valores por defecto para evitar corrupción de datos—lo que el usuario interpreta como “borrado” de su configuración.

Ubicación física y lógica de los ajustes

Carpetas locales y de perfil itinerante

• Datos de la sesión y caché: %localappdata%\Microsoft\Outlook
• Preferencias portátiles (vistas, categorías, firmas, panel de carpetas): %appdata%\Microsoft\Outlook
• Archivos temporales de la interfaz: subcarpeta Temp dentro de %localappdata%

Configuración sincronizada por la nube

• Servicio: Microsoft 365 RoamingSettings
• Almacenamiento: contenedor en tu inquilino Exchange Online (no visible para el usuario) + copia en caché JSON dentro de %localappdata%
• Activación: automática si la cuenta se autentica con Modern Auth (OAuth 2.0) y la directiva de la organización lo permite.

Registro de Windows

Preferencias de interfaz fina (posición de ventanas, estado del panel de lectura) se conservan en la rama:

HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

El número 16.0 cambia si usas un canal Insider distinto. Borrar esta clave obliga a New Outlook a regenerar la IU.

Interacción con OneDrive

Cuando el perfil del usuario se redirige a OneDrive, los archivos de %appdata% se convierten en parte del contenedor de sincronización. El agente de OneDrive aplica “Files On‑Demand” si el archivo no se marca como Always keep on this device. Ese modo provoca que Outlook lea un placeholder (atributo P) y suponga que el ajuste no existe, iniciando con valores por defecto.

Mapa rápido de elementos → ubicación

Elemento	Archivo / clave	Local / nube
Vistas personalizadas	outlook.officeconfig.dat	Nube + %localappdata%
Categorías de color	categoryset.xml	%appdata%
Firmas	Subcarpeta Signatures\*	%appdata%
Layouts de cinta	Registro Preferences	Local
Panel de carpetas	navigationpane.dat	%appdata%

Flujo de diagnóstico recomendado

Paso	Objetivo	Acción concreta
Actualizaciones	Descartar errores ya corregidos	Ejecuta Windows Update y Office Update; reinicia la estación.
Permisos	Verificar escritura en perfil	Abre CMD como usuario y crea un archivo de prueba en %appdata%\Microsoft\Outlook. Si falla, corrige ACL.
Sincronización	Comprobar OneDrive	Pausa OneDrive 2 h, inicia Outlook; si la configuración se conserva, el conflicto es OneDrive.
Perfil local	Descartar corrupción	Inicia sesión con otro usuario o perfil limpio y prueba.
Restablecer ajustes	Forzar recreación	Cierra Outlook y renombra carpetas + elimina claves de registro (con copia previa).
Reparación de Office	Reinstalar componentes	Panel de control → Reparación en línea.
Soporte Microsoft	Escalar incidencia	Adjunta registros de OneDrive (%localappdata%\Microsoft\OneDrive\logs) y Outlook-*.etl.

Procedimiento detallado para restablecer la configuración

1. Cierra New Outlook y asegúrate de que OUTLOOK.EXE no existe en el Administrador de tareas.
2. Copia las carpetas clave: xcopy "%appdata%\Microsoft\Outlook" "%userprofile%\Desktop\Backup-Outlook" /E /I /H /Y
3. Renombra (no borres aún) las carpetas y los archivos de configuración: ren "%appdata%\Microsoft\Outlook" Outlook_OLD ren "%localappdata%\Microsoft\Outlook" OutlookCache_OLD
4. Abre regedit.exe y exporta la rama HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook. Luego elimínala.
5. Vuelve a iniciar New Outlook. El asistente de primera ejecución creará de nuevo todos los componentes de configuración. Comprueba si se mantienen después de cerrar y abrir.
6. Si el problema queda resuelto, borra las carpetas *_OLD tras un par de inicios correctos.

Consideraciones cuando OneDrive está implicado

Excluir temporalmente la caché

En la app de OneDrive seleciona Configuración → Sincronizar y copia de seguridad → Elegir carpetas y desmarca AppData\Microsoft\Outlook. Reinicia OneDrive. Esto evita la subida de archivos .DAT cada vez que Outlook los modifica, aislando la causa.

