¿No puedes eliminar o renombrar un documento porque “alguien lo tiene abierto”? En SharePoint y OneDrive es posible aproximar quién lo tiene en uso ahora y, en algunos casos, verlo en tiempo real. Aquí tienes un método claro, práctico y sin rodeos para identificar al usuario y resolver el bloqueo.
Qué puedes y no puedes saber
SharePoint no muestra un “semáforo” universal de presencia en tiempo real para cualquier tipo de archivo y en cualquier biblioteca. Sin embargo, ofrece tres vías muy efectivas que, combinadas, resuelven la gran mayoría de casos:
- Coautoría en Office: presencia en tiempo real cuando el archivo es de Word, Excel o PowerPoint (web o escritorio).
- SharePoint Viewers: lista de personas que vieron el archivo recientemente (aproximación práctica, no presencia garantizada).
- Desprotección / Check-out: si la biblioteca exige desprotección, sabrás exactamente quién retiene el archivo y podrás actuar.
Si el archivo quedó “bloqueado” por una sesión huérfana (por ejemplo, el usuario cerró el navegador sin salir del documento), el bloqueo suele liberar solo tras unos minutos o al cerrar la sesión que lo mantenía en uso.
Cómo ver quién lo tiene abierto ahora con coautoría
Para documentos de Office (docx, xlsx, pptx) almacenados en SharePoint o en un canal de Teams (que usa SharePoint por detrás), la coautoría muestra la presencia en tiempo real.
Desde Word/Excel/PowerPoint en el navegador
- Abre el documento desde la biblioteca de SharePoint o desde Teams (pestaña Archivos).
- Observa la barra superior del documento: verás avatares o iniciales de las personas con el archivo abierto. Al situar el puntero, se muestran nombres.
- En el propio contenido, podrás ver cursores coloreados o indicadores de presencia en celdas/diapositivas/párrafos.
Ventaja: precisión en tiempo real. Limitación: solo aplica a archivos de Office compatibles y cuando las personas usan Office (web o escritorio) conectado a la nube.
Desde Word/Excel/PowerPoint en escritorio
- Abre el documento directamente desde la biblioteca sincronizada o con “Abrir en la aplicación de escritorio”.
- Busca en la esquina superior derecha la zona de Compartir o los avatares de coautores.
- Si otra persona edita al mismo tiempo, verás su nombre e incluso bloqueos de rango/párrafo en tiempo real.
Consejo: si el archivo abrió en solo lectura, usa Habilitar edición o guarda una copia en la misma ubicación para forzar la conexión a la coautoría.
Cómo ver quién lo vio recientemente con SharePoint Viewers
Cuando no necesitas precisión al segundo, la característica SharePoint Viewers te muestra las personas que vieron el archivo y la hora de la vista. Es una aproximación muy útil para detectar a quién pedir que cierre el documento.
Cómo activarlo (permisos de propietario del sitio)
- Ve al engranaje ⚙ y entra en Site Contents (Contenido del sitio).
- Haz clic en Site Settings (Configuración del sitio).
- Dentro de Site Actions (Acciones del sitio), abre Manage Site Features (Administrar características del sitio).
- Localiza SharePoint Viewers y pulsa Activate (Activar).
Cómo usarlo
- Vuelve a la biblioteca de documentos.
- Pasa el puntero sobre el archivo: verás el panel emergente con personas que lo han visto y la hora de la vista.
Importante: esto muestra vistas recientes, no una presencia en tiempo real garantizada. Si el nombre aparece con una hora muy cercana, es un gran indicio de que lo tiene abierto.
Cómo saber quién retiene un archivo con desprotección
Si tu biblioteca exige Require Check Out (Requerir desprotección), cada edición se “reserva” a una persona. En ese escenario, puedes saber con precisión quién retiene el archivo.
Mostrar la columna de desprotección
- En la biblioteca, abre Editar vista actual o crea una nueva vista.
- Marca la columna Checked Out To (Desprotegido por) y guarda.
- En la lista verás el nombre del usuario que tiene el archivo desprotegido.
Descartar una desprotección (con permisos)
- Selecciona el archivo y abre el menú contextual.
- Elige Discard Check Out (Descartar desprotección) para liberar el archivo sin guardar los cambios de la persona que lo retenía.
