¿Quieres que los usuarios puedan comentar, firmar o editar un PDF almacenado en SharePoint u OneDrive sin tener que descargarlo? Te mostramos cómo generar el enlace más eficaz y qué limitaciones debes tener en cuenta en la integración Adobe Acrobat–Microsoft 365.
Resumen del escenario y desafío
Un administrador o power user de Microsoft 365 se enfrenta al reto de compartir archivos PDF de una biblioteca de SharePoint Online o de una carpeta de OneDrive de forma que, al hacer clic, el documento se abra directamente en la interfaz web de Adobe Acrobat (Adobe Document Cloud). El objetivo es que los destinatarios puedan:
- Insertar comentarios con sticky notes y highlights.
- Solicitar y aplicar firmas digitales mediante Acrobat Sign u otras opciones de firma.
- Realizar pequeñas ediciones —por ejemplo, reordenar páginas o rellenar formularios— sin descargar el fichero.
El problema es que los enlaces que genera SharePoint de forma predeterminada desencadenan uno de estos comportamientos no deseados:
- Descarga local del PDF (navegadores como Chrome y Edge muestran la barra de descarga).
- Apertura en el visor incorporado de SharePoint Online u Office Online, que carece de las herramientas avanzadas de Adobe Acrobat.
- Apertura de la biblioteca o carpeta contenedora, obligando al usuario a localizar de nuevo el archivo.
Los equipos de TI buscan una solución “one‑click”, pero hasta la fecha (agosto 2025) Adobe y Microsoft no exponen un parámetro oficial de URL que fuerce la carga inmediata del visor de Adobe Acrobat.
Cómo funciona la integración nativa Adobe–SharePoint
Desde 2020, Adobe ofrece un Add‑in gratuito para SharePoint y OneDrive que conecta estas plataformas con Adobe Document Cloud. Cuando se instala, añade las acciones Abrir en Adobe Acrobat y Convertir a PDF al menú contextual de SharePoint. El flujo estándar es el siguiente:
- Invocación: El usuario hace clic derecho en un PDF y selecciona Abrir en Adobe Acrobat, o bien visualiza la preview nativa y pulsa el mismo botón desde allí.
- Autenticación: Si es la primera vez, se abre una pestaña para iniciar sesión con Adobe ID o Enterprise ID. A partir de entonces se almacena un token SSO en el navegador.
- Securización: El Add‑in (basado en Azure AD) solicita permisos limitados (“Sites.Read.All” y “Sites.ReadWrite.All”) para actuar en nombre del usuario, garantizando que el archivo no abandona el entorno de Microsoft 365.
- Redirección: Tras validar los scopes, el Add‑in genera una URL firmada (SAS) hacia Adobe Document Cloud, donde el PDF se muestra con la misma ruta de SharePoint como origen de datos.
Este diseño explica por qué un enlace estático no puede saltarse la preview: la aplicación debe verificar permisos y firmar la URL en tiempo real. Cualquier parámetro de force‑open rompería la seguridad.
Métodos de enlace disponibles y su comportamiento
Enlace directo a la ruta del archivo con ?web=1
Se trata de la técnica más sencilla:
- Abre el panel Details del PDF y copia el valor de Path.
- Agrega
?web=1al final de la URL. - Al acceder, SharePoint muestra su propio visor. El usuario dispone del botón Abrir ▸ Abrir en Adobe Acrobat en la barra superior. Con un clic adicional, se traslada al entorno de Adobe.
Pros: No descarga el archivo, mantiene el control de versiones y hereda permisos.
Contras: Añade un clic extra y depende de que el Add‑in esté instalado para cada organización inquilina (tenant).
Enlace Doc.aspx?sourcedoc={GUID}
Generado al seleccionar Copy link dentro de la interfaz de Sharing clásica. Incluye el GUID del documento (sourcedoc) y, opcionalmente, el parámetro file con el nombre real. Su función principal es preservar la navegación moderna de SharePoint. No obstante:
- Si el tipo de archivo es PDF, lo abre en el visor nativo, no en Adobe.
- Si el vínculo se navega en modo anónimo o sin Add‑in, tiende a mostrar la carpeta contenedora.
- Cualquier intento de añadir parámetros —por ejemplo,
&openIn=adobe— es ignorado por el servidor.
Enlace de OneDrive for Business con tipo sharing
OneDrive genera URLs largas (ODSP) que incluyen el identificador :u:/g/personal/. El comportamiento es similar: ?web=1 obliga a la visualización, mientras que sin el parámetro se descarga. Tampoco existe flag para Adobe.
Visor incrustado Embed
Para sitios públicos, el visor incrustado ofrece un iframe con la previsualización de Office Online. Sin embargo, Adobe no permite re‑empaquetar su visor dentro de un iframe externo por motivos de protección de contenido.
Paso a paso para generar un enlace optimizado
- Navega a la biblioteca de SharePoint (o a tu OneDrive para la empresa).
- Selecciona el PDF ➔ Menú elipsis ➔ Detalles.
- En la tarjeta Ruta de acceso, copia la dirección completa.
- Pega la dirección en un bloc de notas y añade
?web=1. - Comparte esa URL con tu audiencia: correo, Teams, Viva Engage o cualquier página Modern.
- Asegúrate de que los destinatarios tengan:
- Permiso de Lectura o superior en la biblioteca.
