El salto al Planner nuevo dentro de Microsoft 365 está generando dudas razonables entre los administradores y los usuarios finales. A continuación encontrarás una guía exhaustiva que clarifica si existe o no conexión con el Planner clásico, cómo migrar contenidos, por qué cambia la interfaz y qué buenas prácticas seguir para garantizar una transición ordenada.
¿Está vinculado el Planner nuevo con el antiguo?
En julio de 2025 no existe sincronización automática entre los dos entornos. El plan que resides en Planner clásico permanece aislado: no se convierte ni se actualiza de manera bidireccional cuando empiezas a trabajar en Planner nuevo. Es posible que ambos convivan meses —incluso años—, pero hoy actúan como silos independientes.
Cómo reutilizar un plan existente
- Recreación manual. Ideal para planes pequeños (≤50 tareas). Crea el contenedor en Planner nuevo y copia cada tarea (título, descripción, archivos adjuntos, etiquetas y asignaciones).
- Automatización con Power Automate. Para planes medianos o grandes resulta más eficiente clonar en bloque:
- Usa el conector Planner V2 y la acción “List tasks” sobre el plan original.
- Itera con Apply to each y crea la tarea en el plan destino, pasando propiedades como
title,description,bucketIdoassignedTo. - Si necesitas adjuntos, recupéralos vía Microsoft Graph y súbelos de nuevo al nuevo plan.
- Herramientas de terceros. Existen utilidades de pago que prometen “migración 1‑clic”. Verifica que usen la API oficial, firmen con OAuth 2.0 y no almacenen datos sensibles en servidores propios.
Consejo de gobernanza: crea una directiva temporal que impida a los equipos generar nuevos planes en Planner clásico salvo casos justificados; así evitas que la huella legacy siga creciendo mientras migras.
¿Habrá modo de lectura o retiro del Planner clásico?
Microsoft no ha comunicado una fecha oficial de retirada. Históricamente (Project Online, Yammer Clásico) la compañía anuncia la retirada con al menos 12 meses de antelación y, tras seis meses, desactiva la creación de contenido nuevo. Es prudente contemplar este escenario:
- Primer aviso (T‑12 meses): el servicio se marca como “en curso de retirada”.
- Modo lectura (T‑6 meses): creación y edición bloqueadas; solo lectura.
- Clausura (T‑0): los planes se eliminan o archivan en MIP.
Diferencias clave entre Planner clásico y Planner nuevo
| Aspecto | Planner clásico | Planner nuevo |
|---|---|---|
| Experiencia unificada | Aplicación independiente; lista en To Do opcional | Fusiona tareas de To Do, Planner y parcialmente Project para la web |
| Copilot (IA) | No disponible | Resume progreso, sugiere tareas, re‑planifica y explica riesgos* |
| Integraciones | Teams (pestaña “Tareas”), Outlook ICS | Loop, Teams 2.1, Viva Goals, Power BI direct query |
| Campos y vistas | Tablero, Gráficos, Programación | Tablero, Cronograma, Objetivos, Gráficos 2.0, Workload |
| Automatización | Conector Planner básico (12 disparadores/acciones) | Conector Planner V2 (+40 disparadores/acciones) y Graph /tasksV2 |
*Copilot requiere licencia Microsoft 365 Copilot o Business Premium con add‑on.
Por qué la interfaz del Planner nuevo es distinta
Planner nuevo comparte el Fluent UX rediseñado que Microsoft implementa en Loop, Teams 2.1 y la experiencia web de OneDrive. El resultado es un aspecto más luminoso, con contenedores redondeados y transiciones fluidas. Además, la barra superior concentra los accesos a:
- Copilot (panel lateral).
- Objetivos: pirámide OKR que se enlaza con Viva Goals.
- Configuración rápida: color de tema, ordenación, filtros y vista.
La nueva interfaz no solo cambia “cosméticos”: su capa de datos se remodeló para soportar vista Gantt, agrupación por propietario y métricas de carga horaria. De ahí que la migración no sea trivial.
Permanecer en el Planner antiguo
Mantenerse en Planner clásico sigue siendo viable si:
- Tienes procesos críticos certificados bajo ISO 9001 sobre ese entorno.
- La plantilla de tareas depende de campos personalizados aún no presentes en Planner nuevo.
- Tu tenant carece —por costes— de licencias Copilot.
No obstante, considera el coste de oportunidad: funcionalidades exclusivas de Planner nuevo (automapa de dependencias, smart recurrence) pueden reducir la carga de trabajo hasta un 20 % según estudios internos de Microsoft.
