¿Necesitas ver la suma al final de una columna calculada en Microsoft Lists? La opción Totales → Suma no aparece para columnas calculadas, solo para Número y Moneda. Aquí tienes una guía completa y accionable para lograr el total igualmente, usando una columna espejo y, de forma ideal, Power Automate.

Por qué no puedes sumar una columna calculada en Microsoft Lists

En Microsoft Lists (SharePoint), las columnas calculadas se evalúan por elemento y su tipo es “derivado”. La función de Totales que ves en la parte inferior de las vistas solo admite campos Número y Moneda porque el motor de agregación necesita datos numéricos “nativos”. Por ello, aunque tu columna calculada muestre un número, la interfaz no habilita Suma para ese tipo de columna.

Mensaje clave: no existe un interruptor oculto para “activar totales” en columnas calculadas. Debes persistir el resultado en un campo numérico real.

Conclusión rápida

• No es posible mostrar Totales/Suma directamente sobre una columna calculada en Microsoft Lists.
• Los Totales están disponibles para columnas de tipo Número (y Moneda).
• Solución recomendada: “espejar” el cálculo en una columna Número y activar Totales → Suma sobre esa columna.

Soluciones paso a paso

Opción recomendada: Espejar el cálculo en una columna Número con Power Automate

Ideal si quieres que la suma esté siempre actualizada y visible en la vista sin acciones manuales.

Preparación en Microsoft Lists

1. Crea una columna de tipo Número (por ejemplo, TotalNum). Define el número de decimales según tu caso (p. ej., 2 para importes).
2. Deja tu columna calculada como está (p. ej., TotalCalc con fórmula =[Cantidad]*[Precio]), o si prefieres, incluso podrías dejar de usarla y trasladar la lógica al flujo.

Flujo en Power Automate

1. Disparador: “When an item is created or modified” de SharePoint. Configura sitio y lista.
2. Acción (opcional pero recomendable): “Get changes for an item or a file (properties only)”. Sirve para detectar si cambiaron los campos que afectan el cálculo (p. ej., Cantidad, Precio) y así evitar ejecuciones innecesarias.
3. Condición: continúa solo si cambió Cantidad o Precio, o si TotalNum está vacío. En la interfaz puedes usar los tokens Has Column Changed: Cantidad y Has Column Changed: Precio.
4. Cálculo: agrega una acción “Compose” (o calcula directamente en el campo de actualización) para replicar tu fórmula. Por ejemplo, si tu columna calculada es =[Cantidad]*[Precio], en Power Automate puedes usar esta expresión robusta: @{mul(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Cantidad']), 0), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Precio']), 0))}
5. Redondeo y formato (opcional, recomendado para moneda): @{float(formatNumber(mul(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Cantidad']), 0), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Precio']), 0)), '0.00'))} Esto deja el valor con 2 decimales y como número real, listo para almacenarse en TotalNum.
6. Actualizar el elemento: usa la acción “Update item” y asigna a TotalNum el resultado del cálculo. Asegúrate de mapear el ID y los campos obligatorios (como Title si aplica).
7. Evitar bucles: el flujo se gatilla también al actualizar TotalNum. Evita el bucle de estas formas:
   • Actualiza solo si el nuevo valor difiere del almacenado. Puedes comparar el TotalNum actual con el cálculo. Si son iguales, no ejecutes “Update item”.
   • Usa la acción “Get changes…” y limita la ejecución a cambios en Cantidad/Precio.
8. Guardar y probar con algunos elementos.

Activar Totales en la vista

1. En la vista de la lista, abre el menú de Configuración de columna de TotalNum.
2. Selecciona Totales → Suma.
3. El total aparecerá en el pie de la columna y respetará los filtros de la vista.

Ventajas: total siempre al día, sin intervención manual, se ve en la vista.
Inconvenientes: requiere crear y mantener un flujo (un paso extra).

Opción sin automatización: ingreso manual en una columna Número

Si no puedes usar Power Automate (o es algo temporal), puedes rellenar manualmente una columna Número con el mismo valor que arrojaría tu columna calculada.

• Crea la columna Número (p. ej., TotalNum).
• Cuando cambien los datos de origen, copia el valor de la calculada al campo numérico.
• Activa Totales → Suma en TotalNum.

Ojo: este método es propenso a errores y exige disciplina. Úsalo solo como solución provisional.

Opción fuera de Lists: totales en Excel o Power BI

• Excel: exporta la lista, crea una Tabla y usa Autosuma o una Tabla Dinámica con agregación Suma. Puedes volver a actualizar los datos cuando lo necesites.
• Power BI: conéctate a la lista (origen SharePoint), crea medidas y visuales para sumar y segmentar por filtros.

