Cómo resaltar valores duplicados entre varias hojas en Excel sin fórmulas repetitivas

¿Necesitas que los datos clave de la Hoja 1 «salten a la vista» cuando ya existen en cualquiera de las otras 20 hojas de tu libro de Excel? A continuación encontrarás un método paso a paso, completamente libre de macros, y varias alternativas avanzadas —incluido VBA y funciones de Excel 365— para que elijas la que mejor encaje con tu flujo de trabajo.

En muchos informes se consolida información proveniente de múltiples hojas. Sin un sistema de alerta visual es fácil repetir códigos, referencias o números de serie. Este artículo te guía para resaltar automáticamente los valores repetidos de la columna C de la Hoja 1 en tiempo real, con explicaciones detalladas y buenas prácticas.

Índice

Por qué las referencias 3‑D no sirven en formato condicional

Excel admite referencias 3‑D (p. ej. Hoja2:Hoja20!C:C) en fórmulas estándar, pero no dentro de las reglas de formato condicional. Por ello necesitamos una solución que «empaquete» todos los rangos destino en una única expresión que sí acepte el motor de formato condicional: INDIRECTO() junto con rangos con nombre.

Paso a paso: método con rangos con nombre

1. Crear rangos con nombre en cada hoja destino

En Hoja 2 selecciona desde C2 hasta el final de la columna (o el rango que use tu lista).
En el cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) escribe sheet2 y pulsa Enter.
Repite en Hoja 3, Hoja 4 … hasta la hoja 20. Usa nombres coherentes (sheet3, sheet4, etc.).
Asegúrate de no dejar espacios ni caracteres especiales: los nombres de rango deben cumplir la sintaxis estándar de Excel.

2. Insertar una columna auxiliar en Hoja 1

En Hoja 1, inserta una nueva columna (por ejemplo en E). En E2 escribe:
=SUMA(CONTAR.SI(INDIRECTO({"sheet2","sheet3","sheet4","sheet5"});C2))>0 Sustituye la matriz por todos los nombres creados ("sheet6", … "sheet20").
Esa fórmula:
- Convierte la constante matricial {"sheet2","sheet3",…} en un vector de rangos.
- CONTAR.SI() evalúa C2 contra cada rango.
- SUMA() agrega los conteos.
- La comparación >0 devuelve VERDADERO cuando existe al menos un match.
Arrastra la fórmula hacia abajo hasta la última fila de tus datos.
Si tu libro supera las 100 000 filas, usa CTRL+↓ para llegar al final antes de arrastrar: ahorrarás tiempo.

3. Aplicar formato condicional

Selecciona C2:C (toda la columna, excepto encabezados).
En la cinta → Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
Elige “Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”.
Introduce:
=$E2=VERDADERO
Define tu relleno o color de fuente preferido y confirma.
Al salir del cuadro de diálogo verás al instante qué valores se repiten en otras hojas.

Método sin columna auxiliar

Prefieres evitar columnas extra? Inserta la lógica directamente en la regla:

=SUMA(CONTAR.SI(INDIRECTO({"sheet2","sheet3","sheet4","sheet5"});$C2))>0

Ventajas: libro más limpio. Desventajas: la fórmula se recalcula dos veces (una para pintar, otra para la vista previa) y puede ralentizar libros grandes. Elige según el tamaño y la criticidad de tu reporte.

¿Y si los nombres o la cantidad de hojas cambian a menudo?

Cuando tu archivo recibe hojas nuevas con frecuencia —o sus nombres varían— mantener actualizadas las constantes matriciales se vuelve tedioso. Para escenarios dinámicos existen tres caminos:

1. VBA con `Worksheet_Change`

Un pequeño procedimiento recorre todas las hojas del libro cada vez que cambia Hoja1!C:C y aplica color en consecuencia. Ejemplo básico (colócalo en ThisWorkbook):

Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range)
    If Sh.Name <> "Hoja1" Or Target.Column <> 3 Then Exit Sub
    Dim ws As Worksheet, rng As Range, c As Range, dict As Object
    Set dict = CreateObject("Scripting.Dictionary")
    For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
        If ws.Name <> "Hoja1" Then
            For Each c In ws.Range("C2", ws.Cells(ws.Rows.Count, 3).End(xlUp))
                dict(c.Value) = 1
            Next c
        End If
    Next ws
    Application.EnableEvents = False
    For Each c In Sh.Range("C2", Sh.Cells(Sh.Rows.Count, 3).End(xlUp))
        c.Interior.ColorIndex = IIf(dict.Exists(c.Value), 36, xlNone) 'Amarillo pálido
    Next c
    Application.EnableEvents = True
End Sub

Pros: 100 % flexible; no fórmulas volátiles. Contras: macro habilitada y mantenimiento de código.

