Archivar es la forma más eficaz de mantener ordenado tu Outlook, liberar cuota y, al mismo tiempo, conservar un histórico completo de tus correos. En esta guía práctica descubrirás las distintas maneras de archivar carpetas (y sus subcarpetas), qué ocurre con los mensajes una vez movidos, cómo acceder al archivo y en qué medida ayuda a reducir el tamaño del buzón.
¿Qué implica “archivar” en Outlook?
Cuando archivas, trasladas mensajes y carpetas a un almacén distinto del buzón principal. Dependiendo de la tecnología utilizada—Archivo en línea, AutoArchive o la simple carpeta Archivo dentro del mismo buzón—el correo termina en un contenedor aparte (en la nube o local) o solo se reubica internamente. El objetivo suele ser aligerar el buzón, cumplir políticas de retención y mejorar la velocidad de búsqueda.
Principales métodos de archivado
| Escenario | ¿Puedo borrar la carpeta original? | ¿Se pierden los mensajes archivados? | Cómo acceder al archivo | ¿Reduce el tamaño del buzón? |
|---|---|---|---|---|
| Archivo en línea (Online Archive) – disponible en cuentas Microsoft 365 Business/Enterprise | Sí. El contenido ya está en el archivo. | No. Todo permanece en el contenedor “Archivo en línea”. | Habilitar en el Centro de administración de Exchange → En Outlook aparece la sección “Archivo en línea” en el panel izquierdo. | Sí. El correo pasa a un buzón secundario alojado en Exchange, liberando espacio en el principal. |
| AutoArchive (.pst local) – mueve elementos a un archivo de datos | Sí. Una vez movidos, la carpeta puede eliminarse. | No. Los elementos permanecen en el archivo .pst. | Outlook ▸ Archivo ▸ Abrir y exportar ▸ Abrir archivo de datos de Outlook y seleccionar el .pst; se mostrará bajo “Archivos de datos”. | Sí. El .pst vive en el disco local, el buzón del servidor se aligera. |
| Carpeta “Archivo” dentro del mismo buzón – disponible en todas las cuentas | Sí, pero no aporta beneficio de espacio porque los datos siguen dentro del mismo almacén. | — | Se muestra como carpeta “Archivo” en la lista de carpetas. | No. Solo reubica mensajes en el mismo buzón. |
Cómo archivar una carpeta (y sus subcarpetas)
Archivo en línea (Exchange Online Archiving)
- Comprobar licencias: se requiere Exchange Online Plan 2 o Microsoft 365 Business Premium/E5.
- Activar la característica: en el Centro de administración de Exchange, selecciona el buzón → Otros ajustes → Habilitar archivo.
- Mover la carpeta: en Outlook, arrastra la carpeta (o usa Ctrl+Mayús+V) hacia la sección “Archivo en línea”. Todas las subcarpetas viajan con ella.
- Verificar: abre la carpeta dentro de “Archivo en línea” y asegúrate de que los correos aparecen. Solo entonces, elimina la carpeta original del buzón principal.
AutoArchive (archivo PST local)
- Crear la regla de AutoArchive: haz clic derecho en la carpeta → Propiedades → pestaña Archivar → activa Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas. Define la antigüedad (días/meses) y el archivo .pst de destino.
- Forzar la ejecución: Archivo ▸ Herramientas ▸ Limpiar buzón ▸ Archivar. Marca la carpeta raíz y especifica la fecha “Archivar elementos anteriores a…”.
- Asegurarse de la integridad: ve a Archivo ▸ Abrir ▸ Abrir archivo de datos y localiza el .pst para inspeccionar su contenido.
- Eliminar carpeta original (opcional): una vez confirmada la migración, borra la carpeta del buzón principal para liberar espacio en el servidor.
Consejo: incluye el archivo .pst en tu política de copias de seguridad. Si el equipo falla, solo tendrás lo que esté respaldado.
Carpeta “Archivo” integrada
- Selecciona la carpeta o mensajes y presiona la tecla Retroceso (o el botón Archivo). Por diseño, Outlook mueve el contenido a la carpeta “Archivo” dentro del mismo buzón.
- No se gana espacio: el archivo y el buzón comparten la misma cuota.
¿Puedo borrar la carpeta original sin perder mensajes?
Sí, siempre que verifiques primero que los correos residen en su nuevo destino:
- Online Archive: el contenido ya vive en un buzón secundario; la eliminación de la carpeta original es segura.
