Si al copiar o mover archivos en SharePoint ya no ves el cuadro “Reemplazar o conservar ambos” y aparecen duplicados con “ 1” en el nombre, aquí encontrarás qué cambió desde marzo de 2024, por qué ocurre, cómo evitar los duplicados y, sobre todo, cómo reemplazar sin romper enlaces ni flujos.
Resumen de la situación
Desde mediados de marzo de 2024, varios inquilinos de Microsoft 365 observaron un cambio en la acción Mover/Copiar de la interfaz web moderna de SharePoint: cuando el archivo de destino ya existía, en lugar de preguntar “¿Reemplazar o conservar ambos?”, se creaba un duplicado renombrado (por ejemplo, archivo 1.pdf
). El comportamiento no fue uniforme: en algunos sitios o para ciertos usuarios, la experiencia clásica siguió apareciendo durante el mismo periodo. Hacia mayo de 2024, parte de los sitios reportaron la vuelta de la opción para reemplazar, aunque no de forma generalizada. Todo apunta a un cambio de despliegue temporal o a un bug.
Qué significa para tu día a día
- Duplicados y confusión: proliferan ficheros con sufijos “ 1”, “ 2”, etc., y se dispara el riesgo de editar la copia equivocada.
- Enlaces rotos: si alguien compartió el archivo original o existen vínculos internos (por ejemplo, desde Teams, listas o páginas), el duplicado no hereda el ID. Los enlaces apuntan al archivo previo y no a la copia nueva.
- Flujos en Power Automate: los flujos que asumían sobreescritura pueden fallar o dejar datos “zombie” (archivos viejos que nadie ve, pero que siguen siendo el destino de algunos enlaces).
¿Fue un cambio anunciado? ¿Se puede modificar?
No hubo una comunicación pública clara en ese momento que detallara el cambio. En muchas organizaciones la experiencia volvió a la normalidad semanas después; en otras, persistió intermitentemente. No existe un interruptor de configuración visible en la biblioteca para forzar el cuadro de “Reemplazar o conservar ambos” dentro de la experiencia web moderna del comando Mover/Copiar. Por ello, mientras la interfaz no ofrezca de forma consistente la opción de reemplazar, es recomendable apoyarse en rutas alternativas que garanticen la sustitución del archivo sin cambiar su identidad.
Objetivo clave: reemplazar sin cambiar el enlace
Cuando necesitas “reemplazar” de verdad, lo que buscas no es sólo un nombre igual, sino que el objeto sea el mismo (mismo ID interno de SharePoint). Así, se conservan:
- Los enlaces de uso compartido creados desde “Compartir”,
- El historial de versiones y la auditoría,
- Los metadatos (propiedades, columnas),
- Las permisos y herencias de seguridad,
- Las referencias desde Teams, páginas o listas.
Formas fiables de reemplazar el archivo sin cambiar el enlace
Cargar el archivo sobre el existente (arrastrar y soltar o botón Cargar)
Cuándo usarlo: cuando ya estás en la misma carpeta y tienes el archivo actualizado en local.
- Entra a la biblioteca y navega hasta la carpeta original del archivo.
- Arrastra el archivo actualizado desde tu equipo a la cuadrícula de SharePoint o pulsa Cargar → Archivos y selecciónalo.
- Si el nombre coincide, la interfaz suele ofrecer “Reemplazar”. Confirma.
Resultado: se crea una nueva versión del mismo archivo; los enlaces no cambian.
Historial de versiones → Cargar nueva versión
Cuándo usarlo: cuando quieres la máxima trazabilidad.
- Haz clic en el archivo → Historial de versiones.
- Elige Cargar nueva versión y selecciona el archivo actualizado.
- Agrega un comentario de versión (opcional) para explicar el cambio.
Resultado: mantienes el mismo ID y el mismo enlace; cada reemplazo queda documentado.