Nota: para descartar una desprotección necesitas permisos de propietario o similares (administrar la biblioteca). Úsalo solo si has coordinado con la persona afectada.
Qué verás en Teams y OneDrive
Si trabajas desde Teams, abre el canal y la pestaña Archivos. Desde ahí, al abrir documentos de Office, se aplica la coautoría y verás a otros usuarios en tiempo real. En OneDrive para la Empresa, al abrir el panel de Detalles puedes revisar actividad reciente (vistas y modificaciones), lo que te da pistas de quién lo ha tenido abierto.
Comparativa rápida de métodos
| Método | Qué muestra | Precisión | Requisitos | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|---|
| Coautoría en Office | Personas con el archivo abierto ahora, cursores y bloqueos de párrafo/celda | Tiempo real | Archivos de Office; abrir en web o escritorio conectado a la nube | Necesitas saber quién lo tiene abierto ahora mismo |
| SharePoint Viewers | Personas que vieron el archivo y la hora de la vista | Alta, pero no garantizada en tiempo real | Activar la característica en el sitio; respetar configuración de privacidad | Identificar a quién contactar para cerrar el archivo |
| Desprotección / Check-out | Usuario que retiene el archivo y posibilidad de descartar la desprotección | Determinística | Biblioteca con Require Check Out; permisos para administrar | Políticas de control estricto de edición |
Solución de problemas habituales
Mensaje “el archivo está en uso” o “bloqueado por otro usuario”
- Verifica coautoría: intenta abrir en Word/Excel/PowerPoint web; si alguien lo tiene, verás su presencia.
- Consulta SharePoint Viewers: si aparece un usuario con una vista reciente, pídele que cierre el archivo.
- Comprueba la desprotección: si la biblioteca usa check-out, mira la columna Checked Out To.
- Espera unos minutos: si fue un cierre inesperado del navegador o una caída de red, el bloqueo temporal suele liberarse solo.
- Prueba abrir en web: a veces la app de escritorio queda desincronizada; abrir en web “toma” el control y resuelve el estado dudoso.
- Duplicar/renombrar: si no puedes esperar, crea una copia con otro nombre para seguir trabajando mientras se libera el original (coordina luego el merge).
El archivo abre en solo lectura
- Permisos: confirma que tienes Editar (no solo Leer).
- Desprotección: si la biblioteca exige check-out, desprotege el archivo antes de editar o solicita que descarten la desprotección existente.
- Versión principal/secundaria: si hay aprobación de contenido, quizá estés viendo una versión publicada; edita la versión de trabajo o solicita aprobación.
- Sincronización: si usas el cliente de sincronización, espera a que termine o abre directamente en web.
Tipos de archivo sin coautoría
PDF, ZIP, imágenes u otros binarios no ofrecen presencia en tiempo real. En estos casos, confía en SharePoint Viewers para ver quién lo abrió recientemente, revisa la historia de versiones y coordina por chat con el posible usuario.
Guías paso a paso
Activar SharePoint Viewers en un sitio
- Engranaje ⚙ → Site Contents → Site Settings.
- Site Actions → Manage Site Features.
- Busca SharePoint Viewers → Activate.
- Regresa a la biblioteca y pasa el puntero sobre el archivo para ver quién lo vio y cuándo.
Permisos: normalmente se requieren privilegios de propietario del sitio. La interfaz puede variar según el tipo de sitio y la configuración de tu tenant.
Agregar la columna “Checked Out To” en la vista
- En la biblioteca, abre el menú de vistas y elige Editar vista actual (o crea una nueva vista).
- Marca Checked Out To / Desprotegido por.
- Guarda la vista para mostrarla en la lista.
Descartar una desprotección
- Selecciona el archivo y abre el menú de acciones.
- Elige Más → Descartar desprotección (Discard Check Out).
- Confirma la operación. Se perderán cambios no guardados por quien lo tenía desprotegido.
Ver coautores en tiempo real
- Abre el documento en Word/Excel/PowerPoint en la web o en la aplicación de escritorio conectada a tu cuenta de Microsoft 365.
- Revisa los avatares/nombres en la barra superior y, dentro del contenido, los cursores o cuadros delimitadores.
- Si no ves presencia, usa Guardar/AutoGuardado y asegúrate de que el archivo está en SharePoint u OneDrive, no en local.
