¿Tu ONG sigue con Office 365 E2 (nonprofit) y necesitas moverte a Microsoft 365 Business Basic sin interrupciones ni pérdida de datos? Aquí tienes una guía práctica, paso a paso, con listas de verificación, scripts y mejores prácticas para ejecutar el cambio de forma segura y controlada.
Contexto y punto clave
Office 365 E2 (nonprofit) es un plan heredado. La vía natural hoy es migrar a Microsoft 365 Business Basic, que ofrece correo, OneDrive/SharePoint, Teams y Office en la Web. La pregunta crítica es el orden de asignación: asigna primero Business Basic y quita después E2. Ese orden evita que el usuario quede “sin licencia” y se activen procesos de desasignación o eliminación de datos en servicios como Exchange, OneDrive o Teams.
Respuesta corta para ocupados
- Sí, primero asigna Business Basic y después retira E2.
- Valida que el usuario accede a correo, OneDrive/SharePoint y Teams con normalidad.
- Si usas licenciamiento basado en grupos (Entra ID), añade el usuario al grupo de Business Basic, valida, y luego retíralo del grupo de E2.
- Haz el cambio en ventanas controladas, por tandas pequeñas y dejando tiempo a la replicación.
- Recuerda: Business Basic no incluye apps de escritorio; si alguien las necesita, evalúa Business Standard o Apps for Business.
Por qué el orden importa
Cuando un usuario se queda sin licencia en un servicio, se pueden iniciar contadores de desprovisión o eliminación de datos propios de cada carga de trabajo. Aunque suelan existir periodos de gracia, no conviene activarlos. La forma más segura es que el usuario nunca quede sin al menos una licencia que contenga Exchange Online, OneDrive/SharePoint y Teams durante la ventana de cambio.
Comparativa breve de capacidades
Tabla orientativa para entender el encaje funcional. Verifica siempre los planes de servicio exactos en tu tenant porque pueden variar por región y fecha.
| Capacidad | Office 365 E2 (nonprofit) | Microsoft 365 Business Basic | Notas |
|---|---|---|---|
| Correo (Exchange Online) | Sí | Sí | Generalmente equivalente a Plan 1. |
| OneDrive for Business | Sí | Sí | Sincronizador moderno; comprobar cuotas. |
| SharePoint Online | Sí | Sí | Contenidos y permisos no cambian por el cambio de SKU. |
| Teams | Sí | Sí | Revisar grabaciones, aplicaciones y políticas. |
| Office en la Web | Sí | Sí | Edición en navegador. |
| Apps de escritorio | No | No | Si se requieren apps locales, evaluar Business Standard. |
| Archivado/retención avanzada | Variable / add‑on | Variable / add‑on | Las funciones avanzadas suelen requerir complementos. |
Plan de migración recomendado
Aplica este plan iterando por cohortes pequeñas (pilotos de 10–20 usuarios) antes de escalar al resto.
Preparación
- Inventario: exporta la lista de usuarios con E2, su estado, UPN, departamento, país y pertenencia a grupos de licencias.
- Capacidades críticas: identifica personas con necesidades especiales (archivado de correo, buzones compartidos, flujo de llamadas en Teams, accesos delegados, eDiscovery).
- Comunicación: prepara correos y preguntas frecuentes. Aclara que no habrá cambios en accesos o URLs y que se trata de una operación de “mantenimiento de licencia”.
- Backups y retención: si usas copias de seguridad de terceros, verifica trabajos recientes. Revisa políticas de retención existentes antes de tocar licencias.
- Ventanas y lotes: define franjas fuera de horario, con tiempo para validación y reversión.
Método rápido en el Centro de administración
- Abre el Centro de administración de Microsoft 365 con un rol adecuado (Administrador global o de licencias).
- Ve a Usuarios > Usuarios activos, selecciona un usuario piloto.
- En Licencias y aplicaciones, asigna Microsoft 365 Business Basic manteniendo activas las de E2.
- Confirma el estado de los planes de servicio dentro de la licencia: Exchange Online, OneDrive/SharePoint y Teams deben quedar Activados.
- Pide al usuario que cierre y vuelva a abrir sesión en los servicios web o valida tú desde una sesión de prueba.
- Cuando todo funcione, retira la licencia E2 del usuario.
Método con licenciamiento basado en grupos (Entra ID)
- Crea un grupo de seguridad para Business Basic y asígnale la licencia de forma basada en grupos.
- Añade al grupo a un conjunto de usuarios piloto. Espera la propagación y valida acceso a correo, OneDrive/SharePoint y Teams.
- Retira a esos usuarios del grupo que otorgaba E2. Valida de nuevo.
- Repite por cohortes hasta cubrir toda la organización.
