Microsoft Planner: colores en la vista Schedule y alternativas con Outlook y Microsoft Lists

¿Quieres ver las etiquetas de colores de tus tareas directamente en el calendario de Microsoft Planner? A fecha de mayo y octubre de 2024 no existe un ajuste que lo active. Aquí tienes alternativas prácticas para conseguir un calendario con colores por categoría dentro del ecosistema Microsoft 365.

Índice

Qué ocurre con las etiquetas en la vista de calendario de Planner

En Microsoft Planner puedes asignar etiquetas con nombre y color a cada tarea. Sin embargo, al abrir la vista Schedule (calendario), esas etiquetas no se visualizan en la tarjeta del día ni colorean el elemento del calendario. Tampoco hay un interruptor oculto, una opción de administración o un truco de formato que lo habilite. En otras palabras: Planner no incluye hoy una visualización de etiquetas por color en su calendario (confirmado a la fecha de publicaciones de mayo y octubre de 2024).

La buena noticia es que sí existen caminos para replicar esa experiencia de color dentro de Microsoft 365, manteniendo el origen de las tareas en Planner y mostrando el calendario en otra aplicación que sí soporte categorías con color.

Opciones disponibles y cómo elegir

Estas son las alternativas más útiles, ordenadas por rapidez de adopción y nivel de control visual:

Alternativa	Colores por categoría	Esfuerzo inicial	Mantenimiento	Interacción	Ventajas	Limitaciones
Filtrar por etiqueta en Planner	No	Muy bajo	Nulo	Directo en Planner	Rápido, sin cambiar de herramienta	No añade color; solo filtra la vista
Outlook Calendar + Categorías vía Power Automate	Sí	Medio	Bajo	Desde Outlook	Visualización rica y familiar; móvil y escritorio	Requiere flujo; asignar y mantener categorías
Microsoft Lists (SharePoint) con vista Calendario	Sí (formato condicional)	Medio	Bajo	Desde Listas	Muy flexible; control de diseño	Configuración más técnica; sincronización de tareas
Suscripción ICS del plan de Planner	No (un solo color)	Bajo	Nulo	Solo lectura en Outlook	Rápido y sin flujos	Sin etiquetas; un color para todos los elementos

Filtrar por etiqueta dentro de Planner

Si lo que necesitas es enfocarte en un conjunto de tareas y no estrictamente colorear, prueba esto:

Abre el plan en Planner y cambia a la vista Schedule.
Haz clic en Filter → Labels.
Selecciona una o varias etiquetas. Verás solo las tareas que coinciden con esas etiquetas.

Este método es instantáneo y útil para revisión rápida. No añade colores al calendario: únicamente limita qué tareas aparecen.

Calendario de Outlook con categorías de color (recomendado)

Para quienes necesitan un calendario con colores claros por categoría, la vía más directa es “traducir” las etiquetas de Planner a Categorías de Outlook mediante un flujo de Power Automate. El resultado: ves tus tareas como eventos en Outlook (web, escritorio, móvil) con color por categoría.

Arquitectura en una frase

Cuando se crea o actualiza una tarea en Planner, Power Automate crea/actualiza un evento en un calendario de Outlook y asigna una categoría de color según las etiquetas aplicadas a la tarea.

Requisitos previos

Licencia que incluya Planner, Outlook y Power Automate.
Permisos para leer el plan de Planner y para crear eventos en el calendario de Outlook de destino (recomendable un calendario dedicado para no mezclar con tu calendario personal).
Nomenclatura de etiquetas en Planner y su mapeo a categorías de Outlook.

Pasos de alto nivel en Power Automate

Disparador: “Cuando se crea o actualiza una tarea de Planner”.
Obtener detalles de la tarea: acción “Obtener tarea” (y opcionalmente “Obtener detalles de la tarea” si vas a escribir el ID del evento de Outlook de vuelta en la descripción).
Determinar la categoría de Outlook según etiquetas: usa condiciones (o un switch) para comprobar si la tarea tiene aplicada una etiqueta concreta (labelX / categoryX en la propiedad appliedCategories).
Crear/actualizar evento en Outlook: acción “Crear evento (V4)” o “Actualizar evento (V4)”. Rellena Asunto, Fecha y Hora, Ubicación/Notas y la categoría deducida.
Persistir el vínculo entre tarea y evento: guarda el Event Id de Outlook en la descripción de la tarea (usando “Actualizar detalles de la tarea”) o añade una referencia con el enlace al evento. Así podrás actualizar el mismo evento cuando cambie la tarea, en lugar de crear duplicados.

