Cómo copiar y pegar solo las celdas visibles en Excel tras filtrar

¿Frustrado porque al filtrar una lista y pegar los resultados Excel desordena tus datos ocultos? A continuación encontrarás una guía exhaustiva para copiar y pegar solo las celdas visibles tras aplicar un filtro, desde atajos nativos hasta soluciones VBA y Power Query, para que nunca más pierdas horas corrigiendo alineaciones.

Índice

Problema principal

Desde las primeras versiones de Excel, la acción de pegar rangos filtrados completos nunca ha respetado de forma automática la posición de las filas visibles. Cuando copias un bloque de celdas filtradas y lo pegas:

  • Excel pega todos los valores consecutivos, incluidos los de las filas ocultas, produciendo saltos inesperados.
  • Si pretendes sobreescribir datos existentes, acabarás con celdas desalineadas que alteran tu base de datos.
  • La confusión suele aumentar porque, al introducir manualmente un valor y presionar Ctrl + Enter, se rellena únicamente en las filas visibles; esto lleva a pensar que el mismo principio debería aplicarse al copiar‑pegar rangos, cuando en realidad son comportamientos distintos.

Por qué ocurre el desajuste

La lógica interna de Excel:

  1. Un rango copiado genera internamente una matriz contigua de valores.
  2. Al pegar, Excel derrama dicho bloque en la misma forma rectangular, sin analizar qué filas están visibles.
  3. El único momento en que Excel “respeta” las filas ocultas es cuando tienes una sola celda activa y escribes un valor para luego confirmar con Ctrl + Enter; ese comando instruye a la aplicación a repetir la entrada solo donde hay celdas visibles, pero no se extiende al portapapeles.

Por ello, no existe ninguna casilla de configuración ni opción avanzada que reactive un presunto “modo clásico” de pegado; simplemente nunca ha existido.

Hechos clave identificados

DatoDetalle
Función nativaExcel nunca ha alineado automáticamente rangos filtrados completos al pegarlos; solo puede repetir un único valor sobre celdas visibles.
Atajos de selecciónAlt + ; (Windows) selecciona las celdas visibles de un rango; en Mac suele reasignarse a otra combinación.
Opciones de ExcelNo existe casilla para “pegar solo en filas visibles” ni forma de activar un ajuste oculto.
Solución oficialMicrosoft señala VBA como la ruta recomendada cuando se requiere pegar rangos completos manteniendo la alineación filtrada.

Métodos rápidos cuando solo necesitas repetir un valor

Usar Alt + ; para seleccionar celdas visibles

Este atajo permite seleccionar inmediatamente solo los registros mostrados tras aplicar un filtro:

  1. Selecciona la columna o rango destino (incluidas filas ocultas).
  2. Presiona Alt + ;; las celdas ocultas se deseleccionan.
  3. Escribe el valor o cópialo desde otra celda.
  4. Confirma con Ctrl + Enter para insertar el dato simultáneamente en las filas visibles.

Ventaja: no necesitas macros. Desventaja: sirve solo para un único valor o fórmula; no alinea rangos de múltiples columnas.

Copiar y pegar rangos completos respetando filtros

Macro CopyVisibleRanges

Cuando deseas trasladar varios campos (por ejemplo, Nombre, Ciudad y Ventas) sin que las filas ocultas reciban datos incorrectos, recurre a VBA. A continuación, un procedimiento robusto y autoexplicativo:

Sub CopyVisibleRanges()
    Dim src As Range, dst As Range, area As Range, off As Long

    'Solicita el rango origen ya filtrado
    Set src = Application.InputBox("Elige el rango a copiar:", _
            Type:=8).SpecialCells(xlCellTypeVisible)

    'Solicita la primera celda del rango destino
    Set dst = Application.InputBox("Elige la primera celda de destino:", Type:=8)

    'Calcula el desplazamiento de columnas
    off = dst.Column - src.Column

    Application.ScreenUpdating = False

    'Copia bloque a bloque respetando la forma de cada área visible
    For Each area In src.Areas
        area.Offset(, off).Value = area.Value
    Next area

    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Cómo implementarla paso a paso:

  1. Abre el Editor de VBA con Alt + F11.
  2. Inserta un módulo (menú Insert → Module) y pega el código.
  3. Guarda el libro como .xlsm. Sin este formato, la macro se perderá.
  4. Ejecuta la macro con F5, selecciona el rango filtrado y luego la celda de destino.
  5. Observa cómo cada grupo de celdas visibles se copia en la posición correcta, sin tocar filas ocultas.