Ventaja: reduces errores humanos y mantienes la asignación como infraestructura como código (grupos = política de licencia).
Método con PowerShell y Microsoft Graph
Para automatizar en lotes, usa Microsoft Graph PowerShell. Ejemplo orientativo:
# 1) Instalar y conectar (ejecutar como usuario con permisos adecuados)
Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser
Import-Module Microsoft.Graph
Connect-MgGraph -Scopes "User.ReadWrite.All","Directory.ReadWrite.All","Organization.Read.All"
2) Identificar SKUs disponibles en el tenant
Get-MgSubscribedSku | Select SkuId,SkuPartNumber,ConsumedUnits,PrepaidUnits
Anota los SkuId/SkuPartNumber de:
- Office 365 E2 (nonprofit) => \$e2SkuId
- Microsoft 365 Business Basic => \$bbSkuId
\$e2SkuId = \[Guid]"\"
\$bbSkuId = \[Guid]"\"
3) Migrar un usuario: primero AÑADIR Business Basic, luego QUITAR E2
\$userUpn = "[usuario@tuorganizacion.org](mailto:usuario@tuorganizacion.org)"
Añadir Business Basic (sin retirar nada todavía)
Set-MgUserLicense -UserId \$userUpn ` -AddLicenses @(@{SkuId=$bbSkuId})`
-RemoveLicenses @()
(Opcional) Comprobar planes de servicio activos del usuario
(Get-MgUserLicenseDetail -UserId \$userUpn).ServicePlans |
Select ServicePlanName, ProvisioningStatus
Retirar E2 cuando todo esté correcto
Set-MgUserLicense -UserId \$userUpn ` -AddLicenses @()`
-RemoveLicenses @(\$e2SkuId)
4) Procesar en lote desde CSV
CSV con columna UserPrincipalName
Import-Csv .\usuarios.csv | ForEach-Object {
\$upn = $\_.UserPrincipalName
Set-MgUserLicense -UserId \$upn -AddLicenses @(@{SkuId=\$bbSkuId}) -RemoveLicenses @()
Start-Sleep -Seconds 2 # dar tiempo a la provisión
Set-MgUserLicense -UserId \$upn -AddLicenses @() -RemoveLicenses @(\$e2SkuId)
} Consejos: prueba primero con 1–2 cuentas, captura salidas y estados de provisión, y usa registros para revertir rápidamente si algo no se asigna como esperas.
Validaciones imprescindibles después del cambio
- Correo: el usuario envía y recibe en OWA; delegaciones y buzones compartidos funcionan.
- OneDrive: puede abrir, subir y sincronizar archivos; accesos compartidos vigentes.
- SharePoint: acceso a sitios y bibliotecas; webparts y permisos intactos.
- Teams: chat, reuniones, canales y apps funcionan; políticas de reunión vigentes.
- Aplicaciones: Office en la Web abre y edita documentos sin problemas.
- Licencias: en el perfil del usuario aparece solo Business Basic (y cualquier otro add‑on que proceda).
Secuencia recomendada paso a paso
- Selecciona un lote piloto y prepara comunicación.
- Asigna Business Basic manteniendo E2.
- Valida servicios clave (correo, OneDrive/SharePoint, Teams).
- Retira E2 del usuario.
- Monitorea actividad y soporte durante 24–48 horas.
- Repite por cohortes hasta completar.
Consideraciones específicas por servicio
Exchange Online
- Quita E2 solo cuando el buzón funcione con Business Basic.
- Si usas archivado de buzón o retenciones, documenta su estado antes del cambio. Algunas capacidades requieren complementos.
- Revisa flujos de correo especiales, reglas de transporte y buzones compartidos asignados al usuario.
OneDrive y SharePoint
- Verifica el espacio disponible y la política de retención de OneDrive.
- Prueba el cliente de sincronización en un dispositivo representativo del usuario (abrir, editar y sincronizar).
- Confirma que los enlaces compartidos y pertenencias a sitios se mantienen.
Teams
- Comprueba chat, reuniones programadas y acceso a equipos y canales.
- Si usas telefonía, revisa políticas, números y adquiridos de llamadas. La funcionalidad de llamadas empresariales requiere licencias específicas adicionales.
- Valida grabaciones de reuniones y su almacenamiento.
Aplicaciones de Office
- Business Basic no incluye apps de escritorio. Si un usuario necesita Word/Excel/PowerPoint instalados, considera Business Standard o Apps for Business.
- Office en la Web se mantiene disponible para edición básica.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Quitar E2 antes de asignar Business Basic: el usuario queda sin licencia y algunos servicios pueden iniciar temporizadores de desprovisión. Solución: respeta el orden.
