Cuando una biblioteca de documentos de SharePoint Online crece sin un plan de gobierno claro, los usuarios pueden encontrarse de forma intermitente con el mensaje emergente “The specified list is invalid”. Aunque refrescar la página suele devolver la normalidad, el síntoma es una señal de alerta: su biblioteca ha superado límites internos de la plataforma que tarde o temprano repercutirán en la productividad y la estabilidad del sitio.

Entendiendo el mensaje de error

En la gran mayoría de los casos, “The specified list is invalid” no significa que la lista haya desaparecido o que los permisos se hayan corrompido; más bien es la forma genérica que tiene SharePoint de indicar que no puede procesar la operación solicitada dentro de los límites de rendimiento establecidos en el servicio. El más relevante es el List View Threshold, configurado de fábrica en 5 000 elementos por vista no paginada.

Cómo funciona el List View Threshold

El umbral de 5 000 elementos impide que una única consulta—por ejemplo, “muéstrame todos los documentos de la vista Todas las columnas”—devuelva más de 5 000 filas al motor de base de datos subyacente. Al superarse, SharePoint aplica “frenos” que bloquean operaciones como:

• Ordenar y filtrar columnas sin un índice.
• Cargar la raíz de la biblioteca (o carpetas) cuando no hay paginación.
• Enumerar elementos desde PowerShell o REST sin parámetros de paginación.

Si el usuario abre una carpeta muy concurrida, la base de datos se encuentra con un “pico” de elementos que rebasan el límite y responde con la excepción: el navegador la traduce a la notificación “The specified list is invalid”.

Causas frecuentes comprobadas

• Biblioteca masiva: 1 447 384 elementos registrados en una sola biblioteca, con varias más que también rozan o superan el umbral.
• Vistas sin filtro ni índice: la configuración por defecto (“Todos los Documentos”) no discrimina fechas, autores ni carpetas, con lo que la consulta resultante pide demasiado a la base de datos.
• Navegadores con caché residual: en escenarios muy concretos, scripts JavaScript dañados en caché hacen aparecer el error antes de que se ejecute la verdadera consulta; aun así, suele ser un factor secundario.
• Incidencias de backend: picos de latencia momentáneos en Microsoft 365 pueden hacer que SharePoint devuelva códigos de error inconsistentes; solo el soporte de Microsoft puede confirmarlo revisando los registros ULS.

Diagnóstico paso a paso

1. Contar los elementos reales: usa el menú Configuración > Configuración de la biblioteca > Más configuración general > Tamaño de almacenamiento. Anota tanto el total como los elementos en vistas populares.
2. Revisar las vistas activas: ve a Configuración > Configuración de la biblioteca > Vistas y confirma que disponen de filtro + índice. Vistas personales sin índice también suman a la carga.
3. Abrir Herramientas de desarrollo (F12): en la pestaña Network, localiza la llamada que lanza la carga de la carpeta. Si el código de estado es 500 o 503 y la respuesta menciona query exceeds threshold, el culpable es el umbral.
4. Probar otros navegadores: abre la misma carpeta en Edge, Chrome y Firefox con caché vacía. Si solo falla un navegador, restablece su perfil o elimina Extensiones.
5. Correlación con el Health Dashboard: revisa el centro de administración de Microsoft 365 para confirmar que no hay incidentes activos de SharePoint.

Soluciones y recomendaciones priorizadas

Prioridad	Acción	Detalle / Pasos	Comentario
Alta	Reducir o segmentar la biblioteca	Crear vistas filtradas‑indexadas (≤ 5 000 ítems). Mover o archivar documentos antiguos a otra biblioteca o a un sitio de histórico. Introducir carpetas adicionales que organicen el contenido por año, proyecto o cliente.	Mitiga el umbral de inmediato; referirse a la guía oficial “Manage large lists and libraries”.
Media	Probar en otros navegadores / limpiar caché	Edge, Chrome y Firefox con perfil limpio. Eliminar extensiones que inyecten JavaScript.	Útil para descartar problemas locales; si el umbral es la causa, el error aparecerá en todos los navegadores.
Media	Optimizar la biblioteca	Habilitar índices de columna usados en filtros (p. ej. Fecha de modificación, Tipo de documento). Activar “Mostrar elementos sin carpetas” solo cuando sea imprescindible. Deshabilitar versiones históricas si la auditoría no las requiere.	Aligera la carga de consultas internas incluso con muchas carpetas.
Baja	Solicitar soporte a Microsoft 365	Abrir ticket desde el Centro de administración (rol Global Admin). Microsoft puede: Revisar registros ULS y de diagnóstico. Confirmar si existe un bug o incidencia temporal.	Recomendado si, tras optimizar, el error persiste o si hay sospecha de corrupción de base de datos.

