Microsoft Project ha evolucionado: ya no basta con “Project Professional” instalado en un PC. Hoy existen Project Online y Project for the web dentro de Microsoft 365, cada uno con licenciamiento y capacidades de co‑edición diferentes. Esta guía despeja la confusión y ayuda a elegir.
Por qué ya no existe un “Microsoft Project 365”
Cuando Microsoft rebautizó Office 365 como Microsoft 365, también reorganizó el portafolio de Project. El resultado es que no hay un producto llamado “Project 365”: todo lo nuevo vive dentro de la suscripción en la nube y comparte la misma identidad corporativa. De este modo, las actualizaciones, el soporte y la integración con servicios como Azure Active Directory quedan unificados bajo un mismo paraguas.
En la práctica, los administradores verán dos aplicaciones hermanas en el centro de administración:
- Project Online – heredero de Project Server, con vistas de cartera (PPM) y un modelo de datos basado en listas clásicas de SharePoint.
- Project for the web – motor ligero sobre Dataverse, con interfaz de arrastrar y soltar y co‑autoría al estilo Planner.
Comparativa rápida de versiones y licencias
| Producto | Tipo de licencia | Co‑edición simultánea* | Comentarios clave |
|---|---|---|---|
| Project Standard (perpetuo) | Escritorio local | No | Solo para uso individual; sin conexión a Project Online ni a Project Server. |
| Project Professional (perpetuo) | Escritorio local | No1 | Incluye conectores para Project Online/Server, Team Planner y recursos genéricos. |
| Project Server (on‑premises) | Servidor propio | Sí (semi‑sincrónico) | Requiere SQL Server; dependencia de TI para parches y respaldo. |
| Project Online (Plan 1 / 3 / 5) | Nube Microsoft 365 | Sí (semi‑sincrónico) | Replica casi toda la lógica de Project Server; Plan 3 y 5 incluyen un cliente de escritorio Click‑to‑Run. |
| Project for the web | Nube Microsoft 365 | Sí (tiempo real) | Experiencia moderna; aún sin líneas base ni análisis de valor ganado. |
*Acceso concurrente de varios usuarios sobre el mismo cronograma.
1 Mientras un archivo MPP está abierto, se bloquea contra escritura para evitar corrupción; no hay co‑autoría.
Escenario típico: hospedar un cronograma en SharePoint para edición múltiple
Para muchas PMO la meta es simple: colocar un plan vivo en un sitio de SharePoint donde varias personas puedan ajustar fechas, dependencias y carga de trabajo sin pisarse. A grandes rasgos existen tres caminos:
Project Online + SharePoint Online
Al publicar un plan se genera automáticamente un “sitio de proyecto” con bibliotecas para documentos, riesgos y problemas. Aunque la co‑edición no es en tiempo real (hay que “Guardar” y “Publicar” para sincronizar), sí admite múltiples editores con control de versiones y permisos granulares por grupo de seguridad.
Project for the web incrustado en SharePoint
Desde 2024 es posible insertar una vista de Project for the web dentro de un Web Part moderno. Los miembros editan simultáneamente como en Excel Online, y cada cambio se refleja al instante gracias a Dataverse. Para planes ágiles o proyectos que cambian cada hora, es la opción más fluida.
Planner sincronizado
Si el cronograma se simplifica a tareas tipo “To Do”, se puede exportar a Planner y después incrustar ese tablero. No es Project puro, pero resuelve la colaboración con mínima curva de aprendizaje.
Cuando la prueba de Plan 3 “se ve demasiado básica”
Al activar el trial de Project Plan 3, Microsoft otorga acceso tanto a Project for the web como al cliente de escritorio clásico, pero el portal redirige primero a la interfaz moderna. Esto desconcierta a los veteranos que buscan el Gantt tradicional. El truco es descargar manualmente el componente de escritorio:
- Inicie sesión en portal.office.com con la cuenta de prueba.
- Abra “Mis aplicaciones” y luego “Project”.
- En la parte superior derecha, haga clic en “Opciones avanzadas de instalación”.
- Elija la arquitectura (32 o 64 bits) y presione “Instalar Project Online Desktop Client”.
Tras la instalación, el icono es idéntico al de Project Professional y permite abrir archivos MPP locales u hospedados en Project Online. Es la única forma oficial de probar la versión clásica; Project Standard carece de instalador demo.
Profundizando en los planes de suscripción
Plan 1 (Usuario ligero)
- Solo Project for the web.
- Asignable a colaboradores no técnicos para actualizar tareas.
- No incluye vistas de cartera ni Power BI predefinido.
Plan 3 (Gestor de proyectos)
- Project for the web + Project Online (web) + Desktop Client.
- Soporta líneas base, informes visuales, y vinculación a recursos empresariales.
- Ideal para PMs que necesitan informes de valor ganado o integración con Excel.
