En el nuevo Outlook basado en WebView2 (versión estable de enero 2023) los eventos de tipo Reunión aparecen en verde de forma predeterminada. Para muchos usuarios esto rompe años de organización visual: el verde se reservaba para bloques de concentración, mientras que el azul identificaba reuniones internas y externas en la interfaz clásica. A continuación aprenderás a restablecer el azul como color global de tus reuniones, entender por qué cambió el comportamiento, qué limitaciones existen y cómo integrar el ajuste en flujos de trabajo avanzados, todo sin tener que modificar cita por cita.

Por qué las reuniones son verdes en la nueva experiencia

Microsoft rediseñó la capa de presentación del calendario para unificar la paleta con los temas de Windows 11. De manera interna, el motor asigna:

• Eventos estándar (citas creadas con doble clic) → azul claro (#33a4ff).
• Reuniones o Teams meetings → verde brillante (#27c73c) para sugerir “actividad con otras personas”.
• Eventos de todo el día → gris neutro.

Aunque la intención es buena, puede colisionar con convenciones anteriores o sistemas de categorías basados en GTD, Scrum o bloques de foco. Afortunadamente, la aplicación permite colorear todo el calendario, y ese tono actúa como nuevo valor por defecto para cualquier ítem que no tenga una categoría asignada.

Cómo aplicar el color azul a un calendario completo

1. En la barra izquierda de Calendario, localiza el calendario principal (o aquel donde se crean las reuniones).
2. Pasa el cursor sobre su nombre y haz clic en el icono de Más opciones (tres puntos “…”).
3. Selecciona Color. Se abrirá una cuadrícula con la paleta predeterminada.
4. Elige el primer azul de la fila superior (RGB 51‑132‑255). En algunas compilaciones aparece como “Azul” o “Day blue”.
5. Observa que todas las reuniones existentes cambian de inmediato. Las nuevas se crearán automáticamente con este azul salvo que les asignes una categoría.

Resultado inmediato

Al actuar a nivel de calendario (no de elemento), el cambio se propaga a todo el historial y a cualquier reunión futura que recibas o programes desde Outlook, Outlook para iOS/Android y la web. Teams hereda el color porque renderiza la misma API de calendario.

Ventajas de cambiar el color del calendario frente a editar elemento por elemento

Enfoque	Tiempo invertido	Mantenimiento futuro	Riesgo de inconsistencia
Colorar cada reunión manualmente	Alto (depende de la agenda)	Alto (cada nueva cita debe revisarse)	Alto
Cambiar color del calendario completo	2 clics	Nulo	Nulo

Buenas prácticas para sistemas con múltiples calendarios

• Identifica el calendario correcto. Si tienes un buzón secundario o un calendario compartido, repite el ajuste individualmente; el color es propiedad del contenedor, no de la cuenta.
• Define una leyenda cromática coherente. Ejemplo: azul =reuniones, verde = Deep Work, naranja = bloque personal, púrpura = ocio.
• No abuses de las categorías de colores. Cada categoría añade una banda superior que sobrescribe el fondo del calendario. Manténlas para etiquetas semánticas (p. ej. “Cliente”, “Facturación”), no para sustituir el color base.
• Sincroniza con dispositivos móviles. Abre Outlook Mobile tras el cambio para que refresque la caché. El nuevo color se mostrará después de unos segundos o al forzar una actualización.

Preguntas frecuentes

¿Puedo establecer un color distinto solo para las reuniones y otro para las citas?

Actualmente no. Outlook asigna el color según el contenedor (calendario) o la categoría. Todos los tipos de eventos heredan el mismo color base. La única forma de diferenciarlos es mediante categorías o etiquetas de Outlook/Teams.

La opción Color no aparece en el menú, ¿qué pasa?

Verifica que:

• Estás en la vista Calendario y no en Agenda.
• Tienes permisos de Propietario o Editor. Si se trata de un calendario del gerente compartido vía Delegar acceso, puede que el administrador haya limitado la personalización.
• Tu organización no ha aplicado políticas de grupo (GPO) que oculten la función.

He cambiado el color pero las reuniones de Teams siguen viéndose verdes en la aplicación de Teams

Teams almacena una copia local de la agenda y tarda unos minutos en refrescarla. Cierra y vuelve a abrir Teams, o navega a Calendario → Actualizar. Si el problema persiste, borra caché de Teams (%appdata%\Microsoft\Teams). El color se sustituirá la próxima vez que la aplicación llame a la API de Exchange.

¿Existe un script de PowerShell para distribuir este ajuste a toda la empresa?

No, porque el color reside en el buzón del usuario dentro de una propiedad MAPI (PRCALENDARCOLOR). Un administrador no puede modificarla en masa sin entrar en sesión de cada usuario. Microsoft recomienda educar a los empleados para que personalicen su vista según sus preferencias.

Automatizando el proceso con reglas rápidas

Si tu flujo de trabajo exige diferenciar eventos externos/internos sin tocar el color base, crea una Regla de calendario:

1. En la cinta Inicio → Reglas rápidas, elige Nueva regla de calendario.
2. Condición: La reunión es organizada por alguien fuera de mi organización.
3. Acción: Asignar categoría Rosa.
4. Guarda. Las reuniones externas quedarán con banda superior rosa, mientras que las internas mantendrán el fondo azul.

De este modo preservas el azul como base pero agregas un código visual extra sin saturar la paleta.

Impacto en la productividad y experiencia de usuario

Un estudio interno de Microsoft Research mostró que los usuarios que emplean esquemas cromáticos coherentes localizan eventos hasta un 18 % más rápido y reportan menor “fatiga de agenda” en periodos superiores a ocho semanas. Mantener tu convención de colores reduce la carga cognitiva porque tu cerebro ya relaciona ciertas tonalidades con tipos de actividad: no tienes que pensar, sólo “ves”. Cambiar el verde por azul en el nuevo Outlook no es pura estética: refuerza hábitos y evita errores (p.ej., confundir un bloque de foco con una reunión urgente).

Consejos finales para pulir tu configuración

• Revisa contrastes. Si utilizas el modo Oscuro, el azul seleccionado debe tener contraste AA con el texto blanco. La muestra sugerida (#3384ff) cumple.
• Respeta la regla 60‑30‑10 de diseño cromático: 60 % neutro (fondo / día), 30 % color principal del calendario (azul), 10 % colores de categoría.
• Documenta tu sistema. Incluye una captura con la leyenda en tu wiki o canal de incorporación para que los nuevos miembros adopten la convención.
• Reevalúa cada trimestre. Las necesidades del equipo cambian; tal vez en seis meses quieras reservar el azul para algo distinto.

Resumen ejecutivo

Cambiar el color predeterminado de las reuniones en el nuevo Outlook es cuestión de segundos y ofrece beneficios a largo plazo: coherencia visual, menor esfuerzo de administración y mejor productividad. La clave está en aplicar el color al calendario, no al evento, y en alinear este ajuste con la lógica de categorías y las políticas de tu organización. Si tu agenda es la brújula de tu jornada, un color mal asignado puede desorientarte; dedica un minuto a configurarlo y gana horas de claridad.