¿Tus atajos de “Copiar formato” y “Pegar formato” dejaron de responder en Word, PowerPoint u Outlook? No estás solo. En compilaciones recientes de Microsoft 365, las asignaciones por defecto cambiaron y, además, otras apps como Zoom pueden entrar en conflicto. Aquí tienes el porqué y, sobre todo, cómo volver a la productividad en minutos.
Lo que está ocurriendo y por qué
Durante años, los profesionales han usado Ctrl+Shift+C para copiar formato y Ctrl+Shift+V para pegar formato en Word, PowerPoint y Outlook. Sin embargo, en instalaciones recientes de Microsoft 365 se observan tres factores que explican por qué “de pronto” dejaron de funcionar:
- Reasignación por defecto: en varias compilaciones, las funciones CopyFormat y PasteFormat aparecen vinculadas a
Ctrl+Alt+CyCtrl+Alt+Vrespectivamente, desplazando a los atajos clásicos. - Conflictos de teclado: en muchos teclados internacionales,
Ctrl+Altequivale a AltGr. Por ejemplo,Ctrl+Alt+Cpuede escribir©en vez de activar el pincel de formato, lo que sabotea el flujo de trabajo. - Otras aplicaciones capturan atajos: herramientas como Zoom, grabadores de pantalla o utilidades de recorte pueden “secuestrar” combinaciones como
Ctrl+Shift+C, impidiendo que Office las reciba.
Para completar el contexto, en algunos entornos corporativos las directivas o paquetes de actualización restablecen archivos de usuario (como la plantilla Normal.dotm de Word), deshaciendo personalizaciones de teclado después de cada actualización.
| Aplicación | Comportamiento más reportado | Estado de los atajos | Notas |
|---|---|---|---|
| Word | Reasignación a Ctrl+Alt+C/Ctrl+Alt+V | Personalizable desde el propio Word | La solución duradera se basa en Normal.dotm y plantillas globales |
| PowerPoint | Conflictos con apps de terceros | Sin cuadro completo de reasignación nativo | Solución por conflicto y, si se requiere, remapeo a nivel de sistema |
| Outlook | Comportamiento similar a Word al editar contenido | Sin cuadro completo de reasignación nativo | Mitigar conflictos y considerar remapeo si es imprescindible |
| Excel | Generalmente sin cambios | Atajos clásicos no suelen verse afectados | El pincel de formato con clic funciona como siempre |
Restaurar los atajos en Word
En Word puedes devolver los atajos clásicos a su lugar con una configuración única por usuario. Sigue estos pasos:
- Abre Archivo > Opciones > Personalizar cinta y pulsa el botón Métodos abreviados de teclado: Personalizar.
- En Categorías, elige All Commands (o Todas las órdenes, según idioma).
- En Comandos, selecciona CopyFormat (CopiarFormato según idioma). En el cuadro Presione nueva tecla de método abreviado, pulsa
Ctrl+Shift+Cy luego Asignar. - A continuación, selecciona PasteFormat (PegarFormato) y pulsa
Ctrl+Shift+V. Observa la línea Asignado actualmente a. Si aparece PasteTextOnly (PegarSoloTexto), al asignar moverás ese atajo desde Pegar solo texto a Pegar formato. Confirma con Asignar. - Opcional: vuelve a PasteTextOnly para darle un atajo alternativo que te convenga (por ejemplo,
Ctrl+Shift+To el que prefieras que no choque con otros). - Cierra los cuadros de diálogo. Al salir de Word, si se te solicita, guarda los cambios en Normal.dotm.
Resultado inmediato: recuperarás Ctrl+Shift+C y Ctrl+Shift+V para Copiar formato y Pegar formato en Word. Esta personalización se conserva en tu plantilla de usuario.
Consejo: en la lista de comandos de Word, los nombres aparecen a menudo en inglés aunque la interfaz esté en español. Busca CopyFormat, PasteFormat y PasteTextOnly. Si usas otra localización, podrían aparecer como CopiarFormato, PegarFormato y PegarSoloTexto.
Evitar conflictos con otras aplicaciones
Si tras restaurar los atajos en Word sigues teniendo problemas en Word, PowerPoint u Outlook, revisa si otra aplicación está capturando las teclas:
- Zoom: en Settings > Keyboard Shortcuts desactiva o cambia cualquier acceso que use
Ctrl+Shift+C(p. ej., funciones de clips o grabación rápida). Tras hacer el cambio, vuelve a probar en Office. - Grabadores de pantalla, utilidades de recorte y portapapeles: desactiva temporalmente sus atajos globales o ejecuta Office en modo seguro para verificar si el conflicto desaparece.
- Teclado con AltGr: si
Ctrl+Alt+Cescribe©, evita depender deCtrl+Altpara formato y prioriza restaurarCtrl+Shift+C/Ctrl+Shift+Vcomo se describe arriba.