Asignar la macro a un botón o atajo personalizado

  • En la cinta de opciones, activa la ficha Desarrollador.
  • Inserta un botón de formulario y asigna CopyVisibleRanges.
  • O bien, desde Archivo → Opciones → Personalizar cinta/Barra de herramientas de acceso rápido asigna la macro a un ícono o a una combinación como Ctrl + Shift + C.

Así, cualquier usuario del archivo replicará el procedimiento con un clic.

Trabajo limpio: pegar en un área sin filtros

Si tu objetivo es simplemente extraer los registros filtrados (para un informe o auditoría), haz lo siguiente:

  1. Copia el rango filtrado (Ctrl + C). Excel solo copiará las filas visibles.
  2. Pega en una hoja nueva o debajo de tu tabla original antes de quitar los filtros.
  3. De esta forma obtienes una lista contigua sin espacios, perfecta para un análisis rápido en tablas dinámicas.

Automatización avanzada con Power Query y Tablas

Para procesos recurrentes o bases de datos extensas, Power Query resulta más fiable:

  • Convertir en Tabla: Selecciona los datos y presiona Ctrl + T. Las Tablas de Excel facilitan filtrado, segmentación y fórmulas estructuradas.
  • Power Query: Desde Datos → Obtener y transformar → Desde tabla/rango, importa la Tabla al Editor. Allí puedes filtrar y cargar la salida en una hoja nueva o reemplazar la existente, manteniendo la alineación automáticamente.
  • Actualizar con un clic: Con la consulta guardada, pulsa Actualizar todo y Power Query replicará el filtrado y pegado sin macros ni preocupaciones de seguridad.

Buenas prácticas para evitar desalinear registros

  • Crea siempre una copia de seguridad antes de aplicar filtros complejos y pegados masivos.
  • Desactiva Calcular automáticamente durante operaciones pesadas para ahorrar tiempo.
  • Prueba la macro o el atajo en un rango corto antes de lanzarte al archivo maestro.
  • Mantén separadas las tablas origen y destino mientras experimentas con procesos nuevos.
  • Documenta en un comentario o en la pestaña “Información” qué macro se usa y por qué, para que otros colaboradores no se confundan.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Por qué Ctrl + C y Ctrl + V sí respetan las filas visibles al copiar una sola columna pero no varias? En realidad Excel copia la columna completa filtrada; el problema surge al pegar porque interpreta el rango como una matriz contigua. Cuando solo pega en una columna, el desfase pasa inadvertido; con varias columnas, la falta de alineación salta a la vista. ¿Existe algún complemento oficial que resuelva el pegado filtrado? Microsoft no provee un add‑in específico. Hay complementos de terceros, pero la macro anterior es ligera, segura y 100 % compatible con Office 365, 2021, 2019 y versiones anteriores. Trabajo en Mac OS: ¿qué atajo reemplaza Alt + ;? En Excel para Mac, el atajo por defecto suele ser ⌘ + Shift + Z, aunque depende de la distribución del teclado. Verifica en Herramientas → Personalizar teclado y asigna la combinación que prefieras a EditVisibleCells. ¿Las celdas con fórmulas se pegan de la misma forma que los valores? Sí. La macro trasladará la fórmula idéntica, sin ajustar referencias relativas, porque copia el contenido interno de cada bloque visible. Si precisas fórmulas con referencias relativas distintas, considera pegar solo valores y luego reconstruir la lógica. ¿Power Query reemplaza completamente a VBA? No siempre. Power Query brilla cuando la transformación es parte de un flujo de datos repetitivo. Para tareas interactivas rápidas dentro del mismo libro, VBA se mantiene más ágil.

Conclusión

En síntesis, el pegado selectivo en filas visibles no es una función que se pueda activar con un clic; forma parte de las limitaciones históricas de Excel. Para valores únicos, el atajo Alt + ; seguido de Ctrl + Enter será tu mejor aliado. Para rangos complejos, la macro CopyVisibleRanges garantiza alineaciones impecables, y Power Query ofrece una alternativa sin programación orientada a procesos repetitivos. Elige la vía que mejor se ajuste a tu volumen de datos y al nivel de automatización que necesites.

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