¿Redactas desde un buzón compartido en Outlook y el remitente aparece como tu cuenta personal? Aquí te explico por qué ocurre y cómo hacer que, al crear o responder correos desde ese buzón, el campo De se establezca automáticamente con la dirección del compartido.
Resumen de la situación
En Outlook, cuando un buzón compartido se agrega solo por automapeo (se “monta” automáticamente al otorgar Acceso total), no se considera una cuenta de envío con comportamiento propio. Por eso, al pulsar Nuevo correo el remitente suele ser tu cuenta personal. Para que Outlook seleccione el buzón compartido como remitente por defecto al redactar desde su bandeja, debes agregarlo como cuenta adicional o trabajar desde su vista dedicada (Outlook en la web / nuevo Outlook).
Qué está pasando técnicamente
- Automapeo: Outlook solo monta las carpetas del compartido bajo tu perfil. No crea una “cuenta” de envío con reglas propias; por tanto, el remitente predeterminado sigue siendo tu cuenta.
- Cuenta adicional: al agregar el buzón compartido como cuenta (sin credenciales propias; se autentica con tu usuario), Outlook entiende que ese almacén tiene identidad de envío y aplica el remitente correcto cuando redactas desde sus carpetas.
- Respuestas vs. mensajes nuevos: al responder un mensaje que está en el buzón compartido, Outlook suele proponer el remitente del compartido (si tienes permisos), pero en mensajes nuevos manda el comportamiento que explicamos arriba.
Soluciones por cliente y caso de uso
Outlook para Windows (clásico)
Objetivo: que al crear un correo dentro de las carpetas del compartido, el campo De se rellene con la dirección del buzón compartido.
- Agrega el buzón compartido como cuenta adicional (no solo automapeo).
Ruta: Archivo → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta… → Correo → Nuevo.
Escribe la dirección del buzón compartido y conecta. Cuando pida credenciales, inicia sesión con tu propia cuenta (si tienes Acceso total, se agregará correctamente). - En Archivo → Opciones → Correo, deja desmarcada la casilla “Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes”.
- Resultado: si estás navegando dentro del buzón compartido y pulsas Nuevo correo, Outlook completa De con la dirección del compartido.
Hacer del compartido el remitente predeterminado “global”
Objetivo: que casi todo lo que envíes salga por defecto desde la dirección del compartido (útil para roles de atención, info@, ventas@, etc.).
- Tras agregar la cuenta como arriba, ve a Archivo → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta…, selecciona el buzón compartido y pulsa Establecer como predeterminado.
- Activa en Archivo → Opciones → Correo la casilla “Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes”.
- Resultado: todos los mensajes nuevos salen por defecto desde el compartido. Podrás cambiar manualmente a tu cuenta personal cuando lo necesites.
Outlook en la web (OWA) y nuevo Outlook para Windows
Objetivo: redactar dentro de la vista del buzón compartido y que De se establezca automáticamente en su dirección.
- Abre el compartido en su propia vista: haz clic en tu avatar y elige Abrir otro buzón, escribe la dirección del compartido y confirma; o bien agrega el buzón en Configuración → Cuentas → Buzones compartidos.
- Resultado: al pulsar Nuevo mensaje dentro de esa vista, el campo De se fija por defecto en el buzón compartido. Si redactas desde tu bandeja personal, el remitente será tu cuenta personal.
Tabla rápida de comportamiento
| Cliente | Estado del compartido | Nuevo mensaje desde carpetas del compartido | Respuesta a correo del compartido |
|---|---|---|---|
| Outlook Windows (clásico) | Automapeado | Remitente suele ser tu cuenta | Normalmente usa el compartido si tienes permisos |
| Outlook Windows (clásico) | Agregado como cuenta adicional | Usa el compartido por defecto | Usa el compartido |
| OWA / nuevo Outlook | Vista del buzón compartido | Usa el compartido por defecto | Usa el compartido |
| OWA / nuevo Outlook | Vista de tu buzón personal | Usa tu cuenta por defecto | — |
Permisos que necesitas (y qué implican)
| Permiso | Qué permite | Cómo se ve el remitente | Notas |
|---|---|---|---|
| Acceso total | Abrir y gestionar el buzón y sus carpetas | No afecta por sí solo al De | Habilita el automapeo si el admin lo deja activo |
| Enviar como | Enviar como si fueras el buzón | De: ventas@contoso.com (sin “en nombre de”) | Recomendado para equipos que representan al buzón |
| Enviar en nombre de | Enviar mostrando tu identidad | De: Tu Nombre en nombre de ventas@… | Útil si se requiere trazabilidad de la persona |
Guía paso a paso: Outlook para Windows (clásico)
Agregar el buzón como cuenta adicional
- En la ventana principal de Outlook, haz clic en Archivo.
