¿Has notado que tus paneles de Power BI o tus aprobaciones automáticas dejan de actualizarse aunque tu encuesta de Microsoft Forms siga recibiendo respuestas? No es tu imaginación: desde octubre de 2024 los formularios dejaron de sincronizarse con Excel hasta que alguien abre manualmente el libro en el explorador. Este artículo explica por qué ocurre, qué consecuencias tiene para los flujos de Power Automate y, lo más importante, cómo solucionarlo hoy mismo.
Resumen del problema
Cuando creas una encuesta o cuestionario en Forms y usas Sync to Excel, Forms genera un libro en OneDrive o SharePoint con una tabla que debería actualizarse en tiempo real. Sin embargo, a partir del cambio de octubre 2024:
- La tabla solo se refresca al abrirse en Excel para la web.
- Los flujos programados de Power Automate (Scheduled o Recurrence) que leen ese libro no “ven” las filas nuevas.
- Soluciones clásicas —crear el formulario directamente desde Excel Online o moverlo a un grupo/Team— dejaron de forzar la sincronización.
El resultado es que aprobaciones, notificaciones, dashboards y cualquier otro proceso automatizado pueden fallar o mostrar datos obsoletos.
Causa técnica del cambio de octubre 2024
Microsoft reescribió la canalización que envía respuestas de Forms a Excel con el objetivo de reducir la carga de API y mejorar la confiabilidad a gran escala. El nuevo mecanismo guarda cada entrada en un servicio intermedio y únicamente vuelca los datos al libro cuando se detecta una sesión de edición activa en el navegador. Mientras no exista esa “señal de vida”, el archivo permanece intacto.
Ese comportamiento impacta sólo a los libros creados con la opción Enlace a Excel de Forms; los formularios incrustados en archivos de Excel (antes del cambio) o en Libretas de clase se comportan de forma diferente, pero ya no se consideran escenarios recomendados.
¿Por qué tu flujo programado deja de ver respuestas nuevas?
Los flujos programados ejecutan acciones como List rows present in a table. Esta acción interroga la tabla del libro mediante la API de Excel, que responde con las filas existentes. Si la tabla no se ha refrescado, Power Automate concluirá —erróneamente— que no hubo nuevas respuestas y podría:
- Saltar pasos posteriores (aprobaciones, notificaciones).
- Actualizar un dashboard con valores incompletos.
- Generar errores si esperaba filas que no llegaron.
Soluciones y workarounds vigentes
| Enfoque | ¿Qué hace? | Ventajas | Límites / Advertencias |
|---|---|---|---|
| Usar el disparador “When a new response is submitted” + “Get response details” | El flujo trabaja con los datos originales del formulario. Si necesitas Excel, escribe en un libro aparte usando “Add a row to table”. | • Datos en tiempo real • Elimina la dependencia del sincronizado | • Hay que rediseñar el flujo • Duplica almacenamiento si guardas también en Excel |
| Mantener un segundo libro “de trabajo” actualizado con Power Automate | Clona las respuestas en un Excel que siempre está al día y que consultan tus informes o flujos. | • Fácil de configurar • Mantiene tu lógica en Excel | • El libro “oficial” de Forms seguirá desactualizado |
| Crear el formulario dentro de Teams (pestaña “Forms”) | Algunos inquilinos siguen generando libros que actualizan sin abrirse. | • No requiere flujo adicional | • Comportamiento inconsistente; puede cambiar en cualquier momento |
| Abrir el libro de Excel mediante tarea programada o script | Simula la apertura para disparar la sincronización automática. | • Mantiene tu diseño sin tocar flujos | • Solución frágil; consume licencias o VMs • Introduce latencia artificial |
| Migrar los datos a SharePoint List, Dataverse o SQL | Forms captura respuestas y un flujo las inserta en una fuente más robusta. | • Escalabilidad y gobernanza • Columnas tipadas y vistas avanzadas | • Requiere migración y quizá licencias Premium • Cambia la forma en que otros procesos consumen los datos |
1. Disparador “When a new response is submitted” + “Get response details”
Esta arquitectura es la más limpia y soportada:
- Crea un flujo Automated Cloud Flow.
- Selecciona el disparador Microsoft Forms › When a new response is submitted.
- Añade la acción Get response details para recuperar cada respuesta.
