Si al redactar en Outlook clásico (2019/Microsoft 365 para escritorio) el menú Insertar → Firma aparece “en blanco” (solo ves Signatures…), no perdiste las firmas: es un fallo reciente de interfaz. Aquí tienes una solución rápida y opciones de contingencia.

Qué está pasando y a quién afecta

En algunas instalaciones de Outlook clásico para Windows —Outlook 2019 y Outlook de Microsoft 365 (aplicación de escritorio)—, al abrir Insertar → Firma durante la redacción de un mensaje, el desplegable muestra una lista “vacía”. En realidad, las firmas existen y se pueden seleccionar “a ciegas” (como si el texto estuviera en blanco sobre blanco). El síntoma comenzó a reportarse tras las actualizaciones de noviembre en ciertos canales (por ejemplo, compilaciones en la órbita de 2411 / 18227.20046). Reiniciar, ejecutar en Modo seguro y/o reparar Office no siempre lo corrige.

Resumen de la causa probable

Regresión de interfaz introducida por una actualización reciente de Outlook/Office que provoca que los nombres de las firmas se rendericen invisibles en el menú desplegable. En la mayoría de los casos no está relacionado con complementos (add‑ins) ni con corrupción de perfiles.

Solución recomendada (la más eficaz y rápida)

Renombrar las firmas añadiendo ( ) al final —con espacios—

Funciona porque “fuerza” a Outlook a refrescar cómo calcula el ancho y el color del texto del menú. Se trata de una solución temporal pero altamente efectiva.

Paso a paso

1. En Outlook, ve a Archivo → Opciones → Correo → Firmas….
2. Selecciona cada firma y cambia el nombre añadiendo ( ) al final, por ejemplo:
   • Firma Ventas ( )
   • También sirve añadir texto dentro: Firma Ventas (cuentas)
3. Detalles importantes:
   • Debe haber un espacio antes del paréntesis y un espacio entre “(” y “)”.
   • Firma ( ) ✅
   • Firma() o Firma () (sin espacio interno) ❌ —reportados como no efectivos.
4. Cierra completamente Outlook (incluido el icono en la bandeja del sistema) y vuelve a abrirlo. En un puñado de equipos fue necesario repetir el cierre/apertura una o dos veces.

Resultado esperado: los nombres de las firmas vuelven a ser visibles en el desplegable Insertar → Firma.

Otras medidas efectivas

Revertir la versión de Office/Outlook (si tu política TI lo permite)

Volver temporalmente a una compilación anterior (previa a la actualización de noviembre) elimina el síntoma. Es una opción eficaz pero invasiva que requiere coordinación con TI y consideración de riesgos de seguridad/compatibilidad.

Opciones de reversión (alto nivel)

• Click‑to‑Run (C2R): establecer un TargetVersion inferior y forzar actualización local.
• Office Deployment Tool (ODT): distribuir una configuración con TargetVersion y/o canal temporal (por ejemplo, regresar del canal actual a uno estable anterior a noviembre).

Nota: el número de versión objetivo debe ser definido por tu equipo TI. Valida primero en un dispositivo piloto.

Medidas de prueba y paliativos

• Modo seguro de Outlook (Outlook.exe /safe): útil para probar si el síntoma cambia. En algunos equipos mostró la lista; en otros, no.
• Reparación rápida/online, reinstalación y deshabilitar complementos uno por uno: reportadas como no efectivas con consistencia.
• Alternativas temporales mientras llega el parche:
  • Guardar el contenido de cada firma en un documento (p. ej., Word) o en Partes rápidas/Autotexto para pegar cuando sea necesario.
  • Asignar una firma predeterminada por cuenta para minimizar cambios manuales (Firmas… → Elegir firmas predeterminadas).

Cómo verificar si estás afectado

1. Redacta un nuevo correo.
2. Abre Insertar → Firma. Si la lista aparece “vacía” (solo Signatures…) pero al mover el cursor y hacer clic se inserta alguna firma, estás ante el problema.
3. Comprueba Archivo → Cuenta de Office → Acerca de Outlook para anotar versión y compilación.
4. Prueba dos minutos en Modo seguro (Win + R → outlook.exe /safe). Si en seguro se ven y en normal no, procede con el renombrado y/o análisis de temas, pero ten en cuenta que el fallo suele persistir aun sin complementos.

