¿Tienes que mover una lista de Microsoft Lists a otra cuenta porque el propietario deja la organización? Esta guía práctica te muestra la ruta correcta (CSV/Excel), qué se migra y qué no, y cómo manejar columnas especiales y adjuntos con Power Automate sin depender del archivo .iqy.
Resumen de la situación
Al intentar “Exportar a Excel” desde una lista de Microsoft Lists, puedes obtener un archivo con extensión .iqy. Ese archivo es una consulta web (Web Query) y no sirve como fuente directa para crear una lista “Desde Excel”, que espera un .xlsx o un .csv. El objetivo es trasladar la lista (estructura + datos) a otra cuenta de Microsoft 365 con el menor impacto posible.
Respuesta rápida (la versión corta)
- Evita el .iqy como fuente de importación: úsalo solo para abrir los datos en Excel y guardarlos como
.xlsxo.csv. - Ruta recomendada:
- Exporta los datos a
CSVo, si solo tienes.iqy, ábrelo en Excel, actualiza y guarda como.xlsx/.csv. - En la cuenta de destino, crea una lista en Microsoft Lists → + Nueva lista → Desde CSV o Desde Excel.
- Recrea manualmente las columnas especiales (Personas, Búsquedas, Opciones complejas), vistas, reglas y formato condicional.
- Si necesitas adjuntos o más fidelidad, usa Power Automate para copiar elementos y adjuntos desde la lista origen a la destino.
- Exporta los datos a
Por qué el archivo .iqy no resuelve la importación
Un .iqy (Internet Query) es un contenedor de instrucciones que le dice a Excel dónde y cómo obtener los datos (normalmente a través de la API de SharePoint/Lists). No contiene una tabla exportada en sí misma. Por ello, el asistente de Microsoft Lists no lo admite como base para “Desde Excel”. La solución es convertir el resultado de esa consulta en un dataset real guardado como .xlsx o .csv.
Antes de empezar: comprobaciones clave
| Elemento | Qué verificar | Recomendación |
|---|---|---|
| Ubicación de la lista origen | ¿Está en un sitio de SharePoint o en “Mis listas” del usuario? | Si ya está en un sitio, no necesitas moverla: añade nuevos propietarios al sitio/lista. Si está en “Mis listas”, sigue esta guía para copiar en un sitio de equipo. |
| Permisos | Acceso de lectura/edición al origen y permisos para crear listas en el destino. | Confirma con el admin que la cuenta destino puede crear listas y que puedes ver todos los elementos del origen. |
| Volumen de datos | Número de elementos y tamaño/volumen de adjuntos. | Para volúmenes grandes, planifica Power Automate (paginación) o lotes por CSV. |
| Columnas especiales | Personas/Usuarios, Búsquedas, Opciones, Cálculos, Adjuntos, Versiones. | Se recrean tras la importación; adjuntos y versiones requieren enfoque adicional (por ejemplo, Power Automate). |
Dónde encontrar la opción de importación en la cuenta destino
- Aplicación Microsoft Lists (web): Listas → + Nueva lista → Desde CSV o Desde Excel.
- Desde un sitio de SharePoint: Contenido del sitio → Nuevo → Lista → Desde Excel.
