¿Necesitas controlar las vacaciones y bajas de tu equipo sin invertir en software adicional? Con una sola plantilla de Excel puedes generar un calendario anual totalmente automático para hasta 10 empleados, marcando fines de semana, festivos y evitando solapamientos gracias a reglas de formato condicional y fórmulas sencillas.

Principales ventajas de este enfoque

• Simplicidad. Solo requiere conocimientos básicos de fórmulas; no necesitas macros ni complementos.
• Visión global. El diseño vertical muestra cada día en fila y cada empleado en columna, reduciendo el ancho de impresión y mejorando la legibilidad.
• Escalabilidad. Aunque el ejemplo cubre 10 empleados, puedes ampliarlo añadiendo columnas u hojas idénticas.
• Reutilización anual. Con cambiar el año en una celda todas las fechas se recalculan y el formato se mantiene intacto.
• Compatibilidad. Funciona en Excel 2010 o posterior, incluida la versión web de Microsoft 365.

Estructura general de la plantilla

La hoja combina tres zonas diferenciadas:

1. Cabecera (celdas A1:M1). Contiene el año y los primeros días de cada mes, formateados con el código MMM para mostrar el nombre abreviado (ene, feb, mar…).
2. Matriz de fechas (columna A, filas 2 a 367). Cada fila representa un día natural del año.
3. Zona de registro (columnas B a K). Corresponde a los empleados; basta introducir un código (p. ej. «V» de vacaciones o «B» de baja) para que el calendario se pinte automáticamente.

Cabecera: creación automática de meses

A1: 2025                       'Año deseado
B1: =FECHA($A$1;1;1)           '1 de enero
C1: =EDATE(B1;1)               '1 de febrero
'Arrastra C1 hasta M1 para cubrir los 12 meses
'Formato personalizado: MMM

Listado vertical de días

A2: =B1                        'Primera fecha del año
A3: =A2+1
'Arrastra hasta la fila 367 (31 de diciembre inclusive)

Asignación de empleados y códigos de ausencia

En B1:K1 escribe el nombre o iniciales de cada empleado. Las filas inferiores se completan manualmente con los códigos siguientes (puedes personalizarlos):

Código	Concepto	Color de relleno sugerido
V	Vacaciones
B	Baja médica
F	Formación
T	Teletrabajo

La asignación manual es deliberada: permite flexibilidad máxima y evita conflictos con validaciones complejas. Sin embargo, el formato condicional colorea cada código de forma automática para homogeneizar la visualización.

Marcado de fines de semana

Crea una regla de formato condicional con la siguiente fórmula, aplicando solo a la columna A (fechas) o a todo el rango si prefieres sombrear la fila completa:

=DÍA.DE.LA.SEMANA($A2;2)>5

Usa un relleno gris claro o una fuente atenuada. El argumento 2 hace que la semana empiece en lunes (1) y termine en domingo (7), de modo que la condición devuelve VERDADERO para sábados y domingos.

Incorporación de festivos nacionales, regionales y locales

1. Crea una hoja llamada Festivos con la lista de fechas en la columna A (una por celda, sin importar el orden).
2. Define el rango como Tabla o Rango con nombre para facilitar futuras actualizaciones.
3. Aplica otra regla de formato condicional sobre la matriz de fechas:

=ESNUMERO(COINCIDIR($A2;Festivos!$A:$A;0))

Elige un relleno rojo tenue o un borde lateral llamativo. Si un festivo cae en fin de semana no pasa nada; la prioridad de reglas decidirá qué formato se impone.

Recuento automático de días por empleado

En una hoja auxiliar o en la misma cabecera puedes añadir estas fórmulas para que los totales se actualicen al instante:

'Vacaciones anuales por empleado
=COUNTIF(B$2:B$367;"V")

'Vacaciones por mes
\=SUMPRODUCT((MES(\$A\$2:\$A\$367)=1)\*(B\$2\:B\$367="V")) 

Con MES() filtras por periodo, mientras que SUMPRODUCT evalúa varios criterios sin necesidad de matrices dinámicas.

Estrategias para evitar solapamientos críticos

Cuando dos personas de un mismo equipo solicitan las mismas fechas conviene detectarlo pronto. Dispones de tres niveles de alerta:

• Visual. La vista matriz (días × empleados) deja ver huecos y coincidencias al instante.
• Condicional. Una regla que cuente cuántos códigos activos hay en la misma fila y marque en rojo los valores > n.
• Preventivo. Una validación de datos que bloquee la entrada de códigos cuando ya se supera un umbral («solo 2 personas de vacaciones a la vez» entre departamentos críticos).

Ejemplo de regla de solapamiento

'=CONTAR.SI($B2:$K2;"V")>2

Aplica un relleno rojo a toda la fila para llamar la atención del planificador.

Diseño listo para imprimir

• Escala a una página de ancho. Con orientación horizontal en A4 el calendario vertical anual cabe en la mayoría de impresoras.
• Líneas de cuadrícula. Desactívalas para un aspecto profesional y define bordes externos finos.
• Encabezados y pies de página. Incluye el año y el nombre de la empresa; con campos automáticos no tendrás que editarlos cada diciembre.

Automatizaciones opcionales

Si tu organización usa Microsoft 365, puedes llevar la plantilla un paso más allá:

Power Query para importar festivos oficiales

1. Copia la URL del calendario oficial en formato iCal/CSV que publica tu gobierno o comunidad autónoma.
2. Desde Datos > Obtener datos selecciona Desde la Web y apunta a la URL.
3. Programa una actualización automática mensual para incorporar nuevas fiestas.

Power Automate para solicitudes de vacaciones

Crea un flujo que:

1. Reciba la petición a través de un formulario en Microsoft Forms.
2. Valide las fechas contra la hoja Calendario.
3. Actualice la celda correspondiente o envíe un correo al supervisor si no hay disponibilidad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo añadir más de 10 empleados? Sí. Solo duplica columnas o crea otra hoja con la misma estructura. Para hojas separadas enlaza los totales con INDIRECTO o usa Power Pivot para consolidar. ¿Se adapta la plantilla a un semestre? Claro. Filtra las fechas por MES() o simplemente oculta filas de julio a diciembre. El recálculo sigue funcionando. ¿Cómo marco medias jornadas? Agrega códigos como «V‑M» (vacaciones mañana) y «V‑T» (vacaciones tarde). Ajusta COUNTIF para que cuente 0,5 en lugar de 1 mediante SUMPRODUCT(--(B2:B367="V‑M")*0,5). ¿Es posible usar colores semáforo según saldo de días? Sí. Calcula el saldo en una celda y aplica un formato condicional de barras de datos o conjunto de iconos para visualizar rápidamente quién debe planificar sus vacaciones restantes.

Conclusiones

Esta plantilla de Excel combina simplicidad, automatización y bajo coste, ofreciendo a pymes y departamentos la misma visibilidad que soluciones de recursos humanos más complejas. Lo único que debes hacer cada año es introducir el nuevo valor en A1 y revisar la lista de festivos. El resto se actualiza sin intervención.

Con un calendario vertical tendrás una instantánea clara de las ausencias y la capacidad de detectar conflictos en cuestión de segundos, mejorando la planificación y la satisfacción de tu equipo.