¿Quieres tener todos tus correos en una sola bandeja de entrada? Conectar Gmail a Outlook es la forma más rápida de gestionar mensajes, calendario y tareas desde una misma interfaz, sin perder las ventajas de cada plataforma.

Importar o vincular Gmail en Outlook

Problema planteado

Muchos usuarios intentan añadir su cuenta de Google en Outlook pero no encuentran la opción Archivo → Agregar cuenta o la ruta equivalente. Dependiendo de la versión de Outlook la función se mueve o incluso desaparece, lo que provoca dudas sobre:

• dónde iniciar el asistente de configuración,
• si la sincronización será completa o parcial,
• y si al eliminar mensajes en Outlook estos también se borrarán en Gmail.

Solución orientada paso a paso

Comprobar la versión de Outlook que usas

• Outlook de escritorio (Microsoft 365 u Office perpetuo)
  Barra de menús clásica con Archivo en la esquina superior izquierda; toda la configuración de cuentas cuelga de esa pestaña.
• Nuevo Outlook para Windows (basado en Outlook Web)
  Haz clic en el icono de engranaje → Cuentas → Cuentas de correo → Agregar cuenta. La interfaz cambia con frecuencia así que busca siempre la palabra “Cuentas”.
• Outlook en la Web (Outlook.com o la versión gratuita en navegador)
  No existe el menú Archivo. Debes entrar en Configuración → Correo → Sincronizar correo electrónico (a veces “Cuentas conectadas”).

Preparar Gmail antes de vincular

1. Inicia sesión en Gmail y abre ⚙️ Configuración → Reenvío y correo POP/IMAP. Activa Habilitar IMAP. Sin IMAP no habrá sincronía en dos direcciones.
2. ¿Usas verificación en dos pasos? Crea una contraseña de aplicación: Google → Seguridad → Contraseñas de aplicaciones → elige “Correo” y “Windows Computer”. Copia la clave y guárdala a buen recaudo.
3. Revisa la sección Acceso de terceros en Google → Seguridad. Asegúrate de que Outlook figura como aplicación confiable.

Agregar Gmail en Outlook de escritorio

1. Ve a Archivo → Agregar cuenta.
2. Introduce tu nombre para mostrar, dirección @gmail.com y la contraseña de aplicación creada antes. Si no usas 2FA, bastará la contraseña normal, pero se recomienda 2FA por seguridad.
3. Outlook detectará automáticamente los servidores IMAP y SMTP. Cuando finalice, verás tus etiquetas de Gmail como carpetas dentro de la bandeja de Outlook. El primer sincronizado puede tardar si tu buzón es grande.
4. Confirma que se ha creado un archivo .ost en tu perfil: esto te permite trabajar sin conexión.

Agregar Gmail en el nuevo Outlook para Windows, Mac o móvil

1. Selecciona Configuración → Cuentas → Agregar cuenta.
2. Escribe la dirección de Gmail y pulsa Continuar. Se abrirá una ventana de Google con OAuth 2.0: basta con aceptar los permisos.
3. No necesitas contraseña de aplicación porque el token OAuth sustituye a la clave de IMAP.
4. Al terminar, las etiquetas aparecerán como carpetas en la sección “Gmail – tucuenta”.

Agregar Gmail en Outlook en la Web (Outlook.com)

1. Haz clic en ⚙️ Configuración en la esquina superior derecha.
2. En Correo, elige Sincronizar correo electrónico o Cuentas conectadas. Si la opción no aparece, tu tipo de cuenta o región no la soporta; usa el cliente de escritorio como alternativa.
3. Introduce tu dirección de Gmail, sigue la autenticación de Google y espera a que Outlook.com termine de importar. Verás una nueva sección de carpetas con el icono de Gmail.
4. Cuando borres mensajes desde Outlook.com, estos irán a la papelera de Gmail si se usa IMAP; con POP se comportan como copias locales.

Sincronización de eliminaciones

El vínculo IMAP mantiene la integridad del buzón:

• Al eliminar un mensaje en Outlook, se mueve a Papelera en Gmail. Vaciando la papelera desde cualquier lado, el mensaje se borra para siempre en ambos.
• Si importas por POP o a través de un archivo .pst, cada mensaje es una copia independiente. Borrarlo en Outlook no lo borra en Gmail.
• Con POP existe la opción “conservar una copia en el servidor”. Si la desactivas perderás el mensaje original en Gmail una vez descargado.