- Selecciona Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta….
- En la pestaña Correo, haz clic en Nuevo.
- Introduce la dirección del buzón compartido (por ejemplo, ventas@contoso.com) y continua.
- Cuando aparezca el cuadro de inicio de sesión, autentícate con tu propia cuenta (no con la del compartido). Si tu usuario tiene Acceso total, la configuración finalizará con éxito.
Configurar el comportamiento de redacción
- En Archivo → Opciones → Correo, deja desmarcada la opción “Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes” para que Outlook elija el remitente según la carpeta desde la que estás redactando.
- Si prefieres que siempre se use el compartido (salvo que cambies manualmente), entonces:
- En Archivo → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta…, marca el buzón compartido como predeterminado.
- Activa la casilla “Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes”.
Outlook en la web y nuevo Outlook
Para que el remitente sea el del compartido sin esfuerzo, trabaja dentro de su vista:
- Haz clic en tu avatar (arriba a la derecha) y elige Abrir otro buzón. Escribe la dirección del buzón compartido y ábrelo.
- Alternativamente, ve a Configuración → Cuentas → Buzones compartidos y agrega el buzón.
- Al pulsar Nuevo mensaje dentro de esa vista, el De se establece en el compartido por defecto.
Notas importantes, comprobaciones y buenas prácticas
- Automapeo vs. cuenta adicional: si el buzón solo está automapeado, no habrá “predeterminado por buzón” al crear mensajes. Agregar como cuenta adicional resuelve esto.
- Evita duplicados: no tengas el buzón automapeado y agregado como cuenta a la vez; puede provocar carpetas duplicadas y confusiones. Si estás en un entorno administrado, pide deshabilitar el automapeo para ese permiso.
- Permisos de envío: asegúrate de contar con Enviar como o Enviar en nombre de. Sin ellos, aunque el De muestre la dirección del compartido, el servidor puede reescribir el remitente o devolver un error.
- Carpeta de enviados del compartido: solicita al administrador habilitar la copia de mensajes enviados en el buzón compartido (ajuste del servidor) para que el historial quede en su Elementos enviados.
- Respuestas coherentes: activa “Al responder a un mensaje que no está en la Bandeja de entrada, usar la cuenta a la que se envió originalmente” si quieres que, al responder desde otras carpetas, se respete la identidad original.
Diagnóstico: si sigue sin salir desde el compartido
- Comprueba dónde estás redactando: crea el correo desde una carpeta del buzón compartido (por ejemplo, su Bandeja de entrada). Si lo haces desde tu bandeja personal, el remitente será tu cuenta salvo que hayas puesto el compartido como predeterminado global.
- Verifica permisos efectivos: haz una prueba enviándote un correo a otra dirección y revisa cómo aparece el De. Si ves “Tu Nombre en nombre de ventas@…”, tienes Enviar en nombre de; si ves solo ventas@…, tienes Enviar como.
- Valida la configuración de la cuenta: en Configuración de la cuenta, confirma que el buzón compartido figura como cuenta (no solo como árbol de carpetas montado).
- Revisa reglas/Complementos: un complemento o regla podría estar forzando la cuenta predeterminada. Desactívalos temporalmente para aislar el problema.
- Prueba en OWA/nuevo Outlook: si en la vista del compartido el remitente sí se fija bien, el problema está en la configuración del cliente clásico.
Para administradores: ajustes recomendados en Exchange Online
Estos cambios requieren permisos de administración.
Deshabilitar automapeo en permisos de Acceso total
Si un usuario ya tenía Acceso total con automapeo habilitado, elimínalo y vuelve a otorgarlo con automapeo deshabilitado para evitar duplicados al agregar la cuenta manualmente.
