¿Buscas un “foro” en SharePoint Online moderno? La forma más fiable y alineada con Microsoft 365 es incrustar conversaciones de Viva Engage (antes Yammer) en una página moderna. Aquí te explico por qué, cómo configurarlo paso a paso y qué alternativas tienes si no usas Viva Engage.
Por qué no existe un foro moderno nativo en SharePoint
En la experiencia moderna de SharePoint Online no hay un tipo de lista “Discussion Board” con interfaz moderna. La lista clásica sigue existiendo, pero su UI es heredada, no responsive y no aprovecha funcionalidades sociales como reacciones, @menciones o respuestas anidadas. Forzar su uso hoy genera fricción de adopción, deuda técnica y un mantenimiento poco sostenible.
En lugar de reinventar un foro dentro de SharePoint, Microsoft orienta las discusiones abiertas y los hilos de preguntas/respuestas hacia Viva Engage, que es la evolución de Yammer e integra analítica, moderación, funcionalidades sociales, y se incrusta sin fricciones en páginas modernas a través del web part Conversations.
Solución recomendada: Viva Engage incrustado en páginas modernas
La forma recomendada de habilitar hilos de discusión en un sitio moderno de SharePoint es usar Viva Engage y añadir el web part de Conversations a una página. De este modo obtienes:
- Experiencia social completa: hilos anidados, reacciones, @menciones, encuestas, preguntas y “mejor respuesta”.
- Moderación y gobernanza: administradores de comunidad, reglas, reportes y capacidad para mover/archivar contenido (según capacidades actuales).
- Identidad y cumplimiento: pertenencia basada en Azure AD (modo nativo), retención y auditoría alineadas con Microsoft 365.
- Incrustación elegante: el web part se adapta al diseño moderno, soporta distintos orígenes de conversación y diseños visuales.
Pasos (resumen)
- Entra al sitio de SharePoint con permisos de edición/administración.
- Edita la página y agrega el web part Viva Engage (Yammer) – Conversations.
- Configura el origen de las conversaciones (Home Feed, una comunidad específica o un tema).
- Publica o republica la página.
Notas: necesitas Viva Engage habilitado en el tenant y que los usuarios tengan acceso a la comunidad seleccionada. El Discussion Board clásico no es moderno. Para foros con mayor orden, crea primero una Comunidad en Viva Engage y selecciónala como origen.
Requisitos previos
- Viva Engage habilitado en tu organización. En entornos modernos suele operar en “modo nativo”, donde las comunidades se respaldan en Microsoft 365 Groups.
- Licenciamiento acorde: Viva Engage (núcleo) está incluido en múltiples planes de Microsoft 365 empresariales; características premium pertenecen a la familia Viva. Revisa con tu administración qué funcionalidades tienes activas.
- Permisos adecuados: editores de la página en SharePoint y miembros/administradores en la comunidad de Viva Engage que vas a incrustar.
- Decisión de visibilidad: define si la comunidad será pública (visible a toda la organización) o privada (solo miembros).
Diseño de la solución
Antes de colocar el web part, aclara el “para qué” del foro y el alcance de audiencia. Estas pautas ayudan:
| Escenario | Patrón recomendado | Ventajas | Riesgos a mitigar |
|---|---|---|---|
| Soporte interno a usuarios | Una comunidad “Soporte & Preguntas” y una página de SharePoint con web part filtrado a esa comunidad | Respuestas públicas reutilizables, mejor respuesta, base de conocimiento viva | Necesidad de moderación y tiempos de respuesta claros |
| Comunidad de práctica | Una comunidad por disciplina (p.ej., Gestión de Proyectos) | Aprendizaje entre pares, networking, curación de contenidos | Evitar solapamiento entre comunidades similares |
| Noticias con debate | Publicaciones de Noticias de SharePoint + web part de Viva Engage para conversación | Lectura en SharePoint, debate social en Engage | Cohesionar la experiencia para que el usuario no “salte” de contexto |
Cómo incrustar conversaciones de Viva Engage en una página moderna
- Accede al sitio de SharePoint y navega a la página donde quieres el foro (o crea una nueva página de sitio o de noticias).
- Haz clic en Editar (parte superior derecha de la página).
- Agrega un web part con el botón “+”. Busca “Viva Engage” o “Yammer”. Selecciona Conversations.
- Elige el origen de las conversaciones:
- Home Feed: muestra un feed personalizado para el usuario. Útil en páginas de inicio corporativas.
- Comunidad específica: ideal para foros temáticos. Recomendado para soporte, comunidades de práctica y proyectos.
