Cómo ajustar el límite de tamaño de adjuntos en Outlook (Nuevo Outlook, Outlook 365 y Outlook 2021)

¿Te encuentras con el molesto mensaje “El archivo supera el límite de tamaño permitido” cuando intentas enviar un adjunto en Outlook? Tranquilo: a partir de 2024 Microsoft cambió por completo el modo de gestionar los límites de tamaño y eso ha confundido a millones de usuarios. En esta guía 100 % práctica descubrirás por qué ocurre, cuáles son los nuevos valores por defecto y, sobre todo, cómo solucionarlo —tanto si eres usuario final como administrador de Microsoft 365— sin arriesgar la seguridad ni la entregabilidad de tu correo.

Qué provoca el error de tamaño en Outlook

Un mensaje de correo no viaja tal cual lo ves. El protocolo SMTP codifica cada adjunto en Base64, lo que aumenta su peso real alrededor de un 33 %. Así, un PDF de 25 MB se convierte en un bloque MIME de ~33 MB. Si el servidor, el cliente o el conector de transporte establecen un umbral inferior, el envío se bloquea.

Con la llegada del “Nuevo Outlook” (basado en Outlook Web) y las compilaciones de Office ≥ 16.0.16529 (mayo 2024), Microsoft eliminó la antigua casilla de Configuración ⇾ Mail ⇾ Message Size Limit. Desde entonces:

• El cliente moderno se rige por los límites de Exchange Online (20‑34 MB por mensaje, variable según la región).
• El cliente clásico (Win32) mantiene el parámetro MaximumAttachmentSize en el Registro, pero ya no aparece en la interfaz.

Límites predeterminados y cómo se controlan en 2025

Ámbito	Límite predeterminado	¿Se puede cambiar desde la interfaz?	Dónde se ajusta ahora
Nuevo Outlook / Outlook Web	≈ 20‑34 MB por mensaje (Exchange Online)	No	Centro de administración de Exchange o PowerShell (MaxSendSize/MaxReceiveSize)
Outlook de escritorio (canal clásico)	20 MB controlados por el cliente	Solo Registro o GPO	Clave HKCU\Software\Microsoft\Office<versión>\Outlook\Preferences\MaximumAttachmentSize (en KB)

Recuerda: si eliminas el límite del lado cliente, el servidor seguirá rechazando cualquier mensaje que exceda el valor establecido en Exchange Online, en el conector de transporte o en tu proveedor SMTP.

Estrategias efectivas para superar el límite

Usar almacenamiento en la nube y enviar vínculos

Insertar automáticamente un vínculo de OneDrive o SharePoint es la vía que Microsoft fomenta. Admite archivos de hasta 250 GB, reduce tráfico SMTP, agiliza la descarga y evita el bloqueo del servidor. Además, la vista previa se abre en navegadores móviles sin exigir la app de Office.

Ajustar el límite en Exchange Online o en tu servidor

Como administrador de Microsoft 365:

Set-Mailbox juan.perez -MaxSendSize 150MB -MaxReceiveSize 150MB

Para aplicar a todo el tenant:

Set-TransportConfig -MaxSendSize 150MB -MaxReceiveSize 150MB

En entornos locales (Exchange Server, hMailServer, Postfix, etc.) el valor se cambia en el conector de envío/recepción o en los archivos main.cf/postconf.

Editar el Registro de Windows en Outlook de escritorio

1. Cierra Outlook.
2. Abre regedit.exe y navega hasta:
   HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
3. Crea (o modifica) el DWORD (32 bits)MaximumAttachmentSize:
   • 0 → sin límite en el cliente
   • 153600 → 150 MB (valor en KB)
4. Reinicia Outlook.

Si gestionas un parque grande de equipos, distribuye la clave mediante GPO o Intune y documenta la excepción en tu política de retención.

Comprimir o dividir archivos

Utiliza Zip o 7‑Zip con una tasa de compresión “Ultra” para PDFs, imágenes y logs. Desde 7‑Zip 22 puedes fraccionar sets de hasta 2 TB en volúmenes de 50‑100 MB (.001, .002…). El destinatario solo necesita la versión gratuita para recomponerlos.