- Extensión o Add‑in de Adobe Acrobat para Microsoft 365 habilitado en su tenant.
- Licencia de Adobe Acrobat Standard, Pro o Enterprise (no es suficiente Adobe Reader en modo gratis).
- Guía a los usuarios para que, en la vista previa, hagan clic en Abrir en Adobe Acrobat. La primera vez se autenticará; las siguientes serán instantáneas.
Buenas prácticas operativas
| Aspecto | Recomendación |
|---|---|
| Experiencia fluida | Incluye en la comunicación un vídeo o GIF corto mostrando el clic en Abrir en Adobe Acrobat. Disminuye las dudas de los usuarios finales. |
| Permisos | Usa grupos de seguridad o Microsoft 365 Groups en lugar de compartir a “Todos con el vínculo”. Así evitas exponer el PDF de forma anónima y sigues el principio de mínimo privilegio. |
| Versionado | Mantén la configuración de control de versiones activada (mayor o igual a 10 versiones principales). Así conservarás la trazabilidad de los comentarios y firmas. |
| Automatización | Si necesitas un flujo 100 % sin clics, plantéate un desarrollo personalizado con Microsoft Graph para crear un token SAS dinámico e incrustar la vista de Adobe en un Web Part de Single Page App. Requiere seguridad reforzada y mantenimiento periódico. |
Soluciones complementarias para eliminar clics
Uso de Microsoft Graph y tokens SAS
Un desarrollador puede invocar /sites/{site‑id}/drive/items/{item‑id}/createLink con tipo embed y permisos organization. El enlace resultante se firma con un token de acceso corto (access_token) que, combinándolo con las bibliotecas JavaScript de Adobe DC View, permite incorporar el PDF en tu propia página web y activar la barra de herramientas de Acrobat. El inconveniente es que:
- Debe actualizarse cada vez que caduca el token (30–60 min).
- Requiere infraestructura de servidor o Azure Function que actúe como broker de autenticación.
- Necesita registrar una App de Azure AD con permisos delegados y administrados.
SPFx o SharePoint Framework
Otra aproximación es desarrollar un Web Part SPFx que consulte la Graph API y genere la URL SAS en segundo plano. El Web Part renderiza un botón que dice “Abrir en Adobe” y usa window.location.href = signedUrl;. Ventajas: experiencia de un clic, reutilizable en cualquier sitio Modern. Desventajas: requiere subida al App Catalog, aprobación de permisos y mantenimiento de versiones.
Power Automate con Adobe Acrobat Sign
Para flujos de firma, resulta más cómodo orquestar un Power Automate que:
- Detecte la carga o modificación del PDF.
- Llame al conector oficial de Acrobat Sign para colocar los campos de firma.
- Envíe la solicitud directamente al firmante, sin intervención manual.
No sustituye al escenario de visualización, pero elimina pasos humanos en entornos de alta regulación (HIPAA, GDPR, etc.).
Preguntas frecuentes
¿Necesito instalar la extensión de Adobe Acrobat en cada equipo?
No. Si usas navegadores modernos (Edge Chromium, Chrome, Firefox) bastará con la aplicación web. Sin embargo, instalar la extensión mejora la compatibilidad con descargas directas fuera de SharePoint.
¿La función Abrir en Adobe está disponible en dispositivos móviles?
En iOS y Android se abrirá preferentemente la app nativa de Adobe Acrobat, siempre que esté instalada y vinculada a la misma cuenta corporativa. De lo contrario, se usará el visor interno de OneDrive móvil.
¿Puedo forzar la apertura en el modo de comentario en lugar de edición?
No por URL. La interfaz se abre automáticamente en el modo que unifica Comentario y Edición ligera. Los permisos del usuario (solo lectura vs. edición) limitarán las acciones disponibles.
¿Los comentarios y firmas quedan almacenados en versiones separadas?
No. Todos los cambios se guardan sobre el mismo archivo, lo que simplifica la colaboración. Cada guardado crea un número de versión nuevo en SharePoint si la biblioteca tiene versionado habilitado.
¿Adobe cobra licencia adicional por el Add‑in?
El complemento es gratuito, pero se requiere una suscripción a Acrobat Standard, Pro o Enterprise para utilizar herramientas de comentario y edición avanzadas. Para firmas con Acrobat Sign se necesita el plan correspondiente.
¿Qué ocurre si comparto el PDF con invitados externos?
Los usuarios invitados deben autenticarse con una cuenta Microsoft asociada a su correo y aceptar la invitación de SharePoint. Después, el Add‑in de Adobe también les pedirá inicio de sesión o alta de Adobe ID. No se admite la vista anónima en Acrobat.
Conclusión
En la actualidad, el único método fiable para acercarse a la experiencia “clic único” es compartir la ruta completa del PDF añadiendo ?web=1. Aunque obliga al usuario a pulsar una vez el botón Abrir en Adobe Acrobat, evita descargas locales, respeta el control de versiones y mantiene los datos dentro de Microsoft 365. Si tu organización necesita un flujo verdaderamente inmediato, tendrás que invertir en desarrollos personalizados con Microsoft Graph, SPFx o Power Automate, asumiendo el coste de mantenimiento y la complejidad de la seguridad. Mientras Adobe o Microsoft no liberen un parámetro oficial, esta es la práctica recomendada para lograr la máxima productividad con el mínimo esfuerzo.