Licenciamiento de Microsoft 365/Office en granjas RDS/Citrix con SCA: guía completa sin pagar doble

¿Tienes granjas RDS/Citrix con más de 10 servidores y usuarios con Microsoft 365 E3? La forma correcta de licenciar Microsoft 365/Office en estos entornos es habilitar Shared Computer Activation (SCA). No hay que pagar “dos veces” ni consumir las 5 activaciones de los usuarios en los servidores.

Índice

Resumen de la pregunta

Una organización ejecuta Microsoft 365/Office en múltiples hosts RDS o Citrix (XenApp/XenDesktop, hoy Citrix Virtual Apps and Desktops). Cada usuario dispone de licencias E3 por usuario. Surge la duda sobre el límite de activaciones en cinco dispositivos por usuario y si, por ejecutar Office en muchos servidores, habría que comprar licencias adicionales por volumen para “cubrir” los servidores.

Respuesta y solución en breve

Usar Shared Computer Activation (SCA) para Microsoft 365 Apps (antes Office 365 ProPlus) en todos los servidores RDS/Citrix.
E3 ya incluye el derecho a SCA. No se requieren licencias de Office por volumen adicionales para los servidores si cada usuario cuenta con E3 u otra suscripción que incluya Microsoft 365 Apps para escritorio con SCA.
El límite de cinco dispositivos no aplica a sesiones en servidores con SCA. La activación se asocia al usuario en el momento del inicio de sesión y no consume sus cinco activaciones de PC/Mac.
Conclusión: Mantén licenciamiento por usuario (E3) y despliega Microsoft 365 Apps en modo SCA en todos los hosts. No es “pagar doble”.

Cómo funciona Shared Computer Activation

SCA es el mecanismo de activación diseñado para dispositivos compartidos y entornos multiusuario como RDS y Citrix. En lugar de activar Office permanentemente en el equipo, la activación se produce para el usuario que inicia sesión y se valida contra su licencia en el servicio de Microsoft 365.

Por qué el límite de cinco dispositivos no aplica

En licenciamiento por usuario, Microsoft 365 Apps permite hasta cinco PCs/Macs, cinco tablets y cinco smartphones por usuario. Sin embargo, cuando Office está configurado en modo SCA, los servidores RDS/Citrix se consideran “equipos compartidos” y no cuentan como uno de esos cinco PCs/Macs. Así, un usuario con E3 puede iniciar sesión en cualquiera de los 10, 20 o más servidores, sin agotar sus activaciones personales.

Qué guarda el token SCA y dónde

Tras autenticarse, Office genera un token de licenciamiento vinculado al usuario y a su suscripción. El token se almacena en el perfil del usuario, habitualmente en:

%LocalAppData%\Microsoft\Office\16.0\Licensing\
%LocalAppData%\Microsoft\Office\16.0\Identity\

Este token se renueva de forma periódica mientras exista conectividad a los servicios de Microsoft 365. El endpoint de licenciamiento verifica que el usuario sigue teniendo una licencia válida.

Requisitos de conexión y período offline

Los servidores deben poder comunicarse con los servicios de Microsoft 365 para validar y renovar el token de SCA por usuario. En caso de pérdida temporal de conectividad, el token permite un uso limitado fuera de línea durante un período de gracia; una vez de vuelta la conexión, se renueva automáticamente.

Requisitos de licencia y compatibilidad

La regla general: en Windows Server con RDS/Citrix necesitas Microsoft 365 Apps para empresa (antes ProPlus) con SCA. A continuación, un resumen de compatibilidad habitual por SKU:

SKU o plan	Apps de escritorio	SCA en RDS/Citrix	Notas
Microsoft 365 E3 / E5	Sí (Apps para empresa)	Sí	Incluye derecho a SCA en equipos compartidos.
Microsoft 365 A3 / A5	Sí (Educación)	Sí	Equivalente educativo; SCA permitido.
Microsoft 365 F3	No (principalmente web y móvil)	No	No incluye apps completas de escritorio.
Microsoft 365 Apps para empresa	Sí	Sí	Suscripción stand-alone con SCA.
Microsoft 365 Apps para negocios	Sí	Limitado	No se admite en Windows Server/RDS; usar en Windows 10/11 compartidos.
Office perpetuo LTSC/2019/2021 VL	Sí	No	Modelo por dispositivo; no es SCA. No mezclar con Apps por suscripción en los mismos servidores.
Visio Plan 2 / Project (cliente de escritorio)	Sí	Sí	Adicionales por usuario. También soportan SCA al ser suscripción.

Independientemente de Office, sigue siendo obligatorio cumplir con CALs de RDS por usuario o por dispositivo para acceder a los hosts, además de las licencias de Windows Server.