Incidencias específicas reportadas
| Incidencia | Causa probable | Sugerencias |
|---|---|---|
| Tarea creada en Planner clásico no aparece en el calendario de Outlook | El feed ICS se actualiza cada 30‑60 min y solo refleja eventos, no tareas pendientes | 1. Esperar a la siguiente actualización 2. Re‑suscribirse al feed 3. Crear un flujo “Cuando se asigne tarea → Crear evento” |
| Tareas del plan antiguo visibles en la app “Tareas” de Teams | Aggregation service muestra todas las tareas del usuario procedentes de Planner, To Do y Outlook | 1. Filtrar por “Plan” en Teams 2. Educar al equipo: la fuente sigue siendo Planner clásico |
| Copilot no responde dentro de Planner nuevo | Licencia Copilot o políticas de privacidad bloquean el endpoint /graph/coprocessor | 1. Verificar SKU y cumplimiento (E5 o Business Premium + add‑on) 2. Revisar DLP y configuración de CK |
Buenas prácticas para migrar o convivir con ambos Planners
- Audita tus planes. Identifica cuáles siguen activos y su complejidad (n.º de tareas, dependencias, etiquetas).
- Define estrategia. Manual para ≤50 tareas y sin dependencias; automatizada para el resto.
- Capacita al equipo. Forma a los propietarios en la interfaz nueva, Copilot y filtros avanzados.
- Establece coexistencia clara. Comunica qué se gestiona en cada Planner y hasta cuándo. Aplica nomenclaturas, p. ej.
[legacy]prefijo en los planes antiguos. - Supervisa los anuncios de Microsoft 365. El Message Center (MC) publicará cualquier fecha de retirada con al menos 30 días de antelación; suscríbete a las alertas.
- Gobernanza de información. Revisa retención y etiquetado. La migración es una oportunidad para aplicar archivado automático y etiquetas de confidencialidad.
- Pruebas piloto. Crea un grupo de early adopters que validen reglas de negocio, flujos Power Automate y permisos.
- Métricas de éxito. Antes y después de la migración, mide: duración media de una tarea, tasa de finalización a tiempo y satisfacción de usuario (encuestas Pulse).
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo exportar un plan clásico a Excel y luego importarlo al Planner nuevo?
Exportar a Excel es posible, pero Planner nuevo carece de una función de importación directa. Tendrás que apoyarte en Power Automate o Graph para re‑crear las tareas.
¿Qué sucede con los archivos adjuntos almacenados en SharePoint?
Los archivos viven en la biblioteca del grupo de Microsoft 365. Si re‑creas un plan en el mismo grupo, los enlaces se mantienen; si cambias de grupo, deberás mover los documentos y actualizar referencias.
¿Puedo ocultar Planner clásico para que los usuarios no se confundan?
Sí. Deshabilita la aplicación Planner (Service Plan ID: PROJECTWORKMANAGEMENT) en la licencia; sin embargo, esto afectará tanto al clásico como al nuevo. Para filtrar solo el clásico, recurre a conditional access o personaliza la aplicación en Teams.
Roadmap recomendado
A modo de hoja de ruta, la siguiente secuencia reduce fricciones:
- Jul‑Ago 2025: Auditoría de planes y análisis de dependencias.
- Sep 2025: Diseño de flujos Power Automate y pruebas piloto.
- Oct‑Nov 2025: Migración escalonada: 10 % de los planes cada dos semanas.
- Dic 2025: Coexistencia; Feedback & ajustes.
- Ene 2026: Bloqueo de creación de planes nuevos en Planner clásico.
- Abr 2026: Modo lectura completo; desactivación progresiva.
Los plazos son orientativos y deben alinearse con la capacidad de tu equipo y las comunicaciones oficiales de Microsoft.
Conclusión
En el panorama actual, Planner nuevo aporta funcionalidades que maximizarán la productividad, pero requiere un esfuerzo consciente de migración. La ausencia de un vínculo automático obliga a evaluar el tamaño de tus planes, preparar flujos de clonación y formar a los usuarios para que disfruten de Copilot, nuevas vistas y una integración superior con el resto de Microsoft 365.
Puntos clave:
- No hay migración automática entre Planner clásico y Planner nuevo.
- Copilot, vistas avanzadas y mayor integración justifican la transición.
- Power Automate (o Graph) es la vía recomendada para clonar planes grandes.
- Planifica un periodo de coexistencia, comunica cambios y supervisa anuncios del Message Center.
Información actualizada a julio de 2025. Sujeta a cambios posteriores según la hoja de ruta oficial de Microsoft.