- (Opcional) Usa Add a row to a table para persistir la respuesta en un Excel, lista de SharePoint o base de datos.
- Continúa con tus pasos de negocio: aprobaciones, envíos de correo, actualizaciones de Power BI, etc.
Así te aseguras de reaccionar en pocos segundos sin esperar a que el libro se “despierte”.
2. Segundo libro “de trabajo” con Power Automate
Si tus analistas necesitan sí o sí un libro de Excel que refleje todas las respuestas, mantén el flujo anterior pero añade una rama que escriba, fila por fila, en un libro alojado en SharePoint u OneDrive. Ese será el archivo que leerán tus informes y otros flujos.
3. Formularios creados desde Teams
En algunos entornos, el conector interno entre Teams y Forms crea un libro que sí se actualiza en segundo plano. Sin embargo, varios administradores han reportado que el comportamiento cambió sin previo aviso, por lo que usarlo como solución permanente es arriesgado.
4. Apertura programada del libro
Puedes recurrir a:
- Un script PowerShell + Azure Automation que invoque la API Excel REST.
- Una Azure Function que realice una llamada GET al endpoint
/workbook/worksheets. - Una VM Windows o un PowerShell Scheduled Task que abra el libro con
Start-Process ms-excel:.
Cualquiera de estas alternativas forzará el refresco, pero añade complejidad operativa.
5. Migrar a SharePoint List, Dataverse o SQL
Cuando tu proceso:
- Maneja más de 5 000 respuestas por formulario.
- Requiere columnas calculadas, vistas personalizadas o permisos fila a fila.
- Está sujeto a auditoría o retención de registros.
…lo más sensato es abandonar Excel como almacén de datos principal. SharePoint List ofrece umbral de 30 millones de elementos; Dataverse y SQL escalan aún más.
Situación futura y roadmap de Microsoft
En la Microsoft 365 Roadmap se menciona un “nuevo motor de sincronización Forms→Excel para OneDrive y SharePoint Online”. La funcionalidad aparece en estado In development, sin fecha definitiva. Aunque la experiencia mejorará, Microsoft no ha garantizado compatibilidad retroactiva con libros existentes. Por lo tanto, si tu proceso ya está roto, no esperes: aplica un workaround.
Recomendaciones prácticas
- Rediseña tus flujos para consumir Forms directamente; guarda en Excel solo si necesitas informes fuera de Forms.
- Documenta nombres de tablas y columnas. El cambio de octubre 2024 renombra pestañas (
Sheet1) y tablas (OfficeTable...), lo que rompe vínculos en Power BI o CSVs. - Evalúa fuentes de datos modernas (SharePoint List, Dataverse) para procesos críticos o de gran volumen.
- Reporta tu escenario en el Microsoft Feedback Portal y suscríbete a las notificaciones de la Roadmap para enterarte cuando el nuevo motor llegue a tu inquilino.
- Capacita a los usuarios clave para que comprendan la diferencia entre “respuestas en Forms” y “respuestas en Excel” y eviten depender de la apertura manual del libro.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Se perdió alguna respuesta durante el cambio de octubre 2024?
No; las respuestas están seguras en Forms. El problema es la copia en Excel, no la recopilación.
¿Los flujos instantáneos (Instant cloud flow) que se disparan manualmente están afectados?
Sí, si confían en leer la tabla del libro.
¿Puedo revertir a la “antigua” sincronización?
No. El cambio fue global y no existe opción de configuración por inquilino.
¿Qué pasa si convierto la tabla de Excel en conexión dinámica de Power BI?
El conector de Power BI interroga la tabla existente; si no está actualizada, reflejará datos antiguos.
¿Microsoft publicará un parche para libros ya creados?
Todo apunta a que el nuevo motor funcionará solo con formularios creados después de su despliegue.
Conclusión
La sincronización automática entre Microsoft Forms y Excel cambió profundamente en octubre 2024. Mientras Microsoft finaliza el nuevo motor, la única forma fiable de evitar retrasos y errores es rediseñar tus flujos de Power Automate para tomar los datos directamente de Forms o migrar a un almacén más robusto. Con las prácticas descritas garantizarás que tus procesos vuelvan a ser puntuales y tus dashboards reflejen la realidad sin la necesidad de abrir libros manualmente.