Matriz de decisión
| Síntoma | Acción recomendada | Resultado esperado |
|---|---|---|
| No puedo eliminar/renombrar por “archivo en uso” | Abrir en Office web para coautoría; consultar SharePoint Viewers; verificar Checked Out To | Identificas al usuario activo o reciente y solicitas cierre / descartar desprotección |
| Archivo de Office parece bloqueado sin nadie dentro | Esperar unos minutos; abrir en web; guardar; cerrar y reabrir | Se libera el bloqueo temporal y vuelve la edición normal |
| PDF/imagen en uso | Revisar SharePoint Viewers y actividad; coordinar por Teams o correo | Aproximas a la persona que lo mantiene y resuelves por comunicación directa |
| Biblioteca con control estricto | Usar la columna Checked Out To y, si procede, Discard Check Out | Recuperas el control del archivo de forma administrada |
Notas de permisos y privacidad
- Activar SharePoint Viewers suele requerir rol de propietario del sitio.
- Ver “quién vio” respeta los permisos de acceso al archivo. Si no tienes acceso, no verás información.
- Privacidad del tenant: algunas organizaciones deshabilitan la capacidad de mostrar a los “observadores” por motivos de privacidad. Si no ves la opción, consulta con TI.
- Descartar desprotección exige permisos elevados sobre la biblioteca. Úsalo con comunicación previa para no perder trabajo de terceros.
Buenas prácticas para evitar bloqueos
- Favorece la coautoría: anima a abrir los documentos de Office directamente desde SharePoint/Teams con AutoGuardado.
- Evita el check-out obligatorio salvo que sea estrictamente necesario para tu proceso de control de versiones.
- Activa versiones: con control de versiones puedes recuperar cambios sin necesidad de bloquear documentos de forma agresiva.
- Coordina por Teams: un mensaje rápido en el canal o chat suele liberar antes un archivo que cualquier intervención técnica.
- Cierra archivos antes de reuniones o cambios de turno: así evitas sesiones “huérfanas”.
- Comprueba sincronización si usas el cliente de OneDrive: no edites mientras el archivo está subiendo o con conflictos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo saber con certeza quién tiene abierto un PDF ahora mismo?
No con presencia en tiempo real como en Office. Usa SharePoint Viewers para ver quién lo abrió recientemente y la hora; eso suele bastar para identificar al usuario que probablemente lo tiene abierto.
¿Cuánto dura un bloqueo temporal?
Depende del tipo de sesión y de la aplicación que lo abrió. En la práctica, unos minutos suelen ser suficientes. Abrir el archivo en web o pedir a la persona que lo tenía abierto que cierre la pestaña suele liberar de inmediato.
¿Necesito ser administrador para ver quién lo tiene abierto?
No. Para coautoría, basta con tener acceso de edición. Para activar SharePoint Viewers o descartar una desprotección sí se requieren permisos elevados (propietario/administrador de la biblioteca o del sitio).
¿Por qué a veces no aparecen nombres en “quién lo vio”?
Es posible que la organización haya desactivado esa característica por privacidad, o que el acceso se haya hecho de modo que no genere ese registro visible (por ejemplo, a través de clientes antiguos o vistas que no lo reportan).
¿Puedo forzar la liberación de un archivo bloqueado?
Si el bloqueo proviene de desprotección, sí: puedes Discard Check Out con permisos adecuados. Si es un bloqueo temporal por sesión, suele liberarse esperando o cerrando la sesión que lo sostenía. Como último recurso, duplica el archivo para continuar trabajando y luego unifica cambios.
Checklist rápido
- ¿Es un documento de Office? Usa coautoría para ver a los editores en tiempo real.
- Activa y consulta SharePoint Viewers para detectar quién lo vio recientemente.
- ¿La biblioteca exige desprotección? Muestra Checked Out To y, si procede, descarta la desprotección.
- Si es bloqueo temporal, espera unos minutos y reintenta desde la versión web.
- Comunica por Teams con la persona identificada para acordar el cierre.
Conclusión
La combinación de coautoría (para presencia en tiempo real), SharePoint Viewers (para vistas recientes) y check-out (para control determinístico) ofrece un enfoque completo para responder a la pregunta: ¿quién tiene abierto un archivo en SharePoint? Además, con unas pocas buenas prácticas reducirás los bloqueos y mantendrás a tu equipo trabajando sin fricciones.