Usar Word o Excel en macOS es una experiencia muy pulida, pero cada enero surge la misma pregunta en los equipos que organizan sus proyectos por año: «¿Cómo hago para que Guardar apunte por defecto a mi nueva carpeta D‑2024 y deje en paz la vieja D‑2023?».

Por qué ya no existe una “carpeta predeterminada” permanente en Office para Mac

Las versiones modernas de Microsoft 365 para macOS abandonaron el ajuste “Carpeta predeterminada” que existía hasta Office 2011. El cambio responde a dos objetivos:

• Favorecer el guardado en la nube (OneDrive, SharePoint, iCloud Drive) en lugar de rutas locales fijas.
• Simplificar la arquitectura multiplataforma: Windows aún conserva la opción, pero macOS, iPad OS y la versión web se comportan igual para la misma cuenta.

El resultado práctico es que las Preferencias ▶ Ubicaciones de archivo solo gestionan rutas especiales (plantillas, complementos, archivos de compatibilidad) y no influyen en los documentos diarios.

¿Qué pasa al pulsar “Modificar” en Preferencias ▶ Ubicaciones de archivo?

Cuando haces clic en Modificar… se abre un selector de carpetas estándar. Sin embargo, la ruta que elijas afectará exclusivamente al tipo de contenido indicado en la columna (Plantillas de usuario, Macros personales, etc.). Guardar un documento normal volverá, inevitablemente, a la carpeta que la aplicación recuerda como “última usada”.

La lógica interna de guardado: ultimaFolder

Word y Excel almacenan en su archivo de preferencias un valor denominado de forma informal ultimaFolder. Cada vez que:

1. Abres un documento existente de tu Mac u OneDrive, o
2. Guardas por primera vez un documento recién creado,

ese valor se actualiza. El cuadro Guardar como… se pre‑posiciona allí en la siguiente sesión, incluso tras cerrar la aplicación, siempre que el volumen siga montado. Esta es la razón por la que, tras guardar un único archivo en D‑2024, todas las guardas del día “aterrizan” ahí sin intervención extra.

Procedimiento recomendado para tu flujo anual (D‑2024, D‑2025, …)

1. Crea la carpeta D‑2024 en ~/Documentos (Finder ▶ Archivo ▶ Nueva carpeta) o dentro de tu carpeta de proyecto habitual.
2. Arrastra D‑2024 a la barra lateral de Finder, sección Favoritos. Así estará a un clic tanto en Finder como en los cuadros de diálogo estándar de macOS.
3. En tu primer documento nuevo del año, pulsa Guardar, navega hasta D‑2024 usando la barra lateral y confirma.
   • A partir de ahora, durante esa sesión de Word o Excel, la carpeta quedará pre‑seleccionada.
   • Si sales y vuelves a abrir la app, la preferencia persiste siempre que el volumen esté disponible.
4. Cuando llegue enero de 2026, repite el proceso con tu nueva D‑2026; no es necesario limpiar configuraciones antiguas.

Tabla resumen de conceptos clave

Aspecto	Situación actual / Solución práctica
¿Ajuste de carpeta fija para documentos?	No existe en macOS. El histórico “Default File Location” solo permanece en Windows.
Acción del botón Modificar	Abre un selector de rutas que afecta solo a plantillas, complementos, etc.; no modifica el destino de documentos comunes.
Almacenamiento local vs. nube	Elegir una ruta bajo /Usuarios/… guarda localmente; elegir una carpeta sincronizada (OneDrive, iCloud Drive) replica en la nube y en disco.
Flujo anual recomendado	Crear carpeta D‑2024, anclarla en Finder, guardarla una vez para que se recuerde, repetir cada enero.
Automatización avanzada	Apple Script, Automator, Atajos o macros VBA pueden pre‑seleccionar carpetas, pero requieren conocimientos adicionales.

Mantener la organización sin perder tiempo

La clave es reducir clics. Añadir la carpeta a Favoritos evita navegar por todo el árbol cada vez. Además, macOS ofrece:

• Carpetas recientes en la parte izquierda del diálogo de guardado.
• Atajos de teclado ☞ Cmd + Shift + G para pegar la ruta exacta (útil si la carpeta está en un volumen externo).
• Asignar un tag de color (p. ej., morado) a D‑2024 para localizarla al instante con Cmd + F.

¿Qué ocurre si uso OneDrive o iCloud Drive?