OneDrive Sync (Explorador/Finder)
Cuándo usarlo: cuando trabajas mucho desde el escritorio o con archivos grandes.
- Sincroniza la biblioteca con el cliente de OneDrive.
- En el Explorador (Windows) o Finder (macOS), pega el archivo actualizado en la misma ruta y acepta reemplazar.
Resultado: el cliente sube la nueva versión sobre el mismo archivo en SharePoint.
Power Automate (flujos)
Cuándo usarlo: en procesos automatizados (por ejemplo, cuando un archivo llega a una carpeta “de entrada” y debe sustituir al existente). Ajusta los flujos para sobrescribir o para eliminar el destino antes de crear si el conector no soporta sobreescritura directa.
Patrones útiles en Power Automate
- Copiar archivo con sobreescritura: usa la acción de copiar/mover con la opción de sobrescribir si está disponible en tu entorno.
- Eliminar y crear: si no hay sobreescritura, añade un paso “Obtener archivo (por ruta)” → “Eliminar archivo” → “Crear archivo” en la misma ubicación.
- Actualizar contenido: para mantener el ID, usa “Actualizar archivo” (cuando exista) o “Cargar nueva versión” mediante conectores o Graph.
- Control de errores: envuelve la eliminación en “Scope” con control de 404 (si no existe, continúa) y activa ejecución concurrente deshabilitada para evitar carreras.
Si necesitas usar Mover/Copiar y no aparece “Reemplazar”
- Eliminar el destino y luego ejecutar Mover/Copiar (si tu política de retención lo permite). Esto obliga a que el movimiento cree el archivo “como nuevo” en destino, lo que no conserva el ID, pero evita duplicados numerados.
- Prueba del lado del cliente: otro navegador, ventana InPrivate, limpiar caché y cookies locales. Hubo casos en que la experiencia volvió a la normalidad sin cambios de configuración del sitio.
- Revisa políticas de la biblioteca: retención, aprobación de contenido, desprotección obligatoria o bloqueo por check-out pueden impedir o modificar la sobreescritura.
Lo que no ayuda
Desactivar el control de versiones no corrige este comportamiento concreto de Mover/Copiar. Además, es contraproducente: sin versiones pierdes la ruta más segura para reemplazar sin romper enlaces.
Escenarios típicos y comportamiento esperado
Acción | ¿Conserva el enlace? | ¿Crea versión? | Riesgo de duplicados | Notas |
---|---|---|---|---|
Cargar sobre el mismo archivo | Sí | Sí | Bajo | Ofrece “Reemplazar”; ideal para mantener ID y metadatos. |
Historial de versiones → Cargar nueva versión | Sí | Sí | Nulo | Método más controlado; permite comentario de versión. |
OneDrive Sync (reemplazar en Explorador/Finder) | Sí | Sí | Bajo | Útil para lotes grandes; depende del cliente de sincronización. |
Mover/Copiar cuando no aparece “Reemplazar” | No | No (archivo nuevo) | Alto | Genera “ 1 ” y rompe enlaces del archivo original. |
Power Automate con sobreescritura | Sí | Según acción | Bajo | Depende del conector; validar en tu tenant. |
Checklist de diagnóstico rápido
- Reproduce el caso con un archivo de prueba en la misma carpeta. ¿Aparece el cuadro “Reemplazar” al cargar? Si sí, usa esa vía.
- Prueba en otro sitio o colección para descartar una personalización local.
- Ensayo “limpio” en ventana InPrivate y/o otro navegador para descartar caché o extensiones.
- Verifica gobernanza: ¿la biblioteca exige desprotección? ¿Tiene aprobación de contenido? ¿Hay retenciones activas que impidan cambios?
- Power Automate: revisa si tus flujos usan “Mover/Copiar” y ajústalos a un patrón de reemplazo seguro.
Guía paso a paso para cada método
Reemplazar mediante Cargar
- Abre la biblioteca y navega a la carpeta del archivo original.
