Mail Merge en Mac: alternativas al Mail Merge Toolkit con PDF con contraseña y adjuntos

¿Buscas un “Mail Merge Toolkit” para Mac que haga combinación, cree un PDF con contraseña por destinatario y lo adjunte automáticamente? Aquí verás qué existe hoy, por qué en macOS no hay un add‑in idéntico y cómo resolverlo con flujos prácticos paso a paso sin renunciar a seguridad ni trazabilidad.

Índice

Respuesta corta y conclusiones clave

No existe un “Mail Merge Toolkit” oficial para Word/Outlook en Mac que, en un solo clic, combine, convierta a PDF con contraseña y adjunte ese PDF al envío.
En Windows, el add‑in de terceros conocido como Mail Merge Toolkit (de MAPILab) sí integra estas capacidades dentro de Microsoft 365 para Windows.
En Mac, la solución pasa por dividir el flujo:
1. Combinar en Word para Mac para generar un documento por destinatario.
2. Convertir cada documento a PDF y protegerlo con contraseña (Preview o herramientas de terceros).
3. Realizar el envío con adjuntos usando un cliente o automatización que soporte adjuntos por fila (Thunderbird, AppleScript con Outlook/Mail, o Power Automate).

Qué es Mail Merge Toolkit en Windows y qué resuelve

En entornos Windows, el add‑in Mail Merge Toolkit amplía la pestaña Correspondencia/Mailings de Word para:

Combinar correspondencia usando fuentes de datos de Excel/CSV/Outlook.
Generar por destinatario un PDF del documento combinado.
Insertar ese PDF como adjunto en mensajes de Outlook, manteniendo asunto, cuerpo y destinatarios por registro de datos.

Es un producto de terceros (no de Microsoft). Para precios, licencias y soporte, es necesario consultar directamente al proveedor.

Estado del arte en Mac: qué sí se puede hacer hoy

En macOS, Word y Outlook ofrecen buena base, pero no la pieza única que adjunte automáticamente un PDF protegido por destinatario desde el propio asistente de combinación. Por suerte, hay varias rutas probadas que reproducen el resultado, con control total sobre el diseño, las contraseñas y la trazabilidad.

Plataforma	¿Add‑in único “todo en uno”?	Estado	Estrategia recomendada
Windows (Microsoft 365)	Sí (tercero)	Integrado en Word/Outlook	Mail Merge Toolkit
Mac (Microsoft 365)	No	Funciones separadas	Word + PDF + envío con adjuntos (Thunderbird / AppleScript / Power Automate)

Estrategias en Mac paso a paso

Opción A: Word para Mac + Preview para contraseña + Thunderbird con complemento “Mail Merge”

Ideal si quieres mantener todo en Mac sin programar más de lo necesario y con máxima flexibilidad en el envío.

Diseña la plantilla en Word
- Usa campos como «Nombre», «Email», «ID», etc.
- Agrega un campo FileName (por ejemplo, el ID o el correo) que servirá para nombrar los PDFs.
Combina “un documento por registro”
- Con VBA puedes automatizar que Word genere un PDF por destinatario (ver macro más abajo).
- Si prefieres hacerlo manual, combina a “Editar documentos individuales” y luego guarda cada carta como PDF.
Protege los PDFs con contraseña
- Con Preview (Vista Previa): abre el PDF → Archivo → Exportar… → Formato: PDF → marca “Cifrar” y establece contraseña.
- Por lotes: usa una utilidad de línea de comandos como qpdf para cifrar muchos PDFs de una vez (ver scripts).
Envía con adjuntos por fila en Thunderbird
- Instala el complemento “Mail Merge”.
- Prepara un CSV con columnas: Email, Nombre, Asunto, ArchivoAdjunto (ruta del PDF cifrado).
- Redacta un mensaje en Thunderbird, luego abre Herramientas → Mail Merge, elige el CSV y asigna ArchivoAdjunto como el campo de adjuntos por registro.

Opción B: Word para Mac + automatización con AppleScript (Outlook o Mail)

Si prefieres seguir usando Outlook o Mail en Mac, puedes orquestar el envío con un script que recorra una hoja (CSV/Excel), componga el mensaje y adjunte el PDF correspondiente por fila.

