Máximo aconsejado de cuentas en Outlook por perfil y cómo prevenir bloqueos

Outlook admite añadir varias cuentas de correo, pero cada buzón adicional aumenta la carga de CPU, memoria y disco. Si el equilibrio entre número de cuentas, tamaño de los datos y hardware no es óptimo, el programa termina congelándose o deja de abrirse por completo.

Por qué Outlook se bloquea al añadir muchas cuentas

Aunque Microsoft no publica un número máximo oficial, la arquitectura de Outlook establece que cada cuenta abre su propio canal MAPI y mantiene un archivo de datos (OST o PST). Ese archivo se monta entero en memoria al iniciar sesión y se vuelve a escanear de forma periódica en segundo plano para detectar cambios. A mayor cantidad de buzones:

• Se incrementa el número de transacciones MAPI, saturando al servicio rpcproxy y, en equipos antiguos, a DWmapi32.dll.
• El índice de búsqueda (Windows Search) multiplica su actividad, disparando la E/S del disco.
• Cada OST genera punteros en memoria que pueden superar el límite de 2 GB de los procesos de 32 bits (Outlook x86 todavía es habitual en oficinas).
• Complementos de terceros (CRM, antivirus, integración telefónica) añaden todavía más hilos y bibliotecas.

Límites recomendados según la experiencia de campo

En la práctica, con hardware medio (8 GB de RAM y SSD SATA) Outlook empieza a resentirse con 10‑15 cuentas por perfil. Con hardware limitado (4 GB y HDD), los fallos aparecen antes, a veces con tan solo cinco buzones, como en la consulta que origina este artículo. En estaciones potentes (16‑32 GB de RAM y NVMe) se han documentado perfiles de hasta 40 cuentas, pero el arranque puede superar los 90 s y el riesgo de corrupción de OST sube exponencialmente.

Tabla de problemas y medidas recomendadas

Problema	Medidas recomendadas
Carga excesiva de un solo perfil	– Crear perfiles adicionales y repartir las cuentas entre ellos. – Cada perfil se configura desde Panel de control > Correo > Mostrar perfiles > Agregar y se selecciona el nuevo perfil en «Usar siempre este perfil».
Archivos OST/PST muy grandes	– Reducir el período de sincronización en Archivo > Configuración de la cuenta > Cambiar > Descargar correo de los últimos … – Compactar los datos en Más configuración > Avanzadas > Configuración de archivos de datos > Compactar ahora.
Consumo excesivo de recursos	– Desactivar el interruptor «Nuevo Outlook» si está activado. – Deshabilitar complementos innecesarios. – Asegurar memoria RAM suficiente y SSD con espacio libre.
Sin límite oficial documentado, pero…	– Microsoft no publica un número máximo, aunque en la práctica 10‑15 cuentas por perfil suelen marcar el inicio de problemas de rendimiento. – Con hardware limitado, los fallos pueden aparecer antes (como con 5 cuentas).
Alternativas y buenas prácticas	– Usar Outlook Web para cuentas secundarias o buzones compartidos en Exchange Online. – Mantener Office y Windows al día con Windows Update. – Realizar copias de seguridad periódicas de los archivos PST/OST.

Cómo comprobar cuántas cuentas hay configuradas

1. Abra Outlook con Ctrl + clic en el icono de la bandeja del sistema y seleccione Estado de conexión. Aparecerá una lista con cada buzón MAPI activo.
2. En Archivo > Configuración de la cuenta > Perfiles puede ver una visión global y eliminar cuentas antiguas.
3. Si hay buzones compartidos autoasignados en Exchange, recuerde que también cuentan como conexiones.

