Windows Mail está dando paso al “nuevo Outlook para Windows”. Si ya usas el Outlook clásico de Microsoft 365, aquí aprenderás cómo conviven, qué cambia y cómo probar el nuevo sin romper tu día a día, con una guía práctica para decidir cuándo migrar.
Resumen de la pregunta
Si Windows Mail cambia al nuevo Outlook, ¿cómo convivirá con el Outlook clásico que viene con Microsoft 365? ¿Se fusionan o funcionan por separado?
Respuesta breve
- Son aplicaciones distintas: el Outlook clásico para Windows (incluido en Microsoft 365) y el nuevo Outlook para Windows (sustituto de Windows Mail/Calendar/People) pueden usarse en paralelo. No “se vuelven uno”.
- El nuevo Outlook es el sucesor de Windows Mail y Calendar y, aunque aún no tiene paridad completa con el clásico, Microsoft añade funciones de forma continua.
- A largo plazo es probable que el nuevo Outlook reemplace al clásico, pero no todavía.
- En el clásico verás un interruptor como “Probar el nuevo Outlook” para activar o desactivar la experiencia sin desinstalar nada.
Qué es cada Outlook y por qué existen dos
La coexistencia responde a necesidades distintas:
- Outlook de Microsoft 365 (clásico): es la aplicación de escritorio completa, con décadas de funciones avanzadas, soporte de complementos COM, archivos locales (PST/OST) y alto grado de personalización. Es ideal para usuarios avanzados, escenarios de cumplimiento y trabajo intensivo sin conexión.
- Nuevo Outlook para Windows: es la experiencia moderna que reemplaza a Windows Mail/Calendar/People. Está alineado con Outlook en la web, prioriza la nube, la simplicidad y la consistencia entre dispositivos. Soporta complementos web, integra Microsoft 365 y simplifica la administración en entornos gestionados.
Ambas aplicaciones pueden instalarse y ejecutarse a la vez en el mismo PC, compartir cuentas y notificaciones y ser configuradas de forma independiente.
Cómo conviven en el mismo PC
Instalación y activación
- Outlook clásico llega como parte de Microsoft 365 Apps (anteriormente Office). Se actualiza mediante Office Update.
- Nuevo Outlook llega como actualización de Windows Mail/Calendar o desde la Microsoft Store. Se actualiza de forma continua desde la tienda.
- En el título de Outlook clásico verás el interruptor “Probar el nuevo Outlook”. Al activarlo, se abre el nuevo Outlook sin desinstalar el clásico. Puedes regresar al clásico cuando quieras.
Qué comparten y qué no
- Cuentas y credenciales: ambos pueden usar las mismas cuentas (Microsoft 365, Outlook.com, etc.). Cada app gestiona su propia configuración, pero comparten el almacén seguro de credenciales de Windows.
- Datos: el clásico puede trabajar con datos locales (PST/OST) y el nuevo Outlook prioriza la nube. No “fusionan” sus bases de datos.
- Preferencias y personalización: las vistas, reglas, firmas y complementos se configuran por separado, aunque puedes exportar/importar firmas o reglas.
Diferencias clave: comparativa práctica
Esta tabla te ayuda a decidir rápidamente dónde trabajar según tus necesidades.
| Área | Outlook clásico (Microsoft 365) | Nuevo Outlook para Windows | Implicación práctica |
|---|---|---|---|
| Arquitectura | Cliente de escritorio completo (MAPI/EWS). Alto nivel de control local. | Experiencia moderna alineada con Outlook en la web. Enfoque nube/Graph. | Si requieres personalización profunda y funciones heredadas, clásico. |
| Almacenamiento | Soporta OST y PST locales. | Prioriza almacenamiento en la nube; uso local limitado. | Si dependes de PST locales, continúa con clásico. |
| Complementos | Complementos COM y web add-ins. | Web add-ins (no COM/VBA). | Si usas complementos COM críticos, mantén clásico. |
| Trabajo sin conexión | Muy robusto con caché local completa. | Disponible, pero más acotado que el clásico. | Viajeros y entornos con conectividad irregular: clásico. |
| Tipos de cuentas | Microsoft 365/Exchange, Outlook.com, IMAP/POP (avanzado). | Microsoft 365/Exchange, Outlook.com y otros; IMAP/POP con límites. | Si tu flujo depende de IMAP/POP específicos o on-prem, valida antes. |
| Reglas y automatización | Reglas cliente/servidor muy flexibles, Quick Steps, macros. | Reglas más simples; sin macros VBA. | Automatizaciones complejas → clásico. |
| Calendario avanzado | Funciones históricas de calendario, impresiones detalladas, vistas avanzadas. | Calendario moderno con mejoras continuas. | Si imprimes agendas complejas, compruébalo en el nuevo Outlook. |
| Delegación y buzones compartidos | Soporte completo y maduro. | Soporte en evolución, orientado a nube. | Delegación compleja (secretaría) → clásico, prueba antes de migrar. |
| Búsqueda | Indexación local y opciones avanzadas. | Búsqueda moderna, basada en nube. | Necesidades de eDiscovery local → clásico o servicios de Microsoft 365. |
| Personalización | Vistas, paneles, formularios, barras, plantillas locales. | Personalización más guiada y consistente. | Si tu equipo vive de vistas muy a medida, seguir con clásico inicialmente. |
| Seguridad y cumplimiento | Amplio soporte S/MIME, archivado y retención, políticas locales. | Integración con cumplimiento en la nube; soporte S/MIME/etiquetas. | Organizaciones reguladas: planificar pruebas de cifrado/retención. |
| Actualizaciones | Canales Office (Mensual/Semestral). | Actualizaciones frecuentes desde Store. | El nuevo Outlook evoluciona más rápido; revisa notas de versión. |
Cuándo usar cada uno
- Quédate en clásico si tu trabajo depende de: PST, reglas complejas, macros, complementos COM especializados, impresión de calendarios detallada, delegaciones avanzadas o rendimiento offline intensivo.