- Tema (hashtag): útil para campañas o hilos transversales (p.ej., #Ideas).
- Ajusta el diseño del web part:
- Diseño: lista o tarjetas (según disponibilidad). Elige el que mejor se integre con tu página.
- Contenido: conversaciones recientes, preguntas, anuncios (según opciones del web part).
- Cabecera/Descripción: añade un título y una breve guía de uso para orientar a los usuarios.
- Altura/elementos: controla cuántas conversaciones aparecen sin desplazar.
- Publica o republica la página. Verifica la visualización como lector y como usuario no miembro para asegurar el comportamiento esperado.
Cuándo usar cada origen de conversación
| Origen | Úsalo cuando | Pros | Contras |
|---|---|---|---|
| Home Feed | La página es un hub general para toda la organización | Personalización por usuario, contenido variado | Menor control editorial del contenido |
| Comunidad | Quieres un foro temático con moderación | Foco claro, moderadores dedicados, reglas específicas | Requiere curación y gobernanza activas |
| Tema (hashtag) | Campañas o iniciativas transversales | Agrupa conversaciones dispersas | Dependes de que la gente etiquete correctamente |
Buenas prácticas de moderación y experiencia de usuario
- Define propósitos y normas: fija el tipo de preguntas aceptadas, tiempos de respuesta y etiqueta de publicación.
- Activa la modalidad de “Pregunta” en hilos que busquen una respuesta clara y marca la “mejor respuesta” para cerrar el ciclo.
- Usa anuncios para comunicaciones clave y evita “fijar” demasiadas publicaciones.
- Promueve @menciones a expertos y usa temas para clasificar contenido.
- Evita el ruido: crea comunidades con foco definido; si el volumen crece, segmenta por subtemas.
- Onboarding: incluye una nota introductoria sobre cómo publicar, con ejemplos de “buen post” y “mal post”.
Permisos, seguridad y visibilidad
La visibilidad del web part sigue las reglas de SharePoint (quién ve la página) y las reglas de Viva Engage (quién puede ver/participar en la comunidad). En comunidades privadas, un lector de la página que no sea miembro podría ver un aviso para unirse o no ver el contenido.
| Rol en SharePoint | Rol en Viva Engage | Qué puede hacer en la página |
|---|---|---|
| Visitante (lectura) | No miembro, comunidad pública | Leer hilos, abrir en Viva Engage, unirse para participar |
| Miembro (edición) | Miembro de la comunidad | Leer, crear hilos, responder, reaccionar |
| Propietario (control total) | Administrador de comunidad | Además: anuncios, gestión de publicaciones, normas |
Consejo: preinscribe a los equipos clave en la comunidad (p.ej., Service Desk) para garantizar respuestas rápidas.
Retención y cumplimiento
En redes en modo nativo, Viva Engage se integra con Microsoft 365 para identidad, eDiscovery y retención. Si tu organización usa directivas de retención o etiquetas de cumplimiento, verifica con Seguridad/Compliance que apliquen a las comunidades objetivo. Establece un responsable de datos para cada foro.
Analítica y KPIs
- Métricas en SharePoint: uso de la página (vistas, visitantes únicos, tiempo de lectura) para evaluar el alcance del foro incrustado.
- Métricas en Viva Engage: miembros activos, publicaciones nuevas, respuestas, reacciones; identifica “mejores respuestas” por periodo.
- KPIs recomendados:
- Tiempo medio a primera respuesta < 24 h.
- Porcentaje de preguntas con “mejor respuesta” > 60%.
- Participación amplia: al menos 30% de miembros con una acción mensual.
Automatizaciones útiles con Power Automate
El conector de Viva Engage permite orquestar flujos sencillos para mejorar calidad y tiempos de respuesta:
- Alerta por inactividad: si una pregunta no recibe respuesta en 48 horas, notifica a un grupo de soporte en Teams.
- Curación automática: cuando se marque una “mejor respuesta”, añade la pregunta/respuesta a una lista de SharePoint “FAQ validadas”.
- Boletín semanal: compila las cinco preguntas más útiles y publícalas como noticia en el sitio.
Sugerencia: etiqueta las publicaciones con un #tema específico para que los flujos puedan filtrar con precisión.
Plantilla de página recomendada
- Sección de héroe con una explicación breve del foro y un enlace “Ver todas las conversaciones”.
- Sección principal con el web part Conversations configurado a la comunidad objetivo.
- Accesos rápidos a “Cómo preguntar”, “Normas del foro”, “FAQ”, “Moderadores”.
