¿Tu libro de Excel se niega a insertar o eliminar filas y columnas justo cuando más lo necesitas? Este fallo suele aparecer en hojas con gran volumen de fórmulas y reglas de formato condicional; afortunadamente, tiene solución definitiva si sabes dónde buscar y cómo limpiar la corrupción interna.

Diagnóstico del problema

Síntomas apreciables

• Los comandos Insertar o Eliminar fila/columna están atenuados o arrojan el mensaje “No se puede completar esta operación” sin especificar causa.
• El bloqueo se traslada a cualquier hoja nueva añadida al mismo archivo.
• Copiar la hoja a otro libro hereda la avería, mientras que otros libros funcionan con normalidad.
• Ordenar, copiar y pegar valores o borrar contenido sí es posible.

Ámbito y alcance

El error se produce tanto en Excel para Microsoft 365 en la nube (OneDrive/SharePoint) como en la versión de escritorio sin conexión, por lo que no depende de la conectividad. Tampoco guarda relación con el tamaño del archivo (aparece en libros de unos pocos megabytes y en ficheros muy grandes).

Causas habituales que bloquean la inserción/eliminación

Antes de profundizar en la curación, conviene repasar los factores que con mayor frecuencia provocan la incapacidad de modificar la estructura de una hoja:

Factor	Efecto típico	Cómo descartarlo
Reglas de formato condicional corruptas	Error genérico al insertar filas/columnas	Deshabilitar/Borrar reglas y probar
Validación de datos dañada	Igual que el anterior	Eliminar la validación y comprobar
Fórmulas matriciales heredadas	Bloqueo parcial si abarcan la zona de inserción	Convertir a fórmulas normales o dinámicas
Protección de hoja o libro	Insertar/Eliminar desactivado	Revisar Revisar ▸ Desproteger
Celdas combinadas ocultas	Inserción desplazada o impedida	Buscar “&” en Inicio ▸ Buscar y seleccionar ▸ Ir a especial ▸ Celdas combinadas

Por qué el formato condicional puede corromperse

Excel almacena cada regla de formato condicional en una matriz interna. Cuando una hoja crece hasta cientos o miles de reglas —especialmente si se crean al copiar y pegar celdas con formato— la matriz puede “desalinearse”: rangos fantasmas, referencias circulares invisibles o vínculos rotos que apuntan a libros ya cerrados.

En ese estado inestable, Excel prioriza la integridad de datos por encima de la estructura y pasa a un modo de “solo lectura estructural”: permite cálculos y edición de valores, pero impide operaciones que exigirían reindexar la matriz dañada (como mover, insertar o eliminar). De ahí que el síntoma se mantenga al duplicar la hoja, pues el daño viaja con la matriz interna.

Solución paso a paso

1. Salvaguarda del archivo

Antes de cualquier intervención, crea una copia de seguridad (Ctrl + C › Ctrl + V en el Explorador de archivos o Archivo ▸ Guardar como). Si el libro está en OneDrive, descarga también una versión local.

2. Localiza las hojas afectadas

Prueba a insertar una fila en cada hoja. Si el mensaje de error aparece, anota el nombre. No asumas que todas las hojas están dañadas; suele limitarse a un subconjunto (en el caso descrito, “Diario” y “Lookup”).

3. Elimina las reglas corruptas

1. Activa la hoja comprometida.
2. Selecciona todo (Ctrl + A dos veces) o delimita solo la zona con formato condicional si la conoces.
3. Ve a Inicio ▸ Formato condicional ▸ Borrar reglas ▸ De la hoja completa. Esto purga cada entrada de la matriz interna, incluidas las corruptas.
4. Guarda el archivo y comprueba que ya puedes insertar/eliminar.

4. Repite en las demás hojas

Sigue el mismo proceso en cada pestaña conflictiva. El tiempo invertido merece la pena: es la forma más rápida de restaurar la operatividad.

