¿Tus correos enviados desaparecen o terminan en “Elementos eliminados” sin motivo aparente? Este problema de Outlook es más común de lo que parece y puede complicar el seguimiento de la comunicación corporativa o personal. A continuación encontrarás una guía exhaustiva, paso a paso, para identificar la causa, corregirla y evitar que vuelva a suceder.

Panorama del problema

Cuando Outlook no guarda copias de los mensajes en Elementos enviados, o cuando las envía directamente a Elementos eliminados, se rompe el flujo normal de trabajo. El usuario pierde el control de su historial de salida, las auditorías internas fallan y se generan dudas sobre si el mensaje realmente salió del buzón. Las causas pueden ir desde reglas mal configuradas hasta daños en el perfil de Outlook o políticas de retención agresivas.

Causas habituales que provocan el desvío de correos enviados

• Reglas locales o de OWA que mueven elementos enviados a carpetas inesperadas.
• Cota del buzón excedida, lo que provoca comportamientos automáticos para liberar espacio.
• Desactivación accidental de la opción Guardar copias de mensajes en la carpeta Elementos enviados.
• Complementos problemáticos que alteran la escritura en el PST/OST.
• Archivos PST u OST dañados tras cierres forzosos de Outlook o fallas de disco.
• Políticas de retención o archivado automático aplicadas por el departamento de TI.
• Instalación incompleta o corrupta de Microsoft Office.

Tabla de soluciones rápidas

Paso	Acción	Detalles clave
1. Revisar reglas de Outlook	Archivo → Administrar reglas y alertas Configuración (OWA) → Correo → Reglas	Desactive reglas que muevan o eliminen enviados. Recuerde comprobar tanto la aplicación de escritorio como Outlook Web (OWA).
2. Comprobar la cuota del buzón	Liberar espacio eliminando mensajes grandes o irrelevantes	Una cuota llena puede disparar procesos internos que reubican correos para liberar espacio.
3. Verificar “Guardar copias en Elementos enviados”	Archivo → Opciones → Correo → Guardar copias de mensajes en la carpeta Elementos enviados	Desmarque la casilla, cierre Outlook, márquela de nuevo y reinicie para regenerar la clave de registro correspondiente.
4. Reparar Microsoft Office	Panel de control → Programas → Microsoft Office → Cambiar → Reparación rápida u en línea	Restablece bibliotecas DLL y corrige archivos compartidos dañados.
5. Crear un nuevo perfil	Panel de control → Correo → Mostrar perfiles → Agregar	No elimine el perfil antiguo hasta confirmar que el nuevo funciona correctamente. Mantenga copias de seguridad de PST.

Guía paso a paso en profundidad

Revisar reglas de Outlook y Outlook Web

Las reglas se almacenan en dos lugares diferentes: en el buzón Exchange (servidor) y en el archivo PST/OST (local). Una regla creada en OWA puede no aparecer en la aplicación de escritorio y viceversa. Para descartar conflictos:

1. Abra Outlook en modo normal y vaya a Archivo → Administrar reglas y alertas. Ordene por Acción para localizar rápidamente reglas que mueven o eliminan mensajes enviados.
2. Inicie sesión en Outlook Web App. En la esquina superior derecha seleccione Configuración (⚙) → Correo → Reglas. Desactive o elimine reglas sospechosas.
3. Desplácese a “Flujo de correo” si su organización utiliza Exchange Online. Allí podría haber reglas de transporte creadas por administradores.

Consejo avanzado: exportar y documentar reglas

Antes de hacer cambios drásticos, exporte la lista de reglas mediante el botón Opciones → Exportar reglas. Así podrá restaurarlas si el diagnóstico no resuelve el problema.

Comprobar la cuota del buzón y optimizar el almacenamiento

En entornos Exchange Online, la cuota se aplica tanto al buzón principal como al archivo en línea (In-Place Archive). Para ver su estado:

• En Outlook, haga clic derecho en el buzón raíz → Propiedades de datos del archivo → Tamaño de la carpeta.
• En OWA, diríjase a Configuración → General → Mi cuenta → Estado del almacenamiento.

Si supera el 90 %, libere espacio:

1. Ordene la carpeta Elementos eliminados por tamaño y borre archivos grandes que ya no necesite.
2. Mueva adjuntos masivos a OneDrive u otra solución de almacenamiento externo.
3. Configure la Limpieza de conversación para compactar hilos redundantes.