Guía de implementación paso a paso

Preparación del entorno

Limpieza: desinstala versiones MSI perpetuas (Office 2010/2013/2016/2019/2021) y complementos incompatibles. No mezcles MSI con Click-to-Run en el mismo host.
Base: aplica actualizaciones de Windows Server, instala roles RDS y herramientas Citrix (VDA), sincroniza hora (NTP) y revisa antivirus/EDR para exclusiones de perfiles y rutas de Office.
Red: garantiza acceso saliente por HTTPS a los servicios de Microsoft 365 necesarios para identidad, licenciamiento y actualizaciones.

Instalación con Office Deployment Tool

Descarga ODT y crea un archivo configuration.xml para instalar Microsoft 365 Apps en modo SCA. Ejemplo mínimo recomendado:

&lt;Configuration&gt;
  &lt;Add OfficeClientEdition="64" Channel="MonthlyEnterprise"&gt;
    &lt;Product ID="O365ProPlusRetail"&gt;
      &lt;Language ID="es-es" /&gt;
      &lt;Language ID="en-us" /&gt;
    &lt;/Product&gt;
  &lt;/Add&gt;
  &lt;Property Name="SharedComputerLicensing" Value="1" /&gt;
  &lt;Property Name="FORCEAPPSHUTDOWN" Value="TRUE" /&gt;
  &lt;Property Name="PinIconsToTaskbar" Value="FALSE" /&gt;
  &lt;Property Name="AUTOACTIVATE" Value="1" /&gt;
  &lt;Display Level="None" AcceptEULA="TRUE" /&gt;
  &lt;Updates Enabled="TRUE" /&gt;
&lt;/Configuration&gt;

Para excluir apps no requeridas (por ejemplo, Access o Publisher) añade elementos <ExcludeApp ID="Access"/> dentro de <Product>. Ejecuta:

setup.exe /download configuration.xml
setup.exe /configure configuration.xml

Asignación de licencias

Confirma que cada usuario tiene asignada una licencia que incluya Microsoft 365 Apps para empresa (E3/E5 o equivalente).
Si usas Visio/Project en los servidores, asigna las licencias correspondientes al mismo usuario.

Inicio de sesión del usuario

Los usuarios deben iniciar sesión en Office con su cuenta corporativa (Azure AD/Entra ID). La primera ejecución creará el token SCA en su perfil. En entornos con autenticación moderna, la sesión puede renovarse sin interacción si el dispositivo y el usuario cumplen las directivas.

Perfiles y entornos no persistentes

En granjas con perfiles itinerantes o imágenes no persistentes, utiliza FSLogix para conservar cachés y tokens, evitando reactivaciones y mejorando rendimiento:

FSLogix Profile Container para todo el perfil del usuario, o
FSLogix Office Container si únicamente quieres roamear datos de Office (Outlook OST, OneDrive cache, token SCA, etc.).

Valores típicos de registro (ilustrativo) para habilitar FSLogix Apps:

HKLM\SOFTWARE\FSLogix\Apps
  Enabled (DWORD) = 1
  RoamSearch (DWORD) = 1
  IncludeOfficeActivation (DWORD) = 1
  FlipFlopProfileDirectoryName (DWORD) = 1

Higiene del entorno

Evita instalar soluciones de Office “por dispositivo” o versiones perpetuas en los mismos hosts.
Establece el canal de actualizaciones apropiado para servidores (Monthly Enterprise o Semi-Annual Enterprise, según tu ventana de mantenimiento).
Si gestionas actualizaciones con herramientas de administración, configura OfficeMgmtCOM=TRUE y desactiva actualizaciones desde CDN en los hosts.

Verificación y auditoría

Desde Office: en Archivo → Cuenta debe indicarse que la Activación de equipo compartido está habilitada.
Registro: confirma el valor en HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration SharedComputerLicensing = 1
Token: comprueba que el perfil contiene la carpeta de licenciamiento en %LocalAppData%\Microsoft\Office\16.0\Licensing\.

Comando rápido para validar en un servidor:

reg query "HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration" /v SharedComputerLicensing

Buenas prácticas clave

Diseño por usuario: no intentes “contar servidores” en tu licenciamiento de Office; en SCA, la unidad de licenciamiento es el usuario.
Separación de capas: en Citrix, gestiona Office en la imagen dorada o en una capa dedicada, pero evita mezclar modelos de entrega incompatibles.
Compatibilidad de complementos: valida add-ins en canal de pruebas antes de promover versiones a producción.
OneDrive en RDS: usa el cliente per-machine y políticas de Files On-Demand. Roamea la caché con FSLogix Office Container.
Supervisión: audita inicios de sesión y salud de tokens; un aumento de reactivaciones suele indicar problemas de perfiles o conectividad.

Escenarios habituales de arquitectura

Granjas RDS de sesión

Varios hosts de sesión con balanceo; imagen homogénea, SCA y FSLogix. Los usuarios cambian de host entre sesiones sin fricción porque el token viaja con su perfil.

Citrix Virtual Apps and Desktops

Entornos con MCS/PVS y escritorios/servidores no persistentes. Instala Microsoft 365 Apps con SCA en la imagen maestra; el token se genera al primer inicio de cada usuario y se conserva con FSLogix.