Tabla rápida de soluciones probadas

Medida	Efectividad observada	Notas
Renombrar firmas añadiendo ( )	Alta	Requiere espacios: antes de ( y entre ( y ). Reinicia Outlook después.
Revertir a compilación anterior	Alta, pero invasiva	Necesita permisos de TI; posible impacto en seguridad/compatibilidad.
Modo seguro (/safe)	Inconsistente	En algunos equipos mostró las firmas; en otros no cambió nada.
Reparación rápida/online / Reinstalar	Baja	Reportado como no efectivo por múltiples usuarios.
Deshabilitar complementos	Baja	El problema parece no estar ligado a add‑ins.
Copiar/pegar desde Word o usar Partes rápidas	Paliativo	Útil mientras llega una corrección oficial.

Por qué el renombrado “( )” suele funcionar

A nivel práctico, el cambio en el nombre de la firma provoca que Outlook recalcule y vuelva a almacenar la representación del elemento de menú (cadena y ancho), lo que evita el estado “invisible” originado por la regresión. El patrón con paréntesis y espacios parece bastar para que el motor de interfaz reconstruya el control y la caché asociada. Aunque es un workaround y no una corrección de código, recupera la usabilidad sin modificar el contenido de las firmas.

Guía completa paso a paso (con buenas prácticas)

1. Audita tus firmas:
   • Ubicación local: %APPDATA%\Microsoft\Signatures (no es necesario editar los archivos; solo confirma que existen).
   • En Firmas… confirma cuántas tienes y su asignación por cuenta.
2. Aplica el renombrado (espacios + paréntesis) en cada firma afectada.
3. Cierra Outlook por completo:
   • Archivo → Salir.
   • Revisa el icono de Outlook en la bandeja y ciérralo con botón derecho → Salir, o usa el Administrador de tareas para finalizar OUTLOOK.EXE si quedó residente.
4. Vuelve a abrir Outlook y prueba Insertar → Firma.
5. Si persiste, repite el cierre completo y el arranque una vez más. En un reducido número de equipos, el refresco tardó un segundo reinicio.
6. Opcional: cambia temporalmente el tema de Office (Claro/Oscuro/Colorido) y vuelve a probar. No suele ser la causa, pero ayuda a forzar un repintado de controles.

¿Y si no puedo renombrar?

Si tu organización bloquea la modificación de nombres de firmas:

• Crea variantes de solo lectura en Word y pégalas cuando sea necesario.
• Usa Partes rápidas para fragmentos comunes: firma corta, disclaimer legal, teléfonos, etc.
• Define una firma predeterminada por cuenta para minimizar cambios manuales en cada mensaje.

Checklist para administradores (entornos con varios equipos)

• Inventario: registra versión exacta de Outlook/Office (canal y compilación) y versión de Windows en equipos afectados/no afectados.
• Control de cambios: anota cuándo se instaló la actualización de noviembre en WSUS/Intune/SCCM o en C2R.
• Prueba A/B: un subconjunto piloto con la solución de renombrado y otro con reversión controlada de versión.
• Comunicación: instruye a Help Desk con el paso a paso de renombrado y el cierre total de Outlook.
• Monitoreo: recoge feedback de usuarios tras 24–48 horas.
• Reporte: envía comentarios a Microsoft desde Ayuda → Comentarios con datos de versión y pasos para reproducir.

Flujo de diagnóstico rápido

1. ¿Ves la lista vacía? Sí → ve a 2.
2. ¿Las firmas se insertan “a ciegas”? Sí → ve a 3.
3. ¿Modo seguro cambia algo? No consistente → sigue en 4.
4. Aplica renombrado “( )” + reinicio completo.
5. ¿Se resolvió? Sí → monitorea. No → valora reversión de versión bajo control TI y usa paliativos.

Preguntas frecuentes

¿Se pierden mis firmas?