- Prueba el nuevo Outlook si priorizas una experiencia moderna, integración natural con Microsoft 365, menor complejidad de administración, complementos web y consistencia entre dispositivos.
- Usa ambos en paralelo durante un tiempo para validar la cobertura funcional sin afectar la productividad.
Plan de transición por fases (seguro y sin prisas)
- Inventario (Fase 0): lista complementos, reglas, firmas, PST, delegaciones, plantillas y necesidades de cumplimiento. Identifica “funciones irrenunciables”.
- Piloto (Fase 1): selecciona usuarios representativos (soporte, ventas, finanzas, dirección). Activa el nuevo Outlook y documenta brechas y soluciones.
- Convivencia (Fase 2): permite que todos usen ambas apps. Mantén el clásico como productividad garantizada mientras el nuevo alcanza la cobertura deseada.
- Migración voluntaria (Fase 3): cuando el nuevo cubra las necesidades, cambia la app predeterminada del usuario; conserva el clásico instalado unas semanas.
- Cierre controlado (Fase 4): retira el clásico cuando el área esté conforme y no dependas de funciones exclusivas.
Guía paso a paso: probar el nuevo Outlook sin riesgo
- Abre Outlook (clásico) y localiza el conmutador “Probar el nuevo Outlook” en la barra de título.
- Actívalo; se abrirá el nuevo Outlook. Inicia sesión con las mismas cuentas que usas en el clásico.
- Durante la prueba, mantén el clásico abierto para tareas críticas (impresión, reglas avanzadas, PST, etc.).
- Para volver al clásico, desactiva el conmutador desde el nuevo Outlook o abre el clásico desde el menú Inicio.
- Opcional: ancla ambos iconos a la barra de tareas para diferenciarlos claramente.
Checklist de verificación antes de migrar
| Elemento a comprobar | Cómo probarlo | Resultado esperado | Si falla… |
|---|---|---|---|
| Firmas | Crear/usar varias firmas y asignarlas por cuenta. | Selección sencilla al redactar; firma correcta por cuenta. | Exporta del clásico y recréalas en el nuevo Outlook. |
| Reglas | Reproducir tus reglas más complejas. | Reglas esenciales funcionando (mejor si son del servidor). | Mantén clásico o simplifica reglas/usa automatizaciones en nube. |
| PST y archivo | Revisar si necesitas PST locales o Archivo en línea. | Acceso al historial sin depender de PST locales. | Seguir en clásico o migrar PST a un buzón/archivo en línea. |
| Complementos | Listado de COM críticos (ERP, CRM, firmas, DLP, etc.). | Equivalente en web add-in o función integrada. | Conservar clásico hasta sustituir el complemento. |
| Delegaciones | Agregar buzón compartido; probar “Enviar en nombre de”. | Acceso y envío correcto en calendarios y buzones delegados. | Mantener clásico para roles de asistente/secretaría. |
| Calendario | Crear, reenviar, imprimir agenda de la semana. | Reuniones con Teams, salas y asistentes sin fricción. | Usar clásico cuando necesites plantillas de impresión avanzadas. |
| POP/IMAP | Agregar cuentas no-Microsoft si aplican. | Sincronización estable y envío correcto. | Validar límites; si son críticos, seguir en clásico. |
| Cifrado/S/MIME | Enviar y leer correo cifrado; firmar digitalmente. | Compatibilidad con certificados y políticas. | Coordinar con TI y conservar clásico hasta validarlo. |
Cómo decidir la aplicación de correo predeterminada
Ambas pueden estar instaladas y tú eliges cuál abre los enlaces mailto: y qué app se usa por defecto al compartir. Pasos orientativos en Windows:
- Ve a Configuración > Aplicaciones > Aplicaciones predeterminadas.
