¿Apareces siempre “Desconectado” en Outlook Web aunque estés trabajando? Este artículo explica por qué ocurre y cómo resolverlo ajustando la presencia directamente en Microsoft Teams, con instrucciones paso a paso, consejos y preguntas frecuentes para que tu estado en línea refleje tu disponibilidad real.
Por qué Outlook Web muestra tu estado como offline
La interfaz moderna de Outlook Web no dispone de un conmutador nativo para mostrar Disponible, Ocupado o No molestar. El icono de presencia—el círculo situado junto a tu avatar—se alimenta únicamente de la misma señal que usa Microsoft Teams en la organización. Cuando esa señal no existe (por ejemplo, la cuenta nunca inició sesión en Teams, perdió la conexión o carece de licencia), Outlook Web interpreta la ausencia de información como un estado “gris”, es decir, desconectado.
Este diseño busca coherencia: con un único origen de presencia se evita que distintos servicios de Microsoft muestren estados contradictorios. Aun así, para el usuario que no utiliza Teams a diario resulta confuso ver su bandeja de entrada etiquetada como “offline” sin ningún botón evidente para cambiarlo.
Cómo controlar la presencia desde Microsoft Teams
Cualquier cambio que realices en Teams se replica casi instantáneamente en Outlook Web. Puedes usar la aplicación de escritorio, la versión web o la app móvil; el efecto es el mismo. A continuación encontrarás guías detalladas para cada escenario.
Pasos en la aplicación de escritorio
- Inicia sesión con la misma cuenta que usas en Outlook Web.
- Haz clic en tu foto de perfil (arriba a la derecha).
- Pulsa Estado.
- Selecciona la opción deseada: Disponible, Ocupado, No molestar, Ausente, PresentandoAparecer sin conexión.
- Confirma que el cambio se refleja; el borde del avatar cambiará de color de inmediato.
Pasos en la versión web de Teams
- Abre teams.microsoft.com (en la misma cuenta).
- Repite los mismos pasos de perfil > Estado.
- Si tienes varias pestañas de Teams abiertas, actualízalas para evitar estados “fantasma”.
Pasos en la aplicación móvil
- Abre la app de Teams para iOS o Android.
- Toca tu avatar > Estado.
- Cambia el estado. La sincronización con Outlook Web suele tardar menos de 60 segundos.
Estados disponibles y su significado
| Icono ※ | Nombre | Cambio automático | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| 🟢 | Disponible | Sí, se vuelve 🟡 tras 5 min de inactividad. | Jornada laboral normal, listo para responder. |
| 🔴 | Ocupado | Sí, se activa si el calendario indica una reunión. | Trabajo concentrado o reunión donde aceptas notificaciones. |
| ⛔ | No molestar | No, permanece hasta cambiarlo. | Trabajo crítico; silencia notificaciones. |
| 🟡 | Ausente | Sí, si no hay actividad en el dispositivo. | Pausa para comer o alejado del PC. |
| ⚪ | Aparecer sin conexión | No. | Deseas leer mensajes sin mostrarte en línea. |
| 🖥️ | Presentando | Sí, mientras compartes pantalla. | Webinar o sesión de “compartir pantalla”. |
※ Los iconos son orientativos; Outlook Web muestra un círculo coloreado. El significado es idéntico.
Sin licencia de Teams: soluciones alternativas
Si Teams no está habilitado en tu tenant o tu cuenta carece de licencia, Outlook Web recurrirá indefinidamente al indicador “offline”. Para resolverlo:
- Solicita a TI una licencia básica de Teams (incluida en la mayoría de planes de Microsoft 365).
- Si la organización usa otra plataforma de colaboración, valora integraciones mediante Graph API para exponer el estado.
- Como última opción, desactiva la columna de presencia en la bandeja de entrada usando la Vista simplificada; no soluciona la causa raíz, pero evita confusiones.
Cómo verificar que el cambio se aplicó en Outlook Web
Tras ajustar el estado en Teams:
- Vuelve a Outlook Web y recarga la página (Ctrl + R).
- Observa el círculo junto a tu foto. Debe coincidir con el valor elegido en Teams.
- Envía un mensaje de prueba; el destinatario también verá el estado actualizado.
Si el icono sigue gris pasados más de dos minutos:
- Cierra sesión en ambos servicios y vuelve a entrar.
- Borra las cookies del navegador o prueba en modo incógnito.
- Comprueba la conectividad a
presence.teams.microsoft.com(firewall corporativo).
Automatizar o programar cambios de estado
Para roles que alternan turnos (soporte 24 × 7, limpieza, etc.), usar Teams manualmente puede ser tedioso. Dos alternativas:
- Power Automate Cloud: con el conector “Teams: Actualizar mi presencia” puedes programar flujos basados en hora o eventos de calendario.
- Graph API + scripts: desde PowerShell o Python, llama a
/presence/setPresencecon un token de aplicación y establece el estado las veces que necesites.
Recuerda que la API impone límites: un máximo de 150 llamadas por usuario cada 24 h. Utiliza una lógica que evite bucles innecesarios para no agotar la cuota de servicio.
Buenas prácticas de presencia en entornos híbridos
- Sé predecible: si sueles almorzar a la misma hora, configura un estado programado para mejorar la comunicación del equipo.
- Usa No molestar con criterio: reservar bloques de concentración es productivo, pero déjalo claro en la descripción del estado (“Revisaré mensajes a las 15 h”).
- Evita aparecer sin conexión todo el día: puede interpretarse como falta de transparencia.
- Sincroniza tareas y presencia: integra tu gestor de tareas con Teams para que las actividades de foco ajusten el estado automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda el cambio de Teams en reflejarse en Outlook Web?
Normalmente menos de 60 segundos; a veces hasta 2 minutos si la red es lenta.
¿Puedo cambiar el estado si uso Outlook Web en un explorador móvil?
No directamente; debes abrir la app de Teams. El sitio móvil de Outlook solo muestra el estado.
Mi calendario está vacío, pero Teams me muestra como Ocupado. ¿Por qué?
Las reuniones de canales, llamadas activas o la detección de uso de pantalla compartida también fuerzan “Ocupado”.
¿Outlook de escritorio funciona igual?
Sí. Desde la versión 2201, Outlook clásico y New Outlook igualmente dependen de Teams para la presencia.
¿Puedo desactivar el indicador de presencia por completo?
Solo el administrador puede ocultar la presencia usando la directiva Set-CsPrivacyConfiguration -EnablePresence <$false>. No existe un conmutador individual.
Conclusión
La presencia que ves en Outlook Web es una simple réplica del estado de Microsoft Teams. Mientras Outlook mantiene el foco en el correo y el calendario, Teams actúa como “fuente única de verdad” para tu disponibilidad. Por eso, la forma más rápida y efectiva de pasar de “offline” a “disponible” es:
- Iniciar sesión en Teams con la misma cuenta.
- Seleccionar el estado adecuado en tu perfil.
- Esperar unos segundos y recargar Outlook Web.
Con estos pasos, tus colegas verán tu disponibilidad real y evitarás malentendidos. No hay que instalar complementos ni modificar la configuración de Outlook: basta con aprovechar la integración nativa pensada por Microsoft.