¿Qué pasa con los archivos de SharePoint cuando eliminas a su creadora? Guía completa sobre “Creado por” y cómo distinguirlos de OneDrive

¿Eliminar una cuenta borra sus archivos en SharePoint? No. En esta guía práctica te explico qué ocurre con los documentos, cómo distinguir SharePoint de OneDrive, qué pasa con el metadato “Creado por” y qué pasos seguir antes y después de dar de baja a una empleada.

Índice

Resumen de la pregunta

¿Se pierden los archivos de SharePoint al eliminar a su creadora? ¿Cómo confirmar que lo que veo en SharePoint realmente está guardado en SharePoint (y no en su OneDrive)? ¿Qué ocurre con el metadato Creado por si la cuenta ya no existe?

Respuesta y solución (lo esencial)

Los archivos en SharePoint no se eliminan al borrar la cuenta de la persona que los creó. Permanecen en sus bibliotecas de sitio y siguen accesibles para quienes tengan permisos.
Los metadatos “Creado por” y “Modificado por” se conservan con el nombre histórico de la persona que los creó; normalmente no cambian a “usuario eliminado”.
OneDrive no es SharePoint: es el sitio personal de la usuaria. Si eliminas la cuenta, su OneDrive se purga al final del periodo de retención configurado por tu organización; por ello, migra lo necesario antes.

Cómo confirmar que un archivo está en SharePoint (y no en OneDrive)

Antes de dar de baja la cuenta, confirma la ubicación real de la información. Estas comprobaciones son rápidas y eliminan dudas:

Patrones de URL y propiedad

Servicio	URL típica	Dónde suele verse	Propiedad del contenedor	¿Qué pasa si elimino la cuenta?
SharePoint Online (sitios)	`https://contoso.sharepoint.com/sites/<sitio>/...` o `/teams/<equipo>/...`	Bibliotecas de documentos, páginas de sitio, pestaña Archivos de Teams → Abrir en SharePoint	Del sitio/grupo (no de la usuaria)	Los archivos permanecen en el sitio. No se borran al eliminar la cuenta.
OneDrive	`https://contoso-my.sharepoint.com/personal/<usuario>/...`	“Compartidos conmigo”, vínculos enviados por la persona, sincronización local personal	Del usuario (sitio personal)	El contenido se elimina cuando finaliza la retención tras la baja.

Comprobación rápida en la biblioteca

Abre la biblioteca del sitio y selecciona el archivo.
Clic en el icono “i” (panel de información).
Revisa Ubicación / Ruta del archivo y Biblioteca de documentos. Si la ruta pertenece a un sitio de tu organización (no a -my.sharepoint.com), es SharePoint.

Desde Teams

En el canal, ve a la pestaña Archivos.
Selecciona Abrir en SharePoint.
Si la biblioteca se abre en un sitio de equipo, el contenido está en SharePoint.

Crear una vista filtrada por autora

En la biblioteca, muestra las columnas Creado por y Modificado por.
Aplica un filtro: Creado por = [Nombre de la empleada].
Guarda la vista como “Contenido de [Nombre Apellido]”. Opcional: Exportar a Excel para inventario.

Búsqueda a nivel de sitio

En el buscador del sitio, utiliza consultas KQL para acotar resultados:

author:"Nombre Apellido"
author:"Nombre Apellido" path:https://contoso.sharepoint.com/sites/Finanzas

¿Qué pasa con “Creado por” y “Modificado por” cuando la cuenta ya no existe?

Estos metadatos (Author y Editor a nivel interno) son históricos y se conservan:

Se sigue mostrando el nombre/usuario con el que se guardó el elemento por primera vez.
La información también queda registrada en el historial de versiones; cada versión mantiene su “Modificado por”.
La baja de la cuenta no convierte automáticamente esos metadatos en “usuario eliminado”. En la interfaz verás el nombre histórico o, en entornos muy antiguos, la cadena de cuenta (esto no afecta a la validez del dato).

¿Puedo cambiar “Creado por”? Es un campo de solo lectura en la interfaz. Cambiarlo requiere herramientas de administración o de migración y permisos elevados, y solo suele hacerse por motivos legales o de estandarización. Si vas a mover documentos, usa Mover a dentro de SharePoint para conservar metadatos; subir un archivo nuevo genera un “Creado por” diferente.

Buenas prácticas antes de eliminar la cuenta

Bloquea el inicio de sesión primero y no elimines de inmediato. Ganas tiempo para revisar y transferir contenido.
Asegura propietarios alternos en todos los sitios de SharePoint y equipos de Microsoft Teams. Evita sitios con una sola persona como propietaria.
Reasigna documentos críticos: muévelos a bibliotecas de área, o confirma permisos para responsables actuales.
OneDrive de la usuaria: asigna un administrador secundario y transfiere/migra lo necesario. Recuerda: OneDrive se purga cuando finaliza su periodo de retención corporativo.
Comunica y documenta: deja constancia de qué contenido se revisó, qué se migró y quién queda como responsable.