Files On‑Demand

Si tu organización exige Files On‑Demand, aplica el atributo Siempre mantener en este dispositivo sobre la carpeta de Outlook. Así se evitan placeholders que Outlook no sabe manejar.

Políticas de exclusión de bucle

En entornos AD/Intune puedes configurar la directiva ExcludeFileTypesFromOneDriveSync para .dat;.etl;*.log. Esto impide que los archivos cambien de estado entre “en línea” y “local”, reduciendo conflictos.

Automatización: script PowerShell de limpieza controlada

# Ejecutar como usuario afectado
$AppData = "$env:APPDATA\Microsoft\Outlook"
$LocalData = "$env:LOCALAPPDATA\Microsoft\Outlook"
$DateStamp = (Get-Date -Format 'yyyyMMdd-HHmm')

Copia de seguridad

Copy-Item \$AppData "\$AppData-BKP-\$DateStamp" -Recurse -Force
Copy-Item \$LocalData "\$LocalData-BKP-\$DateStamp" -Recurse -Force

Renombrar

Rename-Item \$AppData "\$AppData-OLD" -Force
Rename-Item \$LocalData "\$LocalData-OLD" -Force

Limpieza del Registro

\$RegPath = "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook"
if (Test-Path \$RegPath) {
Copy-Item \$RegPath "\${RegPath}-BKP-\$DateStamp" -Recurse
Remove-Item \$RegPath -Recurse -Force
}
Write-Host "Limpieza completada. Inicia Outlook para regenerar la configuración." 

El script crea copias fechadas, permitiendo revertir en caso de error. Integra el paso 3 en tu herramienta de distribución de software para estandarizar la reparación.

Preguntas frecuentes

• ¿Qué diferencia hay entre New Outlook y Outlook 2016 en cuanto a configuración?
  New Outlook hace uso extensivo de RoamingSettings, mientras que la versión 2016 almacena casi todo en el archivo .OST y el Registro local.
• ¿Puedo migrar mis vistas del Outlook clásico?
  Sí. Copia View.xml desde el perfil antiguo al nuevo directorio y reinicia New Outlook.
• ¿Las reglas de buzón se guardan en estos mismos archivos?
  No. Las reglas viven en el buzón de Exchange y no se ven afectadas por esta incidencia.
• ¿Qué logs recopilo para Microsoft?
  Ejecuta SaraCollectLogs del soporte oficial; incluye además %LOCALAPPDATA%\Microsoft\OneDrive\logs.
• ¿Puedo forzar desactivación total de RoamingSettings?
  Sí, con la clave de Registro DisableRoamingSettings = 1 en HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common, aunque no se recomienda salvo entornos con alta latencia.

Cuándo escalar a soporte de Microsoft

• La configuración se pierde incluso con OneDrive completamente desinstalado.
• Se reproduce en varios equipos con el mismo usuario, pero no con otros.
• Ocurre tras cada patch Tuesday y los registros de evento indican “RoamingSettings Service error 70”.
• Los archivos se escriben correctamente en disco, pero desaparecen al cerrar Outlook.

En estos casos adjunta los logs RoamingSettings-0.log y un procmon trace para acelerar la investigación.

Estrategias de prevención a largo plazo

• Backups periódicos de configuración: integra el script PowerShell en GPO de inicio de sesión.
• Revisión trimestral de políticas: confirma que nuevas plantillas ADMX de Office no introduzcan valores que sobrescriban las preferencias.
• Educar al usuario: especifica qué elementos viajan con su cuenta (vistas, categorías) y cuáles no (archivos .PST locales).
• Monitorización proactiva: usa Endpoint Analytics para detectar sincronizaciones prolongadas de OneDrive que puedan estresar a RoamingSettings.

Conclusión

La pérdida de personalizaciones en New Outlook rara vez es aleatoria: suele ser la consecuencia de un conflicto entre el almacén local, el servicio RoamingSettings y OneDrive. Conociendo las ubicaciones exactas de los archivos, verificando permisos y desactivando temporalmente la sincronización, es posible aislar el origen y restaurar la experiencia deseada para el usuario sin reinstalar Windows ni Outlook.