¿Cuántas categorías puedes crear en Outlook? Si hoy usas unas 10 y quieres reemplazar una gran estructura de carpetas, esta guía te explica el “límite real”, el tope de colores, y un método práctico para organizarte con reglas, vistas y una nomenclatura consistente.

Resumen de la pregunta

Consulta: ¿Cuál es el número máximo de categorías que se pueden crear en Outlook? La persona usuaria maneja ~10 categorías y desea utilizarlas en lugar de una estructura extensa de carpetas.

Respuesta y solución (en corto)

• No existe un límite específico documentado sobre cuántas categorías puedes crear en Outlook en la web.
• Sí hay un tope de colores disponibles: 25. Si superas esa cantidad, diferentes nombres de categoría compartirán color, lo que puede inducir a confusión si te guías solo por el color.
• Con ~10 categorías no tendrás ningún problema: puedes crearlas y asignarlas a tus correos para identificarlos y agruparlos con facilidad.

Qué significa “sin límite documentado” y cómo te afecta

Que no exista un número máximo oficial no implica “categorías infinitas” en la práctica. La experiencia de uso y la facilidad de mantenimiento son el verdadero límite. A partir de 30–50 categorías se vuelve más difícil recordar nombres, aplicar reglas coherentes y mantener una paleta visual clara. Además, la interfaz muestra los colores disponibles (25) como una pista visual; reusar colores con muchos nombres distintos reduce el reconocimiento inmediato.

Por qué usar categorías en lugar de carpetas en Outlook

Las categorías etiquetan un mismo mensaje con varios criterios simultáneamente (cliente, proyecto, prioridad), mientras que una carpeta obliga a “elegir” un único destino por mensaje. En flujos modernos centrados en búsqueda y automatización, las categorías suelen dar más flexibilidad.

Aspecto	Categorías	Carpetas
Clasificación múltiple	Un mensaje puede tener varias categorías	Un mensaje “vive” en una carpeta a la vez
Velocidad para filtrar	Filtras o agrupas por categoría al instante	Debes navegar por cada carpeta
Escalabilidad	Escala con pocas etiquetas bien diseñadas	Una jerarquía profunda se vuelve lenta de recorrer
Automatización	Reglas que asignan categorías según criterios	Reglas que mueven correos (menos flexibles)
Colores	Hasta 25 colores para reforzar visualmente	No aplica

Buenas prácticas esenciales para categorías en Outlook

Nomenclatura clara y predecible

Define prefijos breves y consistentes para que la lista se ordene y lea fácilmente. Algunos ejemplos:

• CLI-Contoso (cliente)
• PROY-Alpha (proyecto)
• PRIO-Alta (prioridad)
• AREA-Ventas (área o dominio)
• ESTA-Esperando (estado de seguimiento)

Consejo: mantén los prefijos en MAYÚSCULAS y con 3–5 letras. Evita nombres ambiguos o muy largos.

Paleta de colores: el tope de 25 y cómo no perderte

• Planifica por familias: asigna un color por “familia” de categorías (p. ej., todos los CLI-* en tonos afines). Así, aunque luego se repitan colores, el patrón visual seguirá siendo útil.
• No dependas solo del color: el nombre debe bastar para identificar la categoría. El color es un refuerzo, no la identidad principal.
• Evita paletas “arcoíris” sin criterio: mejor 6–8 colores estratégicos que 20 colores al azar.

Filtros y vistas: trabaja “como si fueran carpetas”

No es necesario mover mensajes. En su lugar:

• Filtra por Categoría para ver únicamente lo relevante en cada momento (p. ej., CLI-Contoso o PRIO-Alta).
• Ordena o agrupa por categoría (según el cliente o prioridad) para procesar en bloques coherentes.
• Combina filtros (por categoría + estado “No leído”, por ejemplo) para trabajar con listas cortas y accionables.

Automatización con reglas

Crea reglas que agreguen categorías automáticamente según remitente, dominio, asunto o palabras clave. Esto reduce la fricción diaria y estandariza el etiquetado.

Condición	Acción	Ejemplo práctico
De: Facturación <billing@contoso.com>	Asignar AREA-Finanzas	Todos los recibos entran ya categorizados
Asunto contiene: “SOW”, “contrato”	Asignar AREA-Legal	Documentos contractuales detectados al vuelo
Dominio del remitente: @cliente.com	Asignar CLI-Cliente	Clasificación por cliente de forma inmediata
Palabra clave: “URGENTE”	Asignar PRIO-Alta + Marcar como importante	Prioridad visual y lógica combinadas

Guía paso a paso en Outlook en la web

Crear y administrar categorías

1. Abre Outlook en el navegador y entra con tu cuenta.
2. Haz clic en Configuración (icono de engranaje).
3. Busca Categorías y abre el panel correspondiente.
4. Selecciona Agregar nueva categoría.
5. Asigna un nombre (aplica tu prefijo) y elige un color.
6. Repite para tus ~10 categorías iniciales.

Asignar categorías a mensajes

1. En la lista de mensajes, clic derecho sobre un correo y elige Categorías.
2. Selecciona una o varias categorías. Se aplicarán de inmediato.
3. Desde el panel de lectura, también suele estar disponible la opción Categorías en el menú de más acciones.

Filtrar, ordenar y “trabajar por lotes”

1. En la parte superior de la bandeja, usa Filtrar → Categorías y elige la que te interesa.
2. Selecciona múltiples mensajes (con la casilla) y actúa sobre ellos (archivar, mover, responder) manteniendo la vista filtrada.
3. Cuando termines, quita el filtro para volver a la vista general.

