Cuando importas tu libreta de direcciones de Google Contacts al nuevo Outlook (o a Outlook Web) puedes encontrarte con decenas de categorías “fantasma” que no se dejan eliminar de ninguna forma gráfica. En esta guía aprenderás por qué ocurre y, sobre todo, cómo limpiar la lista de categorías paso a paso.
Descripción del problema
Durante la importación, Outlook convierte cada label de Google Contacts en una categoría de color. Esto se graba en la Master Category List del buzón; por eso las categorías:
- Siguen visibles incluso si ningún contacto las usa.
- No aparecen en el panel “Categorías” de la versión nueva.
- Carecen de opción de “Eliminar” tanto en el menú contextual como en la cinta.
¿Por qué sucede?
La interfaz “One Outlook” todavía no implementa un editor completo de la Master Category List. Aunque puedas aplicar o quitar colores dentro de correos y contactos, la lista subyacente se mantiene íntegra. Las carpetas de contactos antiguas de Outlook Web clásico se migran como categorías para mantener la compatibilidad con los dispositivos móviles, pero las rutinas de limpieza no llegaron a tiempo para la versión de producción.
Impacto según la edición de Outlook
| Edición | Comportamiento observado | Notas |
|---|---|---|
| Nuevo Outlook para Windows / Mac | Las categorías huérfanas se muestran en el selector emergente; no existe botón de eliminar. | Usa la misma base de código que Outlook Web. |
| Outlook clásico de escritorio | La lista se edita sin problemas desde Clasificar ▸ Categorizar ▸ Todas las categorías. | Sigue siendo la vía más rápida si dispones de ella. |
| Outlook en la Web (OWA) moderno | Igual que el nuevo Outlook, pero con acceso parcial a la configuración. | En algunos tenants la opción “Categorías” no aparece. |
Comprobaciones previas
- Inicia sesión en Outlook Web y crea un mensaje nuevo.
- En la barra de herramientas haz clic en Categorizar. Desplázate hasta el final: si ves nombres como “Amigos” o “Importado de Google” sin colores asignados, son huérfanos.
- Anota las que realmente quieras conservar; te servirán más adelante.
Soluciones inmediatas
Cambiar temporalmente a Outlook clásico
En la esquina superior derecha elige Regresar a la versión anterior (en web) o desmarca “Probar el nuevo Outlook” (en escritorio). Una vez estés en la interfaz clásica:
- Abre cualquier elemento.
- Selecciona Categorizar ▸ Todas las categorías.
- Marca las no deseadas y pulsa Eliminar.
Al volver a la vista moderna comprobarás que han desaparecido. El inconveniente es que Microsoft planea retirar la interfaz clásica, por lo que resulta una medida temporal.
Limpiar categorías desde OWA clásico
Si tu organización mantiene la ruta al panel antiguo, navega a Configuración ▸ Ver toda la configuración ▸ General ▸ Categorías. Ahí encontrarás la lista completa con un icono de papelera junto a cada entrada.
PowerShell para administradores de Microsoft 365
Con Exchange Online PowerShell puedes editar la lista de forma masiva. Requiere el rol Mail Recipients o superior.
Conectar
Connect-ExchangeOnline
Ver categorías de un buzón
Get-MailboxMessageConfiguration -Identity usuario@dominio.com |
Select-Object -ExpandProperty Categories
Eliminar varias categorías
Set-MailboxMessageConfiguration -Identity usuario@dominio.com `
-CategoriesToRemove "Personal","Viaje","Sin clasificar"
Añadir las que quieras conservar (opcional)
Set-MailboxMessageConfiguration -Identity usuario@dominio.com `
-CategoriesToAdd @{
"Cliente" = "#FF8C00";
"Proyecto X" = "#4682B4"
}
Pros: totalmente scriptable y auditable. Contras: no disponible para cuentas outlook.com personales.
MFCMAPI para usuarios avanzados
MFCMAPI expone la estructura MAPI del buzón. Antes de empezar:
- Realiza una copia de seguridad (archivo PST o eDiscovery).
- Cierra Outlook; MFCMAPI necesita acceso exclusivo.
- Descarga la versión de 64 bits desde el repositorio oficial.
- Abrir ▸ Session ▸ Logon… y elige tu perfil.
- En la ventana principal, doble clic sobre tu buzón predeterminado.