Después de eliminar la cuenta: qué cambia y qué no

Los archivos en SharePoint siguen ahí; rutas y permisos no cambian por la baja.
El metadato “Creado por” permanece con el nombre histórico. El historial de versiones también se conserva.
Si la persona era la única propietaria de un sitio o equipo, el sitio no se elimina; sin embargo, nombra nuevos propietarios para asegurar continuidad operativa.
Elementos compartidos desde su OneDrive dejarán de estar disponibles cuando su OneDrive sea purgado; migra lo necesario a SharePoint antes.

Procedimientos operativos recomendados

Checklist de transición (antes de la baja)

✔ Confirmar la ubicación real de los archivos (SharePoint vs OneDrive).
✔ Crear vistas filtradas por Creado por en bibliotecas clave y exportar inventarios.
✔ Revisar Archivos → Abrir en SharePoint desde Teams para cada equipo relativo.
✔ Nombrar propietarios adicionales en sitios/equipos con un único owner.
✔ Identificar vínculos compartidos desde OneDrive y plan de migración a bibliotecas de área.
✔ Comunicar a los responsables de proceso qué documentos cambian de ubicación.

Inventariar contenido creado por una persona (varios sitios)

Si administras SharePoint, puedes generar un inventario técnico con PowerShell (PNP). Ejemplo de aproximación:

# Requiere PnP.PowerShell instalado y permisos adecuados.
1) Conectar al sitio (repite por cada sitio relevante)
Connect-PnPOnline -Url "https://contoso.sharepoint.com/sites/Finanzas" -Interactive

2) Resolver el usuario en la Lista de Información de Usuarios del sitio

\$user = Get-PnPUser -Identity "[nombre.apellido@contoso.com](mailto:nombre.apellido@contoso.com)"

3) Consultar cada biblioteca de documentos por 'Author' (Creado por)

\$libs = Get-PnPList | Where-Object { $\_.BaseTemplate -eq 101 } # 101 = Document Library
\$results = @()

foreach (\$lib in \$libs) {
\$caml = @"
\
\
\
\
\
\\$(\$user.Id)\
\
\
\
\5000\
\
"@
\$items = Get-PnPListItem -List \$lib.Title -CamlQuery \$caml -PageSize 200
foreach (\$it in \$items) {
\$results += \[pscustomobject]@{
Sitio        = "Finanzas"
Biblioteca   = \$lib.Title
Nombre       = \$it.FieldValues\["FileLeafRef"]
Ruta         = \$it.FieldValues\["FileRef"]
CreadoPor    = \$it.FieldValues\["Author"].LookupValue
ModificadoPor= \$it.FieldValues\["Editor"].LookupValue
FechaCreado  = \$it.FieldValues\["Created"]
FechaModif   = \$it.FieldValues\["Modified"]
}
}
}

4) Exportar

\$results | Export-Csv -NoTypeInformation -Path ".\Inventario-CreadoPor.csv"

Este inventario te permite decidir qué mover, qué conservar y quién será responsable a partir de ahora.

Trasladar documentos sin perder metadatos clave

Usa Mover a entre bibliotecas/sitios cuando sea posible. Es la vía más segura para conservar versiones y metadatos del archivo en SharePoint.
Evita descargar y volver a subir si necesitas preservar “Creado por” y versiones: la subida creará un elemento nuevo.
Al mover desde OneDrive → SharePoint, revisa permisos y quiénes deben tener acceso en la biblioteca de destino.

Asignar nuevos propietarios en sitios y equipos

En el sitio de SharePoint, ve a Configuración → Permisos del sitio.
Agrega al menos dos propietarios (grupo Propietarios de <sitio>).
En Teams, abre Administrar equipo y agrega/eleva a owners adicionales.

Escenarios comunes y cómo resolverlos

La empleada era la única propietaria del sitio

El sitio no se elimina con la baja, pero carecerá de administración visible. Asigna propietarios nuevos desde el Centro de administración o usando permisos del sitio. Comprueba también la configuración de compartición externa y flujos de aprobación activos.

Documentos críticos estaban en su OneDrive

Asigna un administrador secundario para acceder al OneDrive, haz un inventario y mueve el contenido a bibliotecas de área (por proceso). Actualiza vínculos en wikis, páginas de sitio o Teams para que apunten a su nueva ubicación.

Vínculos “Compartidos conmigo” dejan de funcionar

Si esos vínculos apuntaban a OneDrive, fallarán cuando termine la retención. Acción: migra los archivos a una biblioteca de equipo y comparte desde allí; sustituye los enlaces en comunicaciones y documentación interna.

Flujos (Power Automate) que usaban su cuenta

Reasigna propietarios de flujos y conexiones. Si el flujo crea archivos, considera cuentas de servicio para evitar dependencia de personas.

Retención y cumplimiento

Las políticas de retención organizacionales y los bloqueos legales (legal hold) no se pierden por la baja de la cuenta. El contenido sujeto a retención se mantiene según las reglas de cumplimiento, incluso si la usuaria se ha ido.

