Cuando cambias tu imagen de perfil en el Centro de cuentas de Microsoft 365 y sigues viéndote como un círculo gris en Outlook de escritorio, el problema casi nunca está en la foto en sí, sino en cómo la caché del cliente y los servicios de Exchange propagan la nueva miniatura. A continuación encontrarás un recorrido completo –paso a paso y con contexto técnico– para que la fotografía se muestre de forma fiable tanto en Outlook clásico (Win32) como en el Nuevo Outlook basado en Web/WinUI.

¿Por qué la foto tarda en aparecer?

En Microsoft 365 la imagen de usuario se almacena en Azure AD. Cuando la modificas, el cambio se envía a Exchange Online, donde se generan varios tamaños (48×48 px, 72×72 px, etc.) que Outlook descarga y guarda en la carpeta de caché %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\RoamCache. Este proceso pasa por cuatro etapas que pueden demorar de minutos a varias horas:

1. Subida de la foto al servicio de perfil (Profile Service).
2. Replicación a Exchange Online y creación de miniaturas.
3. Actualización de tokens de autenticación que incluyen la URL de la nueva imagen.
4. Descarga y almacenamiento local en tu PC o dispositivo móvil.

Si cualquiera de estos pasos falla o se retrasa, la imagen no aparecerá aun cuando en profile.microsoft.com ya la veas correcta.

Cómo confirmar que la foto se subió correctamente

Antes de tocar ajustes en el cliente, asegúrate de que el servidor ya posee la versión nueva:

• Abre un navegador privado e inicia sesión en profile.microsoft.com. Si la foto antigua sigue allí, vuelve a cargarla en formato JPG o PNG (512×512 px recomendado, < 4 MB).
• En tu móvil, abre Teams o Outlook Móvil; estas apps usan la API Graph más reciente y suelen reflejar los cambios antes que Outlook Win32.
• Pide a un compañero de organización que abra Outlook Web (OWA) y busque tu contacto. Si él ve la fotografía, la réplica ya llegó a Exchange Online.

Pasos para Outlook clásico (Win32)

1 ▪ Activar la visualización de fotos

1. En Outlook haz clic en Archivo › Opciones › Personas (o Contactos en versiones anteriores).
2. Marca la casilla «Mostrar fotografías de usuario cuando estén disponibles».
3. Haz clic en Aceptar, cierra Outlook y vuelve a abrirlo.

2 ▪ Forzar actualización de la Libreta Global (GAL)

Aunque desde 2016 la GAL se actualiza automáticamente, es buena idea forzarla:

1. Selecciona Enviar y recibir › Grupos de envío y recepción › Descargar libreta de direcciones.
2. Desactiva «Descargar cambios desde la última descarga» y pulsa Aceptar.

3 ▪ Vaciar la caché de imágenes

1. Cierra Outlook.
2. Navega hasta %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\RoamCache y elimina los archivos que empiecen por photoCache y Stream_Autocomplete.
3. Vuelve a iniciar Outlook; la aplicación descargará las miniaturas nuevas.

4 ▪ Reparar o reinstalar Office (opcional)

• Abre Panel de control › Programas y características.
• Selecciona Microsoft 365 Apps for enterprise y pulsa Cambiar › Reparación rápida. Si no basta, elige Reparación en línea.

Pasos para el Nuevo Outlook (WinUI)

1 ▪ Entender el nuevo modelo

El Nuevo Outlook es prácticamente Outlook Web (react) en un contenedor de Windows. No existe el conmutador para «Mostrar fotografías»; la app siempre intenta cargar la imagen de tu perfil usando Microsoft Graph.

2 ▪ Salir y volver a entrar

La foto se incrusta en el token JWT que Outlook renueva cada ~24 h. Cerrar sesión fuerza la emisión de un token con las URLs recién replicadas:

1. Haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha.
2. Elige Cerrar sesión y confirma.
3. Abre de nuevo el Nuevo Outlook e inicia sesión.