Compatibilidad: algunas versiones de “Nuevo Outlook para Mac” limitan AppleScript. Si no ves el diccionario AppleScript de Outlook, usa Mail o Thunderbird.
Arquitectura recomendada: Word genera PDFs (con nombre basado en ID o Email), un CSV asocia Email ⇄ RutaPDF, y un AppleScript realiza el envío.

Opción C: Power Automate en la nube

Para equipos con Microsoft 365 y datos en OneDrive/SharePoint, Power Automate permite construir un flujo sin código que:

Lee filas de Excel (tabla).
Rellena una plantilla de Word (contenido controlado o marcadores).
Convierte a PDF.
Cifra el PDF con un conector/servicio especializado (por ejemplo, servicios de terceros con acción “Protect/Encrypt PDF”).
Envía un correo con el PDF adjunto usando Send an email (V2).

Ventajas: ejecución escalable, trazabilidad y retry. Considera que el paso de cifrado puede requerir un conector de terceros o una función adicional.

Macro de Word para Mac: un PDF por registro con nombre personalizado

Esta macro recorre los registros de la combinación, genera un documento por registro y exporta a PDF con un nombre derivado de un campo del origen de datos (por ejemplo, ID o Email). Crea antes una carpeta de salida en tu Escritorio.

' Word para Mac: generar un PDF por registro de combinación
' 1) Abre la plantilla principal (con los campos de combinación).
' 2) Ajusta el nombre del campo en FIELD_NAME (por ejemplo, "ID" o "Email").
' 3) Cambia OUTPUT_FOLDER si deseas otra ruta.

Sub GuardarPDFPorRegistro()
Dim mm As MailMerge
Dim i As Long
Dim total As Long
Dim campo As String
Dim nombreArchivo As String
Dim carpeta As String
Dim docNuevo As Document```
campo = "ID" ' <-- Cambia por el nombre exacto del campo a usar en el nombre del PDF
carpeta = Environ("HOME") & "/Desktop/CartasPDF/"
On Error Resume Next
MkDir carpeta
On Error GoTo 0

Set mm = ActiveDocument.MailMerge
With mm
    .Destination = wdSendToNewDocument
    .SuppressBlankLines = True
    total = .DataSource.RecordCount

    If total > 0 Then
        For i = 1 To total
            .DataSource.ActiveRecord = i
            .Execute Pause:=False
            Set docNuevo = ActiveDocument

            nombreArchivo = .DataSource.DataFields(campo).Value
            If Len(Trim(nombreArchivo)) = 0 Then
                nombreArchivo = "Registro_" & Format(i, "0000")
            End If

            nombreArchivo = LimpiarNombreArchivo(nombreArchivo)
            docNuevo.ExportAsFixedFormat _
                OutputFileName:=carpeta & nombreArchivo & ".pdf", _
                ExportFormat:=wdExportFormatPDF, _
                OpenAfterExport:=False, _
                OptimizeFor:=wdExportOptimizeForOnScreen, _
                Range:=wdExportAllDocument, _
                Item:=wdExportDocumentContent, _
                IncludeDocProps:=True, _
                KeepIRM:=True, _
                CreateBookmarks:=wdExportCreateNoBookmarks, _
                DocStructureTags:=True, _
                BitmapMissingFonts:=True, _
                UseISO19005_1:=False