Crear reglas para categorizar automáticamente

1. Ve a Configuración → Correo → Reglas.
2. Pulsa Agregar nueva regla.
3. Define un nombre de regla (p. ej., “Cliente Contoso”).
4. Agrega una condición (remitente, palabras clave en asunto, etc.).
5. Elige la acción Asignar categoría y selecciona la etiqueta deseada.
6. Guarda la regla y pruébala con un correo de ejemplo.

Plantilla de catálogo inicial (~10 categorías)

Un punto de partida que cubre cliente, proyecto, prioridad y estado:

Categoría	Uso principal	Regla sugerida	Notas
CLI-Contoso	Todo correo del cliente Contoso	Dominio del remitente: @contoso.com	Duplica el patrón para otros clientes
CLI-Fabrikam	Todo correo del cliente Fabrikam	Dominio del remitente: @fabrikam.com	—
PROY-Alpha	Mensajes del proyecto Alpha	Asunto contiene: “Alpha”	También útil con palabras clave internas
PROY-Beta	Mensajes del proyecto Beta	Asunto contiene: “Beta”	—
PRIO-Alta	Atención inmediata	Asunto contiene: “URGENTE” o marcado como importante	Combina con notificaciones si procede
ESTA-Esperando	Esperas respuesta de terceros	Manual (atajo mental para seguimiento)	Revisa a diario
AREA-Ventas	Oportunidades, presupuestos	Remitente: equipo comercial	Agrupa con PRIO-* cuando aplique
AREA-Soporte	Tickets, incidencias	Asunto contiene: “ticket”, “incidencia”	Prioriza por SLA
AREA-Finanzas	Facturas, recibos, pagos	Remitentes de contabilidad	Prepara cierres mensuales
AREA-Legal	Contratos, NDA, SOW	Palabras clave legales	Archiva al completar firmas

Mantén el catálogo acotado y saludable

• Revisión mensual: depura categorías no usadas en 30–60 días.
• Evita “explosión” de nombres: antes de crear una nueva, verifica si encaja en una existente.
• Estándares compartidos: si trabajas en equipo, acuerda prefijos y colores para evitar duplicidades.

Trabajo avanzado con categorías

Mensajes con múltiples categorías

No tengas miedo de asignar dos o tres categorías a un mismo correo (p. ej., CLI-Contoso + PROY-Alpha + PRIO-Alta). La combinación te da vistas más ricas y no duplica trabajo.

Uso combinado con banderas y recordatorios

Una categoría indica “qué es” un correo; la bandera (seguimiento) indica “cuándo actuar”. Úsalas juntas: ESTA-Esperando + bandera con recordatorio en 3 días, por ejemplo.

Enfoque por bloques de tiempo

Reserva bloques para cada categoría clave (30–60 minutos): primero PRIO-Alta, luego CLI-Contoso, después AREA-Soporte. Procesar en lotes minimiza el cambio de contexto.

Compatibilidad entre apps

• Outlook en la web y las aplicaciones modernas de Outlook comparten las categorías del buzón.
• Si administras varias cuentas, recuerda que las categorías pertenecen a cada buzón: las de Cuenta A no “aparecen” automáticamente en Cuenta B.
• En buzones compartidos, alinea la lista de categorías con tu equipo para mantener consistencia visual y semántica.

Check-list para pasar de carpetas a categorías

1. Define las familias: Cliente, Proyecto, Prioridad, Área, Estado.
2. Elige ~10 categorías iniciales y asigna colores por familia.
3. Crea reglas para etiquetar el 60–80% del correo entrante sin intervención manual.
4. Configura vistas por categoría (filtro rápido) y trabaja por bloques.
5. Revisa y depura después de 2 semanas: fusiona o elimina lo que no aportó valor.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear “muchísimas” categorías en Outlook en la web?

Sí, no hay un número máximo documentado. El límite útil lo marca tu capacidad para mantener una taxonomía clara y el tope de 25 colores disponibles.

¿Qué pasa si necesito más de 25 categorías con colores únicos?

Podrás crear más de 25 categorías, pero tendrás que reusar colores. Para evitar confusión, apóyate en prefijos (p. ej., CLI-, PROY-) y agrupa visualmente por familias.

¿Se sincronizan las categorías entre web y escritorio?

Si trabajas con el mismo buzón de Microsoft 365/Exchange, las categorías asociadas al buzón se reflejan entre clientes modernos de Outlook. Con cuentas distintas, el catálogo también es distinto.

¿Puedo convertir mi jerarquía de carpetas en categorías automáticamente?

No hay un botón único “convertir”. Sin embargo, puedes ir aplicando categorías en bloque: filtra por carpeta, selecciona todos y asigna la categoría correspondiente. Repite por carpeta y luego archiva/mueve según convenga.

¿Cómo evito la “inflación” de categorías con el tiempo?

Establece una política de creación (por ejemplo, que toda categoría nueva use un prefijo válido y tenga un caso de uso definido) y una revisión mensual para fusionar o eliminar etiquetas con baja adopción.

Ejemplos listos para copiar

Puedes pegar y ajustar estos nombres en tu organización:

CLI-Contoso
CLI-Fabrikam
PROY-Alpha
PROY-Beta
PRIO-Alta
PRIO-Media
PRIO-Baja
ESTA-Esperando
AREA-Ventas
AREA-Soporte
AREA-Finanzas
AREA-Legal

Conclusión

En Outlook en la web puedes crear tantas categorías como necesites, sin un límite oficial de cantidad. El verdadero “límite” está en el tope de 25 colores y en tu capacidad para mantener una nomenclatura coherente. Con ~10 categorías bien diseñadas, reglas que automaticen el etiquetado y vistas por categoría, podrás sustituir una estructura pesada de carpetas por un flujo moderno, ágil y escalable.