Planner Premium genera dudas sobre el futuro de Project Online y Project Professional. Analizamos qué ha comunicado Microsoft, qué no ha dicho, y cómo decidir si conviene migrar o mantener la plataforma actual sin comprometer la continuidad operativa ni el retorno de la inversión.
Panorama actual de las herramientas de Microsoft para la gestión de proyectos
Durante la última década el catálogo de Microsoft ha pasado de un binomio tradicional (Project Professional y Project Server/Online) a un abanico heterogéneo que abarca Planner, Planner Premium (nuevo nombre comercial de Project for the Web), Dynamics 365 Project Operations y las aplicaciones de Dataverse con plantillas de entrega ágil. Esta proliferación ha producido mensajes comerciales poco coherentes y, en consecuencia, incertidumbre en las oficinas de gestión de proyectos (PMO).
Qué dijo y qué rectificó Microsoft
En Microsoft Ignite 2019 la compañía presentó Project for the Web como sucesor natural de Project Online. A finales de 2022 rebautizó el servicio como Planner Premium, posicionándolo como el “lugar único” para la colaboración en proyectos de Microsoft 365. Sin embargo, la presión de cuentas empresariales que dependen de programación avanzada, macro‑automatización VBA, proyectos maestros o integraciones ERP provocó un cambio de rumbo:
- Ignite 2023: Microsoft confirmó que Project Online y Project Professional seguirán recibiendo soporte principal y parches de seguridad al menos hasta 2030.
- Hoja de ruta oficial: no existe una fecha programada de fin de vida (end of life) ni para Project Professional ni para Project Online.
- Planner Premium se centra en proyectos sencillos y colaborativos orientados a citizen developers y equipos que viven dentro de Microsoft Teams.
Comparativa de capacidades funcionales
Requisito | Planner Premium | Project Online | Project Professional |
---|---|---|---|
Dependencias entre proyectos (cross‑project links) | No disponible | Disponible | Disponible |
Proyectos maestros y subproyectos | No disponible | Limitado | Completo |
Gestión de recursos corporativos | Básica | Avanzada con PWA | Avanzada en escritorio |
Campos personalizados complejos | Básicos | Avanzados | Avanzados (VBA) |
Curva de aprendizaje | Muy baja | Media | Alta |
Modelo de datos | Dataverse simplificado | SharePoint + SQL | Archivo MPP |
Integración con Power BI | Plantillas básicas | Plantillas y OData | Conector ODBC/XML |
Automatización | Power Automate (limitado) | Power Automate + flujos PWA | VBA, VSTO y Power Automate |
Ciclo de vida y soporte hasta 2030
La ventana de soporte publicada por Microsoft garantiza:
- Project Online: actualizaciones de seguridad y compatibilidad con Microsoft 365 hasta octubre de 2030 como mínimo.
- Project Professional (versión de suscripción): soporte indefinido mientras la organización mantenga licencias de Microsoft 365 Apps for enterprise.
- Planner Premium: modelo service first, sin versiones ni hitos de fin de soporte, evoluciona continuamente en la nube.
Por tanto, no existe obligación técnica inmediata de migrar a Planner Premium en los próximos cinco años si su organización depende de funcionalidades que aún no están en la nueva plataforma.
Lo que muestra el Microsoft 365 Roadmap
El roadmap público detalla mejoras trimestrales centradas en:
- Integración profunda con Microsoft Teams: creación de planes desde un canal, pestañas de listas y sincronización de tareas.
- Expansión de la visualización: vista de línea de tiempo, tableros Kanban y matriz de riesgos.
- Compatibilidad con archivos adjuntos de Loop y Co‑pilot para recomendaciones de asignación de recursos.
No obstante, el roadmap no menciona características históricamente demandadas por PMO complejas: técnica Earned Value Management (EVM), filtrado por estructura de desglose de costos o soporte para proyectos maestros.
Criterios para planificar la posible migración
Una decisión de cambio debe basarse en evidencia objetiva y no en la percepción de moda tecnológica. A continuación se enumeran criterios prácticos:
- Alcance funcional: ¿todos los entregables de la oficina de proyectos (cartas Gantt multinivel, informes de valor ganado, dashboards financieros) pueden producirse en Planner Premium sin desarrollos a medida?
- Coste de tenencia dual: mantener dos plataformas implica licencias duplicadas, formación adicional y soporte duplicado. Calcule el TCO hasta 2030.
- Complejidad de personalización actual: macros VBA, informes SSRS o extensiones de partner pueden requerir reingeniería completa.
- Capacidad de rediseño de procesos: migrar no solo traslada datos; obliga a repensar gobernanza, metodologías, roles de aprobación y métricas.
- Garantías contractuales: hoy Microsoft no ofrece un SLA de roadmap público que asegure paridad funcional con Project Online.
Preguntas estratégicas para la PMO
- ¿Es aceptable reemplazar la planificación basada en critical path por pestañas Kanban para los proyectos de la cartera?
- ¿Necesitamos asignar roles RACI detallados o basta con responsables únicos por tarea?
- ¿Cuánto valora la organización la posibilidad de desconectar Cloud y seguir trabajando en local con archivos .mpp en caso de incidente mayor?
- ¿El comité de auditoría exige la trazabilidad histórica de cambios que Project Online ofrece con el histórico de versiones?
- ¿El equipo financiero requiere campos personalizados de costo directo, costo indirecto y margen por fase?
Estrategia recomendada para 2025 y posteriores
Mantener el núcleo de planificación compleja en Project Online y Project Professional mientras se ejecutan pilotos acotados en Planner Premium para proyectos colaborativos simples u operaciones repetitivas (runbook) encaja con el escenario de soporte hasta 2030. Este enfoque híbrido evita:
- Roturas súbitas en integraciones ERP o BI.
- Pérdida de métricas clave como EVM o KPI financieros multiproyecto.
- Costes imprevistos ligados a reentrenamiento del personal.
Paralelamente, los pilotos permiten:
- Medir adopción y satisfacción de usuarios no expertos.
- Validar la capacidad de Co‑pilot para sugerir tareas y asignaciones.
- Revisar licencias Microsoft 365 existentes: a menudo E3 + complemento de Project Plan 3 resulta más económico que Plan 5 + Planner Premium.
Checklist técnico‑organizativo previo a cualquier migración
- Inventariar macros, flujos y reportes que dependen de Project Online.
- Clasificar proyectos por criticidad y duración: migrar primero proyectos cortos y de bajo riesgo.
- Definir políticas de retención de datos y requisitos regulatorios.
- Establecer un plan de formación escalonado para jefes de proyecto, coordinadores de equipo y ejecutivos.
- Evaluar la necesidad de consultoría externa especializada en PPM y Dataverse.
Conclusión
Planner Premium no es hoy un reemplazo funcional completo de Project Online ni de Project Professional. Microsoft ha prorrogado el soporte de estas herramientas críticas hasta, al menos, 2030, ofreciendo a las organizaciones una ventana amplia para evaluar, pilotar y, si aporta valor, adoptar gradualmente la nueva plataforma. Mientras persista la brecha de características avanzadas, la estrategia prudente consiste en mantener la planificación compleja donde ya está madura y ensayar Planner Premium solo en escenarios donde la simplicidad y la colaboración ligera aporten beneficios tangibles.