¿Necesitas que la misma tarea aparezca en varios planes de Microsoft Planner? Aunque hoy la plataforma no lo permite de forma nativa, existen estrategias para lograr visibilidad doble y reducir el riesgo de información desactualizada. A continuación encontrarás una guía completa con ventajas, límites y buenas prácticas.
Contexto y limitaciones actuales
Planner está concebido como un gestor de tareas ligero dentro de Microsoft 365. Cada plan es un contenedor aislado: las tareas que creas, los comentarios, los adjuntos y el historial se almacenan en el grupo de Microsoft 365 asociado a ese plan. Por diseño no hay una “tarea compartida” entre planes, porque esto requeriría que la base de datos aceptara vínculos cruzados y reglas de seguridad más complejas.
En la hoja de ruta pública de Microsoft y en los canales de desarrollo de Planner no figura –al cierre de este artículo (julio 2025)– ninguna referencia oficial a la sincronización de tareas entre planes. Por ese motivo conviene conocer las alternativas y evaluar su coste de implantación y mantenimiento.
Opciones disponibles para mostrar la tarea en dos planes
Copiar la tarea de forma manual
Cómo hacerlo: abre la tarea original, elige “Copiar tarea” y selecciona el segundo plan como destino. Podrás decidir si replicas descripciones, listas de comprobación, archivos adjuntos, fechas y asignaciones.
- Ventaja: obtienes dos instancias visibles de inmediato.
- Desventaja: cualquier cambio posterior (por ejemplo, nueva fecha de vencimiento) debes aplicarlo manualmente en ambas copias, con riesgo de divergencia.
Crear tareas espejo con Power Automate
Power Automate ofrece el conector “Planner – Cuando se cree o modifique una tarea” y la acción “Crear una tarea”. Con estos bloques puedes confeccionar un flujo que:
- Observe el plan “maestro” y disparese al crearse o actualizarse una tarea.
- Copie los valores relevantes en un nuevo ítem del segundo plan.
- Opcionalmente actualice la tarea espejo cuando se modifique la original.
Límites técnicos:
- No existe una acción “Actualizar tarea” que acepte todos los campos de Planner; por ejemplo, las listas de comprobación no se sincronizan de forma granular.
- Los flujos en cascada pueden entrar en bucles (tarea A actualiza tarea B; el disparador de B actualiza A) si no añades condiciones antirrecursión.
- La ejecución en tiempo real depende del licenciamiento y del plan de servicio; con grandes volúmenes es posible que se acumulen retrasos.
Por estas razones, Power Automate es recomendable para escenarios de creación automática (alta de tareas) pero presenta fricción para la sincronización completa de ciclo de vida.
Enviar comentarios al portal de sugerencias
Si la sincronización nativa resulta esencial para tu organización, la vía más directa es registrar la solicitud en el portal de comentarios de Microsoft. Las peticiones con más votos tienden a priorizarse en las hojas de ruta oficiales.
Mantener la coherencia entre copias de tarea
| Elemento | ¿Se copia? | ¿Se sincroniza? | Acción recomendada |
|---|---|---|---|
| Título y descripción | Sí | No | Actualízalos en ambas tareas o centraliza los detalles críticos en la original. |
| Fechas | Sí | No | Usa Power Automate para reajustarlas o agrega un recordatorio manual. |
| Archivos adjuntos | Opcional | No | Adjunta los documentos a SharePoint/OneDrive y enlázalos desde ambas tareas. |
| Checklist | Sí | No | Convierte la checklist en subtareas independientes si requieres seguimiento individual. |
| Comentarios | No | — | Escribe comentarios en la copia indicando “ver comentario original” para evitar duplicidad. |
Alternativas dentro del ecosistema Microsoft
Microsoft To Do
Permite que un mismo elemento se visualice en varias listas inteligentes (Mi día, Importante, Planificadas). Sin embargo, To Do no trabaja con el concepto de plan, columnas ni asignaciones múltiples, por lo que su alcance es diferente.
Project for the Web
Si tu empresa posee licencias de Project, evaluar la migración puede aportar dependencias, vínculos entre proyectos y vistas de cartera. Ten presente el esfuerzo de adopción y capacitación adicional.
Planner y canales de Teams compartidos
En algunos casos basta con crear un canal compartido en Microsoft Teams y agregar la pestaña Planner correspondiente para que varios equipos accedan al mismo plan. No soluciona la duplicidad en dos planes separados, pero sí evita replicar la tarea entre equipos.
Buenas prácticas mientras la función no existe
- Plan maestro: define un plan de referencia que concentre la versión “oficial” de la tarea. Toda la documentación y los archivos deben residir allí.
- Enlace bidireccional: en la tarea espejo agrega un comentario con la URL interna de la tarea original. En la original deja el vínculo inverso. Así reduces los clics para navegar.
- Notificaciones orientadas a los responsables: activa la suscripción por correo a las tareas que deban mantenerse alineadas. De ese modo, los propietarios reciben avisos y replican los cambios clave.
- Campos personalizados en Power Automate: guarda el task ID de la original en un campo “Etiqueta” o en la descripción de la copia. Te ayudará a identificar pares y evitar duplicados en el flujo.
- Revisiones periódicas: agenda una revisión semanal donde los dueños revisen ambas instancias y confirmen estado, fechas y checklist.
Diseño de un flujo básico en Power Automate
A continuación se describe la estructura mínima de un flujo que crea una copia unidireccional al segundo plan. Si necesitas sincronización bilateral, deberás duplicar la lógica con condiciones adicionales para impedir bucles.
- Disparador: “Cuando se cree una tarea” en Plan A.
- Acciones de obtención: “Obtener detalles de tarea” y “Obtener lista de asignaciones”.
- Acción de creación: “Crear tarea” en Plan B, rellenando título, descripción y fechas.
- Asignaciones: “Asignar usuario” por cada miembro original.
- Control de errores: envía un correo al propietario si la acción falla (p. ej., falta de licencia o límite de API).
Consejo avanzado: guarda el taskId de la nueva tarea en una variable y almacénalo en la descripción de la original; así podrás referenciarlo si debes actualizarla más adelante.
Preguntas frecuentes
¿Duplicar la tarea afecta las estadísticas de informes?
Sí. Cada plan generará métricas independientes, por lo que un dashboard de Power BI mostrará dos tareas finalizadas en lugar de una. Para dashboards globales considera agregar un campo “Origen” y agrupar en el informe.
¿Existe algún complemento de terceros que sincronice tareas?
Hay soluciones de pago que replican objetos de Graph entre grupos de Microsoft 365, pero no forman parte del soporte oficial. Evalúa costes, seguridad y cumplimiento antes de instalarlas.
¿Puedo usar Graph API directamente?
La API Graph de Planner permite leer, crear y modificar tareas, pero presenta las mismas limitaciones: no hay endpoint para vincular un mismo taskId a dos planId. Aun así, un script personalizado puede servir para sincronizar campos específicos fuera de Power Automate.
Conclusión
Hoy por hoy, Microsoft Planner no ofrece un mecanismo para que una misma tarea viva en dos planes con sincronización automática. Las alternativas –copiar manualmente o usar flujos de Power Automate– implican aceptar la existencia de dos instancias y gestionar la coherencia entre ellas. Mientras Microsoft decide incorporar esta prestación, el éxito radica en definir un plan maestro, establecer reglas claras de actualización y emplear herramientas de notificación que minimicen la dispersión de esfuerzos.