Mail Merge de Word envía desde la cuenta equivocada en Outlook: cómo forzar Gmail

¿Tu combinación de correspondencia desde Word sale por la cuenta equivocada en Outlook? Aunque Gmail esté como predeterminada, los mensajes se envían por la cuenta de Microsoft. Aquí tienes la solución inmediata, por qué ocurre y alternativas si usas el Nuevo Outlook.

Índice

Diagnóstico rápido: por qué Word envía por la cuenta equivocada

Cuando ejecutas un Mail Merge (Combinación de correspondencia) en Word para enviar correos, Word le “pide” a Outlook que cree y envíe cada mensaje usando la interfaz MAPI. Outlook, a su vez, decide con qué cuenta enviar. Esa elección depende de dos factores:

Qué perfil y cuenta predeterminada tiene Outlook en ese momento.
Si en Outlook clásico está activada la opción “Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes”.

Si esa opción no está marcada, Outlook puede usar la cuenta asociada a la carpeta actual o a la bandeja activa en la que te encuentres. Por eso, aun con Gmail como predeterminada, el envío puede salir por otra cuenta (por ejemplo, una cuenta Microsoft/Outlook.com o Exchange) si en ese momento Outlook decide tomar otra ruta. Además, el “Nuevo Outlook” para Windows (la app moderna basada en la web) no admite Combinación de correspondencia ni ofrece la configuración que necesitamos para controlar la cuenta de envío.

Solución rápida (Outlook clásico para Windows)

Si usas el Outlook clásico (Win32), aplica estos pasos en este orden. Es la forma más fiable de forzar que el Mail Merge salga por Gmail:

Usa Outlook “clásico” (la versión Win32 de escritorio). El “Nuevo Outlook” no soporta Mail Merge ni las opciones avanzadas de cuenta.
En Outlook clásico, ve a Archivo → Opciones → Correo y, en la sección Enviar mensajes, marca “Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes”.
Confirma que Gmail es la cuenta predeterminada en Archivo → Información → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta… → pestaña “Correo electrónico”. Selecciona tu cuenta de Gmail y pulsa Establecer como predeterminada si hiciera falta.
Reinicia Outlook y Word. Luego, en Word: Correspondencia → Finalizar y combinar → Enviar mensajes de correo electrónico…. Los mensajes deberían salir por Gmail.

Rutas de menú rápidas

Acción	Ruta en la interfaz	Comentarios
Activar envío con cuenta predeterminada	Outlook clásico → Archivo → Opciones → Correo → Enviar mensajes → “Usar siempre la cuenta predeterminada…”	Clave para que Word/Outlook respeten la cuenta default.
Establecer Gmail como predeterminada	Outlook clásico → Archivo → Información → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta… → Correo electrónico	Selecciona Gmail → “Establecer como predeterminada”.
Relanzar apps	Cierra Outlook y Word por completo y vuelve a abrirlos	Asegura que Word tome el perfil MAPI correcto.
Ejecutar Mail Merge	Word → Correspondencia → Finalizar y combinar → Enviar mensajes de correo electrónico…	Selecciona el campo “Para”, Asunto y formato HTML.

Si estás en el “Nuevo Outlook”

No soporta Combinación de correspondencia ni la opción “Usar siempre la cuenta predeterminada…”.
Para usar Mail Merge desde Word necesitas cambiar a Outlook clásico.
Si no puedes cambiar, valora alternativas:
- Ejecutar el envío con Outlook clásico en otro equipo o en una VM.
- Usar un add‑in de Mail Merge (Word/Excel/Gmail) que envíe directamente desde Gmail.
- Automatizar con Power Automate: preparar los datos en Excel y usar un flujo que envíe con la cuenta de Gmail (conector de Gmail) o que dispare mensajes uno a uno con plantillas HTML.

Checklist de preparación antes del envío

Antes de pulsar “Finalizar y combinar”, valida estos puntos para evitar sorpresas:

Outlook clásico abierto con el perfil correcto.
Gmail fijada como cuenta predeterminada y opción “Usar siempre la cuenta predeterminada…” marcada.
Outlook y Word reiniciados tras cambiar la configuración.
Gmail conectada por OAuth y sin errores de autenticación.
Prueba con 2–3 destinatarios antes del envío masivo.
Revisa límites de envío y prepara pausas entre lotes si tu lista es grande.

