Cuando una organización decide no renovar determinadas licencias perpetuas al finalizar su Enterprise Agreement, el portal Microsoft 365 Admin Center suele mostrar “0” unidades. Esta guía exhaustiva explica cómo obtener un recuento real y fiable de esos títulos perpetuos, evitar errores de compliance y documentar su posición de licenciamiento.

Panorama general del reto

Una licencia perpetua adquirida a través de un acuerdo por volumen permanece válida de forma indefinida para la versión comprada; lo que caduca es el derecho a instalar versiones posteriores (Software Assurance ‑ SA). El Microsoft 365 Admin Center, centrado en la administración de servicios en la nube, no diferencia este matiz: al expirar la SA, el contador del producto se fija en cero aunque el derecho de uso siga existiendo. Dicho “0” ha provocado innumerables llamadas a soporte y auditorías internas innecesarias, pues parece indicar la pérdida total de la licencia. Entender por qué ocurre y qué fuentes de datos consultar es esencial para cualquier responsable de TI o de SAM (Software Asset Management).

Cómo interpreta el Admin Center las licencias perpetuas

¿Por qué aparece “0” en el contador?

• Arquitectura orientada a la nube. El portal nació para mostrar suscripciones activas de Microsoft 365, Azure AD y servicios asociados. Los títulos on‑premises sin SA quedan fuera de su alcance.
• Corte automático tras la fecha de aniversario. Al cerrarse el ciclo de facturación del EA, las licencias perpetuas pierden la marca “activa” en la base de datos Cloud Solution Provider (CSP) que nutre al Admin Center.
• Sincronización unidireccional. La plataforma de licencias por volumen (VLSC) no envía información retroactiva al Admin Center una vez finalizado el contrato.

En consecuencia, el portal puede seguir mostrando “0” incluso tras una reconciliación manual. La funcionalidad, por diseño, no contempla revivir el contador.

Fuentes oficiales de datos

Volume Licensing Service Center (VLSC)

El VLSC es el sistema transaccional donde se depositan todas las adquisiciones de acuerdos Enterprise, Select, MPSA y Open. Al iniciar sesión, los administradores encontrarán dos vistas clave:

1. License Summary. Lista consolidada por producto, edición y cantidad, donde figuran tanto títulos en suscripción como perpetuos.
2. Relationship Summary. Visión histórica de contratos (EA, Enrollment, MPSA) con fechas de inicio y expiración, útil para auditar renovaciones de SA.

Desde cualquiera de las vistas se puede exportar a Excel o PDF, generando un inventario con sello oficial válido ante auditores.

Microsoft License Statement (MLS)

El MLS es un documento firmado por Microsoft que consolida todas las compras históricas asociadas a los IDs de organización (Microsoft IDs y Enterprise Agreements). Puede solicitarse a través del reseller o de un Commercial Executive de Microsoft. Su valor radica en que:

• Presenta la información ya conciliada (elimina duplicados entre EA y compras por Open).
• Incluye una matriz “licencias adquiridas vs. implementadas” cuando se acompaña de un FastTrack Inventory o Assessment Report.
• Sirve como prueba legal durante revisiones de compliance o auditorías de editor.

Procedimiento recomendado

Paso	Qué hacer	Por qué es necesario
1	Comprender la limitación del Admin Center: se centra en suscripciones en la nube y marca los títulos perpetuos sin SA como “0”.	Evita confusiones: “0” no significa pérdida de derecho de uso.
2	Acceder al VLSC y exportar License Summary o Relationship Summary.	El VLSC es la fuente de registro para todas las licencias perpetuas.
3	Solicitar un Microsoft License Statement (MLS) al reseller o representante de Microsoft.	Aporta certificación oficial reconocida en auditorías.
4	Abrir un caso de soporte en el Admin Center o vía telefónica si existen discrepancias.	Permite reconciliar registros y subsanar omisiones administrativas.
5	Mantener un inventario interno: conservar los reportes del VLSC y complementarlos con herramientas de SAM (SCCM, Microsoft SIL, etc.).	Facilita la gestión continua y reduce la dependencia de portales externos.

Verificación cruzada con herramientas SAM

Para transformar los listados “en papel” en información accionable, resulta clave mapear licencias contra instalaciones reales. Entre las utilidades más extendidas destacan:

• Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM). Inventaría servidores, estaciones y SQL Server, generando reports de recuento por edición y versión.
• Microsoft Software Inventory Logging (SIL). Servicio ligero que recoge metadatos de uso en Windows Server para licencias de Datacenter.
• Herramientas de terceros (Snow, Flexera, Ivanti). Ofrecen dashboards unificados que mezclan los datos de VLSC, MLS y escáneres on‑premises.