Qué migra y qué no migra con CSV/Excel
| Tipo | ¿Migra con CSV/Excel? | Detalles / Matices |
|---|---|---|
| Texto (1 línea / varias líneas) | Sí | Se crea como texto. En multilínea, el salto de línea se conserva si usas Excel .xlsx; en CSV depende del encapsulado con comillas. |
| Número / Moneda | Sí | Moneda se interpreta como número; el símbolo $/€/etc. no se conserva como tipo. Ajusta el tipo tras crear la lista. |
| Fecha y hora | Sí | Usa formato ISO (p. ej., 2025-08-29 o 2025-08-29T14:30:00Z) para evitar ambigüedades regionales. |
| Sí/No | Parcial | Importa como texto o booleano según el asistente. Normaliza a TRUE/FALSE o Yes/No. |
| Opciones (Choice) | Parcial | Los valores llegan, pero el tipo podría quedar como texto. Convierte la columna a “Opciones” y define el conjunto permitido. |
| Personas/Usuarios (Person or Group) | No automático | Se traen como texto (nombre/correo). Debes crear una columna de Personas y asignar los usuarios posterior (manual o Power Automate) usando sus UPN/correos. |
| Búsqueda (Lookup) | No | Recréala apuntando a la lista relacionada. Puedes conservar temporalmente el texto para mapear luego. |
| Cálculo (Calculated) | No | Recrear la fórmula tras importar los datos base. |
| Adjuntos | No | Usa Power Automate para copiarlos (pasos detallados más abajo). |
| Vistas, reglas, formato condicional | No | Recrear manualmente en la lista destino. |
| Historial de versiones / metadatos de sistema | No | CSV/Excel no preserva versiones ni “Creado por/Fecha”, salvo estrategias avanzadas. |
Guía paso a paso — método simple con CSV/Excel
Si puedes exportar directamente a CSV
- En la lista origen, usa la opción Exportar a CSV (si aparece).
- Abre el archivo y comprueba que:
- Las columnas tienen encabezados claros (sin caracteres especiales problemáticos).
- Las fechas están en ISO (
YYYY-MM-DD) o en un formato coherente. - Los separadores son correctos: coma (
,) o punto y coma (;) según tu configuración regional.
- En la cuenta destino, ve a Microsoft Lists → + Nueva lista → Desde CSV y selecciona el archivo.
- En el asistente de creación:
- Revisa la detectación de tipos y corrige los que queden como texto (Números, Fecha, Sí/No).
- Asigna títulos legibles a las columnas (puedes renombrarlas aquí).
- Finaliza y verifica que los datos se cargaron correctamente.
Si solo aparece “Exportar a Excel (.iqy)”
- Haz clic en Exportar a Excel y descarga el archivo
.iqy. - Abre el
.iqyen Microsoft Excel. Acepta la conexión y pulsa Actualizar para cargar los datos de la lista. - Guarda como
.xlsxo.csv. - En la cuenta destino, crea la nueva lista:
- Desde Excel: Desde Excel con el
.xlsx. - Desde CSV: Desde CSV con el
.csv.
- Desde Excel: Desde Excel con el
Clonar la estructura antes de importar datos
Para mantener más fidelidad en columnas y vistas:
- En la cuenta destino, elige Desde lista existente y selecciona una lista con la estructura deseada (puede ser la lista original si es accesible o una plantilla intermedia).
- Se crean las columnas y algunas vistas. Luego importa los datos:
- Con Vista rápida (Edición rápida): copia/pega desde Excel por lotes.
- Con Power Automate: crea un flujo que inserte elementos mapeando campos.
Cómo tratar columnas especiales tras la importación
Personas/Usuarios
- Crea en la lista destino una columna de tipo Personas (permitiendo solo usuarios del directorio).
- Si tu CSV traía un campo OwnerEmail (correo o UPN), crea un flujo en Power Automate:
- Disparador: Cuando se cree o modifique un elemento (lista destino).
- Acción: Actualizar elemento, asignando la columna Personas con el correo del campo de texto.
- Alternativa rápida: en Edición rápida, pega correos directamente en la columna Personas y deja que el selector resuelva los usuarios.
Opciones (Choice)
Convierte las columnas de texto a Opciones y define el conjunto permitido. Si hay valores fuera de catálogo, límpialos previamente en Excel (por ejemplo, usando Buscar/Reemplazar) para evitar dispersión.
Búsquedas (Lookup)
- Asegúrate de que la lista de referencia exista en el sitio destino (puedes migrarla primero).
- Crea la columna Búsqueda apuntando a la lista relacionada y el campo de visualización.
- Para mapear históricamente: mantén en el CSV una columna con el valor de referencia (p. ej., CódigoCliente) y luego, con Power Automate, busca el elemento relacionado y asigna el lookup.
Cálculos
Recrea la fórmula en la lista destino una vez que las columnas base existan. Valida algunos registros para asegurarte de que el cálculo produce resultados idénticos.
Adjuntos: trasladarlos con Power Automate
CSV y Excel no contienen adjuntos. Para moverlos, crea un flujo:
- Opción de carga inicial (todos los existentes):
- Disparador: Recurrencia.