- Haz clic en Cargar → Archivos (o suelta el archivo directamente).
- Si coincide el nombre, confirma Reemplazar.
- Verifica el Historial de versiones para confirmar que se creó una nueva versión.
Reemplazar desde Historial de versiones
- Selecciona el archivo → Historial de versiones.
- Elige Cargar nueva versión → selecciona el archivo actualizado.
- Escribe un comentario (p. ej., “Actualización de contrato con cláusulas 2024”).
- Comprueba que el enlace compartido previo sigue abriendo el mismo documento.
Reemplazar usando OneDrive Sync
- En la biblioteca, pulsa Sincronizar y espera a que la carpeta aparezca en tu Explorador/Finder.
- Localiza el archivo en la carpeta sincronizada y pega el nuevo encima.
- Cuando el cliente de OneDrive termine de sincronizar, abre el historial de versiones en SharePoint para confirmar.
Reemplazar con Power Automate
A continuación se muestran dos patrones genéricos; nómbralos claramente y pruébalos en un entorno controlado antes de producción.
Patrón A: Copiar con sobreescritura
- Disparador: Cuando se crea o modifica un archivo en una carpeta “entrada”.
- Acción: Copiar archivo al destino con opción sobrescribir = true (si tu conector la expone).
- Acción opcional: Notificar o Registrar la versión creada.
Patrón B: Eliminar y crear
- Disparador: evento de llegada/actualización.
- Comprobar existencia: Obtener archivo (por ruta). Si 404, saltar a crear.
- Si existe: Eliminar archivo.
- Crear archivo con el mismo nombre en destino.
- Añadir Actualizar propiedades si la biblioteca tiene columnas obligatorias.
Notas: desactiva la concurrencia del flujo si dos cargas pueden llegar a la vez; maneja conflictos de check-out y aprobación de contenido.
Buenas prácticas para evitar caos de duplicados
- Control de versiones siempre activado, con límites razonables (p. ej., 100–500 versiones según el ciclo de vida del contenido).
- Nombres de archivo estables y metadatos ricos para identificar el contenido sin renombrar cada entrega.
- Rutas de trabajo claras: acordar si el equipo usará Historial de versiones, Cargar o Sync para reemplazos.
- Flujos de aprobación que no bloqueen sobreescritura innecesariamente (o que la gestionen con el rol adecuado).
- Limpieza programada de “duplicados con 1/2/3” y orientación a los usuarios sobre cómo evitar crearlos.
Preguntas frecuentes
¿Por qué “Mover/Copiar” crea archivo 1.pdf
en vez de preguntar?
Durante el periodo detectado (marzo–mayo de 2024), la experiencia moderna de SharePoint mostró un comportamiento en el que, ante colisión de nombre, se optaba por duplicar y renombrar sin ofrecer el cuadro de “Reemplazar o conservar ambos”. El patrón no fue uniforme entre inquilinos y sitios, y en algunos casos se revirtió más adelante.
¿Puedo forzar que siempre aparezca “Reemplazar”?
No hay un ajuste de biblioteca o de sitio para forzar esa pregunta en el comando Mover/Copiar. La manera más fiable de reemplazar sin cambiar enlaces es cargar encima o usar el historial de versiones.
¿Se pierden los enlaces al reemplazar?
Si reemplazas con Cargar o desde el Historial de versiones, no: el archivo conserva su identidad. En cambio, mover/copiar que crea un duplicado sí rompe la relación con los enlaces anteriores, porque se trata de un objeto nuevo.
¿Qué pasa con Document ID, metadatos y permisos?
Al reemplazar como nueva versión, se preservan el ID interno, los permisos y los metadatos (salvo columnas calculadas o de sistema). Si se crea un archivo nuevo (copiar que duplica), se generan nuevos ID y herencias; tendrás que reestablecer las propiedades si eran personalizadas u obligatorias.
¿Por qué en un sitio me aparece “Reemplazar” y en otros no?