Tabla comparativa de enfoques

Opción	Qué hace	Cuándo usarla	Ventajas	Inconvenientes
Espejo con Power Automate	Persistir el cálculo en un campo Número	Listas activas con cambios frecuentes	Preciso, automático, visible en la vista	Requiere flujo y un poco de mantenimiento
Ingreso manual	Copiar a mano el cálculo a un Número	Casos puntuales o temporales	No requiere automatización	Propenso a errores, tedioso
Excel / Power BI	Sumar fuera de Lists	Reportes, análisis y dashboards	Flexibilidad analítica	No se ve el total dentro de la lista

Notas útiles y mejores prácticas

• Filtros de vista: los Totales se calculan por vista. Si filtras, la suma refleja solo los elementos filtrados.
• Conversión de tipos: si tus columnas origen son Texto o Fecha, convierte a número en el flujo con float() o maneja nulos con coalesce() para evitar errores.
• Exactitud monetaria: usa formato y redondeo coherentes (p. ej., 2 decimales). La expresión con formatNumber(..., '0.00') y luego float() funciona bien.
• Evitar bucles: compara el valor que calcularás con el que ya está en TotalNum. Si son iguales, no actualices.
• Rendimiento: en listas muy grandes, los totales se calculan, pero el rendimiento dependerá de la vista y del número de elementos. Procura filtrar y paginar de forma adecuada.
• Permisos: necesitas permiso para crear columnas y para guardar cambios en la lista. Para el flujo, permisos de acceso a la lista y permisos para crear flujos.
• Licencia: los conectores de SharePoint y Power Automate incluidos en Microsoft 365 suelen ser suficientes para este caso estándar dentro del tenant.

Guía de implementación del flujo con expresiones listas para pegar

Supongamos que tu fórmula calculada es =[Cantidad]*[Precio] y quieres persistirla en TotalNum con dos decimales.

Expresión base (sin redondeo)

@{mul(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Cantidad']), 0), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Precio']), 0))}

Expresión con redondeo a 2 decimales

@{float(formatNumber(mul(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Cantidad']), 0), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Precio']), 0)), '0.00'))}

Evitar actualización si el valor no cambia

En una Condition, compara el valor calculado con triggerOutputs()?['body/TotalNum'] y actualiza solo si difieren. Un patrón típico:

@{not(equals(float(formatNumber(mul(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Cantidad']), 0), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Precio']), 0)), '0.00')), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/TotalNum']), 0)))}

Sumar más campos o aplicar descuentos/impuestos

Si tu calculada original es más compleja (descuentos, impuestos, múltiples componentes), tradúcela a expresiones. Ejemplos:

• Subtotal: @{mul(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Cantidad']),0), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/PrecioUnit']),0))}
• Descuento%: @{mul(outputs('Subtotal'), sub(1, div(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/DescuentoPct']),0), 100)))}
• Impuesto%: @{mul(outputs('Neto'), add(1, div(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/ImpuestoPct']),0), 100)))}

Recuerda usar acciones “Compose” intermedias con nombres claros (Subtotal, Neto, etc.) para mantener el flujo legible y fácil de mantener.

Preguntas frecuentes

¿Puedo sumar una columna calculada si el resultado está configurado como Número?

No. Aunque definas que la calculada “devuelve número”, la opción de Totales en la vista no habilita Suma para ese tipo de columna. Debes guardar el valor en una columna Número real.

¿Puedo lograrlo con formato JSON de columna o vista?

No. El column/view formatting te permite cambiar apariencia y reglas visuales por fila o grupo, pero no puede calcular un total de todas las filas al pie para columnas calculadas.

¿Y si agrupo la vista?

Las agregaciones por grupo funcionan con columnas numéricas nativas. En general, las columnas calculadas no ofrecen suma ni en el pie global ni en los grupos. Persistir el resultado en Número es la vía confiable.

¿Necesito mantener la columna calculada original?

No necesariamente. Puedes trasladar la lógica al flujo y escribir solo en TotalNum. Sin embargo, mantenerla puede ayudarte como referencia o para validaciones visuales.

¿Cómo manejo valores nulos o vacíos?

Usa coalesce() para reemplazar nulos con 0. Ejemplo: coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Precio']), 0). Evitarás fallos en el cálculo.

¿Qué pasa con el redondeo y la precisión?

Para contabilidad, fija decimales y aplica formatNumber(..., '0.00') seguido de float() antes de guardar. Así la suma en la vista coincidirá con tus reportes.

