Cuando trabajas en equipo, la trazabilidad de los mensajes enviados desde un buzón compartido es fundamental para la coordinación y la auditoría. A continuación encontrarás una guía completa —paso a paso, con capturas de pantalla descriptivas, buenas prácticas y preguntas frecuentes— que te permitirá configurar una copia automática (ya sea en CC o en BCC) de todo correo que se envíe desde el buzón compartido en Outlook para Microsoft 365, evitando al mismo tiempo que la regla afecte a los mensajes que despaches desde tu cuenta personal.

Panorama general

Un buzón compartido (Shared Mailbox) es una característica de Microsoft 365 que permite a varios usuarios leer y responder correos electrónicos desde una dirección común —por ejemplo, atencion@empresa.com o soporte@empresa.com. El problema surge cuando, por error u olvido, el remitente cree que su mensaje quedará registrado en el buzón colaborativo pero en realidad sólo se almacena en la carpeta Elementos enviados de su buzón individual. Para mitigar esa falta de visibilidad, la técnica más utilizada es la copia automática al propio buzón compartido.

Requisitos previos

• Licencia activa de Microsoft 365 con permiso de Enviar como o Enviar en nombre de para el buzón compartido.
• Cliente de escritorio Outlook clásico (Win32) versión 2404 o superior, o bien Outlook Web (OWA) / la nueva experiencia de Outlook.
• Derechos para crear reglas de envío en el perfil de Outlook o en la interfaz web.

Procedimiento detallado en Outlook clásico

Abrir el editor de reglas

1. Inicia Outlook y asegúrate de que el buzón compartido aparezca en el panel de carpetas.
2. Haz clic en Archivo ▶ Administrar reglas y alertas. Se mostrará la ventana de configuración de reglas.
3. Selecciona tu bandeja de entrada principal en la lista desplegable —esto garantiza que la regla quede asociada a tu perfil y se ejecute en el cliente.
4. Presiona Nueva regla…

Configurar la condición «a través de la cuenta especificada»

1. En el asistente, elige Aplicar regla a los mensajes que envío y haz clic en Siguiente.
2. Marca la casilla “a través de la cuenta especificada”.
3. En el panel inferior haz clic en el enlace azul especificada y selecciona la cuenta del buzón compartido (ejemplo: shared@empresa.com).
4. Confirma con Siguiente.

Definir la acción de copia

1. Activa la acción “CC el mensaje a personas o grupo público” (o “Cco…” si prefieres que la copia sea oculta).
2. Haz clic en el enlace azul personas o grupo público y vuelve a elegir la dirección del buzón compartido. Así te aseguras de que la copia aterriza en la misma cuenta colaborativa.
3. Presiona Siguiente y omite excepciones, salvo que tu flujo requiera condiciones adicionales (por ejemplo, no enviar copia si el asunto contiene “privado”).
4. Asigna un nombre descriptivo, como CC‑automático Shared, y concluye con Finalizar.

Prueba de funcionamiento

Envía un correo de prueba desde el buzón compartido a cualquier destinatario. Verifica que:

• El destinatario recibe el mensaje normalmente.
• La carpeta Bandeja de entrada del buzón compartido muestra el nuevo hilo con tu mensaje en CC/BCC.
• Tu carpeta Elementos enviados (personal) no contiene copias duplicadas —indicador de que la condición funciona.

Configuración en la nueva experiencia de Outlook y Outlook Web (OWA)

Si utilizas la interfaz moderna —tanto en la aplicación de Windows como en la versión web— el sistema de reglas es similar, pero la navegación difiere:

1. Haz clic en el engranaje ⚙ Configuración en la esquina superior derecha.
2. Selecciona Correo ▶ Reglas o Correo ▶ Procesamiento automático ▶ Reglas según la versión.
3. Pulsa Agregar nueva regla.
4. En “Cuando llegue o se envíe un mensaje” elige Al enviar un mensaje.
5. Condición: La cuenta es → señalas el buzón compartido.
6. Acción: Copiar a (o Cco a) e introduces la misma dirección del buzón.
7. Guarda la regla y realiza un envío de prueba.

Alternativa: habilitar «Guardar elementos enviados»

Algunas organizaciones prefieren evitar copias adicionales y, en su lugar, registrar los correos directamente en la carpeta Elementos enviados del buzón compartido:

Archivo ▶ Opciones ▶ Correo ▶ Guardar mensajes
☑ Guardar una copia de los mensajes en la carpeta Elementos enviados del buzón compartido

De este modo, cada mensaje que despaches «como» buzón compartido queda archivado en la carpeta homónima accesible por todos los miembros, sin necesidad de CC ni BCC. Sin embargo, esta opción no es retroactiva ni cubre escenarios donde la política de retención borra los elementos enviados tras cierto tiempo.