- Acción: Obtener elementos de la lista origen (activa Paginación si hay muchos).
- Para cada elemento:
- Obtener adjuntos.
- Para cada adjunto: Obtener contenido de adjunto.
- Crear elemento en la lista destino (mapeando campos).
- Agregar adjunto al nuevo elemento con el contenido obtenido.
- Opción incremental (a partir de ahora):
- Disparadores: Cuando se cree un elemento y Cuando se modifique un elemento (lista origen).
- Repite el patrón de copia para mantener sincronizadas ambas listas durante la transición.
Consejo: agrega una columna “Migrado” (Sí/No) en origen para marcar qué elementos ya se copiaron y evitar duplicados si reejecutas el flujo.
Plantilla de CSV recomendada
Incluye correos para personas y valores canónicos para opciones:
Title,Status,DueDate,OwnerEmail,Category,Notes
Llamar a proveedor,Abierto,2025-09-05,ana.perez@contoso.com,Compras,"Recordar enviar especificaciones"
Renovar contrato,En curso,2025-09-15,carlos.rojas@contoso.com,Legal,"Ajustar cláusula 4.2"
Entrega sprint,Cerrado,2025-08-30,luis.soto@contoso.com,TI,"Retrospectiva completada"
¿Y si la lista ya está en un sitio de SharePoint?
Si la lista no está en “Mis listas” sino dentro de un sitio de equipo o un sitio de SharePoint, probablemente no necesites moverla. La lista pertenece al sitio, no a la cuenta personal. Basta con:
- Añadir a los nuevos propietarios al grupo de Propietarios del sitio o darles permisos de propietario en la lista.
- Quitar al usuario saliente cuando corresponda. La lista y sus datos permanecerán intactos.
Solo migra cuando sea estrictamente necesario (por ejemplo, si nació en “Mis listas” del usuario y quieres institucionalizarla en un sitio de equipo).
Menús que pueden verse distintos
- Microsoft Lists (web): Listas → + Nueva lista → Desde CSV o Desde Excel.
- SharePoint (sitio): Contenido del sitio → Nuevo → Lista → Desde Excel.
Buenas prácticas para una migración limpia
- Normaliza los datos en Excel antes de importar (fechas ISO, valores de opción uniformes, correos válidos).
- Divide por lotes si el CSV es grande (p. ej., 5–10k filas por carga) para mantener el proceso estable.
- Índices y vistas: crea índices en columnas de filtro habituales para evitar el umbral de vista (5.000+ elementos).
- Nomenclatura: usa nombres de columnas sin espacios excesivos ni caracteres especiales para facilitar flujos y fórmulas.
- Control de cambios: en el destino activa versiones si necesitas auditoría a futuro (las versiones históricas del origen no se traen con CSV).
Solución de problemas comunes
El asistente “Desde CSV” interpreta todo como texto
Revisa el separador (coma vs punto y coma) y el encoding (UTF-8). En Excel, guarda como CSV UTF-8. Cambia manualmente los tipos propuestos por el asistente antes de finalizar. Fechas desfasadas o invertidas (MM/DD vs DD/MM)
Usa formato ISO YYYY-MM-DD o YYYY-MM-DDThh:mm:ssZ. Evita formatos regionales ambiguos. La columna Personas no reconoce valores
Pega correos/UPN en vez de nombres completos. Si persiste, crea un flujo en Power Automate para asignar la columna Personas a partir de un campo texto con el correo. Necesito adjuntos y no se importan
Usa Power Automate con las acciones “Obtener adjuntos”, “Obtener contenido de adjunto” y “Agregar adjunto”. Revisa el tamaño máximo permitido por elemento. Quiero conservar “Creado por/Fecha de creación”
CSV/Excel no preserva esos metadatos. Para escenarios avanzados, podrías usar conectores o scripts con permisos elevados que realicen “System Update”. Si esto no es posible, documenta la fecha de migración y continúa con versiones activadas a partir de ahora. Claves duplicadas o filas repetidas
El CSV no impone unicidad. Antes de importar, deduplica en Excel (pestaña Datos → Quitar duplicados) usando una columna clave. Errores de encodificación (acentos extraños)
Guarda el archivo como CSV UTF-8 y prueba nuevamente.
