¿No encuentras Content Search en el portal de Microsoft Purview y necesitas localizar correos con más de 90 días de antigüedad? Tranquilo: la herramienta sigue existiendo. Su ubicación en la interfaz cambió y su visibilidad depende de los permisos de cumplimiento asignados a tu cuenta.
Respuesta directa
Sí, Content Search sigue disponible en Microsoft Purview. La forma más rápida de abrirla es desde la barra de búsqueda del portal de cumplimiento. Si no la ves, casi siempre se debe a permisos insuficientes (por ejemplo, falta del rol Content Search o Export) o a que estás accediendo desde el centro de administración equivocado.
Cómo acceder sin perder tiempo
- Entra al portal de cumplimiento de Microsoft Purview.
- En la parte superior, usa la barra de búsqueda e introduce “Content search”.
- Haz clic en el resultado para abrir la herramienta.
Dependiendo de la organización y de las funcionalidades visibles en tu inquilino, también puedes llegar por rutas alternativas:
- Soluciones → Content search
- Soluciones → eDiscovery (algunas vistas incluyen un acceso a Content Search desde aquí)
Importante: eDiscovery no es lo mismo que Content Search. eDiscovery está orientado a investigaciones formales y gestión por casos; para búsquedas y exportaciones ad‑hoc, utiliza Content Search.
Permisos necesarios en Purview
Ver la herramienta y usarla depende de tus roles de cumplimiento. Lo más habitual es:
- Pertenecer al grupo eDiscovery Manager.
- O bien, tener asignados explícitamente los roles Content Search y Export.
Ser Global Administrator no te otorga automáticamente permisos de cumplimiento. En la mayoría de organizaciones hay que asignar los roles de Compliance por separado (por ejemplo, agregarte como eDiscovery Manager o delegar los roles concretos). Algunas organizaciones reportan que añadir Compliance Administrator/Manager recupera la capacidad de exportar; sin embargo, lo determinante es que la cuenta disponga del rol de Export.
| Acción | Rol mínimo recomendado | Dónde se asigna | Notas |
|---|---|---|---|
| Abrir Content Search | Content Search o eDiscovery Manager | Permisos de Microsoft Purview | Sin el rol, la opción puede no aparecer en la interfaz. |
| Crear y ejecutar búsquedas | Content Search | Permisos de Microsoft Purview | Permite definir ubicaciones, condiciones y lanzar búsquedas. |
| Exportar resultados | Export | Permisos de Microsoft Purview | Sin este rol, el botón de exportar aparecerá deshabilitado o invisble. |
| Gestionar casos de eDiscovery | eDiscovery Manager | Permisos de Microsoft Purview | Para investigaciones formales, retenciones y administración por casos. |
Creación guiada de una búsqueda
- Abre Content search y elige New search.
- Define un nombre y una descripción claros (piensa en algo que otros administradores puedan entender dentro de unos meses).
- Selecciona las ubicaciones a consultar:
- Exchange para correo y calendarios.
- SharePoint para sitios y bibliotecas.
- OneDrive para unidades personales.
- Teams para chats y mensajes en canales (a través de los buzones y sitios subyacentes).
- Configura palabras clave y condiciones (rango de fechas, remitentes, asunto, adjuntos, etc.).
- Ejecuta la búsqueda y revisa el recuento de elementos y el preview que permite comprobar relevancia.
- Si necesitas un .PST u otros formatos, haz clic en Export (requiere el rol correspondiente).
Más allá de noventa días
La limitación de 90 días se asocia a búsquedas “rápidas” en cliente (por ejemplo, en Outlook u OWA) o a determinadas directivas de retención en vistas de usuario. Content Search consulta el contenido donde resida: si el mensaje o archivo sigue existiendo —y no ha sido expurgado por las políticas de retención o eliminación—, puede recuperarse aunque tenga una antigüedad muy superior a noventa días.
Rutas de navegación frecuentes
| Portal | Ruta | Cuándo aparece | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Purview | Barra de búsqueda → “Content search” | Casi siempre | La forma más rápida y estable, independiente de cambios de menú. |
| Purview | Soluciones → Content search | Depende de la vista | La sección Soluciones puede variar según la habilitación por tenant. |
| Purview | Soluciones → eDiscovery → Acceso a Content Search | Variable | Recuerda: eDiscovery y Content Search son herramientas distintas. |
Consultas y filtros eficaces
Puedes construir la consulta con el asistente de condiciones (recomendado para evitar errores de sintaxis) o con palabras clave. Algunas ideas útiles:
| Necesidad | Filtro o condición sugerida | Comentario |
|---|---|---|
| Correos anteriores a una fecha | Condición de fecha en Received o Sent con límite inferior/superior | Úsalo para cubrir periodos > 90 días. |
| Remitente concreto | from:usuario@dominio.com | También puedes usar el selector de personas en condiciones. |
| Asunto con palabras clave | subject:"factura 2024" | Las comillas fuerzan coincidencia exacta de la frase. |
| Con adjuntos | hasattachment:true | Útil para limitar resultados ruidosos. |
| Tipo de contenido | kind:email, kind:document, etc. | Restringe a correo, documentos u otros tipos compatibles. |
| Combinaciones | (from:proveedor@dominio.com) AND hasattachment:true | Combina varias condiciones para una búsqueda precisa. |
Si prefieres el generador visual, añade condiciones de Fecha, De, Palabras clave y Adjuntos desde la interfaz. El resultado final es equivalente a escribir una consulta, pero con menos margen de error.