Script de ejemplo: exportar licencias instaladas desde SCCM

# Exporta el número de SQL Server instalado por edición
Import-Module "$($ENV:SMSADMINUI_PATH)\..\ConfigurationManager.psd1"
Set-Location (Get-PSDrive -PSProvider CMSite).Name + ":"
$Report = Get-CMInventoryAssetLite |
          Where-Object {$_.ProductName -like 'Microsoft SQL Server*'} |
          Group-Object Edition |
          Select-Object @{n='Edición';e={$_.Name}},
                        @{n='Instalaciones';e={$_.Count}}
$Report | Export-Csv 'C:\SAM\SQLServer_Instalaciones.csv' -NoTypeInformation

El CSV obtenido se compara con la cantidad de licencias perpetuas de SQL Server reflejadas en el VLSC, revelando posibles sobreusos.

Cómo interpretar las discrepancias

Una vez puesto lado a lado el informe on‑premises y el MLS, pueden surgir tres escenarios:

1. Igualdad perfecta. Felicidades; la organización está en compliance.
2. Exceso de licencias instaladas. Supone riesgo de multa y requiere compra inmediata o retirada de software.
3. Sobrante de licencias. Ofrece margen para realojar recursos o incluso venderlas bajo programas de segunda mano (donde la legislación lo permita).

Buenas prácticas de mantenimiento continuo

• Exportar antes de cada renovación. El día anterior al cierre del EA capture el License Summary y conserve el PDF con sello de tiempo.
• Almacenar en repositorio central. Utilice SharePoint Online o un servidor seguro y aplique control de versiones.
• Crear un panel Power BI. Conecte el dataset del VLSC (mediante dataflow) y los escaneos de SCCM para visualizar brechas en tiempo real.
• Automatizar alertas. Si una instalación de Windows Server Datacenter excede el inventario autorizado, envíe un correo a los responsables de TI.
• Revisar contratos heredados. Los acuerdos Select o Open pueden contener licencias que no migraron al EA; inclúyalas en la base de datos maestra.

Impacto en auditorías y SAM

Durante una auditoría formal (Software Asset Management Engagement), el auditor solicitará:

“Evidence of entitlement for Microsoft SQL Server 2019 Standard, quantity 32 cores.”

El PDF del MLS o del informe VLSC se considera evidencia suficiente. Sin embargo, si tan solo se presenta una captura de pantalla del Admin Center con “0”, se asumirá falta de licencias. Por ello, nunca dependa exclusivamente del portal cloud para demostrar titularidad sobre software on‑premises.

Preguntas frecuentes

¿Puedo reactivar el contador en el Admin Center? No; la interfaz está pensada para suscripciones activas. Aunque abra un caso de soporte, la respuesta oficial será que consulte el VLSC o el MLS. ¿Qué ocurre si reinstalo una versión anterior? Las licencias perpetuas permiten el “downgrade” a ediciones anteriores de la misma familia; el recuento no varía. ¿Las licencias CSP perpetuas siguen la misma lógica? Sí; al vencer la facturación anual la cantidad muestra “0”, pero el derecho de uso persiste. ¿Cómo gestiono CALs de usuario? Las CALs perpetuas tampoco aparecen en el Admin Center. Debe registrar la asignación a usuarios en un sistema de SAM o directorio interno. ¿Necesito SA para seguir siendo compatible? No, pero sin SA se pierden futuras versiones y ciertos beneficios (por ejemplo, licenciamiento híbrido.

Estrategia de renovación a futuro

Aunque esta guía se centra en el recuento de licencias no renovadas, planificar el próximo ciclo de EA es igual de importante. Algunas recomendaciones:

• Analizar tendencia de consumo. Use informes históricos para determinar si conviene licenciar por suscripción, perpetuo o un híbrido.
• Evaluar Azure Hybrid Benefit. Las licencias perpetuas de Windows Server con SA activa otorgan derecho a ejecutar instancias en Azure sin costo de licencia.
• Considerar licencias por núcleo vs. por servidor. SQL Server Standard por servidor puede ser más económico si el recuento de núcleos es bajo.
• Negociar True‑Up y reservas de crecimiento. Incluir “proyecciones” evita sobrecostes inesperados a mitad de contrato.

Conclusiones

La ausencia de un contador visible en el Microsoft 365 Admin Center no significa que las licencias perpetuas hayan dejado de existir. El VLSC y el MLS son las únicas fuentes oficiales capaces de certificar el derecho de uso, y deben integrarse con herramientas de inventario para mantener el compliance. Al seguir el procedimiento descrito—comprender la limitación del portal, extraer informes oficiales, cruzar datos y documentar internamente—las organizaciones pueden navegar con confianza cualquier auditoría y optimizar sus futuros acuerdos de licenciamiento.