¿Actualizaste el número de teléfono o el cargo de un colaborador en Active Directory y el cambio apareció casi enseguida en el portal de Microsoft 365 pero sigue sin reflejarse en la tarjeta de contacto de Outlook de toda la plantilla? Tranquilo: el comportamiento es normal, responde a la forma en que Exchange Online distribuye la Offline Address Book (OAB) a los clientes de Outlook y tiene solución.

El recorrido de un atributo desde Active Directory hasta Outlook

Paso	Qué ocurre	Tiempo típico
AD → Azure AD / Exchange Online	Azure AD Connect replica los atributos y los aplica en Exchange Online.	Según intervalo de sincronización (p. ej. 30 min).
Exchange Online → Outlook	Outlook (modo Caché) usa la OAB local; la descarga una vez cada 24 h.	Hasta 24 h por equipo.

La clave es que Outlook, para ofrecer búsqueda rápida y modo sin conexión, no interroga al servidor cada vez que necesitas la libreta global; trabaja con una copia local que solo actualiza de forma automática cada 24 horas. Por eso el cambio ya es visible en Outlook en la Web (OWA) o Teams casi de inmediato, pero no en Outlook de escritorio.

Detalles críticos de cada eslabón

Sincronización con Azure AD

Azure AD Connect exporta las modificaciones al servicio cada 30 min (por defecto). Este intervalo puede reducirse a 15 min o incluso menos, pero recuerda:

• Un ciclo más agresivo impacta a tu servidor AAD Connect y a la cola de exportación.
• En muchos escenarios basta con 30 min porque el cuello de botella real está en la OAB.

Generación de la Offline Address Book en Exchange Online

En la nube, Microsoft mantiene varios procesos que regeneran la OAB. De forma estándar, el WorkCycle es de 8 h y el WorkCycleCheckpoint de 1 h. Eso significa que, en el peor caso, pueden pasar hasta 8 h desde que AAD Connect escribió un atributo hasta que ese atributo llega a la OAB más reciente.

Descarga automática en Outlook

Una vez que la OAB se ha recreado y firmado, cada cliente de Outlook entrará en su propio ciclo de Background OAB Download, que—salvo políticas personalizadas—se ejecuta una vez cada 24 horas. En modo online no hay OAB, pero sí un golpe constante al servidor que degrada la experiencia, por eso no se recomienda desactivar la caché.

Cómo diagnosticar dónde está atascado el dato

1. Comprueba Azure AD con Get-AzureADUser -ObjectId user@contoso.com | fl DisplayName,TelephoneNumber. Si todavía no está, AAD Connect no terminó.
2. Comprueba Exchange Online con Get-User -Identity user@contoso.com | fl Phone. Si está, la OAB debería regenerarse en su próximo ciclo.
3. Comprueba la versión de la OAB descargada por Outlook (CTRL + click en el icono de Outlook ► Estado de conexión ► pestaña Archivos locales de OAB). Allí verás la fecha de generación de la libreta.

Métodos para forzar la actualización

En un equipo individual (usuario final)

1. En Outlook, pulsa Enviar y recibir ► Descargar libreta de direcciones.
2. Desmarca Descargar cambios desde la última descarga para forzar descarga completa.
3. Haz clic en Aceptar. El proceso dura unos segundos y la nueva data queda disponible.

En toda la organización (administrador)

Puedes acelerar el ciclo de generación de la OAB temporalmente con PowerShell remoto en Exchange Online:

Set-OrganizationConfig -OABGeneratorWorkCycle 1:00:00 `
                       -OABGeneratorWorkCycleCheckpoint 0:15:00

Con estos valores la OAB se recreará cada hora y verificará cambios cada 15 min. Ten presente lo siguiente:

• Solo es recomendable por periodos concretos—por ejemplo, cuando actualizas en bloque cientos de extensiones telefónicas.
• Aumenta el consumo de CPU en servidores de Microsoft y el tráfico de descarga en cada equipo.
• Transcurrido el evento, vuelve a valores estándar con:

Set-OrganizationConfig -OABGeneratorWorkCycle 8:00:00 `
                       -OABGeneratorWorkCycleCheckpoint 1:00:00

Política de grupo para Outlook

Si el flujo de tu negocio exige datos frescos varias veces al día, puedes reducir la frecuencia de descarga en los clientes:

[HKEYCURRENTUSER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\cached mode]
"BackgroundOABDownloadEnabled"=dword:00000001
"OABDownloadPeriod"="180"

Donde OABDownloadPeriod es el intervalo en minutos. Antes de desplegarla, calcula el impacto en ancho de banda (cada OAB puede pesar varios megas).

Buenas prácticas para evitar sorpresas

• Mantén AAD Connect con un intervalo ≤ 30 min; no hay beneficio real más allá si la OAB sigue a 8 h.
• Comunica a los usuarios que los cambios pueden demorar hasta 24 h y proporciónales la guía de “Descargar libreta”.
• Usa Outlook en la Web, Teams o Delve cuando necesites ver el cambio al instante.
• No deshabilites el modo Caché; solo agravas la latencia percibida y saturas Exchange.
• Asegura tu política de fotos: los retratos se gestionan con Set-UserPhoto o con Graph API y siguen un ciclo distinto.

Impacto de acelerar la OAB: costes ocultos

Cada generación de la OAB crea un blob comprimido que todos los clientes descargan. En organizaciones con miles de buzones esto puede llegar a:

• Elevar el tráfico WAN en sedes con enlaces limitados.
• Aumentar la latencia de autenticación si el canal se satura.
• Dificultar la planificación de almacenamiento en caché de proxies o SD‑WAN.

Por ello, Microsoft recomienda dejar los valores por defecto y educar al usuario final en el procedimiento manual cuando una actualización sea “crítica”.

Alternativas para cambios continuos

Si tu negocio exige que la plantilla consulte siempre datos en línea (call centers, soporte técnico):

1. Habilita Outlook en modo Online solo para esos equipos.
2. Implementa Teams o People Search en Viva como repositorio primario de contactos.
3. Considera aplicaciones de directorio corporativo que se conecten a Azure AD vía API y ofrezcan caché local optimizada.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿La OAB también contiene fotos?

No. Las fotografías se almacenan como blobs separados y Outlook las obtiene vía servicio web. Si la nueva foto no aparece, verifica Get-UserPhoto y que el cliente no esté usando una copia local en %appdata%\Local\Microsoft\Outlook.
¿Puedo regenerar la OAB a demanda sin tocar WorkCycle?

Sí, con Update-OfflineAddressBook sobre la OAB en cuestión, pero el cmdlet no está disponible en todos los tenants debido a la arquitectura multi‑tenant. Si no lo ves, tu única vía es ajustar WorkCycle.
¿Qué atributos de AD se incluyen en la OAB?

Los necesarios para la Global Address List: nombre, empresa, departamento, teléfono, alias, etc. Atributos personalizados (extensionAttributeXX) solo aparecen si los mapeas a un Address List Policy y a un campo existente.

Conclusión

El desfase entre modificar un usuario en Active Directory y verlo en Outlook de escritorio es el resultado natural de dos capas de caché orientadas al rendimiento. Entender cada ciclo—AAD Connect, generación de la OAB y descarga del cliente—te permite diagnosticar con precisión, ajustar con cabeza los parámetros y, sobre todo, comunicar expectativas realistas a los usuarios. Cuando el cambio no puede esperar, las palancas son simples: Descargar libreta para el usuario o acortar el WorkCycle por un periodo acotado. Todo lo demás son compromisos de ancho de banda y mantenimiento que debes balancear frente a la urgencia del negocio.