Duplicar citas es la forma más rápida de montar un calendario flexible en Outlook cuando las reglas de recurrencia estándar (diaria, semanal, mensual) no cubren el patrón real de tus reuniones.
Por qué copiar reuniones puntuales en Outlook
La mayoría de los calendarios empresariales se apoyan en series periódicas para ahorrar tiempo; sin embargo, hay escenarios —por ejemplo, formaciones que cambian de día cada semana, tutorías quincenales que se adaptan a la disponibilidad de los participantes o simplemente sesiones que saltan las semanas festivas— en los que la repetición rígida deja de ser útil. Copiar la cita y ajustarla manualmente evita tener que romper y reconstruir la serie cada vez que aparece una excepción, reduce el riesgo de enviar cancelaciones masivas y mantiene intacto el histórico de asistentes y archivos adjuntos.
Diferencias entre “Copiar” y “Duplicar”
Microsoft ha apostado por dos enfoques paralelos:
- En Outlook clásico para Windows la acción se llama Copiar y se basa en gestos de arrastre.
- En el Nuevo Outlook para Windows el nombre oficial es Duplicar; aparece como entrada explícita en el menú contextual y no requiere arrastrar.
Ambos métodos generan una instancia independiente; los cambios efectuados en la copia no alteran la original, aspecto crítico para evitar confusiones de horario o lugar.
Tabla comparativa de métodos
| Versión de Outlook | Método propuesto | Pasos esenciales |
|---|---|---|
| Outlook clásico para Windows | Arrastrar y soltar con clic derecho | 1) En la vista de calendario, haz clic derecho sobre la reunión. 2) Mantén pulsado el botón derecho y arrastra el evento al día u hora deseados. 3) Suelta el botón y elige Copiar en el menú contextual. |
| Outlook clásico para Windows (atajo alternativo) | Arrastrar con Ctrl | Igual que arriba, pero mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras; al soltar se crea inmediatamente una copia. |
| Nuevo Outlook para Windows | Función “Duplicar” | 1) Haz clic derecho sobre la reunión que quieres replicar. 2) Selecciona Duplicar. 3) Ajusta fecha, hora y otros detalles; después guarda. |
Guía paso a paso detallada
Outlook clásico
- Pasa a la vista Semana laboral para ganar perspectiva y evitar solapamientos.
- Localiza la cita original. Si tiene participantes, comprueba que el icono de sobre aparece cerrado—signo de que ya fue enviada.
- Pulsa el botón derecho sobre la cita, arrástrala al nuevo hueco y suelta. La combinación de clic derecho abre automáticamente un menú de acción.
- Elige Copiar para mantener la original intacta; selecciona Mover solo si deseas trasladar la instancia.
- Edita asunto, asistentes, sala o enlace de Teams según convenga y pulsa Enviar.
Nuevo Outlook
- En la vista de calendario haz clic derecho sobre la reunión.
- Pincha en Duplicar. Se abrirá una ventana nueva que hereda título, cuerpo, adjuntos y participantes.
- Ajusta fecha, hora y recordatorios. El campo Hora propuesta se recalcula solo si mantienes la duración original.
- Revisa la disponibilidad con la barra lateral de Programador para evitar conflictos.
- Guarda o envía la invitación. Outlook la tratará como cita totalmente independiente.
Atajos de teclado y gestos recomendados
- Ctrl + arrastrar: copia rápida en clásico.
- Alt + arrastrar: cambia solo la hora en el mismo día.
- Rueda del ratón mientras arrastras: navega entre semanas sin soltar la cita.
- Ctrl + C / Ctrl + V desde Lista de eventos (solo clásico): pega la cita en otra fecha seleccionada.
Limitaciones y consideraciones comunes
Asistentes: el duplicado incluye la lista completa; elimina a los innecesarios antes de enviar.
Calendarios compartidos: para copiar en un calendario delegado debes tener permiso de Editor como mínimo.
Zonas horarias: los valores absolutos de fecha y hora se mantienen; si viajas, comprueba el conmutador de zona en la barra de título de la cita.
Salas y recursos: las reservas no se transfieren. Haz clic en Comprobar nombres para renovar la reserva de la sala.
Copiar en Outlook Web, Mac y móviles
En julio de 2025, Outlook en la web y Outlook para Mac muestran la opción Duplicar al abrir la cita en modo edición. El flujo es idéntico al Nuevo Outlook. En iOS y Android, aún no existe botón nativo; la solución es reenviar la cita a uno mismo, abrir el correo, pulsar Agregar al calendario y editar antes de guardar. No es tan ágil, pero funciona para emergencias desde el móvil.
Automatización avanzada
Uso de Power Automate
Si gestionas docenas de formaciones con patrones impredecibles, diseña un flujo que:
- Escuche un nuevo registro en una lista de SharePoint o Excel (fecha, hora, asunto).
- Llame a la acción Create event (V4) del conector Outlook.
- Rellene asistentes y adjunte la guía del curso.
- Envíe notificación por Teams al formador.
Macros VBA (solo Outlook clásico)
Un script de 20 líneas puede leer la selección actual y pedir la nueva fecha mediante un cuadro de diálogo, clonando todas las propiedades MAPI menos el EntryID. Ejecuta la macro con Alt + F8 y asigna un botón en la cinta para accederla en un clic.
Errores frecuentes y cómo evitarlos
- Copia sin actualizar la sala: provoca conflicto de recursos y rechazo automático. Vuelve a abrir la cita y pulsa Asistente para programación antes de enviar.
- Modificar la serie en lugar de la copia: si cambias la serie original pensando que editas la nueva, desharás la recurrencia. Para distinguirlas, agrega un sufijo al asunto de la copia (
[Repetición]). - Olvidar adjuntos nuevos: Outlook no pregunta por archivos obsoletos. Borra y vuelve a adjuntar la versión correcta.
Buenas prácticas para un calendario flexible
Aunque copiar ofrece libertad total, abusa con cuidado. Mantén estos consejos:
- Etiqueta las copias con colores diferentes para identificarlas de un vistazo.
- Añade las palabras clave Excepción o Ad Hoc en la línea de asunto; mejora las búsquedas y evita confusión entre asistentes.
- Revisa periódicamente el calendario en vista Agenda para eliminar duplicados accidentales.
- Sincroniza solo los calendarios necesarios en el móvil; los eventos locales no necesitan copia si ya funcionan con notificaciones.
Preguntas frecuentes
¿La copia envía notificación de cancelación a los asistentes de la original?
No. La reunión original permanece sin cambios; la copia se trata como nueva invitación.
¿Puedo copiar varias reuniones a la vez?
En Outlook clásico sí: selecciona con Ctrl + clic y arrastra el lote al nuevo día. Outlook Nuevo aún no soporta selección múltiple para Duplicar.
¿Qué pasa con los enlaces de Teams?
Se regeneran al guardar la copia; de lo contrario, los participantes entrarían en la sala incorrecta.
¿Existen límites de copias?
Exchange Online impone 10 000 eventos por calendario. Si gestionas agendas masivas, considera crear subcalendarios temáticos.
Conclusión
Copiar o duplicar reuniones en Outlook sigue siendo la mejor herramienta para calendarios que se salen de los patrones normales. Conoce los atajos que ofrece cada versión, verifica sala y participantes antes de enviar y apóyate en Power Automate o VBA si la tarea se vuelve habitual. Así mantendrás un planning limpio, sin recurrencias rotas y con asistentes bien informados.