- Navega a Root Container ▸ Top of Information Store ▸ IPM_SUBTREE.
- Busca la carpeta “Common Views”, botón derecho ▸ Open Associated Contents Table.
- Localiza el mensaje con la propiedad
0x36100102llamado Category List. - Elimínalo o edítalo: al cerrarse y volver a abrir Outlook se regenerará con las categorías en uso real.
Pros: funciona con cualquier buzón (incluso gratuitos). Contras: la interfaz es críptica y sin soporte oficial.
Microsoft Graph API
Si manejas un entorno automatizado puedes enviar una petición PATCH https://graph.microsoft.com/v1.0/me/outlook/masterCategories con la colección completa. Es la misma operación que hace OWA tras guardar cambios, pero requiere un token de aplicación con el permiso MailboxSettings.ReadWrite.
Enviar comentarios a Microsoft
Abre Ayuda ▸ Sugerencias, marca “Deseo generar una mejora” y describe el escenario: “Necesitamos borrar categorías huérfanas creadas al importar contactos”. Los reportes duplicados incrementan la puntuación interna (feature request hotness) y aceleran el ciclo de desarrollo.
Tabla resumen de métodos
| Enfoque | Pasos clave | Pros | Contras |
|---|---|---|---|
| Volver a Outlook clásico | Conmutar interfaz ▸ Todas las categorías ▸ Eliminar | Rápido y sin herramientas extra | La opción desaparecerá a medio plazo |
| OWA clásico | Configuración ▸ General ▸ Categorías | Solo navegador | No disponible en todos los tenants |
| PowerShell | Set-MailboxMessageConfiguration | Automático y repetible | Requiere rol de administrador |
| MFCMAPI | Editar mensaje Category List | Funciona en cuentas personales | Riesgo de corrupción si se usa mal |
| Graph API | PATCH /outlook/masterCategories | Integrable en flujos DevOps | Necesita desarrollo y permisos de aplicación |
Estrategia recomendada
Para un usuario doméstico, MFCMAPI es la vía de rescate más directa; complementa la limpieza gráfica del Outlook clásico y no requiere suscripción. En organizaciones con Microsoft 365, delega la tarea en TI mediante PowerShell para mantener un histórico automático de cambios. Si tu empresa apuesta por la nueva interfaz, habilita un script recurrente que revise cada buzón y deje la Master Category List en blanco cuando sea necesario.
Buenas prácticas futuras
- Limpia las etiquetas en Google antes de exportar — eliminando las que no vas a usar reduces la contaminación inicial.
- Sincroniza vía CardDAV + teléfono si solo necesitas mover contactos personales; así evitas la conversión masiva de categorías.
- Exporta a CSV y revisa la columna
Category. Puedes abrir el archivo en Excel, depurar valores repetidos y volver a importarlo. - Documenta tu paleta corporativa; define colores, nombres y uso previsto para que cada empleado aplique siempre las mismas etiquetas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ocultar las categorías en vez de borrarlas?
No; mientras permanezcan en la Master Category List Outlook las mostrará en la lista de selección, aunque ningún elemento las use.
¿Las categorías influyen en la cuota de buzón?
Prácticamente nada: la entrada MAPI ocupa unos kilobytes. El problema es más de usabilidad que de espacio.
¿Se sincronizan con clientes móviles?
Sí. Las apps de Outlook para iOS y Android descargan la lista completa y muestran cualquier categoría definida, aunque no permitas crear nuevas desde el teléfono.
¿MFCMAPI es seguro?
La herramienta está firmada y es mantenida por un ingeniero de Microsoft, pero es de soporte community. Úsala solo si entiendes los riesgos y realizas copia de seguridad previa.
Conclusión
La imposibilidad de borrar categorías heredadas tras importar contactos de Google es un límite actual del nuevo Outlook. Hasta que Microsoft publique un editor integrado, dispones de tres caminos:
- Migrar temporalmente a la versión clásica y gestionar allí la lista.
- Aplicar scripts de administración (PowerShell o Graph API) para automatizar la limpieza.
- Editar manualmente la Master Category List con MFCMAPI si eres usuario avanzado.
Evalúa cuál se adapta mejor a tu entorno y recuerda reducir las etiquetas de origen para evitar problemas en futuras migraciones.