# Quitar permiso actual (si aplica)
Remove-MailboxPermission -Identity "ventas@contoso.com" -User "usuario@contoso.com" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
Otorgar de nuevo sin automapeo
Add-MailboxPermission -Identity "[ventas@contoso.com](mailto:ventas@contoso.com)" -User "[usuario@contoso.com](mailto:usuario@contoso.com)" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:\$false Guardar enviados en el buzón compartido
Activa las copias de enviados cuando los usuarios envían “como” o “en nombre de” el buzón:
Set-Mailbox -Identity "ventas@contoso.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Comprobaciones rápidas de permisos
# Ver permisos de envío
Get-RecipientPermission "ventas@contoso.com"
Ver permisos de Acceso total
Get-MailboxPermission "[ventas@contoso.com](mailto:ventas@contoso.com)" | Where-Object {$\_.User -like "[usuario@contoso.com](mailto:usuario@contoso.com)"} Casos prácticos y decisiones
- Equipo de soporte que envía casi todo desde soporte@: establece el buzón compartido como predeterminado y marca “usar siempre la cuenta predeterminada”. Añade reglas para clasificar respuestas por estado.
- Gerencia que envía ocasionalmente desde dirección@: agrega el buzón como cuenta adicional y deja desmarcada la opción de usar siempre la predeterminada; así, Outlook elige el remitente según la carpeta de origen.
- Comunicación mixta personal/rol: trabaja desde la vista del compartido para todo lo “oficial” y desde tu buzón para lo personal, alternando con el selector De cuando haga falta.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Conservar automapeo y agregar la cuenta: produce carpetas duplicadas y confusión. Elige un método.
- No tener permisos de envío: verás errores al enviar o el servidor cambiará el remitente. Solicita Enviar como si necesitas identidad limpia.
- Olvidar la opción de redacción (usar siempre la cuenta predeterminada): puede anular el comportamiento por carpeta. Ajusta esta casilla según tu estrategia.
- Asumir que “predeterminado” se hereda en todos los clientes: el ajuste de cuenta predeterminada es del cliente. Valídalo por cada usuario y equipo.
Buenas prácticas operativas
- Mostrar el campo “De” siempre: en la ventana de redacción, activa Opciones → De para ver y cambiar el remitente con un clic.
- Firmas diferenciadas: crea una firma específica para el buzón compartido (p. ej., “Equipo de Atención”) y así evitarás enviar con tu firma personal por error.
- Revisión cruzada: al adoptar el cambio, revisa los Elementos enviados del compartido durante unos días para confirmar que todo se guarda donde corresponde.
- Capacita al equipo: documenta la ruta de menús y un “check” visual del remitente antes de pulsar Enviar.
FAQ
¿Puedo hacerlo sin permisos de administrador?
Sí, si ya tienes Acceso total y (preferiblemente) Enviar como. Agregar como cuenta adicional y ajustar la opción de redacción lo haces tú.
¿Cambiar a “predeterminado” afecta a mis calendarios/contactos?
No. Solo define qué cuenta se usa al redactar por defecto. Calendarios y contactos seguirán estando disponibles según cómo estén agregados.
¿Qué pasa en dispositivos móviles?
En Outlook móvil, agrega el buzón compartido y, al redactar desde él, el remitente será el del compartido. No hay un “predeterminado global” como en escritorio; depende desde qué buzón abras el editor.
Conclusión
Si quieres que los correos salgan por defecto con la dirección de un buzón compartido, la clave está en cómo está agregado y dónde redactas. En Outlook clásico: agrégalo como cuenta adicional y ajusta la casilla de “usar siempre la cuenta predeterminada” según tu objetivo. En Outlook en la web o el nuevo Outlook: redacta desde la vista del compartido. Compleméntalo con los permisos correctos (Enviar como o Enviar en nombre de) y la copia de enviados en el buzón compartido para una experiencia profesional y coherente.
Checklist de implementación rápida
- ✔️ Agregar el buzón compartido como cuenta adicional (Outlook clásico).
- ✔️ Decidir si el compartido será predeterminado global o solo cuando redactes dentro de sus carpetas.
- ✔️ Verificar permisos: Acceso total + Enviar como/Enviar en nombre de.
- ✔️ Solicitar al admin guardar enviados en el compartido.
- ✔️ Mostrar el campo De y crear firma específica.
Resumen ejecutivo: El problema ocurre por el automapeo. La solución es agregar el buzón como cuenta adicional o usar su vista dedicada (web/nuevo Outlook). Si quieres que todo se envíe desde esa dirección, márcalo como cuenta predeterminada y activa la opción de usar siempre la predeterminada. Asegura permisos de envío y que los enviados se guarden en el buzón compartido.