¿Tus envíos de Combinar correspondencia desde Word siempre salen “desde” la cuenta equivocada en Outlook? La clave está en la cuenta predeterminada de Outlook y en una opción que obliga a usarla. Aquí tienes una guía completa, con pasos claros, comprobaciones y soluciones si alternas remitentes o usas buzones compartidos.
Resumen de la pregunta
Al ejecutar un Combinar correspondencia de tipo “Mensajes de correo electrónico” en Word (con Outlook como cliente), todos los mensajes salen desde la cuenta A. Se desea enviarlos desde la cuenta B, ambas cuentas Exchange configuradas en Outlook. ¿Se puede elegir la cuenta de envío? Sí: se determina en Outlook, no en Word.
Respuesta breve
Sí se puede. Word no tiene un selector de remitente para el asistente de Combinar correspondencia. El envío “desde” lo decide Outlook. Para forzar que los mensajes salgan desde B:
- Establece B como cuenta predeterminada en Outlook: Archivo → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta… → Correo electrónico. Selecciona la cuenta B y pulsa Establecer como predeterminada.
- Activa la opción que obliga a usar siempre la cuenta predeterminada: Archivo → Opciones → Correo → Enviar mensajes. Marca Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes nuevos.
- Reinicia Outlook (y Word) y ejecuta el merge: Word → Correspondencia → Finalizar y combinar → Enviar mensajes de correo electrónico. Ahora los mensajes saldrán desde B.
Resultado: con esos ajustes, el envío desde la cuenta B funciona de forma consistente.
Por qué ocurre
Cuando Word envía por correo, utiliza MAPI para delegar en Outlook la creación y el envío de cada mensaje. Word no controla el campo De; Outlook toma la decisión basándose en:
- La cuenta de envío predeterminada del perfil activo.
- La opción de Outlook de usar siempre la cuenta predeterminada al redactar nuevos mensajes.
Como el merge genera mensajes nuevos, esa casilla marca la diferencia. Sin esa opción, Outlook puede elegir otra cuenta según el almacén de datos o la carpeta activa; con la opción marcada, fuerza el uso de la predeterminada.
Preparación indispensable
- Usa Outlook clásico para Windows (Win32). El nuevo Outlook para Windows basado en web no admite este flujo MAPI para merges.
- Ambas cuentas (A y B) deben estar agregadas como cuentas en el perfil de Outlook y poder enviar manualmente desde B.
- Si se trata de un buzón compartido o un alias, asegúrate de tener permisos de Enviar como o Enviar en nombre de y, preferiblemente, agrega el buzón como cuenta separada en el perfil, no solo como buzón adicional.
Pasos para forzar el envío desde otra cuenta
| Paso | Ruta en Outlook | Acción | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Cuenta predeterminada | Archivo → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta… → Correo electrónico | Selecciona B → Establecer como predeterminada | Fijar la cuenta B como origen de envío |
| Forzar uso de la predeterminada | Archivo → Opciones → Correo → Enviar mensajes | Marca “Usar siempre la cuenta predeterminada al redactar mensajes nuevos” | Evitar que Outlook elija otra cuenta automáticamente |
| Reinicio | — | Cierra y vuelve a abrir Outlook y Word | Aplicar los cambios en el perfil |
| Ejecución del merge | Word → Correspondencia → Finalizar y combinar → Enviar mensajes de correo electrónico | Define Para, Asunto y Formato (HTML recomendado) | Completar el envío desde B |
Verificación rápida antes de lanzar el merge
- En Outlook, redacta un mensaje nuevo: activa el campo De (botón Opciones → De) y comprueba que aparece B como remitente por defecto.
- Envía un correo de prueba a tu propia dirección desde B. Si llega con B como remitente, los permisos y la configuración están correctos.
- En Word, realiza una prueba con cinco destinatarios antes de ejecutar el lote completo.
Guía paso a paso desde Word
- Abre el documento de Word con los campos de combinación, o crea uno nuevo con Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia → Mensajes de correo electrónico.
- Selecciona la lista de destinatarios: Seleccionar destinatarios (Excel, Access, contactos de Outlook, o nueva lista).