            docNuevo.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges
        Next i
        MsgBox "PDFs generados en: " & carpeta, vbInformation
    Else
        MsgBox "No hay registros en el origen de datos.", vbExclamation
    End If
End With
```
End Sub

Function LimpiarNombreArchivo(ByVal s As String) As String
' Reemplaza caracteres no válidos en nombres de archivo
Dim inval As Variant, rep As Variant, idx As Long
inval = Array("/", "", ":", "\*", "?", """", "<", ">", "|")
rep = "\_"
For idx = LBound(inval) To UBound(inval)
s = Replace(s, inval(idx), rep)
Next idx
LimpiarNombreArchivo = s
End Function </code></pre>

<p><strong>Notas:</strong> habilita macros (ficha <em>Desarrollador</em>) y asegúrate de que el origen de datos tenga el campo usado en <code>campo = "ID"</code>. El resultado son PDFs individuales listos para cifrar.</p>

<h2>Cifrado por lotes de PDFs con contraseña en macOS</h2>
<p>Si necesitas contraseñas <em>distintas por destinatario</em>, prepara un CSV con dos columnas: <code>ArchivoPDF</code> (sin extensión) y <code>Password</code>. A continuación, usa <em>qpdf</em> para cifrar todos los documentos en bloque desde Terminal.</p>
<pre><code># Instalar qpdf (si usas Homebrew)
brew install qpdf

Estructura de carpetas

~/Desktop/CartasPDF/           (PDFs sin cifrar)

~/Desktop/CartasPDF\_Cifrados/  (salida)

mapping.csv con: ArchivoPDF,Password

Ejemplo:

12345,CLAVE-123

67890,CLAVE-456

mkdir -p ~/Desktop/CartasPDF\_Cifrados

Script de ejemplo (zsh/bash): cifrar por filas

Guarda como cifrar.sh, da permisos: chmod +x cifrar.sh

Luego: ./cifrar.sh

INPUT=~~/Desktop/CartasPDF
OUTPUT=~~/Desktop/CartasPDF\_Cifrados
MAP=~/Desktop/mapping.csv

tail -n +2 "\$MAP" | while IFS=, read -r base pass; do
in="\$INPUT/\$base.pdf"
out="\$OUTPUT/\${base}.pdf"
if \[ -f "\$in" ]; then
qpdf --encrypt "\$pass" "\$pass" 256 -- "\$in" "\$out"
echo "Cifrado: \$out"
else
echo "No encontrado: \$in" >&2
fi
done </code></pre>

<p><strong>Buenas prácticas:</strong> usa contraseñas robustas (longitud &gt;= 12), evita caracteres problemáticos para CSV, y <strong>nunca</strong> envíes la contraseña en el mismo correo que el PDF. Compártela por un canal alternativo (SMS, llamada o mensajería corporativa).</p>

<h2>Envío automatizado con adjuntos por destinatario</h2>

<h3>Thunderbird con el complemento “Mail Merge”</h3>
<ol>
  <li>Prepara un CSV con las columnas <code>Email</code>, <code>Nombre</code>, <code>Asunto</code> y <code>ArchivoAdjunto</code> (ruta completa del PDF cifrado).</li>
  <li>Redacta un correo en Thunderbird con el cuerpo que desees; puedes usar marcadores como <code>{{Nombre}}</code> según el complemento.</li>
  <li>Abre <strong>Herramientas → Mail Merge</strong>, apunta al CSV y asigna la columna de adjuntos.</li>
  <li>Elige enviar inmediatamente o crear borradores para revisión.</li>
</ol>
<p>Ventajas: adjuntos por fila, envío masivo controlado, vista previa y soporte multiplataforma.</p>

<h3>AppleScript con Mail (macOS) o Outlook</h3>
<p>El siguiente ejemplo usa <strong>Mail</strong>; lee un CSV simple <code>Email,Nombre,RutaPDF</code> y envía un mensaje con el PDF adjunto. Ajusta las rutas y el asunto.</p>
<pre><code>-- AppleScript para Mail: envíos con adjuntos por fila
-- Requiere permitir a "Mail" automatizar envíos (Preferencias del Sistema → Seguridad y privacidad).

set csvPath to POSIX path of (POSIX path of (path to desktop)) & "envios.csv"
set asuntoBase to "Documento personal"
set cuerpoBase to "Hola <\<NOMBRE>>,&#10;&#10;Adjunto encontrarás tu documento en PDF protegido.&#10;&#10;Un saludo."

set csvLines to paragraphs of (do shell script "tail -n +2 " & quoted form of csvPath)

repeat with ln in csvLines
if ln is not "" then
set AppleScript's text item delimiters to ","
set emailAddr to text item 1 of ln
set nombrePer to text item 2 of ln
set rutaPDF to text item 3 of ln
set AppleScript's text item delimiters to ""```
set cuerpoMsg to my reemplazar(cuerpoBase, "&lt;&lt;NOMBRE&gt;&gt;", nombrePer)

tell application "Mail"
  set m to make new outgoing message with properties {subject:asuntoBase, content:cuerpoMsg &amp; return &amp; return}
  tell m
    make new to recipient at end of to recipients with properties {address:emailAddr}
    try
      make new attachment with properties {file name:POSIX file rutaPDF} at after the last paragraph
    on error
      display dialog "No se pudo adjuntar: " &amp; rutaPDF buttons {"OK"} default button 1
    end try
    send
  end tell
end tell

delay 1 -- margen entre envíos
```
end if
end repeat