Distribuir las cuentas entre varios perfiles

Separar los buzones pesados de los secundarios es la técnica más fiable para eliminar bloqueos sin sacrificar funcionalidad. Siga este procedimiento paso a paso:

1. Cierre Outlook y acceda a Panel de control > Correo.
2. Haga clic en Mostrar perfiles y pulse Agregar. Dé un nombre descriptivo (por ejemplo, «Trabajo — Principales»).
3. Configure en ese perfil únicamente las cuentas críticas (suele bastar con dos o tres).
4. Cree un segundo perfil llamado «Trabajo — Secundarias» para el resto de buzones.
5. Marque «Solicitar un perfil al iniciar Outlook» o asigne cada perfil a un icono de acceso directo con el modificador outlook.exe /profile "Nombre perfil".
6. Si necesita buscar correos en todos los buzones a la vez, utilice Ctrl + clic para abrir una segunda instancia de Outlook con el otro perfil (válido desde Outlook 2016).

Mantenimiento de archivos OST y PST

Incluso con pocos buzones, un OST de 30 GB es suficiente para provocar cuelgues. Realice estas tareas cada trimestre:

• Limite la sincronización. En cuentas Exchange o Microsoft 365, baje la barra deslizante a 6‑12 meses. Los correos antiguos seguirán disponibles en línea.
• Vacíe y compacte. Efter borrar elementos y vaciar «Eliminados», vaya a Configuración de archivos de datos > Compactar ahora. Liberará espacio y reducirá fragmentación.
• Separe los PST históricos. Almacénelos en una unidad secundaria y ábralos solo bajo demanda con Archivo > Abrir > Archivo de datos.
• Actúe sobre la caché de búsqueda. Ejecute services.msc, detenga Windows Search, elimine la carpeta %ProgramData%\Microsoft\Search\Data\Applications\Windows y reinicie el servicio.

Optimizar el consumo de recursos

Outlook comparte el motor de renderizado de Edge WebView2 para la vista previa de correos. Si la CPU pasa del 80 % durante varios minutos al abrir un mensaje HTML, pruebe estos ajustes:

• Deshabilite «Modo de compatibilidad con hardware gráfico» en Archivo > Opciones > Avanzadas > Pantalla.
• En equipos de 4 GB, use Outlook x86; en 8+ GB, instale la versión x64 para aprovechar la memoria.
• Agregue DisableAnimations en HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Graphics con valor DWORD 1 para reducir la carga de GPU.
• Comprobación rápida de complementos: ejecute outlook.exe /safe. Si el problema desaparece, desactive uno a uno en Archivo > Opciones > Complementos > Ir….

Configuraciones avanzadas de directiva y registro

En entornos corporativos puede forzarse un techo de buzones mediante GPO:

<Directiva de grupo>
User Configuration ‑> Administrative Templates ‑> Microsoft Outlook 2016
"Disable ability to add new accounts" = Enabled
"Only connect to Microsoft Exchange accounts" = Enabled

Otra clave útil es MaxNumExchange en HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles, que impide añadir más de n cuentas Exchange en el perfil activo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar el mismo archivo OST para varias cuentas?

No, cada cuenta Exchange o Microsoft 365 crea su propio archivo OST. Compartirlo corrompería los índices y los encabezados MAPI.

¿Qué ocurre con las reglas y firmas si creo otro perfil?

Las firmas se almacenan en %APPDATA%\Microsoft\Signatures y son comunes a todos los perfiles. Las reglas de servidor viajan con el buzón; las locales hay que exportarlas desde Reglas y alertas > Opciones > Exportar reglas.

¿Existe diferencia entre POP/IMAP y Exchange en cuanto a límites?

POP descarga todo el correo y luego lo borra, por lo que se ve menos afectado. IMAP y Exchange mantienen caché bidireccional, consumiendo más memoria.

Checklist rápido antes de llamar al soporte

• ¿Hay más de 10 cuentas en el mismo perfil?
• ¿Algún OST supera los 20 GB?
• ¿Se ha compactado el archivo de datos en los últimos tres meses?
• ¿Está Outlook x64 instalado en equipos con 4 GB de RAM?
• ¿Se ha probado el inicio en modo seguro (/safe)?

Conclusión

No existe una cifra mágica que determine cuántas cuentas soporta Outlook, pero la experiencia demuestra que repartir los buzones, mantener los archivos de datos bajo control y optimizar recursos alarga la vida del perfil y evita bloqueos. Con las pautas anteriores podrá crecer en número de cuentas sin sacrificar estabilidad ni productividad.