Office para Mac detecta si tu documento se encuentra en un contenedor de sincronización:

• OneDrive (la nube corporativa por defecto). Con Guardar automáticamente activado, cada cambio se sube en tiempo real, pero el archivo reside también en ~/OneDrive – NombreDeTuTenant/. Si desconectas internet, sigues trabajando sin problemas; OneDrive reconcilia los cambios más tarde.
• iCloud Drive. Funciona de forma parecida, aunque sin la opción “AutoSave” dentro de Word/Excel. macOS intercala iconos de estado (nube, flecha, tic) directamente en Finder.

No importa cuál elijas: desde la perspectiva de Office, la ubicación “física” es una ruta de macOS y se trata igual que cualquier carpeta local. La única diferencia es que el proveedor de nube puede descargar bajo demanda o liberar espacio.

Automatizar el cambio de carpeta año tras año

Apple Script

Un Apple Script básico puede escuchar la orden save e insertar la ruta anual:

tell application "Microsoft Word"
    set folderPath to (POSIX file "/Users/tuUsuario/Documentos/D-2024") as text
    set default file path type documents path default file path folderPath
end tell

Advertencia: el comando default file path está obsoleto en versiones actuales y puede ignorarse. Comprueba si tu suscripción migra a un canal de soporte “LTSC” antiguo; en este caso, sí será respetado.

Atajos (Shortcuts) de macOS

Desde macOS Monterey, la app Atajos permite:

1. Abrir Word o Excel.
2. Pedir un nombre de archivo al usuario.
3. Guardar el documento en la carpeta anual mediante la acción “Guardar archivo”.

El inconveniente es que perderás la vista previa nativa del cuadro Guardar y algunas funciones de AutoSave.

Macros VBA

En Excel todavía es factible interceptar BeforeSave:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
 If SaveAsUI Then
   Application.FileDialog(msoFileDialogSaveAs).InitialFileName = _
     Environ("HOME") & "/Documentos/D-2024/" & ThisWorkbook.Name
 End If
End Sub

Ten en cuenta que Word para Mac no expone el mismo evento Document_BeforeSave; deberías recurrir a Apple Script o Shortcuts.

Copias de seguridad y versiones

Aunque OneDrive y iCloud Drive incorporan versiones, nunca sustituyen un backup local completo:

• Time Machine: comprueba que ~/Documentos/D‑2024 esté dentro de los discos monitorizados.
• Backup externo periódico (USB 3 SSD, NAS, etc.) para evitar problemas físicos en tu Mac.
• Versiones de OneDrive: útil para recuperar un archivo sobrescrito, pero ineficaz si el archivo se elimina y vacías la papelera antes de que OneDrive sincronice.

Preguntas frecuentes

¿Debo borrar D‑2023 cuando empiece D‑2024?
No. Renombra o archiva la carpeta anterior; Office no registrará rutas inexistentes y generará un aviso solo si intentas guardar allí sin permiso.

¿Puedo sincronizar dos Macs y que ambas recuerden automáticamente D‑2024?
La preferencia ultimaFolder no se sincroniza a través de tu cuenta; cada Mac mantendrá su propia memoria. Tendrás que abrir/guardar un documento en D‑2024 la primera vez en cada equipo.

¿Qué pasa si abro desde Correo un archivo adjunto y pulso Guardar?
Word o Excel propondrán, por defecto, la carpeta Descargas. Haz clic en la flecha desplegable, selecciona D‑2024 y la ruta quedará retenida el resto de la sesión de la app.

Resumen paso a paso

1. Crea D‑2024 dentro de Documentos o tu volumen de trabajo.
2. Ancla la carpeta en la barra lateral del Finder.
3. Al iniciar tu primer documento del año, guarda manualmente en D‑2024.
4. Confirma que las siguientes operaciones de guardado se proponen ahí automáticamente.
5. Activa Time Machine o tu solución de backup favorita para esa carpeta.

Conclusiones finales

Office para macOS no ofrece un conmutador mágico “Carpeta predeterminada”. Aun así, gracias al recuerdo de la última ubicación y a un par de atajos visuales en Finder, cambiar tu flujo anual D‑2024, D‑2025… resulta sencillo y requiere apenas un minuto cada enero. Si deseas una solución más automática, Apple Script, Atajos o VBA pueden rellenar el pequeño hueco que Microsoft dejó, pero para la mayoría de usuarios el método descrito será suficientemente ágil, estable y respetuoso con las políticas de TI de cualquier organización.