Ventajas y desventajas de cada método

Aspecto	IMAP	Importación POP/PST
Sincronía bidireccional	Sí, casi en tiempo real	No, solo descarga inicial
Estructura de carpetas	Mantiene etiquetas y subetiquetas	Solo Bandeja de entrada y carpetas locales
Acceso sin conexión	Disponible mediante .ost	Disponible mediante .pst
Uso de cuota de Gmail	No aumenta; los mensajes siguen en Google	No aplica, se duplica localmente
Facilidad de configuración	Automático con OAuth o contraseña de aplicación	Manual, requiere exportar / importar archivo
Riesgo de duplicados	Bajo	Alto si repites la importación o mezclas POP con IMAP

Consejos adicionales y resolución de problemas

• Outlook sin “Archivo” puede ser la versión Store o la app PWA. Instala la versión de Microsoft 365 desde setup.office.com para recuperar el menú clásico.
• La opción “Cuentas conectadas” no aparece en Outlook.com: Microsoft la retira por oleadas para cuentas gratuitas. Pásate al cliente de escritorio o a la app móvil.
• Errores de contraseña aunque sea correcta: activa la verificación en dos pasos en Google y genera una contraseña de aplicación. Muchos bloqueos se deben a la política “Menos apps seguras”.
• Carpetas suscritas: si no ves ciertas etiquetas, ve a Archivo → Configuración de la cuenta → Suscribirse y marca las que falten.
• Mensajes enviados duplicados: en Gmail desactiva “Guardar una copia en Enviados” cuando uses IMAP; Outlook ya guarda su propia copia.
• Falta espacio en disco: en Outlook de escritorio puedes limitar la descarga a los últimos 3, 6 o 12 meses (Archivo → Configuración de la cuenta → Cambiar). Los mensajes antiguos quedarán en línea.
• Cuentas de Google Workspace: el administrador puede forzar OAuth 2.0 y restringir IMAP. Pide que añada Outlook como app confiable o habilite “Allow less secure apps” únicamente de forma temporal.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo vincular más de una cuenta de Gmail en el mismo perfil de Outlook?

Sí; repite el asistente para cada cuenta. Outlook crea un almacén .ost separado por buzón, por lo que el rendimiento depende de la velocidad del disco.

¿Qué ocurre con los Contactos y el Calendario de Google?

La configuración IMAP solo sincroniza correo. Para contactos y calendario instala Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), usa el protocolo EAS en Outlook móvil o añade el calendario de Google como suscripción iCal.

¿Cómo re‑sincronizo todo desde cero?

Cierra Outlook, elimina el archivo .ost asociado, vuelve a abrir Outlook y este reconstruirá el caché desde Gmail. Útil si hay incoherencias tras una migración.

¿Puedo mover mensajes de Gmail a una cuenta de Exchange u Outlook.com?

Sí. Arrastra las carpetas o usa Archivo → Abrir → Importar/Exportar para exportar a .pst y luego importarlo en el otro buzón. Es más rápido si ambas cuentas están configuradas como IMAP dentro del mismo perfil.

¿Se conserva el etiquetado de colores o las etiquetas anidadas?

Outlook traduce cada etiqueta en una carpeta. Las etiquetas secundarias se representan como subcarpetas (p. ej. Clientes/2025/Facturas). El color de la etiqueta no se transfiere; es un atributo exclusivo de la interfaz de Gmail.

Buenas prácticas de administración

• Respaldos periódicos: aunque IMAP sincroniza en línea, exporta un .pst anual para protegerte frente a borrados accidentales en masa.
• Política de retención: decide en Gmail cuánto tiempo permanecen los mensajes en Papelera (30 días por defecto). Outlook respeta este plazo al vaciar carpetas.
• Uso empresarial: documenta el proceso de alta y baja de cuentas para que el equipo de TI siga un flujo estandarizado y evite duplicidades.
• Monitoriza el límite de 15 GB de Gmail: Outlook muestra la cuota en la barra de estado si el servidor lo soporta. Cuando pases del 90 %, limpia adjuntos grandes o activa Google One.

Conclusión

Configurar Gmail en Outlook es sencillo si conoces dónde está la opción adecuada según tu versión. IMAP proporciona sincronización total, mantiene la estructura de etiquetas y refleja cualquier eliminación en ambos sentidos. POP o la importación .pst son útiles para archivado, pero pierden dinamismo. Revisa tu flujo de trabajo, la capacidad de tu disco y las políticas de seguridad antes de elegir método: así aprovecharás lo mejor de Google y de Microsoft sin sorpresas.