- AutoArchive: inspecciona el .pst; si los mensajes están presentes, borra la carpeta.
- Carpeta “Archivo” interna: borrar la carpeta puede ser contraproducente; los mensajes seguirán ocupando espacio en el buzón. Habitualmente no se recomienda.
Cómo acceder a los mensajes archivados
Online Archive
Aparece como un segundo almacén en el panel izquierdo de Outlook (Escritorio y en la web). Dentro verás la misma jerarquía de carpetas que moviste.
Archivo PST
En Outlook Escritorio, ve a Archivo ▸ Abrir y exportar ▸ Abrir archivo de datos de Outlook. El archivo se monta como “Archivos de datos de Outlook”. Todo es local, por lo que necesitarás el equipo (o la copia de seguridad) para consultarlo.
Carpeta “Archivo”
Simplemente entra a la carpeta “Archivo” en la vista de carpetas. Los correos siguen indexados y se muestran en resultados de búsqueda estándar.
¿Archivar libera espacio en el buzón?
Depende del método:
- Online Archive: sí. El correo se traslada a otro buzón dentro de la misma organización, pero con cuota independiente (normalmente 100 GB o ilimitada).
- AutoArchive: sí. Los elementos dejan el buzón de Exchange/Outlook.com y pasan a un fichero local, reduciendo inmediatamente el uso de servidor.
- Carpeta “Archivo”: no. El tamaño total del buzón permanece intacto.
Licencias y requisitos
- Exchange Online Plan 2 / Microsoft 365 Business Premium / E5: incluyen Online Archive y retención ilimitada.
- Exchange Online Plan 1: admite 50 GB de buzón principal; Online Archive solo si se adquiere la licencia complementaria.
- Cuentas personales (Outlook.com, Hotmail): solo disponen de la carpeta “Archivo”, sin opción de Online Archive.
Buenas prácticas y recomendaciones
- Configura políticas de retención automática para mover correo antiguo a Online Archive sin intervención manual.
- Mantén tus .pst en una ruta incluida en las copias de seguridad; el archivo no se replica en la nube.
- Verifica siempre el contenido antes de eliminar: evita pérdidas accidentalmente.
- Para grandes volúmenes, archiva en lotes (p.ej., por año) para reducir el impacto en el cliente de Outlook.
- Documenta la ruta y la contraseña de tus .pst; sin ellas, recuperar datos puede ser imposible.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo abrir un .pst en Outlook para la Web?
No. Los archivos .pst solo se montan en Outlook para Windows o macOS. Para un acceso 100 % web, emplea Online Archive.
¿Archivar afecta a la búsqueda?
Outlook indexa archivos .pst locales; sin embargo, el rendimiento puede ser más lento que en buzones de Exchange. Online Archive, por su parte, ofrece la misma experiencia de búsqueda que el buzón principal.
¿Los elementos del Online Archive cuentan para las cuotas de OneDrive o SharePoint?
No. El Archivo en línea reside en el backend de Exchange Online y utiliza su propia cuota.
¿Puedo cifrar un .pst?
Sí. Al crearlo, puedes definir una contraseña. Recuerda guardarla en un gestor de contraseñas; Microsoft no ofrece recuperación.
Errores comunes y cómo solucionarlos
“No se encuentra el archivo PST” Asegúrate de no haber movido el .pst tras configurarlo. Corrige la ruta en Archivo ▸ Configuración de la cuenta ▸ Archivos de datos. La opción “Archivar” aparece en gris Tu administrador puede haber deshabilitado AutoArchive por directiva. Solicita la habilitación o usa Online Archive. Outlook se cierra al acceder a un .pst grande Divide el archivo con ScanPST.exe o crea varios .pst por década/año. Outlook rinde mejor con archivos menores a 20 GB. Los mensajes archivados no aparecen en la búsqueda Reinicia el servicio de indexación de Windows o reconstruye el índice. Los .pst recién agregados tardan en catalogarse.
Conclusión
Archivar carpetas en Outlook es un proceso sencillo que, bien aplicado, mejora la organización, reduce cuotas y facilita el cumplimiento normativo. Elige Online Archive si tu organización dispone de licencias adecuadas y necesitas acceso permanente en la nube; opta por AutoArchive cuando quieras guardar historiales localmente y aligerar Exchange; y usa la carpeta “Archivo” solo para ordenar mensajes sin fines de ahorro de espacio. Sea cual sea la ruta, verifica siempre el contenido antes de eliminar y mantén copias de seguridad actualizadas.