Ventajas y desventajas de la copia automática

Ventaja	Desventaja
Historial centralizado y visible para todo el equipo.	Posible duplicado de mensajes (uso extra de cuota).
Facilita auditorías internas y controles de calidad.	Mayor tráfico de red si se adjuntan archivos pesados.
Sencillo de implementar sin PowerShell ni scripts.	Puede requerir mantenimiento si cambian direcciones.

Buenas prácticas

• Documenta cada regla en el wiki o manual del departamento para que los nuevos integrantes comprendan su propósito.
• Revisa periódicamente los permisos «Enviar como» y «Enviar en nombre de»; si un usuario deja el equipo, revoca sus derechos.
• Establece una convención de nombres para las reglas: p. ej. «Auto‑CC | Shared | Marketing».
• Programa limpieza automática o políticas de archivado si la cuota del buzón compartido es limitada.
• Realiza pruebas en laboratorio o con un buzón piloto para evitar sorpresas en producción.

Troubleshooting: problemas frecuentes y solución

La regla no se ejecuta cuando envío desde la cuenta personal

Esto es normal: la condición a través de la cuenta especificada sólo se cumple cuando Outlook detecta que el envío se realiza mediante la cuenta del buzón compartido. Verifica que el campo De (From) muestre la dirección correcta antes de enviar.

La copia llega en Bandeja de entrada y no en Elementos enviados

La acción de regla copia el mensaje como nuevo correo entrante; si prefieres que aparezca en Elementos enviados debes usar la configuración «Guardar elementos enviados» mostrada arriba o aplicar una regla en el servidor (Exchange Admin Center) que mueva automáticamente la copia.

Se generan bucles de copia infinita

Esto ocurre si otra regla reenvía los mensajes salientes de vuelta al buzón original. Asegúrate de que sólo exista una regla de copia y de que no incluya acciones de reenvío.

Outlook no lista el buzón compartido en la selección de cuenta

Comprueba que has agregado el buzón compartido como cuenta adicional y no sólo como carpeta. Desde Archivo ▶ Configuración de la cuenta ▶ Configuración de la cuenta, selecciona tu perfil y pulsa Modificar ▶ Más configuraciones ▶ Avanzadas; ahí agrega el buzón compartido.

Usuarios de MacOS

El cliente de Outlook para Mac no permite crear reglas de envío locales; la alternativa es configurar la regla directamente en OWA o solicitar al administrador una regla de transporte en Exchange.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo enviar la copia a una carpeta específica?

Sí. Después de la acción de copia (CC/BCC) puedes incluir una regla adicional que mueva los mensajes recibidos de shared@empresa.com a una subcarpeta como «Histórico ▷ Enviados Auto‑CC».

¿Necesito permisos de administrador?

No. Cualquier delegado con acceso «Enviar como» puede configurar reglas en su propio cliente. No obstante, si prefieres una regla de transporte a nivel de organización, sí se requiere un rol de administrador de Exchange.

¿La regla funciona fuera de la oficina?

Si la regla es «del cliente» (client‑side), sólo se ejecutará mientras Outlook esté abierto. Para garantizar que la copia se aplique incluso con el equipo apagado necesitas una regla «del servidor», configurable en Exchange Online.

Implementación con PowerShell (opcional avanzado)

Para entornos donde se gestionan decenas de buzones compartidos, es preferible automatizar con PowerShell y la versión de Exchange Online Management v3. Ejemplo básico:

Connect-ExchangeOnline
$Mailbox = "shared@empresa.com"
$RuleName = "Auto-CC to Self"
$FromScope = "SenderInRecipientList"
$TenantRecipients = $Mailbox
New-InboxRule -Mailbox $Mailbox -Name $RuleName `
  -ApplyToAllMessages $false `
  -SentTo $Mailbox `
  -CopyTo $Mailbox

Este cmdlet crea una regla de bandeja de entrada —que opera en el servidor— para copiar al mismo buzón los mensajes que se envían desde él.

Reflexiones finales

Configurar una copia automática a tu buzón compartido es una solución sencilla pero eficaz para mantener a todo el equipo informado, asegurar cumplimiento normativo y disponer de un repositorio único de interacciones con clientes. Sea mediante reglas locales en Outlook, mediante reglas en OWA o con scripts de PowerShell, lo importante es probar a fondo y documentar la configuración para que el proceso sea sostenible a largo plazo.

Checklist rápida

• ✔ Permisos «Enviar como» confirmados.
• ✔ Regla creada con la condición a través de la cuenta especificada.
• ✔ Acción de CC/BCC al propio buzón compartido.
• ✔ Envío de prueba satisfactorio.
• ✔ Documentación y comunicación al equipo.

Siguiendo estos pasos disfrutarás de un flujo de correo transparente, colaborativo y libre de sobresaltos.