Cuando el espacio de almacenamiento se agota en SharePoint Online, todos los sitios pasan inmediatamente a modo lectura y los usuarios dejan de poder cargar, modificar o mover archivos. Además de interrumpir la productividad, este bloqueo genera confusión sobre la cuota real del inquilino, la cifra de 25 TB que aparece en la documentación y las vías para recuperar operatividad. En esta guía descubrirás cómo se calcula tu cupo, por qué se reduce al quitar licencias y qué opciones—gratuitas y de pago—existen para ampliar el almacenamiento sin sobresaltos.
Por qué es clave entender los límites
SharePoint Online forma parte del núcleo de colaboración de Microsoft 365. Comprender sus cuotas es imprescindible para:
- Evitar interrupciones de servicio por sobrecarga.
- Planificar el crecimiento de los sitios y bibliotecas en función de proyectos futuros.
- Optimizar el gasto en licencias y complementos, pagando solo por el espacio que realmente se necesita.
- Diseñar políticas de gobernanza y retención que protejan la información sin malgastar GB.
Cómo se calcula el almacenamiento global
La regla base del inquilino
La cuota de SharePoint Online se compone de dos partes:
- 1 TB inicial otorgado a cada inquilino nada más activar el servicio.
- 10 GB adicionales por cada licencia de plan que incluya SharePoint (Business Basic, Business Premium, Office 365 E1/E3/E5, etc.).
Ejemplo: una compañía con 250 licencias E3 recibe 1 TB + (250 × 10 GB) = 3,44 TB de almacenamiento total.
Impacto de eliminar licencias
Si se reducen puestos—por reestructuraciones o rotación de personal—la cuota baja del mismo modo. Un descenso brusco puede dejar al inquilino técnicamente “sobregirado”; el sistema conserva los datos, pero pasa los sitios a solo lectura hasta que se libere espacio o se compren licencias/complementos.
¿Qué licencias no aportan GB?
- Visio, Project y otros planes stand‑alone sin SharePoint.
- Planes de llamadas, audio‑conferencia o seguridad (EMS).
- Usuarios invitados: no consumen cuota extra ni la generan.
La cifra de 25 TB por sitio: aclaremos el mito
El valor de “hasta 25 TB” no es una cuota a la que todo sitio tenga derecho automático, sino el límite técnico máximo que la plataforma permite asignar a un único sitio (o sitio de grupo en Teams). Para poder aplicarlo deben cumplirse dos condiciones:
- Que el pool global del inquilino disponga de 25 TB libres.
- Que el administrador establezca la cuota manualmente o permita la asignación automática.
En un inquilino pequeño (por ejemplo, 1 TB + 20 GB) el portal jamás mostrará 25 TB disponibles porque, sencillamente, no existen en el pool.
Formas de ampliar el almacenamiento
Métodos gratuitos (limpieza y optimización)
- Vaciar la Papelera de reciclaje de todos los sitios: los elementos permanecen hasta 93 días consumiendo cuota.
- Arquivar o eliminar versiones antiguas: limitar a 100 versiones por documento puede ahorrar cientos de GB.
- Mover contenido obsoleto a sitios de archivo con retención más laxa o a Azure Blob si no se necesita la interfaz de SharePoint.
- Habilitar políticas de expiración en bibliotecas muy cambiantes (bitácoras, capturas, informes intermedios, etc.).
Métodos de pago
Dispones de dos vías principales para conseguir más gigabytes bajo demanda: 1. Comprar nuevas licencias con SharePoint Cada licencia añade 10 GB permanentes. Resulta atractivo si ya planeabas ampliar la plantilla o migrar a planes superiores. 2. Complemento “Microsoft 365 Extra File Storage” Se contrata en bloques de 1 GB (sí, de solo 1 GB, pero puedes seleccionar cantidades masivas al comprar). Se factura mensualmente y puede ajustarse en cualquier momento; ideal para picos temporales.
Estrategia combinada
En la práctica, lo habitual es:
Limpiar primero → dimensionar con licencias → cubrir picos con el complemento.
Tabla de problemas y soluciones más comunes
| Qué ocurre | Por qué sucede | Qué se puede hacer |
|---|---|---|
| Disminuye el cupo tras eliminar usuarios | El almacenamiento es 1 TB base + 10 GB por licencia. Al quitarlas, baja el cupo. | 1) Restaurar o comprar licencias. 2) Comprar Extra File Storage. |
| El sitio no acepta 25 TB | Es el tope técnico. Se asigna solo si el inquilino dispone de esos TB. | Asegurar cupo global suficiente y fijar la cuota como Automático. |
| Sitio en modo lectura | Al superar la cuota global, todos los sitios pasan a solo lectura. | Eliminar/archivar contenido, comprar espacio o licencias y esperar reactivación. |
Pasos prácticos para recuperar espacio y evitar bloqueos futuros
- Auditar el consumo actual
Centro de administración → Configuración → “Almacenamiento de SharePoint”. Descarga el CSV para analizar qué sitios crecen más rápido. - Eliminar datos innecesarios
Vacía Reciclajes, purga versiones innecesarias y traslada bibliotecas históricas a un sitio de archivo. - Activar retención selectiva
Usa Microsoft Purview para aplicar políticas que mantengan lo crítico y eliminen lo rezagado tras X meses. - Adquirir capacidad adicional
Si tras la limpieza sigues cerca del límite, compra licencias o el complemento para evitar volver a bloquearte. - Automatizar la gobernanza
Implementa alertas PowerShell/Power Automate que notifiquen cuando un sitio supere el 80 % de su cuota. - Revisar mensualmente
Incluye el reporte de almacenamiento en la reunión de TI; así actúas antes de entrar en zona roja.
Buenas prácticas de gobernanza
- Asignación automática de cuotas: deja que SharePoint reparta el pool. Evita sobreasignar manualmente TB a sitios “por si acaso”.
- Evitar bibliotecas gigantes: pasados los 100 000 elementos la experiencia se degrada. Segmenta por año, proyecto o departamento.
- OneDrive ≠ SharePoint: cada usuario tiene 1 TB propio; mover archivos a un sitio consume del pool global.
- Sitios de Teams: usar canales privados para información sensible reduce duplicidad y versiones innecesarias.
- Supervisar logs de auditoría: detecta cargas masivas que consumen GB de golpe (por ejemplo, migraciones descuidadas).
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Los planes Frontline (F3) suman los mismos 10 GB?
Sí, aportan 10 GB por licencia, aunque la capacidad individual de OneDrive es de 2 GB.
¿Qué ocurre con los sitios al comprar almacenamiento adicional?
La asignación es inmediata; una vez el sistema detecta que hay espacio libre, los sitios salen de solo lectura en unos minutos.
¿Puedo reducir el complemento Extra File Storage después de una migración?
Sin problema. Ajusta la cantidad contratada desde el Centro de facturación y el cambio se prorratea el próximo ciclo.
¿Existe un límite global absoluto?
Sí, el inquilino puede llegar hasta 25 PB (25 000 TB). Más allá de esa cifra debes abrir un ticket con Microsoft.
Conclusión
La regla “1 TB base + 10 GB por licencia” es sencilla, pero las consecuencias de ignorarla pueden paralizar toda la colaboración de la empresa. Una limpieza periódica, políticas de retención inteligentes y una estrategia clara de ampliación—licencias o complemento—garantizan que tus sitios sigan disponibles y escalables. Con las buenas prácticas anteriores no solo evitarás el modo lectura, sino que optimizarás el coste total de propiedad de Microsoft 365.