Excel: formato personalizado para negativos en rojo y entre paréntesis; ceros como guion

¿Quieres que los números negativos se vean en rojo y entre paréntesis en Excel y que los ceros aparezcan como guion para lograr tablas limpias y profesionales? Aquí tienes el formato exacto, variantes listas para pegar y una explicación clara para adaptarlo a cualquier caso.

Índice

Formato personalizado listo para usar

Enteros con separador de miles (punto como separador de miles y coma decimal):

#,##0_);[Red](#,##0);"-  "

Sección 1 (positivos): #,##0) → muestra enteros con separador de miles; ) “reserva” el ancho de una ) para que las columnas queden alineadas con los negativos entre paréntesis.
Sección 2 (negativos): [Red](#,##0) → los negativos se ven rojos y entre paréntesis.
Sección 3 (cero): "- " → el cero se muestra como guion; incluye dos espacios para alinear con el cierre ) reservado en la primera sección.

Importante: En la mayoría de instalaciones (también en Excel en español), los nombres de color se escriben en inglés. Usa [Red], no [Rojo].

Si tu Excel usa coma decimal (habitual en España y Latinoamérica), invierte los separadores:

#.##0_);[Red](#.##0);"-  "

Variantes útiles para copiar y pegar

Con decimales

Dos decimales (punto decimal):

#,##0.00_);[Red](#,##0.00);"-"

Dos decimales (coma decimal):

#.##0,00_);[Red](#.##0,00);"-"

Sin separador de miles

0_);;"-"

Decimales opcionales (sin ceros de relleno)

Muestra hasta dos decimales solo si existen:

#,##0.##_);[Red](#,##0.##);"-"

Porcentajes

#,##0%_);[Red](#,##0%);"-"

Moneda simple (símbolo literal)

Coloca el símbolo entre comillas para que se vea como texto:

"$" #,##0_);[Red]("$" #,##0);"-"

Con euros:

"€" #.##0_);[Red]("€" #.##0);"-"

Evitar que valores muy pequeños “parezcan” negativos

Si redondeas a dos decimales, -0,004 puede mostrarse como (0,00). Si no lo deseas, redondea el dato antes: =REDONDEAR(A1,2). El formato solo da “forma” a lo que hay; no puede imponer un redondeo lógico por sí mismo.

Cómo aplicarlo paso a paso

Selecciona las celdas o la columna de tu tabla.
Presiona Ctrl+1 (o clic derecho → Formato de celdas…).
Ve a la pestaña Número → Personalizada.
En Tipo, pega el formato deseado (por ejemplo, #,##0_);[Red](#,##0);"- ").
Confirma con Aceptar.

Cómo funciona un formato numérico personalizado

Un formato personalizado de Excel puede tener hasta 4 secciones separadas por ; en este orden: positivos; negativos; cero; texto. En los ejemplos de este artículo usamos 3 secciones (la de texto queda implícita).

Elemento	Qué hace	Ejemplo
`#`	Dígito opcional. No muestra ceros innecesarios.	`#,##` muestra `1.234` como `1.234`, y `12` como `12`.
`0`	Dígito obligatorio. Rellena ceros.	`0000` muestra `12` como `0012`.
`,` / `.`	Separadores de miles y decimales (según tu configuración regional).	En ES-es suele ser `#.##0,00`; en EN-us, `#,##0.00`.
`_x`	Subrayado: reserva el ancho del carácter x sin mostrarlo (ideal para alinear).	`_)` reserva una `)` en positivos para alinear con negativos entre paréntesis.
`"texto"`	Muestra texto literal.	`"- "` imprime un guion (con espacios) en la sección de ceros.
`[Color]`	Color aplicado a esa sección.	`[Red]`, `[Blue]`, `[Green]`… (en inglés).
`( )`	Paréntesis literales para presentar negativos al estilo contable.	`(#,##0)` → `(1.234)`.
`;`	Separa secciones (positivo;negativo;cero;textos).	`#,##0_);[Red](#,##0);"-"`
`[condición]`	Opcional: muestra una sección solo si se cumple, p. ej. `[>0]`, `[=0]`, `[<0]`.	`[>0]#,##0;[Red][<0](#,##0);"-"`

Por qué funciona la alineación perfecta

Cuando un negativo se muestra como (1.234), ocupa un carácter extra ()) que los positivos no tienen. Si no haces nada, la columna “baila” y los decimales no quedan perfectamente alineados. Con _) en la sección de positivos añadimos un “espacio invisible” del ancho de ). Así, 1.234 y (1.234) ocupan lo mismo y la columna se ve impecable.

Casos prácticos frecuentes

Mostrar unidad o sufijo

Si quieres añadir una unidad (kg, m, uds) y mantener el estilo:

#,##0" kg"_);[Red](#,##0" kg");"-"

La unidad queda dentro de los paréntesis del negativo, como en (1.234 kg).