Checklist de verificación antes y después
| Momento | Ítem | Acción |
|---|---|---|
| Antes | Inventario de columnas | Lista de tipos y detección de columnas especiales (Personas, Lookup, Cálculo). |
| Antes | Adjuntos | Decidir si se migran; preparar flujo si aplica. |
| Durante | Importación CSV/Excel | Corregir tipos en el asistente; validar mapeo. |
| Después | Conteo de elementos | Orígen vs destino deben coincidir (o documentar diferencias previstas). |
| Después | Columnas especiales | Recrear Personas, Lookup y Cálculos; validar con muestras. |
| Después | Vistas y reglas | Reconstruir y probar filtros, orden y formato condicional. |
Decisión rápida: ¿mover o solo reasignar?
- La lista vive en un sitio de SharePoint → Añade nuevos propietarios y mantén la lista donde está. El borrado del usuario saliente no elimina la lista del sitio.
- La lista está en “Mis listas” → Crea una nueva lista en un sitio de equipo y copia los datos con CSV/Excel (y Power Automate si necesitas adjuntos/Personas/Lookups).
Ejemplo completo: de .iqy a lista en otra cuenta
- En la lista origen, pulsa Exportar a Excel para obtener
.iqy. - Abre el
.iqyen Excel → Actualizar para cargar los datos. - Guarda como
.xlsx(o.csvUTF-8). - En la cuenta destino, Microsoft Lists → + Nueva lista → Desde Excel (o Desde CSV).
- Revisa/ajusta tipos (Números, Fechas, Sí/No, Opciones).
- Finaliza la creación; valida conteo y algunos registros.
- Crea columnas especiales (Personas, Lookup, Cálculos) y rellénalas:
- Personas: por correo (manual o flujo).
- Lookup: apuntando a la lista relacionada.
- Cálculos: replica fórmulas.
- Si hay adjuntos: construye el flujo de copia de adjuntos en Power Automate y ejecútalo.
- Reconstruye vistas/reglas/formato condicional.
Preguntas frecuentes
¿Se conservan las IDs originales de los elementos?
No con CSV/Excel. La lista destino generará nuevas IDs. Si necesitas trazabilidad, agrega una columna “ID_Origen”.
¿Puedo mantener el autor/fecha de creación?
No con el método básico. Considera métodos avanzados con permisos elevados si es requisito regulatorio.
¿Se migran las vistas, reglas y formato condicional?
No automáticamente. Debes recrearlos en el destino.
¿Qué pasa con los adjuntos?
Debes copiarlos con Power Automate (u otra herramienta) y volver a asociarlos a los elementos creados.
¿La eliminación del usuario propietario borra la lista?
Si la lista está en un sitio de SharePoint, no. La lista pertenece al sitio. Asegúrate de tener otros propietarios del sitio. Si está en “Mis listas”, muévela como se indica.
En una frase
Exporta la lista a CSV o .xlsx, crea la nueva lista “Desde CSV/Excel” en la cuenta destino y, luego, reconstruye las columnas especiales, vistas y adjuntos con Power Automate cuando sea necesario.
Lista de comprobación final
- CSV/Excel listo (UTF-8, fechas ISO, valores limpios).
- Lista destino creada desde CSV/Excel con tipos correctos.
- Personas, Lookup y Cálculos recreados y validados.
- Adjuntos copiados (si aplica) y accesibles.
- Vistas, reglas y formato condicional agregados.
- Permisos: nuevos propietarios confirmados.
Resumen ejecutivo para responsables
Para transferir una lista de Microsoft Lists a otra cuenta sin depender de la cuenta saliente: 1) convierte el .iqy en datos reales (.xlsx o .csv), 2) crea la lista destino “Desde Excel/CSV”, 3) recrea las columnas especiales y 4) usa Power Automate cuando requieras adjuntos o relaciones entre listas. Si la lista ya vive en un sitio de SharePoint, añade nuevos propietarios y evita moverla.