Comprobaciones después de la combinación

Abre Elementos enviados en Outlook y verifica el campo De (From). Debe mostrar tu dirección de Gmail.
Si los mensajes se quedaron en Bandeja de salida, revisa la conexión, desactiva temporalmente el análisis de correo saliente del antivirus y vuelve a enviar (Enviar y recibir → Actualizar carpeta).
Si los mensajes siguen saliendo por otra cuenta, repite la configuración y el reinicio de ambas aplicaciones.

Tabla de compatibilidad: Outlook clásico vs. Nuevo Outlook

Característica	Outlook clásico (Win32)	Nuevo Outlook (Windows)
Combinación de correspondencia (Word)	Compatible	No compatible
Opción “Usar siempre la cuenta predeterminada…”	Disponible	No disponible
Complementos COM/VSTO	Compatible	No compatible (modelo web)
Control fino de la cuenta “De” en Mail Merge	Confiable si Gmail es predeterminada	No

Por qué cerrar Outlook y Word antes de iniciar el Mail Merge ayuda

Word, al iniciar el proceso de combinación, establece una sesión MAPI y consulta el perfil cargado de Outlook. Si cambiaste la cuenta predeterminada o activaste la casilla “Usar siempre la cuenta predeterminada…”, pero no reiniciaste, es probable que Word siga “viendo” la configuración anterior. Cerrar ambas aplicaciones garantiza que Word arranque con el perfil correcto y que Outlook honre la nueva cuenta predeterminada.

Escenarios típicos y cómo resolverlos

Tu bandeja de entrada activa no es la de Gmail

Si no marcas la opción “Usar siempre la cuenta predeterminada…”, Outlook tiende a usar la cuenta asociada a la carpeta actual. Asegúrate de tener esa casilla marcada. Si no puedes, sitúate en la Bandeja de entrada de Gmail al iniciar el Mail Merge (aunque esto es menos fiable).

Tienes varias cuentas y archivos de datos (PST/OST)

En instalaciones complejas, el almacén de datos predeterminado puede influir. Mantén una configuración simple: Gmail como cuenta predeterminada y su archivo de datos asociado como principal. Evita perfiles con demasiadas cuentas si vas a hacer envíos masivos.

Mensajes se envían “en nombre de” otra cuenta

Eso indica delegación o aliases configurados. Para un Mail Merge “limpio”, envía desde la cuenta principal que deseas (Gmail) y evita reglas o redirecciones que cambien el campo “De”.

El Nuevo Outlook no muestra las mismas opciones

Es normal: el Nuevo Outlook está basado en la infraestructura de Outlook en la web y no expone MAPI ni las preferencias clásicas. Cambia al Outlook clásico si vas a hacer Mail Merge desde Word.

Soluciones avanzadas (opcional)

Forzar la cuenta de envío con VBA en Outlook

Si trabajas en Outlook clásico y quieres blindar que todo salga por Gmail (también los mensajes creados por Word durante el Mail Merge), puedes usar una macro simple. Requiere permisos para macros y firmar el proyecto si tu organización lo exige.

En Outlook clásico, pulsa Alt+F11 para abrir el editor de VBA.
En EstaSesiónDeOutlook (ThisOutlookSession), pega el siguiente código:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    On Error Resume Next
    Dim acct As Outlook.Account
    For Each acct In Application.Session.Accounts
        ' Sustituye el dominio si es necesario
        If InStr(1, LCase(acct.SmtpAddress), "@gmail.com", vbTextCompare) &gt; 0 Then
            Set Item.SendUsingAccount = acct
            Exit For
        End If
    Next acct
End Sub

Cierra y reinicia Outlook. Haz una prueba enviando un mensaje normal y luego una pequeña combinación de correspondencia. Verás que el campo De se ajusta automáticamente a Gmail.

Notas: esta macro fuerza la cuenta en el momento de enviar. Si tu entorno bloquea macros, consulta con TI. No es compatible con el Nuevo Outlook.

Alternativas sin Outlook clásico

Complementos de Mail Merge para Gmail: conectan Excel/Google Sheets con Gmail y permiten personalizar campos. Suelen gestionar límites diarios y colas.
Power Automate: dispara el envío desde una tabla de Excel. Permite controlar el ritmo, reintentos y adjuntos, y enviar desde Gmail si configuras el conector correspondiente.
Scripts (por ejemplo, en Apps Script con una hoja de cálculo): enfoque más técnico, pero muy flexible para plantillas HTML y adjuntos.

