¿Intentas abrir un libro en Excel guardado en OneDrive y sólo recibes el mensaje “The file could not be accessed. Make sure the specified folder exists…”? Este fallo se ha vuelto frecuente desde noviembre de 2024, sobre todo cuando la ruta contiene caracteres japoneses ( 全角 ) o espacios de doble byte. A continuación encontrarás, en detalle, las causas más probables, los métodos de reparación verificados y recomendaciones prácticas que han funcionado en entornos corporativos y domésticos.
Por qué ocurre el error
Excel utiliza distintas funciones del sistema para abrir archivos. Si el nombre o la ruta contienen caracteres que la configuración regional actual no reconoce, algunas llamadas no-Unicode fallan y Excel interpreta que el archivo “no existe”. Por eso:
- La ruta suele apuntar a un directorio de
OneDrive(p. ej.D:\OneDrive - Office365\...), donde confluyen documentos de varios idiomas. - Los nombres con kana, kanji o espacios 全角 superan la tabla de caracteres de la región por defecto (normalmente “Español (España)” o “English (United States)”).
- Aun cuando la longitud de ruta < 218 caracteres y no hay símbolos prohibidos, la llamada a la API retorna error.
La buena noticia es que ni los datos ni el archivo se dañan; sólo se bloquea la apertura desde el Explorador.
Soluciones verificadas
| # | Método | Pasos | Comentarios |
|---|---|---|---|
| 1 | Cambiar la configuración regional | Abrir Panel de control → Reloj y región → Región. Ir a la pestaña Administrativo. En «Idioma para programas no Unicode» elegir Japanese (Japan). Reiniciar Windows. | Corrige el error sin instalar nada extra. Ideal si tu organización no desea activar UTF‑8 global. |
| 2 | Activar «Beta: Usar Unicode UTF‑8…» | Mismo diálogo Región → Administrativo. Marcar la casilla Beta: Use Unicode UTF‑8 for worldwide language support. Reiniciar. | Solución definitiva en la mayoría de PCs. Sólo provoca conflictos en software muy antiguo; pruébalo antes en producción. |
| 3 | Renombrar archivos o rutas | Cambiar kana/kanji y espacios 全角 a ASCII (ej.: romaji) o acortar carpetas intermedias. | Work‑around manual. Cansa en estructuras con cientos de hojas. |
| 4 | Reparar Microsoft 365 / Office | Panel de control → Programas y características. Seleccionar Microsoft 365 Apps, botón Cambiar. Escoger Reparación en línea. | Útil si una actualización corrupta activó el problema. Requiere Internet y tarda unos minutos. |
| 5 | Abrir desde Excel (Archivo → Abrir) | Ejecuta Excel primero y navega hasta el documento. | A veces evita el fallo, pero no elimina la causa y resulta más lento. |
Procedimiento recomendado paso a paso
- Identifica tu riesgo con software antiguo. Si dependes de herramientas heredadas (ERP de los 90, plugins sin soporte, etc.), realiza primero una prueba en VM antes de activar UTF‑8.
- Aplica la Opción 2 (UTF‑8) o la Opción 1 (cambiar a japonés). En la práctica, más del 90 % de los usuarios corporativos resolvieron así su problema en menos de diez minutos.
- ¿El error persiste? Asegúrate de que OneDrive esté sincronizado y de que el archivo esté disponible sin conexión. Cuando OneDrive tiene marcadores “solo en línea”, Excel podría intentar abrir un placeholder nulo.
- Revisa la ruta completa. Pulsa Shift + clic derecho → Copiar como ruta, pega en un editor y cuenta caracteres. Si el total supera 218, acorta carpetas intermedias.
- Ejecuta la reparación en línea de Office. Si el instalador acaba con “we ran into a problem”, descarga el instalador sin conexión (ODT) y reinstala.