Servicios de transferencia externos

WeTransfer, Dropbox Transfer o FileMail ofrecen subidas de 2‑200 GB con un simple enlace. Úsalos cuando:

• No controlas la configuración del servidor.
• El destinatario se halla fuera de tu dominio y no dispone de OneDrive.
• Necesitas un registro de descargas o caducidad automática.

Guía rápida según tu rol

Escenario	Acción rápida recomendada
Usuario sin permisos en “Nuevo Outlook”	Carga el archivo en OneDrive y envía un vínculo.
Administrador de Microsoft 365 que necesita 150 MB	Aplica Set-Mailbox + verifica Set-TransportConfig. Revisa también los conmutadores de retención DLP / ATP.
Outlook 2021 local con POP/IMAP ISP	Eleva MaximumAttachmentSize en el Registro, pero confirma el límite SMTP del ISP (habitual: 25 MB).

Pasos detallados para administradores de Microsoft 365

1. Audita los límites actuales:
   Get-TransportConfig | Select MaxSendSize, MaxReceiveSize Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Select DisplayName, MaxSendSize, MaxReceiveSize | Export-Csv .\MailboxLimits.csv -NoType
2. Alinea todos los puntos de control (conector, reglas de flujo, DLP, ATP). El valor más bajo es el que manda.
3. Extiende el límite gradualmente: sube a 40 MB, comprueba colas y NDR, luego expande a 150 MB.
4. Actualiza la documentación y comunica a los usuarios el cambio. Vincula a una KB interna sobre el uso de OneDrive.
5. Supervisa con informes de Message Trace para detectar envíos rechazados.

Pasos prácticos para usuarios sin privilegios

• Abre Outlook (o Outlook Web) y sube el archivo a OneDrive desde el panel de Adjuntos.
• Comprueba la opción “Compartir como vínculo de OneDrive”. Outlook insertará una miniatura y un enlace seguro.
• Si el archivo sigue bloqueado, comprime o divide el archivo en volúmenes de 24 MB.
• Como alternativa, usa WeTransfer Free (2 GB) y especifica tu correo corporativo para mantener el branding.

Cómo influyen MIME y codificación Base64

La ratio 4/3 de Base64 se documenta en la RFC 2045. Por tanto:

• 10 MB reales → 13.3 MB SMTP
• 20 MB reales → 26.6 MB SMTP
• 35 MB reales → 46.6 MB SMTP

Añade los 4‑6 KB de las cabeceras y cualquier firma in-line. Por eso Outlook Web avisa antes de 34 MB.

Preguntas frecuentes

¿Puedo fijar límites distintos por departamento?
Sí, asigna una Mailbox Plan o usa Set-Mailbox sobre un grupo de distribución dinámico.

¿Existen límites para destinatarios externos?
Si el dominio destino no acepta más de 25 MB, Outlook devolverá un NDR 552. Conviene intercambiar enlaces de OneDrive o un servicio de transferencia.

¿Qué ocurre en escenarios híbridos?
El límite más estricto (cliente ←→ conector ←→ servidor) siempre prevalece. Sincroniza los valores de Receive Connector en Exchange On‑Prem y de TransportConfig en la nube.

¿Sigue vigente el límite de 2 GB de PST?
No. Desde Outlook 2003 el formato Unicode eleva el máximo teórico a 50 GB, configurable vía política.

Buenas prácticas finales

• Promueve enlaces en la nube para reducir almacenamiento y facilitar la revocación de acceso.
• Documenta un límite corporativo coherente (p. ej. 150 MB) y alinéalo en todos los conectores.
• Habilita reglas DLP para bloquear adjuntos sensibles que viajen fuera del dominio.
• Realiza un backup de tu Registro antes de alterar MaximumAttachmentSize.
• Supervisa Message Trace y Transport Logs en busca de códigos 552/554.

Siguiendo estos pasos podrás enviar adjuntos grandes sin sorpresas o, mejor todavía, evitarlas adoptando enlaces a la nube: la estrategia segura y escalable que Microsoft impulsa hoy.