¿Quieres abrir, editar y guardar documentos de Word, Excel o PowerPoint sin pagar una suscripción? En esta guía descubrirás todas las vías 100 % legales para usar Microsoft 365 gratis en iPad, iPhone, Android, Windows, macOS y en la web, con recomendaciones prácticas para cada caso.
Por qué aparece la pantalla de “activación” en el iPad
Cuando instalas Word, Excel o PowerPoint en un iPad de más de 10,1 ″ la aplicación detecta que el dispositivo puede sustituir a un portátil. Microsoft limita gratuitamente el uso completo de las apps móviles a pantallas de 10,1 ″ o menos: iPad mini, la mayoría de tabletas Android compactas y todos los teléfonos. Si la pantalla entra en la categoría “productivity tablet” (iPad 10ª gen 10,9 ″, iPad Air 11 ″, iPad Pro 12,9 ″, Surface Go 12,4 ″, etc.), Word abre en modo de solo lectura hasta que inicies sesión con una cuenta de pago de Microsoft 365 Personal, Family, Business o Enterprise.
Resumen rápido de opciones gratuitas
| Opción gratuita | ¿Qué ofrece? | Restricciones / observaciones |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Online (web) | Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive (5 GB) desde el navegador. | Solo funciones básicas; requiere conexión a Internet. |
| Apps móviles en pantallas ≤ 10,1 ″ | Word, Excel y PowerPoint permiten crear y editar archivos. | iPad mini, teléfonos y tabletas pequeñas. |
| OneNote | Carnet digital completo y gratuito en todas las plataformas. | Sin límite de tamaño de pantalla. |
| Prueba gratuita de 1 mes | Microsoft 365 completo + 1 TB en OneDrive. | Requiere tarjeta; cancela antes de 30 días. |
| Licencia educativa (A1/A3/A5) | Apps de escritorio y móviles con correo institucional. | Válido mientras tu centro mantenga el convenio. |
Paso a paso: usar Microsoft 365 gratis según tu dispositivo
1. iPad y otras tabletas
- Pantallas ≤ 10,1 ″: descarga Word, Excel y PowerPoint desde la App Store o Google Play, inicia sesión con tu cuenta Microsoft personal (gratuita) y disfruta de edición básica sin coste.
- Pantallas > 10,1 ″: instala las apps pero actívalas solo lectura (para abrir y presentar archivos) y crea/edita con Office Online desde Safari/Chrome/Edge, o bien aprovecha la prueba de 1 mes.
2. iPhone y teléfonos Android
La pantalla siempre se considera móvil, así que las apps permiten editar gratis. Inicia sesión con tu cuenta Microsoft para sincronizar los documentos con OneDrive (5 GB).
3. Ordenadores Windows y macOS
Descarga Office desde el sitio oficial. Las versiones de escritorio arrancan en modo lectura. Para editar gratis:
- Abre el archivo en Office Online.
- Usa OneNote para Windows 10/ macOS si solo necesitas tomar notas, dibujar o capturar páginas web.
4. Chromebooks y Linux
Instala Office PWAs desde office.com (Edge/Chrome) o usa los contenedores Android si tu Chromebook es compatible: las apps respetan el límite de 10,1 ″.
5. Consolas Xbox y televisores inteligentes
Edge para Xbox permite abrir Office Online a pantalla completa con teclado y ratón inalámbricos: ideal para presentaciones esporádicas sin PC.
Cómo exprimir Office Online
Office Online es el principal salvavidas gratuito. Sigue estas recomendaciones para una experiencia fluida:
- Anclar a la pantalla de inicio: abre office.com y en Safari o Edge selecciona “Añadir a pantalla de inicio” para convertirlo en pseudo‑app.
- Trabajar sin conexión limitada: en Edge activa la función de “Office sin conexión” para caché de última sesión (solo Windows).
- Complementos: el Office Store permite añadir extensiones gratuitas (p. ej., traductor, Wikipedia, diccionarios) también en la versión web.
- Compartir: los permisos de OneDrive funcionan igual que en la versión de pago; solo cambia el espacio de 5 GB.
Prueba gratuita de un mes: trucos para no pagar
Si necesitas características premium (edición sin límites en iPad Pro, 1 TB para copias de seguridad, copilot, etc.), la prueba de Microsoft 365 Personal o Family puede resolverte un proyecto puntual:
- Activa la prueba con una tarjeta de crédito o débito virtual.