Ejemplo de mapeo etiqueta → categoría de Outlook

Etiqueta Planner	Nombre de categoría Outlook	Uso recomendado
Urgente	Rojo – Urgente	Tareas críticas o con vencimiento inmediato
Cliente	Azul – Cliente	Compromisos externos con clientes
Interno	Verde – Interno	Trabajo de equipo o iniciativas internas
Bloqueado	Gris – En espera	Tareas que dependen de otro equipo

En Outlook las categorías tienen un nombre y un color. Asegúrate de crear los nombres exactamente como los utilizarás en el flujo.

Expresiones útiles en Power Automate

Para detectar si una etiqueta está aplicada y elegir la categoría:


// Ejemplo: si la categoría 3 (p.ej. "Cliente") está aplicada, usar "Azul – Cliente"
if(
  equals(
    coalesce(body('Obtener_tarea')?['appliedCategories']?['category3'], false),
    true
  ),
  'Azul – Cliente',
  'Verde – Interno' // valor por defecto si no hay coincidencia
)

Para convertir zona horaria (si tu plan usa UTC y necesitas tu zona local):


convertTimeZone(
  body('Obtener_tarea')?['startDateTime'],
  'UTC',
  'Romance Standard Time' // cambia por tu zona
)

Consejos de diseño del flujo

Calendario dedicado: crea un calendario “Planner → Outlook” y compártelo con tu equipo. Esto evita mezclar tareas con reuniones personales.
Idempotencia: después de “Crear evento (V4)”, toma el Event Id devuelto y escríbelo en la descripción de la tarea como OutlookEventId: <id>. En ejecuciones futuras, si existe ese Id, usa “Actualizar evento (V4)” en lugar de crear uno nuevo.
Conflictos de categorías: si la tarea tiene varias etiquetas, define una prioridad. Por ejemplo: Urgente > Cliente > Interno > Otras.
Fechas sin inicio: si solo tienes fecha de vencimiento, crea eventos de todo el día para evitar horas falsas.
Finalización de tarea: agrega un flujo “Cuando se complete una tarea” para cancelar o marcar el evento como completado (p. ej., agregando “✅” al asunto o moviéndolo a categoría “Completada”).
Adjunta el vínculo a la tarea: añade en el evento el enlace de la tarea en Planner (referencia “Abrir en Planner”) para saltar al detalle con un clic.
Control de concurrencia: activa “Degree of Parallelism = 1” en el disparador si ves duplicados por ejecuciones simultáneas.

Plantilla de campos del evento en Outlook

Campo del evento	Valor sugerido	Origen
Asunto	[PLANNER] @{outputs(‘Obtener_tarea’)?[‘title’]}	Título de la tarea
Fecha/Hora inicio	convertTimeZone(startDateTime, ‘UTC’, ‘Romance Standard Time’)	Propiedad de la tarea
Fecha/Hora fin	convertTimeZone(dueDateTime, ‘UTC’, ‘Romance Standard Time’)	Propiedad de la tarea
Ubicación	Proyecto/Plan (opcional)	Campo manual o del plan
Categorías	Salida del bloque de condiciones	Mapeo etiqueta → categoría
Descripción	Notas + “Abrir en Planner: <URL>” + “OutlookEventId: <ID>”	Detalles de la tarea + dinámica

Microsoft Lists con vista Calendario

Si necesitas flexibilidad visual avanzada, Microsoft Lists te permite modelar tus tareas como elementos y colorear las tarjetas del calendario con reglas de formato. Puedes poblar la lista de forma manual o automatizada (Power Automate) a partir de Planner.

Estructura de la lista recomendada

Título (Texto): nombre de la tarea.
Inicio (Fecha y hora): fecha/hora de comienzo.
Fin (Fecha y hora): fecha/hora de término o vencimiento.
Etiqueta (Elección): valores como Urgente, Cliente, Interno, etc.
Plan (Texto/Elección): nombre del plan o proyecto.
Estado (Elección): Nuevo, En curso, Bloqueado, Completado.
Vínculo a Planner (Hipervínculo): URL de la tarea original.

Creación de la vista Calendario

Crea una nueva vista de tipo Calendario en la lista.
Configura Inicio y Fin como las columnas de fecha/hora.
Elige qué campos mostrar en la tarjeta (Título y Etiqueta son un buen punto de partida).

Formato condicional por etiqueta

Aplica formato para colorear el fondo/borde de la tarjeta según la columna Etiqueta. Desde Formato de vista → Avanzado, utiliza una plantilla similar a la siguiente para cambiar el estilo de la tarjeta (puedes ajustar nombres y colores):

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/view-formatting.schema.json",
  "additionalRowClass": "=if([$Etiqueta] == 'Urgente','sp-field-severity--severeWarning', if([$Etiqueta] == 'Cliente','sp-field-severity--warning', if([$Etiqueta] == 'Interno', 'sp-field-severity--good', '')))"
}

Este enfoque no depende de categorías de Outlook y permite variantes de diseño (iconos, etiquetas visibles, indicadores de estado, etc.). Es una opción excelente para tableros de equipo que necesitan una leyenda de colores propia.