Exportación de resultados
Con el rol Export activado, verás el botón Export al revisar la búsqueda. Desde ahí podrás:
- Elegir formato de exportación adecuado (por ejemplo, PST para correo).
- Incluir o no elementos no indexados en un paquete separado.
- Descargar un paquete que agrupa los elementos por ubicación u otros criterios.
Consejo: antes de exportar, realiza un muestreo con Preview para validar relevancia y disminuir el volumen de datos, especialmente si el conjunto supera varios gigabytes.
Diferencias clave frente a eDiscovery
| Aspecto | Content Search | eDiscovery |
|---|---|---|
| Enfoque | Búsquedas y exportaciones ad‑hoc | Investigaciones formales y por casos |
| Gestión | Sin gestión de casos | Con casos, custodios y flujo de trabajo |
| Retenciones | No crea retenciones | Puede aplicar retenciones sobre custodios |
| Escenario típico | Exportar un conjunto puntual | Descubrimiento legal con cadena de custodia |
Diagnóstico rápido
Si no encuentras la herramienta o no puedes exportar, repasa esta lista:
- [ ] ¿Estás en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview y no en el centro de administración general?
- [ ] ¿Probaste a buscar “Content search” en la barra del portal?
- [ ] ¿Tu cuenta pertenece a eDiscovery Manager o tiene los roles Content Search/Export?
- [ ] Si necesitas exportar, ¿tienes realmente el rol Export?
- [ ] ¿Cerraste sesión e iniciaste de nuevo tras asignarte los roles? La propagación puede tardar unos minutos.
Situaciones frecuentes y cómo resolverlas
- No aparece Content Search: faltan roles o estás en el portal equivocado.
- No puedo exportar: revisa que tengas el rol Export; algunas organizaciones usan Compliance Administrator/Manager para delegar permisos, pero lo esencial es Export.
- Resultados incompletos: verifica ubicaciones incluidas y condiciones (fecha, palabras clave). Considera incluir elementos no indexados en la exportación.
- Volumen excesivo: divide por intervalos temporales o por remitentes para acelerar la ejecución y facilitar la validación.
Buenas prácticas operativas
- Nombrado coherente: utiliza prefijos como
CS-YYYYMM-Área-Propósitopara facilitar auditoría y seguimiento. - Validación por muestreo: abre Preview antes de exportar para evitar paquetes innecesariamente grandes.
- Búsquedas iterativas: empieza amplio y ve afinando con filtros por fecha, remitente o palabras clave.
- Separación por lotes: en exportaciones grandes, divide por periodos o ubicaciones para aislar errores y repetir solo la parte fallida.
- Retención y cumplimiento: confirma con tu equipo de cumplimiento si existen políticas activas que afecten al periodo analizado.
Preguntas frecuentes
¿Sigue existiendo Content Search?
Sí. La herramienta permanece activa en Purview; su visibilidad depende de tus permisos y de cómo esté organizada la barra lateral del portal.
¿Dónde está exactamente?
La forma más fiable es buscarla con la barra superior del portal de cumplimiento. También puede aparecer en Soluciones.
¿Qué permisos necesito para usarla?
Como mínimo, Content Search para crear y ejecutar búsquedas y Export para descargar resultados. Pertenecer a eDiscovery Manager suele cubrir estos escenarios, pero confirma los roles incluidos.
¿Puedo buscar más allá de noventa días?
Sí. Content Search no está limitada a noventa días; explora el contenido existente según las políticas de retención aplicables.
¿Sirve para Teams y OneDrive?
Sí, siempre que selecciones esas ubicaciones en la configuración de la búsqueda.
¿eDiscovery es lo mismo?
No. eDiscovery está diseñado para investigaciones formales, con casos y retenciones. Para búsquedas puntuales y exportación rápida, utiliza Content Search.
Flujo recomendado para casos urgentes
- Confirma que estás en el portal correcto y que tienes los roles necesarios.
- Abre Content Search desde la barra de búsqueda del portal.
- Define ubicaciones y condiciones mínimas (por ejemplo, remitente y rango de fechas amplios).
- Valida resultados con Preview y ajusta palabras clave si hace falta.
- Exporta en PST u otro formato únicamente cuando estés conforme con la precisión.
Resumen ejecutivo
Content Search sigue vigente en Microsoft Purview. Si no lo encuentras, busca por su nombre en el portal de cumplimiento y verifica roles de Content Search y Export. Para correos con más de 90 días, la herramienta puede consultarlos siempre que el contenido exista y no haya sido eliminado por políticas. Si necesitas exportar, asegúrate de contar con el rol específico y vuelve a iniciar sesión tras cualquier cambio de permisos. Con estos pasos, podrás ejecutar búsquedas precisas y obtener resultados en el formato que necesitas.
Checklist final
- [ ] Estoy en el portal de Microsoft Purview (cumplimiento).
- [ ] He buscado “Content search” en la barra del portal.
- [ ] Tengo eDiscovery Manager o los roles Content Search/Export.
- [ ] Para exportar, tengo Export habilitado.
- [ ] He cerrado sesión y vuelto a entrar tras cambios de rol.
Con esto deberías poder volver a encontrar y utilizar Content Search para búsquedas de correo más allá de 90 días y, si corresponde, exportar los resultados.