No. El fallo afecta a la visualización de los nombres en el menú, no al contenido de las firmas. Los archivos permanecen en su carpeta habitual y se insertan correctamente.

¿Afecta al “nuevo Outlook” (basado en web)?

Este síntoma se observa en el Outlook clásico para Windows. El nuevo Outlook usa una pila diferente y no comparte este menú nativo.

¿Ocurre en macOS?

No. El caso descrito es específico de Windows y del cliente clásico.

¿Puede ser un tema de color o modo oscuro?

Los temas pueden confundir, pero el comportamiento descrito persiste aun alternando Claro/Oscuro. El renombrado es el que restaura la visibilidad.

¿Deshabilitar complementos ayuda?

En la mayoría de escenarios, no. El problema no está ligado a add‑ins; deshabilitarlos uno a uno raramente cambia el resultado.

¿La reparación de Office soluciona?

En pruebas de campo, no con consistencia. Por eso priorizamos el renombrado y, si es viable, una reversión temporal de versión.

Buenas prácticas para evitar sorpresas

• Versionado controlado: adopta ventanas de despliegue escalonadas (anillo piloto → anillo amplio) para actualizaciones de Office.
• Documenta versión exacta, canal y compilación en las incidencias de Outlook.
• Exporta periódicamente plantillas de firma a un repositorio interno para restauraciones rápidas.

Apéndice: comandos y rutas útiles

• Modo seguro: Win + R → outlook.exe /safe
• Carpeta de firmas (usuario actual): %APPDATA%\Microsoft\Signatures
• Cerrar Outlook residente: verifica el icono en la bandeja; si no responde, usa el Administrador de tareas para finalizar OUTLOOK.EXE.

Plantilla de comunicación al usuario final

Asunto: Firmas de Outlook: lista “vacía” al insertar
Resumen: Tras una actualización reciente, los nombres de firma pueden verse invisibles en el menú. El contenido no se ha perdido.
Qué hacer: Hemos aplicado un ajuste que consiste en renombrar las firmas añadiendo ( ). Reinicia Outlook y vuelve a probar.
Alternativa temporal: Usa la firma predeterminada o pega tu firma desde el documento adjunto si fuera necesario.

Conclusión

La desaparición “visual” de las firmas en Insertar → Firma en Outlook clásico (2019/365) responde a una regresión de interfaz asociada a actualizaciones recientes. La vía más sencilla y efectiva es renombrar las firmas añadiendo ( ) con espacios y reiniciar Outlook. Para entornos administrados, una reversión controlada de versión puede servir como puente hasta que llegue la corrección oficial. Mientras tanto, los paliativos como Partes rápidas y una firma predeterminada reducen la fricción del día a día.

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Recomendación práctica: Aplica primero el renombrado con “ ( ) ” (con los espacios tal como se indica). Si en tu entorno es viable, considera revertir temporalmente a una versión anterior hasta que Microsoft publique una corrección permanente. No olvides enviar comentarios desde Ayuda → Comentarios para ayudar a priorizar el arreglo.

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Glosario rápido

• Outlook clásico: cliente de escritorio basado en Win32 (Outlook 2019/Microsoft 365 para Windows).
• Nuevo Outlook: experiencia basada en web (diferente pila y menús).
• Firma: plantilla de texto/HTML que Outlook inserta al redactar.
• Click‑to‑Run: tecnología de instalación/actualización de Office que permite seleccionar canal y versión.

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Checklist de cierre

• ✅ Confirmé que el problema es el menú “vacío” al insertar firmas.
• ✅ Apliqué el renombrado “( )” con espacios y reinicié Outlook.
• ✅ Si no funcionó a la primera, repetí un cierre completo y volví a abrir.
• ✅ Documenté versión/canal/compilación de Outlook y de Windows.
• ✅ Si el entorno lo permite, planifiqué una reversión temporal.
• ✅ Implementé paliativos (Partes rápidas, firma predeterminada).
• ✅ Envié comentarios al equipo de producto.

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En una frase: No es que tus firmas hayan desaparecido; se volvieron invisibles en el menú. Renómbralas añadiendo ( ), reinicia Outlook y vuelve a verlas.