VLOOKUP devuelve valores incorrectos: causas y solución paso a paso en Excel

¿La función VLOOKUP (BUSCARV) te muestra números que no existen, ceros inesperados o incluso datos de otra fila? No estás solo: la causa suele ser un pequeño detalle de configuración o de calidad de datos que se pasa por alto. En esta guía aprenderás a detectar y corregir cada posible origen del fallo, y a prevenir que vuelva a ocurrir.

Índice

Principales motivos por los que `VLOOKUP` arroja valores equivocados

Modo de coincidencia inapropiado: omitir el cuarto argumento hace que Excel trabaje en modo coincidencia aproximada, devolviendo el valor “más cercano” en lugar del exacto.
Columna de salida mal definida: un colindexnum incorrecto extrae datos de la columna equivocada.
Diferencias de tipo de dato: un número almacenado como texto (o viceversa) impide una coincidencia real y puede generar #N/A o referencias erróneas.
Caracteres invisibles: espacios finales, saltos de línea o caracteres no imprimibles que el usuario no ve pero la fórmula sí.
Duplicados en la clave: si existen varias filas con la misma clave de búsqueda, VLOOKUP devuelve la primera que encuentra, no siempre la deseada.
Rango estático mal dimensionado: al insertar filas o columnas, un rango absoluto ($A$1:$K$2910) puede dejar fuera datos nuevos.
Limite de 255 caracteres (versiones antiguas): cadenas de búsqueda demasiado largas se truncaban y provocaban falsos positivos.
Orden incorrecto al usar coincidencia aproximada: si realmente necesitas el cuarto argumento en TRUE, la primera columna del rango debe estar ordenada ascendentemente.

Diagnóstico y corrección paso a paso

Paso	Acción	Justificación
1	Añadir el cuarto argumento `0` (`FALSE`)	Fuerza coincidencia exacta; evita “aproximaciones” engañosas.
2	Verificar `colindexnum`	Debe apuntar a la columna que contiene la información deseada (en el ejemplo, G = 7).
3	Revisar tipos de dato	Ambas hojas deben tener la clave de búsqueda como número o como texto, pero nunca mezclados.
4	Eliminar caracteres ocultos	Usa `TRIM()` o `CLEAN()` sobre la columna clave para saneo masivo.
5	Buscar duplicados	Un filtro rápido o la herramienta “Quitar duplicados” ayuda a detectar registros repetidos.
6	Convertir el rango a Tabla	Las Tablas (Ctrl + T) se auto‐extienden y evitan que nuevos datos queden fuera del rango.
7 (opcional)	Ordenar primera columna si usas coincidencia aproximada	Previene saltos prematuros durante la búsqueda binaria interna de Excel.

Fórmula corregida

=VLOOKUP(
    A2,
    '[Historical Sales Report 04‑29‑2024 (After Import).xlsx]Sheet1'!$A$1:$K$2910,
    7,
    0)

0 / FALSE = coincidencia exacta.
Si la clave no existe, la función devuelve #N/A; esto es preferible a un número incorrecto porque alerta de la ausencia real de datos.

Alternativas modernas y por qué convienen

`XLOOKUP` (Excel 365/2021 en adelante)

Reemplazo directo de VLOOKUP que:

Busca por defecto coincidencia exacta y de manera segura.
Permite columnas a la izquierda de la clave (búsqueda inversa).
Incluye parámetro de manejo de errores sin anidar IFERROR().

=XLOOKUP(
    A2,
    Hoja1!A:A,
    Hoja1!G:G,
    "No hallado")

`INDEX` + `MATCH`

La pareja clásica para quienes buscan flexibilidad absoluta:

=INDEX(
    Hoja1!G:G,
    MATCH(A2, Hoja1!A:A, 0)
)

Funciona con rangos verticales u horizontales.
Puede combinarse con MATCH doble para obtener la intersección de fila y columna (matrix lookup).

Prevención de errores futuros

Establece un estándar de tipos de dato en tu modelo (p.ej., claves numéricas siempre como número).
Nombrar los rangos: usar nombres descriptivos (tbl_Ventas[ID]) facilita fórmulas legibles.
Aplica formato como Tabla: las Tablas se expanden automáticamente sin romper fórmulas.
Habilita control de errores en tiempo real (Fórmulas → Comprobación de errores) para identificar anomalías al momento.
Documenta supuestos: anota en comentarios de celda si la clave debe ser única o la columna estar ordenada.
Pruebas de regresión: crea hojas de prueba con casos límite (valores inexistentes, duplicados, nulos) y verifica resultados tras cada cambio estructural.

Depuración exprés con herramientas integradas

Evaluar fórmula: abre la ruta Fórmulas → Evaluar fórmula, y verás cada subcálculo paso a paso.
Formato condicional: resalta duplicados en la columna clave para visualizarlos al instante.
Filtro avanzado: encuentra registros con blancos, cero o valores no esperados en la columna resultado.
Comprobación rápida de tipos: multiplica la clave por 1 (=A2*1) en una columna auxiliar; si arroja #VALUE! es texto.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Por qué `VLOOKUP` devuelve cero en lugar de `#N/A`?

En modo coincidencia aproximada, si la clave buscada es menor que la menor clave del rango, la función devuelve 0 porque se queda “sin filas anteriores” que comparar. Forzar coincidencia exacta (,0) eliminará el 0 erróneo.

¿Qué pasa si la clave aparece dos veces?

VLOOKUP solo devuelve la primera coincidencia. Si necesitas la segunda o la enésima, usa INDEX + SMALL(IF) o, en Excel 365, FILTER() para listar todas las coincidencias y elegir la que corresponda.

¿Por qué mi `VLOOKUP` es tan lento?

Cambiar a XLOOKUP o INDEX/MATCH puede reducir tiempo de cálculo porque evitan recalcular columnas enteras innecesarias. Además, convertir los rangos en Tablas y utilizar referencias estructuradas mejora la eficiencia.

Hoja de referencia rápida (cheat sheet)

Modos de coincidencia: 0/FALSE = Exacta | 1/TRUE = Aproximada.
Regla de oro: cuando dudes, usa siempre ,0.
Límites de VLOOKUP: solo busca hacia la derecha, primera coincidencia, sensibilidad a tipos de dato.
Rangos dinámicos: Tablas, nombres definidos con OFFSET() o nuevas funciones de matriz (SEQUENCE()).
Alternativas escalables: XLOOKUP (nativo), INDEX + MATCH (clásico), Power Query (ETL), Power Pivot (modelos relacionales).

Conclusión

La mayoría de los “misterios” de VLOOKUP se deben a un solo parámetro mal definido o a datos con formatos inconsistentes. Con el sencillo hábito de añadir el cuarto argumento en FALSE, cuidar la limpieza de tus columnas clave y migrar paulatinamente a XLOOKUP, tus búsquedas serán fiables, transparentes y mucho más fáciles de mantener en cualquier versión de Excel.