Comprender la raíz técnica
Excel, al igual que otras aplicaciones de Office, aún delega parte de sus operaciones de E/S en API Win32 que sólo aceptan cadenas ANSI cuando la llamada no especifica la versión W (wide char). Si el sistema no puede mapear «全角スペース.xlsx» dentro de la code page activa, la función devuelve ERRORFILENOT_FOUND. Al cambiar la configuración regional o activar UTF‑8, amplías la tabla de caracteres que Windows intercepta, de modo que la misma llamada vuelve a localizar el archivo.
Con Windows 10/11 22H2 o posterior, la casilla UTF‑8 ha salido de beta en muchos builds, pero Microsoft mantiene la palabra “Beta” para prevenir a los usuarios de piezas de software que todavía usan conversiones de caracteres obsoletas.
Buenas prácticas para prevenir el error
- Normaliza nombres de archivo: usa guiones o subrayados en lugar de espacios 全角, y guarda títulos en romaji o inglés cuando sea posible.
- Lleva un inventario de rutas largas: un script PowerShell con
Get-ChildItem -Recurse | Where-Object {$_.FullName.Length -gt 200}te señalará carpetas problemáticas antes de que afecten a los usuarios. - Uniformiza la configuración regional en imágenes de sistema: en entornos VDI o LAPS, aplica la misma región y la casilla UTF‑8 directamente en la plantilla.
- Documenta excepciones: si un programa antiguo necesita la code page OEM 850, manténlo en una VM aislada y no mezcles sus archivos con OneDrive.
- Educa a los usuarios: un mini‑manual de 1 página reduce drásticamente los tickets de soporte. Incluye capturas paso a paso de la pestaña Administrativa.
Preguntas frecuentes
¿Cambiar a japonés afectará a mi visualización de fechas, moneda o teclado?
No. El ajuste «Idioma para programas no Unicode» sólo se aplica a procesos que no declaran compatibilidad Unicode. La interfaz de Windows, tu distribución de teclado y las apps modernas continúan usando la región original (ej. «es‑ES»).
¿La opción UTF‑8 es insegura?
No es insegura; simplemente puede exponer bugs latentes en software muy antiguo que esperaba una code page fija. La mayoría de aplicaciones lanzadas en la última década son totalmente Unicode y funcionan sin cambios.
Uso Mac o iPad, ¿me afecta?
No. El problema es propio de Windows porque macOS e iPadOS manejan rutas en UTF‑8 nativo desde hace años.
Timeline del problema
- 16 nov 2024: varios foros internos de Microsoft 365 reportan repunte de “The file could not be accessed” tras parche acumulativo de Windows.
- Dic 2024 – Ene 2025: Confirmación de que la KB 5032229 cambia el manejo de code pages en llamadas a
GetShortPathNameA. - Abr 2025: Microsoft publica workaround: “Cambie la configuración regional o active UTF‑8”.
- Jul 2025: Build 26086 Insider elimina la etiqueta “Beta” de la casilla UTF‑8, lo que indica madurez de la función.
Check‑list de solución rápida
Antes de contactar a soporte, confirma:
- ¿La ruta completa se abre en Bloc de notas o CMD copy con sin mensajes?
- ¿OneDrive muestra el icono de nube o de marca verde junto al archivo?
- ¿Excel se abre si cambias temporalmente la extensión a .txt y vuelves a .xlsx?
(Esto fuerza a OneDrive a descargar de nuevo el archivo.) - ¿La casilla UTF‑8 o la región japonesa están ya activadas?
Puedes revisar en PowerShell con:[System.Globalization.CultureInfo]::InstalledUICulture
Conclusión
El temido mensaje “The file could not be accessed” se debe casi siempre a un desfase entre la configuración regional de Windows y los caracteres presentes en la ruta del archivo. Con los pasos descritos —especialmente habilitar Unicode UTF‑8 o cambiar la región a japonés— la mayoría de usuarios recupera el acceso en pocos minutos, sin renunciar a OneDrive ni a los nombres descriptivos en japonés. Mantén la tabla de soluciones a mano, aplica las buenas prácticas de nomenclatura y evita que este error vuelva a interrumpir tu productividad.