2. Power Query (Obtener y transformar)

Carga las columnas C de todas las hojas en una sola tabla, quita duplicados, y fusiona el resultado con Hoja 1. Después de hacer clic en Actualizar, las filas coincidentes pueden marcarse con una columna «Encontrado» y pintarse con formato condicional estándar. Minimiza recálculos, pero requiere actualizar manualmente o programar la actualización.

3. Funciones dinámicas de Excel 365: LET + REDUCE

Si cuentas con Microsoft 365, puedes crear un rango dinámico con todos los nombres de hojas actuales. A modo de ejemplo (nivel avanzado):

=LET(
  hojas, NOMBRESHOJAS(),                         <!-- Devuelve una lista vertical con todas las hojas -->
  otras, FILTRAR(hojas, hojas<>"Hoja1"),         <!-- Excluye Hoja 1 -->
  unir, REDUCE("", otras, LAMBDA(a,b, a&","&b)), 
  nombres, SUSTITUIR(unir,1,0,""""),             <!-- Añade comillas dobles -->
  rango, "INDIRECTO({"""&nombres&"""}),             <!-- Construye la matriz -->
  SUMA(CONTAR.SI(INDIRECTO("{"&nombres&"}"), C2))>0
)

La función personalizada NOMBRESHOJAS() puede obtenerse vía Lambda Helper o VBA. Esta solución es autosuficiente frente a altas y bajas de hojas, aunque exige conocimientos avanzados y consume más recursos.

Comparativa rápida de métodos

Método	Fácil de implementar	Totalmente dinámico	Rendimiento (libros grandes)	Requiere macros
Rangos con nombre + columna auxiliar	✅	➖ (actualización manual)	Bueno	No
Regla directa sin columna	✅	➖	Regular	No
VBA (Worksheet_Change)	➖	✅	Excelente	Sí
Power Query	➖	✅	Excelente	No (pero requiere actualizar)
LET + REDUCE (Excel 365)	➖	✅	Bueno	No

Buenas prácticas y consejos de rendimiento

Congela el rango. Evita que las referencias se expandan indefinidamente estableciendo un límite sensato, p. ej. C2:C5000.
Evita INDIRECTO() en exceso. Es volátil y recalcula a cada cambio; por eso conviene limitar su uso a la Hoja 1 y no incluirlo en las hojas destino.
Desactiva antecedentes de cálculo. En libros enormes, cámbialo a “Manual” y presiona F9 cuando realmente necesites actualizar.
Usa rangos estructurados. Si tus datos están en tablas de Excel (CTRL+T), refiérete a ellas por su nombre, lo que hace las fórmulas más legibles: TablaVentas[Código].
No mezcles estilos. Mantén un único color de resaltado para evitar confusión con otros formatos condicionales.

Errores comunes y cómo solucionarlos

1. La regla no destaca nada.
Verifica que tu fórmula empiece con = y que el rango aplicado coincida (Aplica a) con la columna C.

2. El libro se vuelve lento.
Revisa la cantidad de rangos con nombre y el uso de INDIRECTO(). Considera mover la lógica a VBA o Power Query.

3. Duplicados con espacios invisibles.
Sobre todo al importar datos, los valores pueden contener espacios finales. Soluciona con ESPACIOS() o LIMPIAR() en columnas auxiliares antes de comparar.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo aplicar la misma técnica a columnas distintas?

Sí. Ajusta la referencia de columna en la fórmula (C2 → D2 o la que corresponda) y replica el formato condicional.
¿Funciona en Excel para Mac?

Perfectamente; los pasos son idénticos. Solo asegúrate de usar los atajos de teclado propios de macOS (p. ej. Cmd en lugar de Ctrl para algunas acciones).
¿Qué pasa si añado filas en las hojas destino?

Si los rangos con nombre usan referencias de columna completas (p. ej. Hoja2!$C:$C) o un rango muy por debajo del último registro posible, no tendrás que actualizarlos. Si prefieres limitar la búsqueda, deberás ampliar manualmente el rango con nombre cuando crezca la lista.

Conclusión

Pintar automáticamente los valores de Hoja 1 que ya existen en otras hojas evita duplicados y errores de consolidación. Empieza con el método de rangos con nombre —sencillo, robusto y rápido— y evoluciona hacia Power Query o VBA si tu libro gana complejidad. Con estas técnicas mantendrás tus reportes limpios, fiables y fáciles de revisar.