- Personas/Expertos con tarjetas del equipo de soporte y sus áreas de especialidad.
- Noticias relacionadas para dar contexto y canalizar tráfico hacia contenidos formativos.
Alternativas ligeras si no usas Viva Engage
- Noticias de SharePoint + comentarios: suficiente para debates puntuales, aunque sin hilos complejos.
- Microsoft Teams: discusiones por canal; enlaza el canal en la página. Adecuado para equipos cerrados, menos para comunidades abiertas.
- Microsoft Lists + comentarios: útil para Q&A básicos y seguimiento de estado; menos social y más operativo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modernizar el Discussion Board clásico?
No existe una versión moderna del Discussion Board. Puedes seguir usando la lista clásica en páginas clásicas, pero no se recomienda en intranets modernas. ¿Las conversaciones incrustadas se indexan en la búsqueda de SharePoint?
El contenido de Viva Engage se busca en su propio motor de búsqueda. La búsqueda de SharePoint no indexa el cuerpo de las conversaciones incrustadas. ¿Puedo @mencionar y adjuntar archivos desde el web part?
Sí. Las @menciones, reacciones y adjuntos están soportados al abrir la conversación. En modo nativo, los archivos de la comunidad se almacenan en el sitio de SharePoint asociado. ¿Puedo moderar antes de publicar?
No hay moderación previa por defecto; utiliza administradores de comunidad, normas claras y la función de reportes para gestionar el contenido. ¿Puedo mover conversaciones entre comunidades?
Existe capacidad limitada y sujeta a cambios. Planifica bien la arquitectura para minimizar la necesidad de reubicación. ¿Funciona en sitios de equipo privados o asociados a Teams?
Sí. El web part funciona en páginas modernas de sitios de equipo o comunicación; respeta permisos de la página y de la comunidad.
Solución de problemas
| Síntoma | Causa probable | Cómo se resuelve |
|---|---|---|
| El web part no carga o muestra un error | Viva Engage no habilitado o permisos insuficientes | Verifica que el usuario tenga licencia y acceso a la comunidad; confirma que el servicio está activo |
| Los lectores ven el web part vacío | Comunidad privada sin membresía | Haz la comunidad pública o invita a los usuarios; añade un texto que explique cómo unirse |
| Las publicaciones no generan respuestas | No hay moderadores ni SLAs de respuesta | Asigna responsables, activa alertas con Power Automate, promueve “mejor respuesta” |
| Demasiados temas mezclados | Arquitectura de comunidades poco clara | Segmenta por subtemas o crea nuevas comunidades con propósitos definidos |
| Archivos no aparecen donde esperaba | Desconocimiento del modo nativo y almacenamiento | Documenta que los adjuntos de la comunidad residen en el sitio asociado a su grupo |
Checklist antes de publicar
- Comunidad creada, con administradores y normas visibles.
- Decisión de visibilidad (pública/privada) alineada con el objetivo.
- Web part de Conversations colocado y configurado (origen, diseño, texto guía).
- Prueba con perfiles distintos (miembro/no miembro) para validar la experiencia.
- Flujos de soporte configurados (alertas de inactividad, curación de FAQ).
- KPIs definidos y acordados con los responsables.
Ejemplo de microtextos para guiar la participación
- Encabezado del web part: “Comparte tu duda o experiencia. Usa la opción Pregunta si buscas una respuesta concreta e incluye una captura o enlace.”
- Normas: “Sé claro en el título, añade contexto, etiqueta con #tema y marca la mejor respuesta cuando resuelvas tu duda.”
- CTA: “¿Nuevo por aquí? Lee cómo preguntar eficazmente en 2 minutos.”
Guía rápida de adopción
- Patrocinio: comunica el propósito del foro y por qué usar Viva Engage.
- Población inicial: invita a expertos y publica 5–10 preguntas frecuentes con respuestas validadas.
- Ritmo: planifica eventos mensuales (p.ej., “Ask Me Anything”).
- Reconocimiento: destaca aportes útiles y mide el progreso con KPIs.
Resumen ejecutivo
SharePoint moderno no incluye un foro nativo moderno. La vía recomendada y compatible con la estrategia de Microsoft 365 es usar Viva Engage e incrustar el web part de Conversations. Así obtienes hilos de discusión ricos, moderación, métricas y cumplimiento, todo dentro de una página moderna y coherente con tu intranet. Si no puedes usar Viva Engage, combina Noticias + comentarios para debates simples, o Teams/Lists para escenarios operativos específicos.