Estrategias de prevención a largo plazo

Diseño de vistas dirigido a escenarios reales

No todo el mundo necesita ver todos los documentos. Crea vistas como “Facturas del año en curso” o “Proyectos activos”. Estas vistas suelen devolver solo unas centenas de ítems y no llegan a tocar el umbral.

Indexar primero, filtrar después

Un índice en la columna Fecha de creación combinado con un simple filtro “es posterior a 2024” puede reducir el juego de resultados de 1,4 millones a apenas 50 000 elementos—suficiente para mantenerse lejos del límite si además hay carpetas.

Archivado y retención

La retención legal rara vez exige tener documentos operativos en la misma biblioteca de trabajo. Diseño recomendado:

• Sitio operativo: documentos de los últimos 2 años.
• Sitio histórico: documentos de 2 a 7 años, solo lectura.
• Azure Storage / SharePoint Archive: > 7 años, eliminados o guardados según normativa.

Automatiza el traslado con Power Automate: un flujo desencadenado por la propiedad Fecha de creación puede mover ficheros a la biblioteca de archivo mensualmente.

Governance y formación

No hay tecnología que supla las políticas. Incluye en tu plan de gobernanza:

• Límites máximos de elementos por biblioteca (idealmente ≤ 100 000).
• Obligatoriedad de carpetas o metadatos para segmentar.
• Revisión trimestral del tamaño de bibliotecas críticas.
• Capacitación para editores sobre cómo crear vistas e índices.

Preguntas frecuentes

¿Puedo aumentar el List View Threshold en SharePoint Online? No. A diferencia de SharePoint Server on‑premises, el servicio Online fija el umbral a 5 000 elementos y no es editable por el cliente. ¿El umbral cuenta por biblioteca o por vista? Por vista. Una biblioteca con un millón de documentos puede convivir con una vista de 2 000 ítems sin problemas, siempre que la consulta resultante no supere 5 000 filas. ¿Las vistas personales también cuentan? Sí. Aunque la vea un solo usuario, la infraestructura debe ejecutar la consulta y está sujeta al mismo límite. ¿El número de versiones influye? Las versiones no se suman al cálculo del umbral, pero ocupan almacenamiento y pueden ralentizar la base de datos. Deshabilitar versiones antiguas reduce el tiempo de indexado y migración.

Guía rápida de comandos útiles

# Obtener el número total de elementos de una biblioteca
Get-PnPListItem -List "Documentos" -PageSize 5000 | Measure-Object | Select-Object -ExpandProperty Count

Crear índice en la columna 'Proyecto'

Set-PnPField -List "Documentos" -Identity "Proyecto" -AddIndexedColumns

Crear una vista filtrada para el año actual

Add-PnPView -List "Documentos" -Title "AñoActual" `  -Query "<Where><Geq><FieldRef Name='Created'/><Value IncludeTimeValue='FALSE' Type='DateTime'>2025-01-01</Value></Geq></Where>"`
-RowLimit 30 

Los cmdlets anteriores requieren el módulo PnP.PowerShell y privilegios de SharePoint Administrator.

Conclusión

Si tu equipo ve el aviso “The specified list is invalid” es muy probable que la biblioteca haya sobrepasado el umbral de 5 000 elementos por vista. La respuesta efectiva es doble: aplicar mitigación inmediata—segmentar la biblioteca y crear vistas filtradas‑indexadas—y adoptar un plan de gobernanza que incluya archivado, índices, formación y monitorización periódica. Si tras aplicar estas medidas el mensaje persiste, abre un ticket a Microsoft para descartar errores de backend.