on reemplazar(txt, buscar, poner)
set AppleScript's text item delimiters to buscar
set tmp to text items of txt
set AppleScript's text item delimiters to poner
set tmp2 to tmp as text
set AppleScript's text item delimiters to ""
return tmp2
end reemplazar

Si usas Outlook y tu versión soporta AppleScript, el patrón es similar: crear el mensaje, agregar destinatario y adjuntar el PDF por cada fila del CSV. Si tu Outlook no expone AppleScript, considera Thunderbird o Power Automate.

Power Automate: receta recomendada

Disparador manual o programado.
List rows present in a table (Excel en OneDrive/SharePoint).
Populate a Microsoft Word template (contenido controlado) por cada fila.
Create file (DOCX temporal) y luego Convert file → PDF.
Proteger PDF mediante un conector/servicio dedicado de cifrado.
Send an email (V2) con el PDF adjunto y campos personalizados (Para, CC, Asunto, Cuerpo HTML con variables).

Truco: guarda el PDF con un nombre que incorpore el ID o el correo, y registra el log de cada envío (hora, destinatario, nombre del archivo) en una segunda hoja o lista de SharePoint para auditoría.

Tabla comparativa de estrategias en Mac

Estrategia	Requisitos	Ventajas	Limitaciones	Cuándo elegirla
Word + Preview + Thunderbird	Microsoft 365, macOS, Thunderbird, complemento Mail Merge	Sin programación compleja, adjuntos por fila, control del envío	Cifrado manual si no usas qpdf; otro cliente de correo	Equipos pequeños o medianos con Mac puro y demanda frecuente
Word + qpdf + Mail/Outlook (AppleScript)	Microsoft 365, Terminal, AppleScript	100% on‑prem en Mac, flexible, sin servicios externos	Requiere scripts y permisos de automatización	Entornos con requisitos de privacidad y TI controlada
Power Automate (nube)	Microsoft 365, OneDrive/SharePoint, conector de cifrado	Escalable, auditable, sin intervención manual	Cifrado vía conector tercero; coste/licenciamiento	Organizaciones con gobierno de datos y automatización central

Buenas prácticas de diseño y seguridad

Separación de canales: envía la contraseña por un canal distinto del correo que lleva el PDF.
Nombres de archivo trazables: usa un identificador único (ID, correo o folio) en el nombre del PDF.
Control de errores: crea un “lote de prueba” con 2–3 destinatarios para validar tipografías, campos, contraseñas y adjuntos.
Gestión de rebotes: prepara un campo opcional “CC” y usa un buzón de retorno monitorizado.
Privacidad: revisa que el cuerpo del correo no revele más datos de los necesarios.
Plantilla viva: versiona la plantilla de Word (v1, v2…) y documenta los cambios.

Preguntas frecuentes

¿Se puede cifrar el PDF directamente desde Word para Mac?

Word para Mac exporta a PDF, pero no siempre ofrece cifrado con contraseña en todas las versiones o configuraciones. En macOS, la ruta segura y universal es: exportar a PDF y luego cifrar con Preview o con una utilidad como qpdf por lotes.

¿Puedo adjuntar archivos en una combinación de correspondencia nativa de Word para Mac?

No de forma nativa. El asistente de combinación por correo electrónico en Mac no adjunta archivos. Por eso recurrimos a Thunderbird (que sí lo soporta con su complemento), a AppleScript o a Power Automate.

¿Existe una versión del Mail Merge Toolkit para Mac?

Actualmente, no hay una versión con el mismo conjunto de funciones para Word/Outlook en Mac.

¿Cómo gestiono contraseñas distintas por destinatario?