- Entra en account.microsoft.com > Suscripciones y desactiva la facturación recurrente: seguirás disfrutando del mes completo sin cobro.
- Pon un recordatorio en tu calendario tres días antes de la fecha de cargo para verificar el estado.
- Cuando expire el periodo, tu cuenta volverá automáticamente al plan gratuito de 5 GB.
Licencias educativas: consigue Office gratis todo el curso
Si tu colegio o universidad tiene convenio A1/A3/A5:
- Visita aka.ms/edu e introduce tu correo institucional.
- Recibirás instrucciones para descargar las versiones de escritorio completas (Windows + macOS) y activar hasta 5 equipos.
- La licencia expira cuando se revoca tu correo o la escuela cancela el acuerdo; ten siempre un exportado PDF de tus archivos importantes.
Por qué OneNote es gratis en todas partes
OneNote compite directamente con Google Keep, Evernote y Apple Notes. Microsoft prioriza la adopción sobre el ingreso directo, apostando por la sinergia con Surface Pen y iPad Pencil. El caderno digital sirve de puerta de entrada al ecosistema, por eso su versión completa —sin límite de pantalla— sigue siendo gratuita.
Alternativas sin suscripción
| Servicio | Plataformas | Puntos fuertes | Limitaciones |
|---|---|---|---|
| Google Docs | Web, iOS, Android, ChromeOS | Colaboración en tiempo real, traducción instantánea, 15 GB gratis. | Conversión imperfecta DOCX ↔ GDocs; menos plantillas. |
| Apple iWork | iOS, iPadOS, macOS, web (iCloud) | Pages, Numbers y Keynote se integran con iCloud; buen soporte para Apple Pencil. | Formato nativo (.pages /.numbers); conversión a DOCX puede alterar estilos. |
| OnlyOffice | Web, iOS, Android, Windows, Linux | Compatibilidad alta con DOCX; instalación local o en la nube. | Interfaz menos pulida; 2 GB gratis en cloud pública. |
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con Outlook en iPad?
Outlook para iOS y Android es totalmente gratuito y no exige suscripción, aunque algunas características premium (por ejemplo, cifrado S/MIME avanzado, avisos de pago de facturas) requieren Microsoft 365.
¿Puedo activar Office con una licencia perpetua (Office 2019/2021) y usarla en iPad?
No. Las licencias perpetuas solo sirven para las apps de escritorio en Windows y macOS. Las apps móviles se basan en el modelo de servicio de Microsoft 365.
¿Se puede compartir una suscripción familiar para activar mi iPad Pro?
Sí. Microsoft 365 Family permite hasta 6 usuarios, cada uno con 1 TB en OneDrive y activación en 5 PC/Mac + 5 móviles/tablets. Pide al administrador principal que te envíe invitación por correo.
¿Cómo verifico el tamaño de pantalla real de mi tableta?
Busca la especificación “diagonal” en pulgadas en la web oficial del fabricante o en el embalaje; Microsoft redondea a la décima (10,1 ″ es el límite). El tamaño se mide “en diagonal” sin incluir marcos.
Buenas prácticas finales para mantenerte gratis
- Usa el combo OneNote + Office Online: cubre la mayoría de necesidades académicas y personales.
- Sincroniza con servicios adicionales: integra OneDrive con la app Archivos en iOS para gestionar documentos fuera de las apps de Office.
- Guarda localmente los archivos críticos: recuerda que los 5 GB de OneDrive se llenan rápido; exporta a PDF o copia a servicios alternativos.
- Revisa la política anualmente: Microsoft ajusta los límites (por ejemplo, pasó de 10,1 ″ a 10,2 ″ en dispositivos concretos), así que mantente informado.
Conclusión
No necesitas pagar una suscripción para resolver la mayoría de tareas cotidianas con Word, Excel o PowerPoint. Aprovecha Office Online, las apps móviles gratuitas en pantallas pequeñas, OneNote universal y, cuando sea imprescindible, la prueba de un mes o las licencias educativas. Con estas estrategias tendrás la flexibilidad de Microsoft 365 sin afectar tu bolsillo y mantendrás la compatibilidad nativa con los formatos de documento más extendidos.