Plan 5 (PPM completo)
- Todo lo de Plan 3 más demand management, flujo de aprobación, portafolio y modelado de escenarios.
- Derecho a usar Power BI Content Packs preparados por Microsoft para madurez PPM.
- Capacidad de conectar Project con Dynamics 365 y crear flujos de negocio transversales.
Project Server on‑premises: ¿aún relevante?
Algunas organizaciones reguladas, como entidades financieras, siguen prefiriendo mantener los datos en sus propios centros de datos. Project Server 2019 cubre ese hueco. Sin embargo, se debe contemplar:
- Licencias de Windows Server, SQL Server y CALs adicionales.
- Actualizaciones semestrales de seguridad que exigen reinicios programados.
- Carencia de co‑autoría en tiempo real: la experiencia es similar a Project Online (guardar y publicar).
- Incompatibilidad con funcionalidades de Dataverse y Power Platform nativas del ecosistema SaaS.
Si su equipo ya emplea Azure DevOps o Jira Cloud, migrar a Project on‑premises implica crear conectores personalizados o renunciar a integración ágil.
Buenas prácticas para co‑edición sin sorpresas
- Defina roles claros. Otorgue derechos de “Publicar” solo a los PM y use “Leer/Actualizar” para el equipo.
- Fije un ciclo de publicación. Aunque Project for the web guarda en vivo, Project Online requiere un ritmo: diario, semanal o al adelantar hitos.
- Use reglas de nombre. Nombrar archivos como “Proyecto‑A_v2025‑07‑26.mpp” evita sobrescrituras involuntarias.
- Active la versión de lista en SharePoint. Así podrá restaurar un plan si ocurre un fallo humano.
- Audite la utilización de recursos. Power BI puede disparar alertas cuando un recurso supera el 120 % de carga acumulada.
Integraciones que potencian la colaboración
Power Automate
Se pueden crear flujos que, por ejemplo, publiquen un mensaje en Teams cada vez que una tarea crítica retrase su fecha fin. Las plantillas prediseñadas aceleran la configuración.
Power Apps
Una aplicación low‑code permite que stakeholders externos aprueben hitos sin exponer todo el plan. Basta un formulario conectado a Dataverse.
Viva Goals y OKR
Los hitos de Project pueden mapearse a objetivos de negocio. Al cerrar un deliverable, el progreso se refleja automáticamente en el dashboard OKR de liderazgo.
Errores comunes y cómo evitarlos
A continuación, una lista de tropiezos frecuentes que ralentizan la adopción:
- No entrenar en el modelo de datos. Sin comprender la diferencia entre “Calendario base” y “Calendario de recurso”, los desajustes de fechas son inevitables.
- Subestimar licencias. Un lead que solo revisa informes también necesita un plan, aunque sea el Plan 1.
- Ignorar la zona horaria. Project Online toma la zona del sitio de SharePoint; mezclar equipos de LATAM y EMEA sin ajustar calendarios provoca retrasos fantasma.
- Olvidar las líneas base. Sin línea base, el análisis de variación carece de fundamento y no podrá demostrar mejora continua.
- Uso excesivo de vínculos externos. En Project Professional es tentador vincular varios MPP, pero en entornos online estos vínculos se rompen al mover archivos entre sitios.
Guía rápida de decisión
| Requisito principal | Solución recomendada | Motivo |
|---|---|---|
| Co‑edición estilo Google Docs | Project for the web | Guarda automáticamente y soporta edición simultánea nativa. |
| Informes de valor ganado | Project Online Plan 3 | Incluye Desktop Client para cálculos EVM y exportación a Excel OLAP. |
| Portafolio con scoring y escenarios | Plan 5 | PPM completo con análisis de “qué pasa si”. |
| Implementación en datacenter propio | Project Server 2019 | Control total y cumplimiento de normativas internas. |
| Equipos pequeños sin PMO formal | Planner o Project for the web con Plan 1 | Sencillez y curva de aprendizaje mínima. |
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo convertir un plan de Project for the web en un archivo MPP?
Actualmente no. La exportación es a Excel/CSV, y después se reimporta a Desktop Client, perdiendo parte de la estructura.
¿Qué ocurre si mi suscripción caduca?
Los datos permanecen 30 días en retención blanda; puede renovarla o exportar el plan. Pasado ese plazo, el sitio y los proyectos se eliminan de forma irreversible.
¿Planner reemplaza a Project?
No. Planner es para tareas simples; Project maneja dependencias, caminos críticos, líneas base y capacidad de recursos.
Conclusión
La co‑edición en Microsoft Project depende del producto que elija:
- Necesita edición simultánea real: Project for the web.
- Requiere funciones avanzadas de PMO: Project Online con Plan 3 o 5.
- Quiere plena soberanía sobre los datos: Project Server on‑premises.
Comprender estas distinciones le permitirá desplegar la solución correcta, optimizar licencias y mejorar la productividad de su equipo de proyectos.