Checklist de implementación

• Crear TotalNum (tipo Número, decimales adecuados).
• Construir flujo con disparador “item created or modified”.
• (Opcional) Añadir “Get changes…” y condición para ejecutar solo cuando cambian campos relevantes.
• Replicar fórmula con mul(), add(), sub(), div(), coalesce() y formatNumber().
• Actualizar el elemento solo si el nuevo valor difiere de TotalNum.
• Activar Totales → Suma en TotalNum.
• Probar con varios casos (valores nulos, decimales, descuentos).

Ejemplo completo de escenario

Lista “Pedidos” con columnas:

• Cantidad (Número, sin decimales)
• Precio (Moneda, 2 decimales)
• DescuentoPct (Número, entero)
• ImpuestoPct (Número, entero)
• TotalNum (Número, 2 decimales)

Fórmula del flujo:

1. Subtotal = mul(coalesce(float(Cantidad),0), coalesce(float(Precio),0))
2. Neto = mul(outputs('Subtotal'), sub(1, div(coalesce(float(DescuentoPct),0), 100)))
3. Total = float(formatNumber(mul(outputs('Neto'), add(1, div(coalesce(float(ImpuestoPct),0), 100))), '0.00'))
4. Actualizar TotalNum con Total si difiere del valor actual.

Resultado: el pie de la columna TotalNum mostrará la Suma de todos los pedidos (aplicando filtros de vista si los hay).

Solución express sin Power Automate

Si necesitas resolverlo hoy mismo y no puedes crear flujos:

1. Crea TotalNum (Número).
2. Copia los valores de la calculada a TotalNum manualmente.
3. Activa Totales → Suma en TotalNum.

Es una solución de compromiso; cambies lo que cambies, tendrás que mantenerla a mano.

Consejos de mantenimiento

• Nombres claros: usa nombres de acciones como “Calcular Total”, “Actualizar TotalNum”.
• Variables intermedias: separa la lógica en Compose para depurar y reutilizar.
• Control de versiones: documenta los cambios de fórmula en la descripción de la columna y en el flujo.
• Pruebas: crea casos con 0, negativos (si aplica), altos decimales y nulos.
• Seguridad: limita quién puede editar el flujo y quién puede cambiar la fórmula.

Resumen

No se puede sumar una columna calculada directamente en Microsoft Lists. Para obtener la suma en el pie de la vista, debes guardar el resultado del cálculo en una columna de tipo Número (idealmente con Power Automate para mantenerlo sincronizado) y activar Totales → Suma en esa columna. Si no puedes automatizar, copia los valores manualmente o realiza los totales en Excel/Power BI.

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Plantillas listas para reutilizar

Expresión robusta “Cantidad × Precio”

@{float(formatNumber(mul(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Cantidad']), 0), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Precio']), 0)), '0.00'))}

Condición: actualizar solo cuando cambia algo relevante

En la condición usa los tokens “Has Column Changed: Cantidad” o “Has Column Changed: Precio”. Lógica: Si cualquiera cambió o TotalNum está vacío, entonces actualizar.

Comprobación de no-cambio

@{not(equals(float(formatNumber(mul(coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Cantidad']), 0), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/Precio']), 0)), '0.00')), coalesce(float(triggerOutputs()?['body/TotalNum']), 0)))}

Errores comunes y cómo evitarlos

• Tipo inválido: intentar escribir una cadena formateada (“1.234,56”) en una columna Número. Solución: aplica float() tras formatNumber().
• Bucles de flujo: se actualiza TotalNum y el flujo vuelve a disparar. Solución: condición de no-cambio o “Get changes…”.
• Decimales inconsistentes: ver totales distintos a reportes contables. Solución: fija decimales y sé consistente con formatNumber(..., '0.00').
• Valores nulos: cálculos que fallan por campos vacíos. Solución: coalesce() a 0.

Caso especial: columnas de moneda

Si tu total es monetario, plantéate que TotalNum sea de tipo Moneda con 2 decimales, y al mostrar totales el pie heredará el formato de moneda. La lógica del flujo no cambia, salvo que quizá quieras manejar símbolos y localización en vistas o reportes externos.

Ventanas de mantenimiento y auditoría

Para entornos con cumplimiento, añade una columna Sí/No (p. ej., ActualizadoPorFlujo) que marques cuando el flujo escriba en TotalNum. Te servirá para auditar y crear vistas filtradas de “pendientes” si algún elemento falló.

Cierre

Con este patrón (columna espejo + Power Automate) logras lo mejor de ambos mundos: los usuarios visualizan la suma al pie directamente en Microsoft Lists y tú controlas la lógica de negocio con expresiones claras y mantenibles.