Hacer permanentes los cambios
Para que tus atajos sobrevivan a actualizaciones o regeneraciones de perfil, aplica estas medidas:
Copia de seguridad de la plantilla de usuario
- Ubicación típica de Normal.dotm:
%APPDATA%\Microsoft\Templates\Normal.dotm. - Guárdala en un lugar seguro fuera de Templates (por ejemplo, en tu OneDrive o una carpeta local respaldada). Si una actualización la reemplaza, podrás restaurarla en segundos.
Plantilla global en la carpeta de inicio
Si quieres que los atajos se carguen en cada inicio de Word aun si se regenera Normal.dotm, crea o usa una plantilla .dotm con tus asignaciones y colócala en la carpeta Startup de Word:
- Ruta típica:
%APPDATA%\Microsoft\Word\STARTUP. - Word carga automáticamente cualquier .dotm de esa carpeta como complemento global al iniciarse.
- Ideal para distribución a un equipo: basta con entregar la plantilla y ubicarla en la carpeta STARTUP de cada usuario.
Entornos con directivas
En organizaciones corporativas o gubernamentales, es frecuente que Normal.dotm se regenere o que se impongan configuraciones por GPO. En ese caso:
- Pide a TI excluir la personalización de teclado de esa directiva, o
- Solicita que desplieguen la plantilla global a través de un mecanismo administrado (por ejemplo, al perfil de usuario o por script de inicio de sesión).
Importante: el archivo .exportedUI de Word sirve para la cinta y la Barra de acceso rápido, pero las asignaciones de teclado viven en Normal.dotm o en plantillas .dotm. Asegúrate de respaldar y distribuir la plantilla, no solo la personalización de la cinta.
Diagnóstico y comprobaciones clave
Si después de todo los atajos siguen sin funcionar, aplica este guion de diagnóstico:
| Prueba | Cómo realizarla | Qué indica |
|---|---|---|
| Modo seguro de Office | Presiona Win+R y ejecuta winword /safe, powerpnt /safe u outlook /safe. | Si en modo seguro funciona, el culpable suele ser un complemento. Deshabilítalos selectivamente hasta aislar el causante. |
| Comprobación de asignación | En Word, entra a Personalizar teclado, selecciona CopyFormat y PasteFormat y revisa Teclas actuales y Asignado actualmente a. | Confirma si la reasignación a Ctrl+Alt desplazó a Ctrl+Shift o si otro comando tomó el atajo. |
| Idioma y diseño de teclado | Prueba Ctrl+Alt+C en un campo de texto vacío. | Si aparece © u otro símbolo, tu teclado usa AltGr. Evita Ctrl+Alt para formato y vuelve a Ctrl+Shift. |
| Plantilla dañada | Con Word cerrado, renombra Normal.dotm a Normal.old y reinicia Word. | Si todo funciona con la nueva plantilla, la anterior estaba dañada o sobreescrita por algún proceso. |
Opciones para PowerPoint y Outlook
A diferencia de Word, PowerPoint y Outlook no ofrecen un cuadro tan completo para reasignar atajos de teclado. Aun así, hay varias vías:
- Eliminar conflictos: la solución más frecuente es desactivar o cambiar atajos en aplicaciones que capturan
Ctrl+Shift+C. Con eso, muchos usuarios recuperan el comportamiento en PowerPoint y Outlook. - Acceso directo al pincel de formato: en ambas apps, el botón de Pincel de formato de la cinta sigue funcionando. Recuerda que el doble clic lo “bloquea” para aplicar formato a múltiples elementos; Esc para salir.
- Remapeo de teclas a nivel de sistema: si necesitas un atajo consistente entre apps, puedes apoyarte en herramientas de remapeo en Windows (por ejemplo, AutoHotkey) si tu organización lo permite. Más abajo verás un ejemplo seguro y reversible.
Remapeo de teclas en Windows
Si tu versión de Office ha desplazado los atajos a Ctrl+Alt y prefieres no tocar cada app o sufres por AltGr, puedes crear un puente en Windows: que Ctrl+Shift envíe la combinación que Office espera. Ejemplo con AutoHotkey:
; Mapear Ctrl+Shift a las teclas nuevas de Office, solo en Word, PowerPoint y Outlook
#IfWinActive ahk_exe WINWORD.EXE
^+c::Send ^!c
^+v::Send ^!v
#IfWinActive
#IfWinActive ahk_exe POWERPNT.EXE
^+c::Send ^!c
^+v::Send ^!v
#IfWinActive
#IfWinActive ahk_exe OUTLOOK.EXE
^+c::Send ^!c
^+v::Send ^!v
#IfWinActive
Este script hace que Ctrl+Shift+C y Ctrl+Shift+V funcionen como Ctrl+Alt+C y Ctrl+Alt+V únicamente cuando la ventana activa es Word, PowerPoint u Outlook. Así evitas efectos colaterales en otras aplicaciones. Para revertirlo, basta con cerrar AutoHotkey o deshabilitar el script.