Escritorios compartidos en Windows 10/11

Para dispositivos físicos compartidos (bibliotecas, salas), SCA también aplica si usas ediciones compatibles. En Windows Server, recuerda que las ediciones Business no están admitidas.

Resolución de problemas

Síntoma	Causa probable	Acción recomendada
Office pide activar en cada inicio de sesión	Token no persiste; perfil no roameado o se reinicia la carpeta LocalAppData	Implementa FSLogix Profile/Office Container; excluye rutas de limpieza agresiva
Error de “límite de activaciones”	Instalación sin SCA o mezcla con volumen/MSI	Verifica `SharedComputerLicensing=1`; desinstala MSI previos y reinstala con ODT
Office muestra “Productos sin licencia”	Usuario sin asignación de Apps para empresa o problemas de conectividad	Confirma licencia en el usuario; revisa proxy/SSL; inicia sesión de nuevo en Office
Complementos fallan tras actualización	Canal de actualización cambió APIs	Fija canal estable para servidores; prueba complementos antes de actualizar
OneDrive consume mucha E/S	Cache local en C: en host compartido	Usa cliente por máquina con Files On-Demand y FSLogix Office Container

Preguntas frecuentes

¿Consume SCA una de mis cinco activaciones de PC/Mac? No. Las sesiones en servidores configurados con SCA no cuentan como una de las cinco activaciones de equipo del usuario.

¿Necesito KMS o MAK para estos servidores? No. Microsoft 365 Apps en modelo de suscripción se activa por usuario; KMS/MAK aplican a ediciones perpetuas por volumen, no a SCA.

¿Puedo mezclar Office perpetuo y suscripción en el mismo host? No es recomendable ni soportado. Desinstala MSI/KMS/MAK antes de desplegar Microsoft 365 Apps con SCA.

¿Qué pasa con Visio y Project? Si el usuario tiene Visio Plan 2 o Project (cliente de escritorio por suscripción), también se activan mediante SCA en el servidor, siempre con licencias asignadas al usuario.

¿Qué canal de actualización elegir para servidores? Monthly Enterprise ofrece previsibilidad mensual; Semi-Annual Enterprise reduce cambios, a costa de latencia en novedades. Elige según tu ventana de pruebas y riesgo.

¿Y el licenciamiento por dispositivo de Microsoft 365 Apps? Existe una modalidad específica para equipos compartidos por dispositivo, útil en kioscos o manufactura. En tu caso (E3 por usuario), no es necesario.

Checklist operativa

Confirmar que todos los usuarios tienen E3/E5 (o Apps para empresa) asignado.
Eliminar MSI/volumen de Office de los hosts RDS/Citrix.
Instalar Microsoft 365 Apps con ODT habilitando SharedComputerLicensing=1.
Habilitar FSLogix para perfilar y conservar el token SCA y cachés.
Verificar en Archivo → Cuenta que SCA está activo.
Supervisar conectividad a servicios de Microsoft 365 y salud de perfiles.

Conclusión

En granjas RDS/Citrix, la forma correcta y soportada de usar Microsoft 365/Office con licenciamiento por usuario es Shared Computer Activation. Si tus usuarios ya tienen Microsoft 365 E3, no necesitas comprar licencias de Office adicionales para los servidores. SCA elimina el problema del límite de cinco activaciones en PCs/Macs, simplifica auditorías y permite escalar a decenas o cientos de hosts sin fricción. Combina SCA con FSLogix, una imagen homogénea y un canal de actualización estable para lograr sesiones rápidas, activaciones silenciosas y menos incidencias.

Guía rápida de implementación

Instala con ODT y habilita SCA: <Property Name="SharedComputerLicensing" Value="1" />
Revisa que cada usuario tenga asignada una licencia con Microsoft 365 Apps (E3 cumple).
Indica a los usuarios que inicien sesión en Office con su identidad corporativa para obtener el token SCA.
En entornos no persistentes, usa FSLogix para conservar cachés y tokens y reducir reactivaciones.
Desinstala versiones perpetuas MSI/MAK/KMS antes de desplegar Microsoft 365 Apps en SCA. Mantén Office y el sistema al día.

Notas útiles

Evita mezclar Click-to-Run de Microsoft 365 Apps con MSI heredado en los mismos hosts.
Garantiza conectividad periódica a servicios de Microsoft 365 para renovar el token SCA.
Recuerda que SCA no sustituye a las CALs de RDS.
Si ciertos usuarios no tienen licencias por usuario, valora suscripciones por dispositivo o versiones perpetuas solo en escenarios excepcionales.

Verificación rápida

En Archivo → Cuenta, debe aparecer Activación de equipo compartido.
Registro: HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration → SharedComputerLicensing=1.

Resultado esperado: usuarios con E3 pueden usar Office en cualquier servidor RDS/Citrix configurado con SCA, sin agotar sus cinco activaciones y sin costes adicionales de Office por servidor.