Agrega una columna Password al CSV/Excel. Nombra los PDFs con el ID y usa un script por lotes para cifrarlos asignando la contraseña de esa columna. Después, usa la misma tabla para el envío con adjuntos, evitando mezclar contraseñas.

¿Qué hay de los costes y licencias del Mail Merge Toolkit para Windows?

Esa información depende del proveedor (tercero). Consulta directamente al fabricante para precios, duración y tipo de licencia (por usuario, por equipo, suscripción, etc.).

Guía rápida de implementación

Datos: Excel/CSV con columnas mínimas Email, Nombre, ID, Password.
Plantilla: documento Word con campos de combinación y, opcionalmente, un pie de página con el ID (oculto) para verificación.
Generación: usa la macro de Word para producir un PDF por destinatario con nombre ID.pdf.
Cifrado: usa Preview manualmente o el script de qpdf por lotes para aplicar la Password correspondiente.
Envío: Thunderbird con “Mail Merge” (columna ArchivoAdjunto) o AppleScript con Mail/Outlook leyendo el CSV.
Auditoría: registra fecha/hora, destinatario, nombre del archivo y resultado en una hoja de control.

Errores comunes y cómo evitarlos

PDFs sin fuente incrustada: al exportar, revisa que las tipografías (especialmente corporativas) se impriman correctamente en PDF.
Nombrado inconsistente: define una convención clara (AAAA-MM-ID.pdf). Evita espacios y acentos para minimizar errores en scripts.
CSV con comas en texto: si tu contenido tiene comas, usa separador punto y coma o encapsula con comillas.
Contraseña enviada en el mismo correo: envíala siempre por un canal diferente.
Bloqueos de privacidad de macOS: al ejecutar AppleScript o adjuntar archivos, concede permisos a las apps cuando macOS lo solicite.

Plantillas y ejemplos de archivos

CSV de ejemplo (envios.csv):

Email,Nombre,ID,Password,RutaPDF
ana@example.com,Ana Perez,APZ-001,CLAVE-1,/Users/ana/Desktop/CartasPDF_Cifrados/APZ-001.pdf
luis@example.com,Luis Gomez,LGZ-002,CLAVE-2,/Users/ana/Desktop/CartasPDF_Cifrados/LGZ-002.pdf

Texto de correo (variable):

Hola <<NOMBRE>>,

Adjunto encontrarás tu documento en PDF protegido.
Si tienes dudas, respóndenos a este mismo correo.

Un saludo,
Equipo de Atención

Checklist final antes del envío

Plantilla de Word revisada, ortografía y campos correctos.
PDFs generados con nombre único y verificación de contenido.
Contraseñas aplicadas y probadas en 2–3 PDFs al azar.
CSV completo con Email, RutaPDF y, si aplica, Password (para referencia interna).
Cliente de envío listo (Thunderbird/AppleScript/Power Automate) y probado con un lote pequeño.
Canal alternativo para compartir contraseñas comunicado al equipo.

Conclusiones

En Windows, el add‑in de terceros Mail Merge Toolkit resuelve el caso extremo (merge + PDF + adjunto) dentro de Microsoft 365. En Mac, hoy no hay un complemento idéntico; sin embargo, puedes igualar la experiencia combinando Word para la personalización, Preview o utilidades de cifrado para proteger PDFs por destinatario, y un sistema de envío que sí permita adjuntos por fila (Thunderbird, AppleScript o Power Automate). Con la macro y los scripts de ejemplo, el flujo es repetible, documentable y alineado con buenas prácticas de seguridad y cumplimiento.

Disponibilidad y compatibilidad del “Mail Merge Toolkit”
Es un add‑in de terceros (MAPILab), disponible para Microsoft 365 en Windows y se integra con la pestaña Correspondencia de Word. No existe una versión equivalente con esas funciones para Mac. Para precio y licencia, consulta al proveedor.

Notas prácticas

Si necesitas una contraseña distinta por destinatario, genera primero todos los PDFs, aplícales la contraseña y luego adjúntalos con la herramienta de envío seleccionada.
Para trazabilidad, nombra los PDFs con un identificador único (correo o ID) presente en tu hoja de Excel/CSV.
Prueba siempre con un grupo pequeño antes de enviar a toda la lista.