5. Reconstruye solo las reglas necesarias

Con la hoja limpia, reimplanta manualmente las reglas de formato condicional imprescindibles. Aprovecha para:

• Agrupar condiciones similares en reglas únicas usando fórmulas.
• Limitar los rangos al área en uso en lugar de aplicar a filas/columnas completas.
• Ordenar las reglas de arriba abajo y activar Detener si se cumple cuando proceda, reduciendo cálculo.

Métodos alternativos si la corrupción persiste

Abrir y reparar

En Archivo ▸ Abrir, pulsa la flecha junto a Abrir y elige Abrir y reparar. Escoge primero Reparar y, si falla, Extraer datos. Esta técnica fuerza a Excel a regenerar su estructura interna.

Exportar a CSV y reimportar

1. Copia el rango afectado a un libro vacío.
2. Guárdalo como CSV (que solo admite valores).
3. Reabre el CSV y vuelve a guardarlo como XLSX, después reconstruye fórmulas y formatos. Es un “lavado” que elimina toda la metadata dañada.

Uso de Power Query

Power Query permite importar el contenido de la hoja defectuosa a un modelo tabular limpio. Tras cargar los datos en una nueva hoja, podrás insertar y eliminar sin trabas.

Buenas prácticas para prevenir la reaparición

Mantén las reglas de formato condicional bajo control

• Evita copiar celdas enteras con formato condicional; usa Pegado especial ▸ Formato y aplica reglas al rango final.
• Revisa periódicamente Inicio ▸ Formato condicional ▸ Administrar reglas. Elimina duplicados y expande el rango de una sola regla en lugar de crear muchas dispersas.

Valida los datos con listas nombradas

Las listas inteligentes basadas en nombres dinámicos son más estables que referencias directas a rangos. Si una validación se corrompe, bórrala y crea una nueva.

Apostar por tablas estructuradas

Convertir los rangos a Tablas (Ctrl + T) hace que Excel gestione por sí mismo el crecimiento del rango, reduciendo la necesidad de insertar filas manualmente y minimizando la exposición a corrupción.

Evitar tamaño de archivo desmedido

Los libros con cientos de miles de filas y decenas de pestañas son más proclives a corrupción. Segmenta los datos en varios archivos o utiliza Power BI/Access cuando el volumen escale.

Preguntas frecuentes

¿Basta con desproteger la hoja?

No. Cuando el problema es debido a corrupción de formato condicional o validación de datos, la protección de la hoja es irrelevante. Sin embargo, siempre conviene descartarla.

¿Puedo automatizar la limpieza con VBA?

Sí. Un macro que recorra cada hoja y ejecute Cells.FormatConditions.Delete y Cells.Validation.Delete acelera el proceso en libros con docenas de pestañas. Aun así, revisa manualmente las reglas críticas antes de borrarlas.

¿Se pierden mis datos al eliminar reglas?

No. Las reglas de formato condicional solo afectan a la apariencia visual. Los valores y fórmulas permanecen intactos.

¿Qué pasa si uso Google Sheets?

Al importar el archivo a Google Sheets, la corrupción no viaja porque Sheets recrea reglas desde cero. Puedes aprovecharlo para abrir el XLSX, descargarlo de nuevo y obtener una versión “limpia”.

Resumen ejecutivo

La imposibilidad de insertar o eliminar filas y columnas en un libro de Excel suele delatar reglas de formato condicional corruptas. Limpiar todas las reglas de las hojas afectadas, guardar y reconstruir solo las imprescindibles restaura la funcionalidad. Complementa la solución con prácticas de gobierno de datos —como limitar el número de reglas, usar tablas estructuradas y validar la integridad periódicamente— para evitar que el problema regrese.

Si el fallo persiste, recurre a Abrir y reparar, exporta a CSV o construye una réplica limpia mediante Power Query. Con estas técnicas, incluso los libros más complejos recuperan la capacidad de moverse, crecer y contraerse sin tropiezos.