Verificaciones para distinguir SharePoint vs OneDrive (paso a paso)

Ruta/URL: si ves /sites/ o /teams/ en el dominio principal sharepoint.com, es SharePoint. Si ves -my.sharepoint.com/personal/, es OneDrive.
Panel de información: en la biblioteca, el panel “i” muestra la Ubicación y la Biblioteca de forma inequívoca.
Teams → Abrir en SharePoint: confirma que pertenece al sitio del equipo.
Vista filtrada: agrega “Creado por” y “Modificado por”; filtra por la empleada.
Búsqueda KQL: usa author:"Nombre Apellido" a nivel de sitio para ver su producción.

Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

Confundir “Compartidos conmigo” con ubicación: “Compartidos conmigo” no indica dónde vive el archivo. Abre la Ubicación real.
Subir de nuevo los archivos en lugar de moverlos: perderás versiones y “Creado por”. Prefiere Mover a dentro de SharePoint.
Eliminar la cuenta sin bloquear antes: pierde acceso para inventario/migración. Primero bloquea el inicio de sesión y realiza traspasos.
Dejar sitios con un único propietario: riesgo operativo. Define siempre al menos dos owners.
Confiar en accesos personales (OneDrive) para documentos de equipo: migra a bibliotecas del área con permisos de grupo.

Preguntas rápidas (FAQ)

¿Los archivos de SharePoint se borran cuando elimino a su creadora?

No. SharePoint pertenece al sitio/grupo, no a la persona. Los documentos permanecen y siguen con sus permisos. ¿Qué sucede con “Creado por” si la cuenta ya no existe?

Se conserva el nombre histórico. La interfaz no lo cambia automáticamente a “usuario eliminado”. ¿Y con el historial de versiones?

Permanece intacto. Cada versión mantiene su autor y fecha de modificación. ¿Cuándo se borra OneDrive de la usuaria?

Tras el periodo de retención corporativo definido por tu organización. Antes de la purga, transfiere o migra lo necesario a SharePoint. ¿Puedo forzar que “Creado por” cambie a otra persona?

No desde la interfaz estándar. Requiere procesos de administración o migración avanzados y una justificación clara (por ejemplo, legal). ¿Cómo localizo todo lo creado por una persona en un sitio amplio?

Usa una vista por “Creado por”, consultas de búsqueda KQL y, si administras, un script PnP para inventariar y exportar.

Guía de acción rápida (paso a paso)

Bloquea el inicio de sesión de la usuaria (no elimines aún).
Confirma ubicaciones (SharePoint vs OneDrive) usando URL, panel de información y Teams.
Inventaria con vistas por “Creado por” y, si procede, un reporte PnP.
Traslada documentos de OneDrive → bibliotecas de área; actualiza vínculos.
Asegura propiedad y permisos en sitios/equipos (mínimo dos owners).
Documenta qué se movió y quién queda como responsable.
Elimina la cuenta cuando todo esté verificado; SharePoint seguirá intacto.

Lista de verificación rápida

[ ] Confirmar ubicación de archivos (SharePoint vs OneDrive).
[ ] Crear vistas filtradas por “Creado por” para inventario.
[ ] Asegurar propietarios en sitios/equipos.
[ ] Migrar contenido necesario desde OneDrive.
[ ] Bloquear inicio de sesión → transferir/migrar → eliminar cuenta cuando todo esté verificado.

Notas útiles y matices importantes

El metadato “Creado por” refleja quién creó ese elemento en esa biblioteca. Si copias/pegas fuera de SharePoint (descargar/subir), se generará un nuevo “Creado por”.
El propietario del sitio no es lo mismo que el autor del archivo. Aunque la usuaria fuese la única propietaria, los documentos de la biblioteca no “le pertenecen” a título personal.
Las políticas de retención se aplican por contenido/ubicación/etiqueta. No se rompen por la baja de una cuenta.
Los enlaces compartidos con vencimiento seguirán sus reglas habituales, independientemente de la baja.
Si usas copiar a entre sitios, revisa si solo se copia la versión más reciente. Mover a suele ser preferible para conservar el historial.

Plantilla de comunicación para responsables

Asunto: Reubicación de documentos tras la baja de [Nombre]

Hola equipo,
Como parte del proceso de salida de \[Nombre], los documentos que estaban en su OneDrive
se han trasladado a la biblioteca \[Sitio/Biblioteca]. Los archivos en SharePoint
no se han eliminado; solo se han reasignado responsables y permisos.

Nueva ruta principal: \[Ruta de la biblioteca]
Responsable actual: \[Nombre del área o persona]
Acciones: Actualizar marcadores o enlaces internos si apuntaban a OneDrive de \[Nombre].

Gracias,
\[Tu nombre / Área]

Conclusión

Eliminar una cuenta no borra los archivos de SharePoint ni sus metadatos “Creado por” y “Modificado por”. El verdadero riesgo está en lo que permanezca en OneDrive. Con una verificación de ubicación, vistas por autora, propietarios alternos y una migración cuidadosa, mantendrás la continuidad del negocio sin pérdida de información ni de trazabilidad.