Sincronización desde Planner

Para mantener la lista alimentada con tareas de Planner, usa Power Automate:

Disparador: “Cuando se cree/actualice una tarea de Planner”.
Acciones: “Crear elemento” / “Actualizar elemento” en la lista de SharePoint (usa el taskId como clave en una columna oculta para evitar duplicados).
Mapea las etiquetas de Planner a la columna Etiqueta en la lista.

Suscripción al calendario del plan (ICS)

Algunos inquilinos permiten publicar el plan de Planner como iCalendar (ICS) y suscribirse desde Outlook. Es el método más rápido para ver fechas de vencimiento en un calendario. No obstante, la limitación clave es que el ICS se muestra como un calendario de Internet de un solo color y no incluye etiquetas ni estado.

Buenas prácticas y gobierno

Taxonomía común: alinea el nombre de las etiquetas de Planner con las categorías de Outlook. Evitarás confusiones al mapear.
Visibilidad de equipo: si usas Outlook, comparte el calendario dedicado con permisos adecuados (ver/editar).
Rendimiento: los flujos que observan planes con muchas tareas deben paginar o filtrar para evitar límites de API.
Limpieza: automatiza el movimiento/cancelación de eventos cuando una tarea pasa a Completada para mantener el calendario útil.
Seguridad: evita exponer detalles sensibles en descripciones de eventos compartidos.

Solución de problemas frecuentes

Se crean eventos duplicados: guarda el Event Id en la tarea y usa “Actualizar evento (V4)”. Activa control de concurrencia del disparador.
No veo colores en Outlook móvil: verifica que las categorías estén definidas en el buzón y que el evento tenga una categoría asignada (no solo texto en el asunto).
Horas incorrectas: confirma la zona horaria en el flujo con convertTimeZone() y si el evento es de todo el día.
Varias etiquetas en una tarea: define una prioridad o asigna múltiples categorías en Outlook si tu convención lo permite.
El flujo falla al actualizar la tarea: cuando escribas el Event Id en la descripción, trae primero los ETags de “Obtener detalles de la tarea” y envíalos en “Actualizar detalles de la tarea” para evitar conflictos de versión.

Checklist rápida de implementación

Decide si usarás Outlook o Lists (o ambos) para el calendario con colores.
Define la tabla de mapeo Etiqueta Planner → Categoría Outlook o reglas de formato en Lists.
Crea un calendario dedicado en Outlook si optas por esa ruta.
Construye el flujo de Power Automate con disparadores de crear y actualizar tarea.
Guarda y reutiliza el Event Id para evitar duplicados.
Prueba con 3–5 tareas representativas (incluye casos con múltiples etiquetas).
Documenta el uso de colores y compártelo con el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo activar los colores de etiquetas nativamente en Planner Schedule?
No. A la fecha indicada (mayo y octubre de 2024) no existe un ajuste para mostrar colores/etiquetas en el calendario de Planner.

¿Outlook respeta mis colores personalizados?
Sí. Outlook utiliza categorías. Cada categoría tiene un nombre y un color y se sincroniza entre clientes modernos (web, escritorio, móvil).

¿Qué pasa si cambio la etiqueta en Planner?
Tu flujo de Power Automate debe detectar la actualización y actualizar el evento existente en Outlook, cambiando la categoría si corresponde.

¿Puedo mostrar varios colores en un mismo evento?
Outlook permite asignar múltiples categorías, pero el color visual suele ser el de la primera o una combinación según cliente. Para consistencia, elige una categoría principal por tarea.

¿Y si mi organización no permite Power Automate?
Usa Microsoft Lists con vista Calendario y formato condicional, o la suscripción ICS (si está habilitada) entendiendo sus límites.

Sugerencia a largo plazo

Si esta funcionalidad te resulta clave, registra tu voto en el portal de comentarios de Microsoft solicitando “Mostrar etiquetas/colores en la vista Schedule de Planner”. Cuantos más votos y escenarios de uso se compartan, mayor será la prioridad para el equipo de producto.

Conclusión

Hoy por hoy no es posible colorear por etiquetas en el calendario de Planner. Para una experiencia clara y rápida con colores, la opción más directa es Outlook Calendar + Categorías mediante Power Automate; si necesitas un nivel de personalización superior en diseño y reglas, Microsoft Lists con vista Calendario y formato condicional ofrece la mayor flexibilidad, manteniéndote dentro del ecosistema Microsoft 365.