- Busca Outlook y selecciona el clásico o el nuevo según prefieras.
- Asocia mailto, calendario y contactos a la aplicación elegida.
Consejo: durante la transición, configura el clásico como predeterminado y deja el nuevo Outlook como “laboratorio” para tareas diarias no críticas.
Buenas prácticas para empresas y TI
- Comunicación clara: explica la diferencia entre ambos Outlook, la coexistencia y cómo volver atrás.
- Políticas de control: decide si permites el conmutador “Probar el nuevo Outlook” o si lo limitas temporalmente por GPO/Intune.
- Soporte por olas: empieza por áreas con menor dependencia de funciones avanzadas.
- Capacitación breve: tutorial de 15 minutos sobre bandeja de entrada, búsqueda, calendario y reuniones de Teams en el nuevo Outlook.
- Cumplimiento y seguridad: valida S/MIME, etiquetas de sensibilidad, archivo en línea y retención antes del despliegue masivo.
- Monitoreo: recopila feedback y métricas (incidencias por 100 usuarios, tiempo de resolución, funciones faltantes).
Errores comunes y cómo evitarlos
- Desinstalar el clásico demasiado pronto: espera a que los usuarios críticos confirmen que sus flujos funcionan en el nuevo Outlook.
- Asumir paridad de reglas/complementos: verifica uno por uno; prioriza reglas del servidor y add-ins web.
- Ignorar PST y archivos locales: planifica migración a archivo en línea o conserva el clásico para consulta histórica.
- No separar “prueba” de “producción”: mantén el clásico como respaldo durante la fase de aprendizaje.
- Olvidar la aplicación predeterminada: define explícitamente cuál abre
mailto:para evitar confusiones.
Respuestas rápidas (FAQ)
¿Se fusionarán en una sola aplicación?
No. El nuevo Outlook y el clásico son aplicaciones distintas. La estrategia apunta a que el nuevo Outlook gane terreno con el tiempo, pero hoy pueden convivir sin problema.
¿Perderé mis firmas, reglas o plantillas?
No se pierden, pero no se comparten automáticamente entre apps. Debes recrearlas o exportarlas/importarlas según corresponda.
¿Qué ocurre con mis archivos PST?
El clásico trabaja muy bien con PST. El nuevo Outlook prioriza buzones en la nube; si dependes de PST locales, conserva el clásico y evalúa migrar el historial a archivo en línea cuando sea posible.
¿Funcionan mis complementos COM?
En el nuevo Outlook se usan complementos web. Si tu negocio depende de COM, sigue en clásico hasta tener alternativa equivalente.
¿Puedo trabajar sin conexión?
Sí, en ambos. El clásico es más sólido para escenarios offline prolongados. El nuevo Outlook mejora continuamente pero se beneficia de conexión estable.
¿Y las cuentas IMAP/POP o Exchange on-premises?
Ambas apps soportan múltiples tipos de cuenta, pero con diferencias. Si IMAP/POP o on-prem son críticos, pruébalo primero en el nuevo Outlook.
¿Qué pasa si desinstalo uno de los dos?
No afecta al otro. Aun así, durante la transición, es recomendable no desinstalar el clásico hasta completar todas las verificaciones.
Plantilla de comunicación al usuario
Puedes reutilizar este texto para anunciar la convivencia en tu organización:
A partir de hoy podrás usar el nuevo Outlook para Windows junto al Outlook clásico. Son aplicaciones distintas que conviven sin conflicto. Te sugerimos seguir trabajando en el clásico y probar el nuevo en paralelo. Si detectas alguna función que falte, infórmanos para ayudarte.
Conclusión y recomendación práctica
- Mantén Outlook clásico para tu trabajo diario si ya lo usas con Microsoft 365.
- Prueba el nuevo Outlook en paralelo (usando el interruptor) para familiarizarte y comprobar que cubre correo, calendario y contactos.
- Evalúa con calma: si el nuevo Outlook ya cubre tus necesidades, migra cuando te resulte cómodo; si no, continúa con el clásico y vuelve a intentarlo más adelante.
Con estos pasos tendrás lo mejor de ambos mundos: estabilidad garantizada hoy y una vía clara para adoptar la experiencia moderna cuando estés listo.