Porque el comportamiento se observó heterogéneo entre sitios, colecciones, usuarios y navegadores. En entornos con despliegues graduales o cambios temporales, distintos espacios pueden quedar en estados distintos durante días o semanas.
¿Desactivar versiones ayuda?
No. Además de no solucionar el síntoma, te deja sin la mejor herramienta de reemplazo seguro.
Mapa de decisiones
Necesidad principal | Opción recomendada | Motivo | Plan B |
---|---|---|---|
Conservar los enlaces compartidos | Historial de versiones → Cargar nueva versión | Garantiza mismo ID y auditoría | Cargar y aceptar Reemplazar |
Reemplazo masivo desde escritorio | OneDrive Sync y sobrescribir | Más ágil para lotes grandes | Power Automate con patrón de sobreescritura |
Proceso automatizado | Power Automate con sobreescritura o eliminar+crear | Controla colisiones y versiones | Graph o PnP como acción avanzada |
Evitar duplicados al mover | Eliminar destino y luego mover | Evita “ 1”, aunque no conserva ID | Usar cargar/versión en destino |
Políticas que pueden interferir con la sobreescritura
- Retenciones o etiquetas: pueden impedir la eliminación del archivo de destino (afecta a la estrategia “eliminar y crear”).
- Aprobación de contenido: puede exigir que la nueva versión quede pendiente hasta aprobarse, afectando la visibilidad.
- Desprotección obligatoria: si la biblioteca requiere check-out, asegúrate de desproteger antes de reemplazar y proteger después.
- Columnas obligatorias: si creas un archivo nuevo, es posible que quede en estado “pendiente” hasta que completes las propiedades.
Procedimiento recomendado para equipos
- Definir una política de reemplazo por biblioteca (p. ej., “siempre historial de versiones”).
- Habilitar y documentar el control de versiones (mayores y, si procede, menores).
- Enseñar a la gente a usar Cargar nueva versión y OneDrive Sync.
- Revisar y ajustar los flujos de Power Automate que hacían Mover/Copiar asumiendo sobreescritura.
- Programar una limpieza de duplicados (búsqueda de sufijos “ 1”, “ 2” en nombres) con filtros por fechas y tamaños.
Ejemplos de comunicación a usuarios
Mensaje breve: “Si ves archivos ‘con 1’ al mover/copiar, no reemplazaste el original. Para actualizar un documento sin romper enlaces, usa ‘Historial de versiones → Cargar nueva versión’ o arrastra el archivo al mismo lugar y elige ‘Reemplazar’.”
Notas finales y estado
El comportamiento anómalo se observó entre el 18 y el 22 de marzo de 2024, con reportes de normalización parcial alrededor del 17 de mayo de 2024. Si en tu entorno la opción de reemplazo en Mover/Copiar aún no aparece o aparece de manera intermitente, aplica las rutas alternativas descritas y considera abrir un ticket de soporte para confirmar el estado en tu tenant. Mientras tanto, centraliza tus reemplazos en “Cargar nueva versión” y documenta un procedimiento interno para evitar duplicados y enlaces rotos.
Conclusión
SharePoint ofrece múltiples caminos para llegar a la misma meta, pero no todos conservan la identidad del archivo. Si tu prioridad es mantener enlaces, auditoría y metadatos, el camino más sólido es tratar el reemplazo como nueva versión del mismo objeto: Historial de versiones, Cargar o Sync. Ajusta tus flujos y hábitos para depender menos del comportamiento de Mover/Copiar cuando éste sea inconsistente, y tu ecosistema de documentos será más predecible, trazable y fácil de gobernar.
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Glosario rápido
- Reemplazar: subir nuevo contenido sobre el mismo objeto (ID) y crear versión.
- Duplicar: crear un objeto nuevo con el mismo nombre y sufijo (
1
,2
…). - Conservar ambos: opción clásica que permitía elegir entre reemplazar o mantener dos archivos con nombre parecido.