- Olvidar los planes de servicio dentro de la licencia: en la misma licencia puedes tener Exchange o Teams desactivados. Solución: revisa y habilita lo necesario.
- Hacer el cambio en un único lote masivo: aumenta el riesgo. Solución: pilotos, tandas pequeñas y ventanas fuera de horario.
- No comunicar el cambio: genera tickets innecesarios. Solución: avisa y alinea expectativas.
- Depender del módulo AzureAD heredado en automatizaciones nuevas: usa Microsoft Graph PowerShell.
Checklist de preparación y ejecución
| Bloque | Acción | Responsable | Estado |
|---|---|---|---|
| Inventario | Exportar usuarios con E2 y mapear a grupos | IT | ⬜ |
| Piloto | Definir cohorte y ventana | IT + RRHH | ⬜ |
| Comunicación | Enviar anuncio y FAQ | Comunicaciones | ⬜ |
| Asignación | Asignar Business Basic manteniendo E2 | IT | ⬜ |
| Validación | Probar Exchange, OneDrive/SharePoint, Teams | IT + Piloto | ⬜ |
| Retirada | Quitar E2 tras validar | IT | ⬜ |
| Seguimiento | Monitorizar tickets 48 h | Soporte | ⬜ |
Estrategia de reversión
Si algo no funciona tras la asignación de Business Basic:
- Reasigna temporalmente E2 al usuario o vuelve a incluirlo en el grupo de E2.
- Revisa el estado de provisión de planes de servicio (Exchange, Teams, SharePoint).
- Comprueba conflictos de políticas (retención, eDiscovery, DLP) y complementos ausentes.
- Una vez resuelto, repite la secuencia: asignar Business Basic → validar → retirar E2.
Automatización a escala
- CSV + PowerShell: controla exactamente a quién migras y cuándo.
- Grupos dinámicos en Entra ID: por OU, atributo o departamento, asignan licencias automáticamente a nuevas altas.
- Etiquetado de cambios: guarda registros (fecha, operador, lote, usuarios) para auditoría.
Preguntas frecuentes
¿Se pierden datos al cambiar de E2 a Business Basic?
No si sigues la secuencia correcta: asigna Business Basic primero, valida y, luego, retira E2. Así evitas ventanas “sin licencia”.
¿Cambian las direcciones o URLs?
No. El UPN, la dirección de correo, los sitios de SharePoint y los equipos de Teams permanecen.
¿Qué pasa con las apps de escritorio?
Business Basic no trae apps de escritorio. Si las necesitas, elige Business Standard o un complemento apropiado.
¿Puedo usar “Cambiar de plan” de facturación?
A veces no está disponible entre familias o en ofertas nonprofit. El método más seguro es asignar/quitar licencias por usuario o por grupo.
¿Cuánto tarda en replicar?
La activación de servicios puede tardar unos minutos. Por eso es clave planificar ventanas y validar antes de retirar E2.
Buenas prácticas operativas
- Menos es más: migra por lotes y confirma resultados.
- Documenta: deja rastro de quién, cuándo y cómo.
- Comunica: informa de que no habrá cambios visibles salvo mantenimiento.
- Pilota: prueba con usuarios con necesidades distintas (frontline, staff, IT, dirección).
Modelo de comunicación listo para copiar
Asunto: Mantenimiento de licencias Microsoft 365 (sin impacto)
Hola,
entre \ realizaremos un ajuste de licencias: pasaremos de Office 365 E2 a Microsoft 365 Business Basic.
No se esperan cambios en correo, OneDrive/SharePoint ni Teams.
Si detectas cualquier anomalía, abre un ticket en \.
Gracias,
Equipo de TIResumen ejecutivo para directivos
- Riesgo controlado: asignar primero la nueva licencia evita ventanas “sin licencia”.
- Coste y soporte: Business Basic mantiene la productividad núcleo; si alguien requiere apps locales, se evalúa un plan superior.
- Gobierno: licenciamiento por grupos simplifica auditoría y cumplimiento.
Referencia operativa
La directriz de Microsoft para este tipo de cambios se denomina “Mover usuarios a una suscripción diferente” (Microsoft Learn). Aunque aquí no se incluyen enlaces, el nombre te permitirá localizar la guía oficial en el portal de documentación cuando lo necesites.
Conclusión
La migración de Office 365 E2 (nonprofit) a Microsoft 365 Business Basic es un cambio de licencia, no un traslado de datos. Si respetas el orden asignar primero Business Basic y retirar después E2, validas servicios clave y operas por cohortes con buena comunicación, el proceso es silencioso para el usuario y seguro para tus datos. Apóyate en licenciamiento por grupos, automatiza con Microsoft Graph cuando escales y documenta cada lote. Así conviertes una tarea potencialmente arriesgada en una operación rutinaria y comprobable.