Nota de seguridad: en organizaciones con políticas estrictas, consulta con TI antes de usar utilidades de remapeo. En muchos casos, la solución preferida es distribuir una plantilla global .dotm con las asignaciones correctas en Word y resolver los conflictos de teclado en las demás aplicaciones.
Buenas prácticas para equipos y administradores
- Estandariza plantillas: mantén una .dotm global con atajos y estilos clave. Ubícala en la carpeta STARTUP de todos los usuarios o desplázala por GPO.
- Documenta los atajos críticos: incluye en el onboarding una ficha con combinaciones clave (pincel de formato, pegar como texto sin formato, etc.).
- Audita complementos: una lista corta de complementos aprobados reduce la probabilidad de conflictos de atajos y bloqueos del teclado.
- Monitorea cambios de canal: si trabajas con varios canales de Microsoft 365 (por ejemplo, mensual vs. semestral), prueba los atajos en un grupo piloto antes de desplegar a toda la organización.
Tabla de comandos implicados
| Acción | Nombre del comando en Word | Atajo recomendado | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Copiar formato | CopyFormat | Ctrl+Shift+C | Clásico, rápido y libre de conflictos de AltGr |
| Pegar formato | PasteFormat | Ctrl+Shift+V | Puede desplazar PasteTextOnly; reasigna este último a otro atajo |
| Pegar solo texto | PasteTextOnly | Personal a elección | Útil para limpiar formato sin abrir el portapapeles avanzado |
Preguntas frecuentes
¿Es un error o un cambio de diseño?
En la mayoría de casos es un cambio en las asignaciones predeterminadas o un conflicto con software de terceros. La solución de Word mediante Personalizar teclado lo corrige de inmediato.
¿Afecta a todas las aplicaciones de Office por igual?
No. Word permite reasignar atajos de forma granular. PowerPoint y Outlook carecen del mismo cuadro completo de reasignación, por lo que la estrategia pasa por eliminar conflictos y, si hace falta, remapear a nivel de sistema.
¿Excel está afectado?
En la mayoría de reportes, Excel no presenta el problema. El pincel de formato sigue accesible desde la cinta y sus combinaciones habituales no suelen estar en conflicto.
¿Por qué Ctrl+Alt me escribe símbolos?
Porque en muchos teclados Ctrl+Alt equivale a AltGr. Es normal que Ctrl+Alt+C produzca ©. Por eso recomendamos recuperar Ctrl+Shift para estas funciones.
¿Puedo exportar mis atajos para aplicarlos en otro equipo?
Sí, pero no con el archivo .exportedUI. Copia Normal.dotm o crea una plantilla .dotm con los atajos y colócala en %APPDATA%\Microsoft\Word\STARTUP del otro equipo.
¿Qué pasa si tras cada actualización se pierden los atajos?
En entornos administrados, es probable que una directiva regenere Normal.dotm. Coordina con TI para excluir esa personalización o desplegar una plantilla global con los atajos.
¿Funciona también en Mac?
En macOS, los atajos suelen ser Cmd+Shift+C y Cmd+Shift+V. El fenómeno descrito afecta principalmente a instalaciones de Microsoft 365 en Windows.
Resumen accionable
- En Word: reasigna CopyFormat/PasteFormat a
Ctrl+Shift+C/Ctrl+Shift+V, y recoloca PasteTextOnly si hace falta. - Evita conflictos: desactiva atajos solapados en Zoom u otras apps que capturan
Ctrl+Shift+C. - Hazlo persistente: respalda Normal.dotm y considera una .dotm global en la carpeta STARTUP.
- Diagnostica: prueba el modo seguro y revisa complementos, idioma y diseño de teclado.
- Plan B: usa un remapeo a nivel de Windows solamente si tu organización lo permite.
Guía paso a paso condensada
- Abre Word y ve a Archivo > Opciones > Personalizar cinta > Métodos abreviados de teclado: Personalizar.
- Asigna CopyFormat a
Ctrl+Shift+Cy PasteFormat aCtrl+Shift+V. Reubica PasteTextOnly si lo desplazas. - Guarda cambios en Normal.dotm.
- Desactiva el atajo que choque en Zoom u otras apps.
- Para persistencia, copia Normal.dotm o instala una plantilla .dotm global en
%APPDATA%\Microsoft\Word\STARTUP. - Si persiste el problema, inicia en modo seguro y revisa complementos o remapea teclas como último recurso.
Conclusión: el aparente “fallo” no es el fin de tu productividad. En Word, la recuperación es inmediata con la reasignación de teclado. En PowerPoint y Outlook, eliminar conflictos y, si es necesario, usar un remapeo te devuelve los atajos de siempre. Con una plantilla global o un respaldo de Normal.dotm, blindas tu entorno para que futuras actualizaciones no te vuelvan a sorprender.