¿Quieres usar la acción Populate a Microsoft Word Template en Power Automate pero tu suscripción actual de Microsoft 365 solo incluye conectores estándar? Descubre aquí todas las opciones de licencia, sus costos y cuándo conviene cada una, para que puedas habilitar funciones premium sin pagar de más.
Relación entre Microsoft 365 y Power Automate
Los planes de Microsoft 365 (Business Basic, Standard, Premium y las ediciones Enterprise E1/E3/E5) traen Power Automate con los conectores estándar: Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Planner, etc. No otorgan acceso a:
- Conectores premium y gobierno de datos (Dataverse, SAP, ServiceNow, Dynamics 365, etc.).
- Acciones premium como Populate a Microsoft Word Template, HTTP with Azure AD o SQL Server.
- Robotic Process Automation (RPA) asistida o desatendida.
- Capacidades de IA Builder, Process Mining y Hosted Machines.
Si solo cambias de Business Basic a Business Standard o Enterprise E3 no obtendrás esos componentes. Necesitas licencias de la familia Power Automate.
Comparativa rápida de licencias Power Automate
| Opción de licencia | Qué cubre | Cuándo conviene | Limitaciones principales |
|---|---|---|---|
| Power Automate Premium (por usuario) | Acceso ilimitado a conectores y acciones premium, ejecución de flujos en la nube, RPA asistida, 5 000 créditos AI Builder/mes, 50 MB/s de Dataverse API. | Uno o pocos usuarios que diseñan y ejecutan flujos premium desde cualquier entorno. | No incluye RPA desatendida ni máquinas hospedadas; cada usuario que consume el flujo debe estar licenciado. |
| Power Automate Process (capacidad) | Licencia un flujo o bot para todos los usuarios; soporta RPA desatendida y orquestación central. Incluye 5 000 créditos AI Builder y 50 MB/s de Dataverse. | Procesos corporativos 24/7 o usados por muchas personas sin licenciar a cada una. | Se paga por flujo o bot; los desarrolladores que editen el flujo necesitan Premium o equivalente. |
| Power Automate Hosted Process (infraestructura incluida) | Añade escritorios virtuales Windows en Azure (Hosted Machines) para ejecutar flujos RPA desatendidos sin servidores propios. | Cuando se requiere RPA desatendida a gran escala y se desea cero infraestructura. | Se contrata por bot/mes y requiere previamente Premium (usuario) o Process (capacidad). |
Precio de referencia (USD)
A julio 2025 Microsoft publica, para Estados Unidos:
- Power Automate Premium – 15 USD por usuario/mes (facturación anual) o 20 USD mensual.
- Power Automate Process – 150 USD por flujo/bot/mes (sin descuento anual).
- Hosted Process – 215 USD por bot/mes adicionales cuando necesites máquinas virtuales administradas por Microsoft.
Los precios pueden variar según región, moneda e incentivos CSP; revisa siempre tu canal de compra.
¿Cuál elegir para “Populate a Microsoft Word Template”?
La acción es un conector premium; por tanto:
- Si solo tú (o un grupo pequeño) crearán y ejecutarán el flujo, adquiere Power Automate Premium para cada persona. Es la solución más simple y económica.
- Si el flujo se ejecutará por muchos usuarios anónimos o sin licencia (por ejemplo, un flujo HTTP disparado desde un portal o una aplicación), contrata Power Automate Process para el flujo; así todos los usuarios estarán cubiertos.
- Si además necesitas RPA desatendida y no quieres mantener VMs, añade Hosted Process. Esto entrega máquinas Windows 365 administradas automáticamente.
Detalles clave de cada modalidad
Power Automate Premium
- Licencia personal asociada a tu UPN (usuario de Azure AD).
- Permite diseñar y ejecutar flujos en cualquier entorno de Power Platform dentro de tu tenant.
- Incluye RPA asistida, pero no desatendida. Puedes automatizar procesos que requieran intervención humana.
- Trae un bloque de créditos AI Builder y Dataverse suficiente para la mayoría de pymes.