Buenas prácticas para envíos con Mail Merge

Usa HTML limpio: evita estilos incrustados excesivos; prueba el render en distintos clientes.
Calienta el dominio si tu volumen sube de forma marcada: aumenta gradualmente los envíos.
Personaliza el asunto y el saludo con los campos de combinación (por ejemplo, Nombre).
Divide la lista en lotes si es grande; monitoriza rebotes y respuestas entre lotes.
Incluye una vía de baja y dirección válida de remite.
Verifica SPF/DKIM/DMARC en Gmail si envías a públicos externos y te preocupa la entregabilidad.

Guía paso a paso completa (de principio a fin)

Prepara los datos en Excel: una columna para el correo (por ejemplo, Email) y otras para campos que vas a personalizar (Nombre, Empresa, etc.). Guarda y cierra el archivo.
Redacta el mensaje en Word con el cuerpo base en HTML (estilos simples). Inserta campos de combinación donde correspondan.
Vincula la hoja en Word: Correspondencia → Seleccionar destinatarios → Usar una lista existente → elige el Excel.
Configura Outlook (clásico):
- Archivo → Información → Configuración de la cuenta → Correo electrónico → Gmail → Establecer como predeterminada.
- Archivo → Opciones → Correo → Enviar mensajes → “Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes”.
Reinicia Outlook y Word para consolidar la configuración.
Prueba con 2–3 contactos: Correspondencia → Finalizar y combinar → Enviar mensajes de correo electrónico… → Para = columna de correo, Asunto definido, Formato = HTML → Aceptar.
Verifica en Elementos enviados que el campo De es de Gmail.
Ejecuta el envío completo por lotes si fuera necesario.

Solución de problemas (FAQ)

¿Dónde marco “Usar siempre la cuenta predeterminada…”?

Outlook clásico → Archivo → Opciones → Correo → sección Enviar mensajes. Marca la casilla. Si no la ves, estás probablemente en el Nuevo Outlook: cambia a Outlook clásico.

Gmail ya es predeterminada, pero sigue saliendo por otra cuenta

Confirma la casilla “Usar siempre la cuenta predeterminada…”.
Cierra Outlook y Word y vuelve a abrir.
Verifica que no tienes reglas, complementos o macros que modifiquen el campo “De”.
Realiza una prueba con un mensaje normal: ¿sale por Gmail? Si no, hay un problema de perfil o autenticación.

Los mensajes quedan en Bandeja de salida

Revisa la conexión, autenticación, tamaño de adjuntos y cualquier software de seguridad que intercepte el envío. Forzar un Enviar y recibir suele liberarlos. Si usas un portátil, prueba sin VPN.

Uso el Nuevo Outlook y no puedo cambiar

Haz el Mail Merge en un equipo con Outlook clásico o migra a una alternativa (complemento para Gmail, Power Automate, etc.). El Nuevo Outlook carece de la infraestructura necesaria.

Quiero elegir la cuenta “De” por contacto

El cuadro de diálogo de Mail Merge no expone esa opción. La única vía es usar automatización (VBA, Power Automate u otro sistema) que asigne la cuenta por registro antes del envío.

Notas para entornos corporativos

Si las directivas deshabilitan macros o la edición de perfiles, coordínate con TI para aplicar la opción “Usar siempre la cuenta predeterminada…” y definir Gmail como predeterminada.
Si usas cuentas híbridas (Exchange + Gmail IMAP), documenta la cuenta de envío para campañas y fija un único punto de salida para evitar “en nombre de”.
Comprueba que los registros SPF/DKIM/DMARC de Gmail estén en orden si se envía a muchos dominios externos.

Resumen ejecutivo

El comportamiento de Word durante la Combinación de correspondencia depende de cómo Outlook decida la cuenta de envío. En Outlook clásico, marcar “Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes” y establecer Gmail como predeterminada garantizan que tus mensajes salgan por la cuenta correcta. El Nuevo Outlook no admite Mail Merge ni la opción necesaria, por lo que, si lo estás usando, la solución pasa por cambiar a Outlook clásico o utilizar alternativas como complementos o flujos de automatización. Recuerda siempre reiniciar Outlook y Word tras los cambios y realizar un envío de prueba antes de la campaña real.

Lista de verificación final

Outlook clásico en uso ✅
Gmail como cuenta predeterminada ✅
“Usar siempre la cuenta predeterminada…” marcada ✅
Reinicio de Outlook y Word ✅
Prueba con pocos destinatarios ✅
Verificación en Elementos enviados (From = Gmail) ✅

Con esto, tu Mail Merge de Word saldrá por la cuenta correcta (Gmail) de forma consistente.