Formato contable (inspirado, simplificado)

El formato contable clásico añade rellenos para que el símbolo de moneda y los paréntesis queden perfectamente alineados. Una versión simple y efectiva:

"$" #,##0_);[Red]("$" #,##0);"-"

Formato para reportes compactos

Cuando necesitas ahorrar espacio en columnas estrechas:

#,##0_);[Red](#,##0);"-"

Quita un espacio del guion si la columna es muy angosta (cambia "- " por "-").

Errores comunes y cómo evitarlos

Usar [Rojo] en lugar de [Red]: no funcionará en la mayoría de instalaciones. Usa los nombres de color en inglés.
Olvidar el _) en positivos: sin ese “relleno”, las cifras no quedarán alineadas con los negativos entre paréntesis.
Confundir separadores por configuración regional: si tu Excel usa coma decimal, emplea #.##0 (miles) y ,00 (decimales). Si usa punto decimal, al revés.
Dejar en blanco la sección de negativos: un formato como 0_);;"-" ocultaría los negativos, lo cual rara vez es deseable.
Esperar que el formato “arregle” redondeos: si tu valor es -0,004 y formateas con dos decimales, verás (0,00). Redondea el dato con =REDONDEAR() si no quieres ese efecto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el color del negativo?

Sí. Sustituye [Red] por [Blue], [Green], [Magenta] o incluso por índices de color ([Color10], etc.). Lo importante es usar el nombre en inglés.

¿Se puede mostrar el cero como guion largo (em dash)?

Sí. Cambia "-" por "—":

#,##0_);[Red](#,##0);"—"

¿Qué pasa con el texto?

Si no defines la cuarta sección (texto), Excel usa el formato General para celdas de texto. Si quieres mostrar un aviso para textos, añade una cuarta sección:

#,##0_);[Red](#,##0);"-";"texto"

¿Funciona en Excel para Mac y en Excel para la Web?

Sí. Los formatos personalizados funcionan de forma consistente. Solo recuerda ajustar separadores (coma/punto) y mantener los nombres de color en inglés.

Guía rápida de elección

Necesidad	Usa este formato
Enteros, miles con separador	`#,##0_);[Red](#,##0);"- "`
Dos decimales	`#,##0.00_);[Red](#,##0.00);"-"`
Sin separador de miles	`0_);;"-"`
Decimales opcionales	`#,##0.##_);[Red](#,##0.##);"-"`
Porcentajes	`#,##0%_);[Red](#,##0%);"-"`
Moneda simple	`"$" #,##0_);[Red]("$" #,##0);"-"`

Consejos finos para informes impecables

Anchura homogénea: si vas a exportar o imprimir, usa la misma cantidad de espacios en "- " que el ancho que añade _). Con dos espacios sueles igualar bien el ancho de ) en la mayoría de tipografías estándar (Calibri, Arial).
Columnas estrechas: si el guion se “come” espacio, usa "-" a secas o reduce decimales (.## en lugar de .00).
Signos y unidades: cualquier texto literal va entre comillas. Ej.: #,##0" uds"_);[Red](#,##0" uds");"-".
Compatibilidad con tablas dinámicas: las dinámicas respetan el formato personalizado aplicado a sus campos (siempre que no vuelva a calcularse el formato automáticamente). Reaplica el formato si cambias el campo.
Convive con formato condicional: no necesitas formato condicional para colorear negativos si ya usas [Red]. Aun así, puedes añadir reglas condicionales para resaltar valores extremos; ambas técnicas son compatibles.

Plantillas listas para pegar

Selecciona, copia y pega en Tipo → Personalizada:

#,##0_);[Red](#,##0);"-  "
#.##0_);[Red](#.##0);"-  "
#,##0.00_);[Red](#,##0.00);"-"
#.##0,00_);[Red](#.##0,00);"-"
0_);;"-"
#,##0.##_);[Red](#,##0.##);"-"
#,##0%_);[Red](#,##0%);"-"
"$" #,##0_);[Red]("$" #,##0);"-"
"€" #.##0_);[Red]("€" #.##0);"-"

Resumen rápido

Objetivo: negativos en rojo y entre paréntesis; ceros como guion.
Formato base (miles con separador): #,##0_);[Red](#,##0);"- "
Con coma decimal: #.##0_);[Red](#.##0);"- "
Decimales: #,##0.00_);[Red](#,##0.00);"-"
Sin miles: 0_);;"-"
Aplicación: Ctrl+1 → Número → Personalizada → pegar el formato.

Con estos formatos tendrás informes legibles, alineados y coherentes con estándares contables. Ajusta separadores según tu región, mantén los colores en inglés y, si es necesario, redondea antes de formatear para evitar “falsos negativos” cercanos a cero.