Power Automate Process
- Se asigna al entorno y marca un flujo o bot como “proceso de capacidad”.
- Toda la ejecución sucede con una identidad de servicio; los usuarios finales ni siquiera necesitan cuentas de Azure AD.
- Ideal para back-end corporativo (integraciones SAP, Dynamics, SQL) o automatizaciones que consumen formularios públicos.
- Soporta RPA desatendida de forma nativa; cada proceso incluye un run concurrido.
Hosted Process
- Potencia el escenario anterior creando escritorios Windows 11 Enterprise en Azure con Office y Edge.
- Proporciona escalado automático, snapshots y control de versión para bots UI.
- Elimina la necesidad de “máquinas intermedias” o gateways locales.
Pasos para comprar y asignar licencias
- Entra al Centro de administración de Microsoft 365 con permisos de facturación.
- Navega a Facturación → Comprar servicios → Power Platform.
- Elige Power Automate Premium, Process o Hosted Process.
– Si usas un Partner CSP, pídeles agregar SKUCFQ7TTC0LH0K(Premium) oCFQ7TTC0LHS0(Process). - Completa la compra y revisa la factura.
- Ve al Centro de administración de Power Platform (
admin.powerplatform.microsoft.com). - En Usuarios → Licencias, asigna la licencia Premium a cada creador/consumidor.
– Para Process/Hosted, ve a Entornos → Configuración → Licencias y habilita el flujo como “de capacidad”. - Reinicia sesión en Power Automate; la opción Premium aparecerá en la barra superior.
Escenarios de ejemplo y cálculo de coste
| Escenario | Usuarios | Requisito Premium | Opción óptima | Costo mensual aprox. |
|---|---|---|---|---|
| Pymes que genera contratos Word PDF | 1 creador, 3 consumidores | Conector “Populate Word Template” | 4 × Premium | 60 USD |
| Portal sin autenticación que crea facturas | 500 envíos/mes | Conector premium + ejecución por anónimo | 1 Proceso | 150 USD |
| Bot que extrae datos SAP y copia en Word 24/7 | Sin interacción humana | RPA desatendida + VM | 1 Proceso + 1 Hosted Process | 365 USD |
Preguntas frecuentes
¿E5 no trae conectores premium?
No. E5 añade seguridad y Power BI Pro, pero Power Automate sigue limitado a conectores estándar.
¿Un usuario sin licencia puede desencadenar un flujo premium?
Solo si el flujo está cubierto por Process (capacidad) o si se usa una licencia de aplicación dinámica (Dynamics 365 con derecho a Dataverse limitado).
¿Puedo mezclar licencias?
Sí. Por ejemplo, el equipo de TI compra cuatro licencias Premium para desarrollo y un Process para producción.
¿Cuándo uso RPA asistida vs. desatendida?
Asistida requiere que un usuario inicie sesión y supervise el bot; desatendida corre sin intervención, ideal para tareas nocturnas o fines de semana.
Buenas prácticas para reducir costos
- Centraliza flujos “de lectura” (leer un dato, actualizar un campo) bajo Process y reserva Premium para tareas personales.
- Revisa la tabla de actions per 24 h en el centro de administración; optimizar bucles a veces evita saltar a Process.
- Usa variables de nube y expresiones
string/jsonpara minimizar conectores premium innecesarios. - Consolida entornos de desarrollo y producción; cada entorno adicional puede duplicar consumo de Dataverse.
Conclusión y recomendación
Para la mayoría de pequeñas y medianas empresas, la decisión es muy clara:
- Compra Power Automate Premium por usuario si el objetivo es habilitar conectores premium como “Populate a Microsoft Word Template” a uno o pocos trabajadores.
- Escala a Process cuando el flujo sea crítico, de uso masivo o requiera ejecutarse sin licencias individuales.
- Añade Hosted Process solo si tu organización necesita bots sin infraestructura o workloads de RPA a gran escala.
Así obtendrás toda la potencia de Power Automate Premium sin cambiar de plan Microsoft 365 y con el gasto bien controlado.