- Inserta campos como Nombre, Empresa y cualquier personalización en el cuerpo del mensaje.
- Pulsa Finalizar y combinar → Enviar mensajes de correo electrónico. En Para elige el campo que contiene el correo (por ejemplo, Email), escribe la Línea de asunto y selecciona HTML.
- Acepta. Outlook generará y enviará cada mensaje con la cuenta B si seguiste la configuración anterior.
Alternativas si alternas frecuentemente entre remitentes
Perfil de Outlook dedicado
Crea un perfil exclusivo donde B sea la predeterminada y úsalo para merges con B. Ventaja: evitas cambiar ajustes cada vez.
- Administrador de perfiles de Correo de Windows → crea un perfil llamado, por ejemplo, “Merge-B”.
- Agrega la cuenta B como principal y déjala como predeterminada.
- Inicia Outlook con ese perfil cuando toque enviar desde B. Acceso directo:
outlook.exe /P "Merge-B"
Cambiar la predeterminada antes de cada envío
Si no quieres perfiles adicionales, basta con cambiar la cuenta predeterminada a B, asegurarte de que la opción de usar siempre la predeterminada esté activa, reiniciar y ejecutar el merge. Después, devuélvela a A si lo necesitas.
Regla operativa en equipos de varias personas
Si varios usuarios lanzan merges desde el mismo equipo, define un procedimiento: perfil por remitente o un checklist previo para evitar envíos con el remitente equivocado.
Uso con buzones compartidos y alias
Para enviar “como” un buzón compartido, recuerda:
- Necesitas Enviar como o Enviar en nombre de en Exchange o Microsoft 365.
- Es preferible agregar el buzón compartido como cuenta adicional en el perfil (si el tenant lo permite), no solo como buzón auto-mapeado. Así podrás convertirlo en predeterminado.
- Verifica que puedes redactar manualmente un nuevo mensaje con ese buzón en el campo De y que sale sin errores.
Si el buzón compartido no puede establecerse como predeterminado en tu perfil actual, utiliza un perfil de Outlook separado con el compartido como principal.
Consideraciones por plataforma
Windows con Outlook clásico
Es el escenario recomendado. La casilla Usar siempre la cuenta predeterminada… está disponible y aplica a mensajes nuevos generados por el merge.
Nuevo Outlook para Windows
El cliente basado en web no reproduce aún el comportamiento MAPI del Outlook clásico. Para Combinar correspondencia por correo electrónico, usa Outlook clásico.
macOS
Word para Mac también puede enviar merges a través de Outlook para Mac, y en la práctica utiliza la cuenta predeterminada. Si alternas remitentes con frecuencia, crea perfiles o cambia la predeterminada antes de cada lote. Los menús pueden variar según la versión.
Matriz de decisión
| Escenario | Qué hacer | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Dos cuentas Exchange y quiero enviar desde B | Hacer B predeterminada y activar “Usar siempre la cuenta predeterminada…” | Merge enviada “desde” B |
| Alterno a menudo A y B | Crear perfil dedicado por cuenta o cambiar la predeterminada antes de cada envío | Evitas errores de remitente |
| Buzón compartido | Permisos de Enviar como/En nombre de y agregarlo como cuenta; si no, perfil nuevo | Merge sale con el compartido como remitente |
| Uso del nuevo Outlook para Windows | Cambiar a Outlook clásico para ejecutar el merge | Compatibilidad con MAPI y control de remitente |
| Word u Outlook en la web | Usar aplicaciones de escritorio | Merge por correo disponible |
Solución de problemas
Los mensajes siguen saliendo desde A
- Comprueba que B aparece como Predeterminada en Archivo → Configuración de la cuenta.
- Revisa que la casilla Usar siempre la cuenta predeterminada… está marcada.
- Confirma que puedes enviar manualmente un mensaje desde B sin errores.
- Reinicia Outlook y Word; si el perfil estuvo abierto, los cambios pueden no aplicarse.
- Si B es un buzón compartido auto-mapeado, agrégalo como cuenta separada o utiliza un perfil en el que B sea principal.