3 ▪ Comprobar directivas de la organización

Algunas compañías aplican la directiva Set-UserPhotoDisabled:$true o políticas de privacidad que suprimen las fotos. Pide al administrador que ejecute en PowerShell de Exchange:

Get-UserPhoto -Identity tu.alias@empresa.com

y revise si existe bloqueo.

4 ▪ Limpiar caché de Edge WebView2

El Nuevo Outlook usa WebView2. Para borrar su caché:

1. Ve a %LOCALAPPDATA%\Microsoft\EdgeWebView.
2. Elimina la carpeta con el número de versión más alto.
3. Reinicia Outlook.

Soluciones adicionales válidas para ambas versiones

Acción	Cuándo aplicarla	Resultado esperado
Borrar RoamCache	Foto antigua persiste tras 24 h.	Fuerza descarga de la miniatura correcta.
Eliminar perfil de Outlook	Archivos .OST dañados o duplicados.	Recrea la base de datos local.
Crear un nuevo perfil en Windows	Diccionario de credenciales corrupto.	Genera tokens limpios y renueva la GAL.
Reparar Office	Fallos tras actualizaciones mensuales.	Restaura DLLs y componentes COM.

Ventajas y desventajas de mostrar fotografías

Aspecto	Activada (Outlook clásico)	Desactivada
Experiencia de usuario	Muestra avatares que facilitan la identificación de remitentes.	Interfaz más limpia, mínimas distracciones.
Consumo de ancho de banda	Leve aumento por la descarga de imágenes.	Ligeramente menor.
Privacidad	Las fotos son visibles para cualquier persona con acceso al buzón.	Se evita exponer la imagen en pantallas públicas.

Consideraciones cuando tu buzón no está en Exchange Online

Outlook puede conectarse a varios tipos de cuenta:

• Exchange On‑Premises: solo muestra fotos si el administrador subió imágenes al Directorio Activo y habilitó el servicio OAB en versión v4 o superior.
• POP/IMAP: no existe canal para fotos; la aplicación mostrará un avatar genérico.
• Modo Caché Desconectado: la foto solo se actualiza al reconectar y descargar la GAL.

En entornos híbridos es posible sincronizar fotos mediante Azure AD Connect con el parámetro -SyncPhoto activado.

Preguntas frecuentes

¿Puedo acelerar la réplica del servidor?

No; la cola de procesos es global. Solo los administradores Microsoft 365 pueden abrir un ticket para priorizar lotes de fotos, algo reservado a grandes migraciones.¿Hay un límite de tamaño o peso para la fotografía?

Sí: formato JPG o PNG, máximo 4 MB y resolución recomendada 512×512 px. La herramienta recortará la miniatura a proporción 1:1.¿La foto se propaga también a Teams y Viva Engage?

Sí. Todas las aplicaciones SaaS de Microsoft usan la misma API Graph, por lo que compartirán la imagen final.

Buenas prácticas al elegir la imagen

• Usa un fondo neutro y uniforme; los temas oscuros recortan la miniatura en círculo y el contraste importa.
• Mantén la cabeza y hombros dentro del recuadro; Outlook genera un thumbnail cuadrado que puede reencuadrar.
• No insertes logotipos corporativos ocupando más del 15 % de la foto; el algoritmo de compresión podría distorsionarlos.
• Guarda la foto con sRGB; perfiles de color CMYK provocan desaturación en algunos clientes.

Conclusión

La no aparición de la foto de perfil en Outlook de escritorio suele resolverse sin intervención del soporte técnico si entiendes las cuatro fases de sincronización y aplicas los pasos descritos. Activa la opción en Outlook clásico, comprueba tu foto en el portal de perfil y limpia la caché local: más del 90 % de los casos se solucionan antes de 24 horas. Para el Nuevo Outlook, reinicia la sesión y asegúrate de que ninguna directiva corporativa bloquee las imágenes. Si tu buzón está fuera de Exchange Online, evalúa migrarlo o habilitar la sincronización híbrida para disfrutar de la experiencia completa.

¿Te fue útil esta guía? Déjanos un comentario y cuéntanos cuánto tardó en replicarse tu nueva foto.