Restablecer el guardado de copias en “Elementos enviados”

La clave de registro que controla esta preferencia puede corromperse. El procedimiento de desmarcar, reiniciar y volver a marcar la casilla obliga a Outlook a regenerarla con valores por defecto. Si no funciona:

[HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\Versión\Outlook\Preferences]
"SaveSent"=dword:00000001

Asegúrese de usar el número de versión correspondiente (16.0 para Office 2016/2019/365).

Reparar Microsoft Office

Existen dos modalidades de reparación:

• Reparación rápida: Corrige archivos básicos en cuestión de minutos.
• Reparación en línea: Descarga nuevamente todos los binarios de Office. Requiere conexión estable y puede tardar.

Tras la reparación, abra Outlook y compruebe si los correos enviados se almacenan correctamente. En entornos con complementos de terceros (Adobe Acrobat, antivirus), reactivelos uno a uno para descartar incompatibilidades.

Crear y probar un nuevo perfil de Outlook

Su perfil contiene configuraciones de cuentas, PST, OST y preferencias. Si se daña, Outlook puede comportarse de forma errática. Para crear uno nuevo:

1. Cierre Outlook completamente.
2. Abra Panel de control → Correo → Mostrar perfiles.
3. Seleccione Agregar, asigne un nombre descriptivo (p. ej. Test) y configure la cuenta.
4. Marque Usar siempre este perfil solo después de verificar el correcto funcionamiento.

Si con el perfil nuevo todo funciona, migre datos (reglas, firmas, PST) y elimine el perfil dañado.

Otras comprobaciones esenciales

Iniciar Outlook en Modo seguro

Ejecute outlook.exe /safe desde Win + R. Outlook cargará sin complementos. Si en este modo se guardan bien las copias en Elementos enviados, deshabilite complementos conflictivos en Archivo → Opciones → Complementos.

Ejecutar SCANPST.EXE (Reparar PST/OST)

La utilidad Inbox Repair Tool reindexa y corrige estructuras internas. Su ruta suele ser:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE

Analice su archivo OST/PST hasta que el escáner informe “no se encontraron errores”.

Revisar políticas de retención y archivado

En organizaciones con Exchange Online, el administrador puede imponer:

• Etiquetas de retención que mueven los correos enviados al Archivo en línea tras X días.
• Políticas de eliminación que purgan elementos después de un periodo concreto.

Solicite al IT un informe de Mail Flow Rules y Retention Policies Assigned a su buzón.

Actualizar Outlook y Office

Asegúrese de ejecutar la compilación más reciente. En Archivo → Cuenta → Opciones de actualización seleccione Actualizar ahora. Los parches mensuales de Canal Empresarial resuelven errores conocidos de almacenamiento.

Buenas prácticas para evitar la pérdida de correos enviados

• Habilitar el Autoarchivado en una carpeta de archivo dedicada, manteniendo la estructura de carpetas.
• Programar limpiezas de buzón cada trimestre, usando filtros de tamaño y antigüedad.
• Exportar un PST de respaldo de “Elementos enviados” cada semestre.
• Documentar las reglas creadas y revisarlas tras grandes actualizaciones de Office.
• Mantener complementos actualizados, especialmente los de seguridad.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿El problema afecta solo a cuentas Exchange? No. También puede suceder con cuentas POP/IMAP si el PST está dañado o si hay reglas locales mal configuradas. ¿Puedo recuperar correos enviados que fueron eliminados? Sí, revise la carpeta Elementos recuperables (Recoverable Items → Deletions) en OWA. Si dispone de retención por conservación, es posible restaurarlos dentro del plazo de retención. ¿Reparar Office elimina mis datos? No, la reparación de Office solo reinstala archivos del programa. Sus PST, OST y ajustes de usuario permanecen intactos. ¿Qué pasa si el nuevo perfil tampoco resuelve el problema? Revise el lado servidor: políticas de flujo de correo, reglas de transporte, retención y posible corrupción del buzón. Abra un caso con el soporte de Microsoft 365 si es necesario.

Checklist de verificación final

Antes de dar por solucionado el incidente, confirme:

1. Se guardan copias recientes en “Elementos enviados”.
2. No hay reglas activas que muevan estos elementos.
3. La cuota del buzón está por debajo del 80 %.
4. Outlook arranca sin errores y sin complementos sospechosos.
5. SCANPST/SCANOST no reporta daños.
6. La política de retención asignada permite al menos 30 días de permanencia en la carpeta.

Conclusión

Resolver el movimiento inesperado de correos enviados a “Elementos eliminados” requiere un enfoque sistemático: validar reglas, espacio, configuración, integridad de datos y políticas. Seguir los pasos descritos restaura la operativa normal y previene futuras pérdidas de información crítica.