No encuentro la casilla de usar siempre la cuenta predeterminada
En algunas ediciones de Outlook la etiqueta puede variar o la opción puede estar controlada por directivas corporativas. Consulta con TI o valida mediante el siguiente valor del Registro de Windows en equipos administrados:
Ruta: HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Mail
Valor: NewItemsUseDefaultSendingAccount (DWORD) = 1
El número de versión de Office en la ruta puede cambiar según tu edición (16.0 es el de Office actual). Establecerlo en 1 equivale a usar siempre la cuenta predeterminada para mensajes nuevos.
El botón Establecer como predeterminada está deshabilitado
- Es probable que el perfil esté administrado por directivas. Pide a TI que cambie la predeterminada o que habilite perfiles por usuario.
- Si B es un buzón compartido agregado dentro de A, puede que no se pueda definir como predeterminada. Agrégalo como cuenta independiente o crea un perfil con B como principal.
Outlook muestra avisos de seguridad al enviar
Algunas configuraciones disparan avisos de seguridad para automatizaciones MAPI si el antivirus no está integrado. Mantén el antivirus actualizado y usa Outlook clásico. Los avisos no impiden cambiar el remitente, pero pueden ralentizar el proceso.
El merge se queda en la Bandeja de salida
- Revisa tu estado de conexión en Outlook. Si estás en Trabajar sin conexión, vuelve a conectarte para que salgan los mensajes.
- Comprueba reglas de transporte del servidor o límites de envío. En entornos corporativos, el envío masivo puede requerir listas aprobadas o conectores específicos.
Buenas prácticas para envíos masivos
- Realiza un ensayo con pocos contactos y revisa el resultado en distintas bandejas de entrada.
- Evita adjuntos pesados; el HTML ligero entrega más rápido y reduce bloqueos.
- Personaliza el asunto y el saludo con campos de combinación para mejorar la entregabilidad.
- Considera lotes moderados y pausas si manejas miles de destinatarios, respetando políticas y límites de tu organización.
- Incluye un método de baja o instrucciones de exclusión si corresponde a comunicaciones comerciales.
Preguntas frecuentes
¿Existe un botón “De” dentro del asistente de Word?
No. El asistente no ofrece selector de remitente. El control está en Outlook.
¿Influye la cuenta con la que inicié sesión en Office?
No. La cuenta de licencia de Office no determina el remitente de Outlook. Importa la cuenta predeterminada configurada en el perfil de Outlook.
¿Puedo hacer esto con Word y Outlook en la web?
No. El merge por correo es una característica de las aplicaciones de escritorio.
¿Funciona con cuentas IMAP o POP?
Sí, siempre que estén configuradas como cuentas de envío en Outlook y puedas enviar manualmente desde ellas. Para escenarios corporativos, Exchange o Microsoft 365 ofrecen la experiencia más coherente.
¿Puedo revisar los mensajes antes de que salgan?
Sí. Activa Trabajar sin conexión en Outlook antes de lanzar el merge. Revisa los mensajes en la Bandeja de salida y, cuando estés conforme, vuelve a conectarte.
Consejos y notas complementarias
- No hay selector de De/From en Word; el remitente lo decide Outlook.
- Si alternas entre A y B, cambia la predeterminada antes de cada envío o usa un perfil de Outlook dedicado para la cuenta B.
- Verifica que puedes enviar manualmente desde B para confirmar configuraciones y permisos.
- Las aplicaciones en línea no ofrecen Combinar correspondencia por correo electrónico; usa las aplicaciones de escritorio.
- La cuenta con la que se instaló Office no influye; manda la configuración de Outlook.
Resumen final
Para elegir la cuenta remitente en un Combinar correspondencia por correo electrónico con Word y Outlook, establece la cuenta deseada como predeterminada en Outlook y activa Usar siempre la cuenta predeterminada…. Reinicia Outlook y Word y ejecuta el merge. Si cambias a menudo de remitente, recurre a perfiles dedicados o ajusta la predeterminada antes de cada lote. Para buzones compartidos, confirma permisos y, si es posible, agrégalos como cuenta independiente o usa un perfil donde ese buzón sea principal. Con estas pautas, tus merges saldrán de la cuenta correcta de manera fiable.